Постановление Администрации Муниципального образования "Смидовичский муниципальный район" от 26.01.2010 № 171

 



     МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ «СМИДОВИЧСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН»     
                     ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ                     

                 АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА                  

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ                             

                      от 26 января 2010г. № 171                       


                            Об утверждении                            
                     административного регламента                     

  В целях реализации распоряжения Правительства  Российской  Федерации
от  25.10.2005  №  1789-р  «О  Концепции  административной  реформы  в
Российской  Федерации  в  2006-2010  годах»   и   в   соответствии   с
постановлением  администрации  Смидовичского  муниципального района от
10.08.2009    №   2175   "О   порядке   разработки    и    утверждения
административных   регламентов   исполнения  муниципальных  функций  и
административных  регламентов  предоставления   муниципальных   услуг"
администрация муниципального района

  ПОСТАНОВЛЯЕТ:

  1. Утвердить прилагаемый Административный регламент архивного отдела
администрации   Смидовичского   муниципального  района  предоставления
муниципальной услуги по информационному обеспечению  органов  местного
самоуправления,   организации   использования   архивных   документов,
удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
  2. Контроль за исполнением постановления возложить  на  управляющего
делами   администрации муниципального района  Ивонину Н.М.
  3. Постановление опубликовать в  газете  «Районный  вестник»   и  на
официальном    интернет-сайте    органов    местного    самоуправления
Смидовичского муниципального района.
  4.  Постановление  вступает  в  силу  после  дня  его   официального
опубликования.


  Глава администрации
  муниципального района                                 А.П. ТЛУСТЕНКО
                                                                      
                                                                      
                                                                      
                                                                      
                                                                      
                                                             УТВЕРЖДЕН
                                          постановлением администрации
                                                 муниципального района
                                                   от 26.01.2010 № 171
                                                                      
      Административный регламент архивного отдела администрации
  Смидовичского муниципального района предоставления муниципальной
       услуги по информационному обеспечению органов местного
   самоуправления, организации использования архивных документов,
         удовлетворение прав граждан на архивную информацию
                                                                      
                          1.Общие положения                          
                                                                      
                 1.1. Наименование муниципальной услуги               

  Административный   регламент    архивного    отдела    администрации
Смидовичского   муниципального  района  (предоставление  муниципальной
услуги) «Информационное обеспечение органов  местного  самоуправления,
организация  использования  архивных  документов,  удовлетворение прав
граждан на архивную  информацию»    (далее  -  Регламент),  определяет
сроки   и   последовательность  действий  (административных  процедур)
архивного отдела, а также порядок взаимодействия  архивного  отдела  с
архивным   управлением  правительства  Еврейской  автономной  области,
областным  государственным  архивом  и  федеральными  государственными
архивами,    органами  местного  самоуправления  и  организациями  при
осуществлении предоставления муниципальной услуги.

 1.2. Нормативно-правовое регулирование предоставления муниципальной  
                                услуги                                

  Предоставление муниципальной услуги по  информационному  обеспечению
органов  местного  самоуправления,  организации использования архивных
документов,  удовлетворение  прав  граждан  на  архивную   информацию,
осуществляется в соответствии с:
  Конституцией    Российской    Федерации    («Российская     газета»,
25.12.1993г., №237)
  Федеральным законом от 22.10.2004г.  №125-ФЗ  «Об  архивном  деле  в
Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации,
2004г. №43, ст.4169)
  Федеральным законом от 02.05.2006г. №59-ФЗ «О  порядке  рассмотрения
обращений  граждан  Российской  Федерации», (Собрание законодательства
Российской Федерации, 2006, №19, ст.2060)
  Федеральным  законом  от  27.07.2006  №   149-ФЗ   «Об   информации,
информационных   технологиях   и   о   защите   информации»  (Собрание
законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, №  31,  ч.  1,  ст.
3448);     Приказом  Министерства  культуры  и  массовых  коммуникаций
Российской Федерации от 18.01.2007г.  №  19.  "Об  утверждении  правил
организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других  архивных  документов  в
государственных   и   муниципальных  архивах,  музеях  и  библиотеках,
организациях Российской академии наук". (Зарегистрирован Министерством
юстиции  Российской  Федерации  06.03.2007г.,  номер № 9059, Бюллетень
нормативных актов федеральных органов  исполнительной  власти,  №  20,
14.05.2007).

   1.3. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу    

  Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом  администрации
Смидовичского муниципального района.

                 1.4. Получатели муниципальной услуги                 

  Получателями   муниципальной   услуги   являются   юридические   или
физические  лица,  обращающиеся  на  законных  основаниях  к  архивным
документам для получения и использования необходимой информации.

     2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги      

  2.1. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении   
                         муниципальной услуги                         
  Информация о муниципальной услуге предоставляется непосредственно  в
помещении  отдела  архивной  службы,  а также по телефону, электронной
почте,   посредством   размещения   на   официальном    интернет-сайте
администрации    Смидовичского   муниципального   район   www..eao.ru.
Местонахождение  архивного  отдела   и   его   почтовый   адрес:   ул.
Октябрьская, 8 пос. Смидович, Смидовичский район, Еврейская автономная
область, 679150.
  Электронный адрес архивного отдела администрации:
  Телефон  архивного отдела, предоставляющего муниципальные  услуги:
  8 (42632) 2-23-10.
График работы архивного отдела:
понедельник - пятница  9.00-18.00;
обеденный перерыв      13.00-14.00
суббота, воскресенье - выходные дни.
Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:
·        по письменным обращениям;
·        по телефону;
·        по электронной почте;
·        при личном обращении граждан.

         2.2. Индивидуальное устное информирование заявителя          

  Устное информирование о  ходе  предоставления  муниципальной  услуги
осуществляется  работником архивного отдела при непосредственно личном
контакте  с  потребителями  результата  предоставления   муниципальной
услуги,  с  использованием  телефонной связи и при их непосредственном
обращении.
  При консультировании по телефону сотрудник архивного отдела   должен
назвать  свою  фамилию, имя, отчество, должность, а затем - в вежливой
форме четко и подробно проинформировать обратившегося по  интересующим
вопросам.
  Во время разговора  работник  архивного  отдела  должен  произносить
слова  четко.  Если  на  момент  поступления  звонка,  работник отдела
проводит личный прием граждан, он   вправе  предложить  обратиться  по
телефону позже.
  При  невозможности  работника,  принявшего  звонок,   самостоятельно
ответить  на  поставленные  вопросы,  телефонный  звонок  должен  быть
переадресован   на  другое  должностное  лицо,  или  же  обратившемуся
гражданину  должен  быть  сообщен  телефонный номер, по которому можно
получить необходимую информацию.
  При    консультировании    посредством    индивидуального    устного
информирования,  сотрудник  архивного  отдела  дает гражданину полный,
точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.
  Информацию о сроке завершения оформления документов и возможности их
получения  потребителю  результата предоставления муниципальной услуги
сообщается при подаче документов.

       2.3. Индивидуальное письменное информирование заявителя        

  Индивидуальное    письменное    информирование     при     обращении
заинтересованных  лиц  осуществляется путем почтовых отправлений, либо
предоставляется лично в архивный  отдел  администрации  муниципального
района.
  Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной  форме,
с    указанием    фамилии,   имени,   отчества   и   номера   телефона
непосредственного исполнителя. Ответ направляется  в  письменном  виде
или  по  электронной  почте (в зависимости от способа доставки ответа,
указанного   в   письменном   обращении,   или    способа    обращения
заинтересованного  лица). Ответ направляется в течение 10 рабочих дней
с даты представления обращения.
     При   личном  обращении заявителей   прием   осуществляет
работник отдела архивной службы по рабочим дням:
понедельник - четверг  9.00-18.00
     Прием   заявителей   осуществляется  без  предварительной  записи
в порядке очередности.

       2.4. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги       

  Письменные   запросы   от   граждан,   учреждений,   предприятий   и
организаций,  поступившие  в  архивный  отдел,  подлежат  обязательной
регистрации в день поступления в установленном порядке и в  течение  1
рабочего  дня  передаются  на исполнение. Регистрация запроса является
основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
  Срок исполнения запросов  социально-правового  характера  граждан  и
организаций  по  материалам  архива не должен превышать 30 дней со дня
регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен,  но
не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
  Срок исполнения запросов с использованием только  научно-справочного
аппарата архива - не более 15 дней с момента регистрации обращения.
  Пересылка  непрофильных  запросов   по   принадлежности   в   другие
организации  или  архивы,  а  также  информирование  об этом заявителя
должно осуществляться в 5-ти дневный срок с момента обращения.
  Информация  социально-правового  характера  по  запросам  граждан  и
организаций   выдается  в  форме  архивной  справки,  архивной копии и
архивной выписки.
  Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и
заверенных  копий),  хранящихся  в  архиве.  При  отсутствии  в архиве
документов, содержащих сведения по  запрашиваемому  вопросу,  архивная
справка  может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам,
относящимся  к  предмету  обращения,  с  точным  и  полным   указанием
источника.
  Архивные справки  составляются  по  установленной  форме  на  бланке
архивной справки.
  В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются
сведения,  имеющиеся  в  названных  документах и относящиеся к вопросу
обращения.  Изложение  дается  в  хронологической   последовательности
событий.   В   справку   включаются  только  сведения,  упоминаемые  в
документах. После текста справки помещаются архивные шифры документов,
служивших  основанием  для  составления текста справки (номера фондов,
описей и дел, а также номера листов в деле).
  Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного
обращения  гражданина  или  его  доверенного лица в архив выдаются ему
под расписку  при  предъявлении  паспорта  или  иного  удостоверяющего
документа;   доверенному   лицу   -   при  предъявлении  доверенности,
оформленной в установленном порядке.

        2.5. Основание для предоставления муниципальной услуги        

  Основанием  для   предоставления   муниципальной   услуги   является
письменный  запрос  (заявление)  в  адрес  администрации или архивного
отдела.
  В  запросе   (заявлении)   указываются:   фамилия,   имя,   отчество
заявителя,  год  и место его рождения, адрес места жительства, а также
другие сведения, необходимые  для  исполнения  запроса.  В  письменном
запросе необходимо указать сведения для его исполнения:
  полное наименование органа,  в  который  направляется  запрос,  либо
фамилия,   имя,  отчество  соответствующего  должностного  лица,  либо
должность соответствующего должностного лица;
  фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина;
  почтовый  адрес,  по  которому  должен  быть  направлен  ответ   или
уведомление о переадресации запроса;
  изложение существа запроса;
  личная подпись и дата.
  В случае необходимости, заявитель прилагает  к  письменному  запросу
соответствующие документы и материалы, либо их копии.
  Для истребования сведений, содержащих персональные данные о  третьих
лицах,    дополнительно   представляются   документы,   подтверждающие
полномочия  заявителя,  предусмотренные  законодательством  Российской
Федерации.
  При поступлении в отдел запросов, которые не  могут  быть  исполнены
без  предоставления  дополнительных  сведений  или  уточнений, отдел в
течение 3 дней с даты регистрации запроса запрашивает у гражданина эти
уточнения и дополнительные сведения.

2.6. Описание конечного результата предоставления муниципальной услуги
                                                                      

  Конечным результатом предоставления  муниципальной  услуги  является
архивная  справка,  архивная  копия,  архивная выписка, информационное
письмо,  тематический  перечень  архивных   документов,   тематическая
подборка копий архивных документов.
  Архивная справка - документ архива, составленный на  бланке  архива,
имеющий   юридическую  силу  и  содержащий  документную  информацию  о
предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров  листов  единиц
хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
  -  архивная  копия  -  дословно  воспроизводящая   текст   архивного
документа  копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы
хранения, заверенная в установленном порядке;
  - архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива,
дословно    воспроизводящий    часть   текста   архивного   документа,
относящийся  к  определенному  факту,  событию,  лицу,   с   указанием
архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
  - информационное письмо - письмо, составленное на бланке  архива  по
запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о
хранящихся в архиве  архивных  документах  по  определенной  проблеме,
теме;
  - тематический перечень архивных  документов  -  систематизированный
краткий  или  аннотированный  перечень заголовков архивных документов,
единиц хранения/единиц учета/ по определенной теме, с указанием их дат
и  архивных  шифров,  составленный  по  запросу  пользователя  или  по
инициативе архива;
  -   тематическая    подборка    копий    архивных    документов    -
систематизированный  комплект  копий архивных документов или их частей
по определенной теме, подготовленный архивом по  запросу  пользователя
или  по  инициативе  архива.  Тематическая подборка включает титульный
лист, тематический перечень архивных документов и, при  необходимости,
историческую справку по теме.

  2.7. Требования к оборудованию мест оказания муниципальной услуги   

  Прием  граждан  для  оказания  муниципальной  услуги  осуществляется
согласно  графика работы архивного отдела администрации муниципального
района,  указанных  в   пункте   2.3.   настоящего   Административного
регламента.
  Специализированное  помещение  или   иное   помещение,   в   котором
осуществляется прием граждан, должно обеспечивать:
  комфортное расположение гражданина и должностного лица,
  возможность и удобство оформления гражданином письменного обращения,
  телефонную связь,
  возможность копирования документов,
  доступ  к  нормативным  правовым  актам,   регулирующим   исполнение
муниципальной функции,
  наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.

      2.8. Требования к платности (бесплатности) предоставления       
                         муниципальной услуги                         

  Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и
организаций    социально-правового   характера   является   бесплатной
муниципальной услугой.

                    3. Административные процедуры                     

              3.1. Описание последовательности действий               
               при предоставлении муниципальной услуги                

  Организация предоставления  муниципальной  услуги  включает  в  себя
следующие административные процедуры:
  регистрация запросов и передача их на исполнение;
  анализ тематики поступивших запросов;
  направление запросов на исполнение;
  подготовка, оформление и направление ответов заявителям.
  3.1.1. Основанием для  начала  предоставления  муниципальной  услуги
является  обращение заинтересованного лица, представителей учреждений,
предприятий и организаций в архивный отдел администрации Смидовичского
муниципального района с заявлением (запросом).
  Запрос  пользователя  рассматривается  и  исполняется  отделом   при
наличии  в  запросе  наименования  юридического  лица  (для  граждан -
фамилии, имени и отчества), почтового  адреса  пользователя,  указания
темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
  Поступившие в отдел заявления регистрируются в течение  дня  со  дня
поступления должностным лицом в журнале регистраций архивных запросов.
Регистрация  запроса  является  основанием  для  начала  действий   по
предоставлению муниципальной услуги.
  3.1.2. Работник архивного отдела администрации муниципального района
осуществляет   анализ   тематики   поступивших   запросов,   с  учетом
необходимых   профессиональных   навыков   и   имеющегося   в   отделе
научно-справочного  аппарата  и  информационного  материала.  При этом
определяется:
  - степень полноты информации, содержащейся в запросе  и  необходимой
для его исполнения;
  - местонахождение архивных документов,  необходимых  для  исполнения
запроса;
  -  возможность исполнения запроса.
  Запрос, не  относящийся  к  составу  хранящихся  в  архиве  архивных
документов,  в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в
другой  архив  или  организацию,  где  хранятся  необходимые  архивные
документы,  с  уведомлением  об  этом  пользователя,  или пользователю
дается соответствующая рекомендация.
  При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию
архивных   документов   отдел   письменно   извещает   пользователя  о
промежуточных  результатах  работы.  Вид  информационного   документа,
подготавливаемого по запросу пользователя, согласовывается с ним, если
об этом не указано в запросе.
  Информация пользователю представляется в  форме:  архивных  справок,
архивных   выписок,   копий   архивных   документов,   устанавливающих
родственные связи.
  3.1.3.  Архивные  справки,  архивные  выписки   и   архивные   копии
составляются  на  бланке  архивного  отдела  с  обозначением  названия
документа «Архивная справка», «Архивная выписка» и  «Архивная  копия».
При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется.
В конце  архивной  выписки  приводятся  поисковые  данные  документов,
послуживших  основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел
и листов документов).
  Архивные копии документов могут быть оформлены  только  в  отношении
тех  лиц,  о  которых запрашиваются сведения, при наличии в документах
вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются
архивные   выписки.  На  обороте  каждого  листа  копии  проставляются
поисковые данные документа. Все  листы  копии  документа  с  оборотной
стороны  должны быть заверены печатью и подписью начальника  архивного
отдела.
  В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю  направляется
письмо  с  объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений,
необходимость предоставления дополнительных  сведений  для  исполнения
запроса  и  т.д.  При  этом  заявителю  могут быть даны рекомендации о
возможных  местах  хранения  документов,  необходимых  для  исполнения
запроса,   адреса   соответствующих  государственных  и  ведомственных
архивов.
  Срок исполнения запросов не  должен  превышать  30  дней  с  момента
регистрации  запроса.  С разрешения руководства архива этот срок может
быть при необходимости продлен на 30 дней, с обязательным уведомлением
об этом пользователя.
  Рассмотрение запроса (заявления) гражданина  считается  законченным,
если  по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован
о результатах рассмотрения.

   4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги.   

  Текущий  контроль  за   соблюдением   последовательности   действий,
определенных    административными    процедурами   по   предоставлению
муниципальной услуги, и принятием решений  осуществляется  должностным
лицом,  курирующим  работу архивного отдела, путем проведения проверок
соблюдения  и  исполнения   положений   настоящего   Административного
регламента.
  Контроль за полнотой и  качеством  исполнения  муниципальной  услуги
включает  в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений
прав  граждан  и  организаций,  рассмотрение,   принятие   решений   и
подготовку  ответов  на  обращения  заявителей,  содержащих  жалобы на
решения,  действия  (бездействие)  должностных  лиц  архивного  отдела
администрации муниципального района.
  По результатам проведенных проверок, в  случае  выявления  нарушений
прав  граждан и организаций, осуществляется привлечение виновных лиц к
ответственности  в   соответствии   с   законодательством   Российской
Федерации.
  Проверки могут быть плановыми (осуществляться на  основании  годовых
планов   работы   администрации)   и   внеплановыми.   Проверка  может
проводиться по конкретному обращению заявителя.

       5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений,       
 осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги 

  Получатели муниципальной услуги имеют право на обжалование  действий
(бездействия)    и   решений   должностных   лиц   архивного   отдела,
осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги в досудебном
и судебном порядке.
  Действия    (бездействие)    должностных    лиц   архивного   отдела
могут   быть     обжалованы     управляющему      дела   администрации
муниципального  района,   курирующему  работу  архивного  отдела   или
главе  администрации муниципального района.
  Получатель  муниципальной  услуги   может   обратиться   лично   или
письменно   с   жалобой   на   действия   (бездействие)   и   решения,
осуществляемые (принятые) в ходе предоставлении  муниципальной  услуги
(далее - жалоба).
  В письменной жалобе  указываются:
  наименование органа, в который направляется обращение, либо фамилия,
имя,  отчество  соответствующего  должностного  лица,  либо  должность
соответствующего должностного лица;
  фамилия, имя, отчество получателя муниципальной услуги;
  почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
  предмет (суть) жалобы (в случае необходимости в подтверждение  своих
доводов  получатель муниципальной услуги прилагает к письменной жалобе
документы и материалы либо их копии);
  подпись;
  дата.
  Жалоба должна быть рассмотрена в срок,  не превышающий  30  дней  со
дня  ее  регистрации.  Если  в результате рассмотрения жалоба признана
обоснованной, то принимаются меры по устранению допущенных  нарушений,
повлекших за собой жалобу, и привлечение к ответственности работников,
допустивших нарушения в ходе предоставления муниципальной услуги.
  Получателю муниципальной услуги направляется письменное сообщение  о
принятом решении и действиях, осуществленных в соответствии с принятым
решением.
  Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены  все  поставленные  в
ней  вопросы,  приняты  необходимые  меры  и  дан  письменный ответ (в
пределах компетенции) по существу всех поставленных в ней вопросов.
  Если получатель  муниципальной  услуги   не  удовлетворен  решением,
принятым  в  ходе  рассмотрения  жалобы,  или решение не было принято,
действия (бездействия) отдела могут быть  обжалованы  в  досудебном  и
судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.
  Порядок судебного  обжалования  действий  (бездействия)  и  решений,
осуществляемых  (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги,
определяется  законодательством  Российской  Федерации  о  гражданском
судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных суда