Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 03.06.2010 № 159

 



               ГУБЕРНАТОР ЕВРЕЙСКОЙ АВТОНОМНОЙ ОБЛАСТИ                

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ                             

                         от 03.06.2010 № 159                          


Об утверждении Порядка подготовки и проведения совещаний и организации
            контроля за выполнением протокольных поручений            

ПОСТАНОВЛЯЮ:
     1.  Утвердить  прилагаемый  Порядок   подготовки   и   проведения
совещаний   и   организации   контроля   за  выполнением  протокольных
поручений.
     2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить  на
вице-губернатора Еврейской автономной области Антонова Г.А.
     3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.


     Губернатор области                                  А.А. Винников





                                                             УТВЕРЖДЕН

                                            Постановлением губернатора
                                          Еврейской автономной области
                                             от ______________ № _____


                               Порядок                                
       подготовки и проведения совещаний и организации контроля       
                за выполнением протокольных поручений                 

                          I. Общие положения                          

     1. Настоящий Порядок разработан в целях подготовки  и  проведения
совещаний   под  председательством  губернатора  Еврейской  автономной
области  (далее   –   область),   вице-губернатора   области,   первых
заместителей   председателя   правительства   области  и  заместителей
председателя правительства области (далее –  заместители  председателя
правительства   области)   и   организации   контроля  за  выполнением
протокольных поручений.
     2.   Губернатором   области,    вице-губернатором    области    и
заместителями председателя правительства области проводятся:
     - аппаратные совещания;
     - совещания в ходе рабочих поездок;
     - иные совещания.
     3. Совещания  проводятся  в  соответствии  с  календарным  планом
основных  мероприятий, проводимых в области (далее – календарный  план
на   месяц),   сводным    планом     работы    губернатора    области,
вице-губернатора   области,  заместителей  председателя  правительства
области, органов  исполнительной  власти,  формируемых  правительством
области,  и  аппарата  губернатора  области на неделю (далее – план на
неделю) и поручениями губернатора области, вице-губернатора области  и
заместителей    председателя    правительства    области    (далее   –
председательствующий).

               II. Порядок подготовки и проведения совещаний          

     4.  Аппаратные  совещания  проводятся  каждый   понедельник.   По
решению  председательствующего  аппаратные  совещания могут отменяться
или проводиться в другой день недели.
     Состав    участников    аппаратных     совещаний     определяется
председательствующим.
     Оповещение   участников   аппаратных   совещаний   осуществляется
организационным  управлением  аппарата   губернатора  области (далее –
организационное управление).
     5. Подготовка и  проведение  совещаний  в  ходе  рабочих  поездок
возлагается на орган исполнительной власти, формируемый правительством
области, или структурное подразделение  аппарата  губернатора  области
(далее – подразделение), ответственные за организацию рабочей поездки.
     6. Иные совещания.
     6.1. Подразделение, ответственное  за  организацию  совещаний,  а
также иные лица при организации совещаний обеспечивают:
     6.1.1. Информирование организационного  управления  о  времени  и
месте проведения совещания с целью включения его в план на неделю.
     6.1.2. Представление в организационное управление не позднее  чем
за   2 рабочих дня до проведения совещания:
     - проекта повестки дня совещания с указанием докладчиков;
     - списка участников совещания с указанием фамилий, имен,  отчеств
и должностей;
     -   схемы   размещения   участников   совещания   в    президиуме
(обязательно), в зале (при необходимости).
     6.1.3. Представление  списка  участников  совещания  с  указанием
фамилий,   имен,   отчеств   и   должностей  на  посты  охраны  зданий
правительства области.
     6.1.4. Подготовку информации по существу вопросов,  включенных  в
повестку  дня совещания, и других материалов информационно-справочного
характера.
     6.1.5.  Подготовку  проектов  решений  вопросов,   включенных   в
повестку дня совещания.
     6.1.6. Приглашение участников совещания  не  позднее   чем  за  2
рабочих  дня  до  дня его проведения, а также их оповещение при отмене
совещания или его переносе.
     6.1.7.  Согласование  с  информационно-аналитическим  управлением
правительства области использования мультимедийного сопровождения.
     6.1.8. Представление председательствующему непосредственно  перед
началом   совещания   уточненного   списка  его  участников,  а  также
информирование председательствующего о  причине  неявки  отсутствующих
участников совещания.
     6.2. При проведении внеплановых совещаний сроки, установленные  в
подпунктах 6.1.2 и 6.1.6, могут быть сокращены.
     6.3. Организационное управление:
     - включает информацию о проведении совещаний в план на неделю,  а
также вносит дополнения и изменения в календарный план на месяц;
     - подготавливает помещения (залы) для проведения совещаний;
     - осуществляет иные организационно-технические мероприятия, в том
числе   копирование   и   раздачу   участникам  совещаний  необходимых
материалов;
     -  по  поручению   председательствующего   оповещает   участников
совещаний  о  месте  и времени их проведения, а также об их отмене или
переносе;
     - координирует  действия  подразделений,  принимающих  участие  в
подготовке совещаний.
     6.4. По поручению председательствующего департамент по  связям  с
общественностью  и средствами массовой информации аппарата губернатора
области, пресс-секретарь губернатора области:
     - представляют информацию о повестке дня предстоящего совещания в
средства массовой информации области;
     - обеспечивают присутствие на  совещании  представителей  средств
массовой информации области и проведение фотосъемок и видеозаписей;
     - организуют по окончании совещания пресс-конференции  (брифинги)
участников совещания по рассмотренным вопросам;
     - обеспечивают информирование  граждан  через  средства  массовой
информации  области  о  вопросах,  рассмотренных  на  совещании,  и  о
принятых решениях.

               III. Порядок оформления протоколов совещаний           

     7.  Ведение  и   оформление   протоколов   аппаратных   совещаний
губернатора    области,    вице-губернатора   области   обеспечивается
организационным управлением, аппаратных и иных совещаний  заместителей
председателя   правительства   области   –  одним  из  курируемых  ими
подразделений.
     Протоколы совещаний, проводимых  в ходе рабочих поездок,  ведутся
и  оформляются  подразделением,   ответственным за организацию рабочей
поездки, в соответствии с поручением председательствующего.
     Протоколы иных совещаний ведутся  и  оформляются  подразделением,
ответственным  за  их  организацию,  или организационным управлением в
соответствии с поручением председательствующего.
     8. Протоколы совещаний оформляются в соответствии с  требованиями
Инструкции   по  делопроизводству  в  аппарате  губернатора  Еврейской
автономной  области   и   органах   исполнительной   власти   области,
формируемых  правительством Еврейской автономной области, утвержденной
постановлением губернатора области от 31.05.2007 № 121.
     Протоколы аппаратных  совещаний  готовятся  и  представляются  на
подпись  председательствующему  в  течение   3  рабочих  дней после их
проведения, протоколы совещаний, проводимых в ходе рабочих поездок,  и
иных совещаний – в течение 4 рабочих дней после их проведения.
     Проекты протоколов совещаний, проводимых губернатором  области  и
вице-губернатором  области,  в  оперативном  порядке согласовываются с
юридическим   управлением   аппарата    губернатора    области,    при
необходимости,  с иными подразделениями. Проекты протоколов совещаний,
проводимых   вице-губернатором   области,   в   оперативном    порядке
согласовываются с советником вице-губернатора области.
     Проекты протоколов совещаний, проводимых   губернатором  области,
подлежат лингвистической экспертизе.
     Регистрация     протоколов     совещаний,     проводимых      под
председательством  губернатора  области  и  вице-губернатора  области,
осуществляется организационным управлением.
     Ответственным  подразделением  обеспечивается  направление  копий
протокола совещания его участникам, подразделениям, иным организациям,
которым в протоколе даны поручения.
     Подлинники протоколов совещаний, проводимых губернатором  области
и вице-губернатором области,  хранятся в организационном управлении до
передачи их в архив.
     9. Поручения, данные  губернатором  области  в  ходе  аппаратного
совещания  или  в  ходе  рабочей поездки, оформляются в виде протокола
поручений, который должен содержать:
     - номер протокола и дату проведения совещания;
     - список присутствовавших на совещании;
     -  содержание  поручений  с  обязательным  указанием  сроков   их
исполнения  и  ответственных  подразделений (должностных лиц), которым
даются поручения.
     10.    Вице-губернатор    области,    заместители    председателя
правительства   области   дают   необходимые   резолютивные  поручения
подразделениям   (должностным   лицам)    с    установлением    сроков
предоставления информации об исполнении протокольных поручений.
     Протоколы поручений,  резолютивные поручения ставятся на контроль
в  организационном  управлении  с  использованием системы электронного
документооборота органов исполнительной  власти  области,  формируемых
правительством области,  и аппарата губернатора области.
     Копии  протоколов  поручений  аппаратных  совещаний   губернатора
области   с   резолютивными   поручениями   заместителей  председателя
правительства   области   направляются   организационным   управлением
подразделениям,  а  также в контрольное управление губернатора области
для осуществления контроля в установленном порядке.

      IV. Организация контроля за выполнением протокольных поручений  

     11. Контроль за выполнением  протокольных  поручений,  данных  на
совещаниях,  проводимых  под  председательством  губернатора  области,
осуществляется  контрольным  управлением  губернатора   области,   под
председательством     вице-губернатора     области     –    советником
вице-губернатора   области,   под    председательством    заместителей
председателя  правительства  области  –  руководителем  подразделения,
ответственного за организацию совещания.
     12. Руководитель, на которого возложено выполнение  протокольного
поручения:
     -   организует   исполнение   данного   поручения   и   письменно
отчитывается   о  его  выполнении  в  сроки, установленные в протоколе
совещания;
     -  в  случае  невозможности  выполнения  в  установленные   сроки
протокольных    поручений    обращается    в    письменной   форме   к
председательствующему   с   мотивированным   объяснением   причин   их
неисполнения и с просьбой об установлении нового срока их выполнения.
     По  протокольным  поручениям,  данным  на  аппаратном   совещании
губернатором  области,  возможен  личный  доклад исполнителя о ходе их
выполнения на одном из следующих аппаратных совещаний.
     13.  Контрольное   управление   губернатора   области,   советник
вице-губернатора области, руководители подразделений, ответственные за
организацию совещаний, в пределах своих полномочий:
     - обеспечивают  систематический  анализ  выполнения  протокольных
поручений,  подготовку докладов губернатору области, вице-губернатору,
заместителям председателя правительства области о состоянии выполнения
отдельных  протокольных  поручений,  протоколов  совещаний  в целом, а
также организации работы по контролю за их выполнением;
     - направляют руководителям соответствующих подразделений  запросы
по неисполненным протокольным поручениям;
     -     ежеквартально     представляют     губернатору     области,
вице-губернатору   области,  заместителям  председателя  правительства
области обобщенную информацию о выполнении протокольных  поручений,  а
также  предложения  о снятии с контроля или продления срока исполнения
по согласованию с исполнителями.