Приказ Аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области от 27.06.2012 № 6

 



      АППАРАТ  ГУБЕРНАТОРА  И  ПРАВИТЕЛЬСТВА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ      
                                ПРИКАЗ                                

                                  
                       от 27 июня 2012 г. № 6
                          г. Южно-Сахалинск                           


            Об утверждении Положения о департаменте делопроизводства и
                  организационной работы аппарата Губернатора и       
                        Правительства  Сахалинской области            


     В  соответствии  с  указом  Губернатора  Сахалинской  области  от
31.05.2012  №  19  «О  внесении  изменений в постановление Губернатора
Сахалинской области от 16.12.2009 №  29  «Об  аппарате  Губернатора  и
Правительства Сахалинской области»:
     1.  Утвердить  Положение  о   департаменте   делопроизводства   и
организационной    работы   аппарата   Губернатора   и   Правительства
Сахалинской области (прилагается).
     2.  Признать  утратившим  силу  приказ  аппарата  Губернатора   и
Правительства  Сахалинской  области  от  14  января  2010 года № 2 «Об
утверждении Положения об управлении делопроизводства и организационной
работы  аппарата  Губернатора и Правительства Сахалинской области», за
исключением пункта 2.

      Заместитель Губернатора - 
      руководитель аппарата 
      Губернатора и Правительства 
      Сахалинской области                             Д.Ф.Братыненко


                                            УТВЕРЖДЕНО                              
                        приказом аппарата Губернатора и Правительства            
                                         Сахалинской области                          
                                       от 27 июня 2012 г. № 6


                          ПОЛОЖЕНИЕ                        
    о департаменте делопроизводства и организационной работы   
    аппарата Губернатора и Правительства  Сахалинской области   


                      1. Общие положения                          
     1.1. Департамент делопроизводства и организационной работы (далее
-    департамент)   является   структурным   подразделением   аппарата
Губернатора и Правительства Сахалинской области (далее - Аппарат).
     1.2.   Департамент   в   своей    деятельности    руководствуется
Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными
правовыми актами Российской Федерации, Уставом и законами  Сахалинской
области,  иными  правовыми  актами  Сахалинской  области  и  настоящим
Положением.
     1.3. Департамент осуществляет свою деятельность во взаимодействии
со  структурными  подразделениями Аппарата, государственными органами,
органами местного самоуправления и организациями Сахалинской области.
     1.4.  Краткое  наименование  департамента  –   департамент   ДиОР
аппарата Губернатора и Правительства Сахалинской области.

                        2. Задачи департамента                        
     Основными задачами департамента являются:
     2.1.  Организация   документационного   обеспечения   Губернатора
Сахалинской  области  (далее - Губернатор) и Правительства Сахалинской
области (далее - Правительство), Аппарата.
     2.2.    Протокольно-организационное     обеспечение     заседаний
Правительства.
     2.3.  Организационное  обеспечение  перспективного   и   текущего
планирования деятельности Правительства.
     2.4. Организация совместно с другими подразделениями  Аппарата  и
областными    органами    исполнительной    власти    единой   системы
делопроизводства с  использованием  автоматизированной  информационной
системы  управления Региональная система электронного делопроизводства
и  документооборота  (далее  -  РСЭДД),  современной   вычислительной,
копировально-множительной и организационной техники.
     2.5. Контроль исполнения требований нормативных правовых актов по
вопросам организации делопроизводства в Аппарате.

                       3. Функции департамента                        
     Основными функциями департамента являются:
     3.1.  В  сфере  документационного   обеспечения   Губернатора   и
Правительства:
     3.1.1. Проведение лингвистической экспертизы проектов нормативных
правовых  и  распорядительных  актов  Губернатора  и  Правительства, а
также подготовка по ним заключений (в случае необходимости).
     3.1.2.   Оформление   в    соответствии    с    Инструкцией    по
делопроизводству   в   Аппарате   и   выпуск   указов  и  распоряжений
Губернатора, постановлений и распоряжений Правительства, в том числе с
грифом «Для служебного пользования».
     3.1.3.  Прием  и  отправка  служебных  документов  Губернатора  и
Правительства,   в   том   числе  по  информационным  системам  общего
пользования, и документов с грифом «Для служебного пользования».
     3.1.4. Ведение с применением системы РСЭДД  реестров  нормативных
правовых   и   распорядительных   актов  и  служебной  корреспонденции
Губернатора и Правительства.
     3.1.5.  Формирование  в  РСЭДД  полнотекстовой  базы  нормативных
правовых  и  распорядительных актов, а также служебной корреспонденции
Губернатора и Правительства.
     3.1.6. Направление подлежащих опубликованию нормативных  правовых
и   распорядительных   актов  Губернатора  и  Правительства  в  газету
«Губернские ведомости» и учет их опубликования.
     3.1.7. Направление после издания:
     -  правовых  актов  Губернатора  и  нормативных  правовых   актов
Правительства в день их подписания в Сахалинскую областную Думу;
     -  нормативных  правовых  актов  Губернатора  и  Правительства  в
7-дневный  срок в управление Министерства юстиции Российской Федерации
по  Сахалинской  области  для  включения  их  в  Федеральный   регистр
нормативных правовых актов;
     -  нормативных  правовых  актов  Губернатора  и  Правительства  в
прокуратуру Сахалинской области;
     - нормативных правовых и  распорядительных  актов  Губернатора  и
Правительства   в   Сахалинскую   областную   научную   библиотеку   и
информационные справочные системы  для  их  размещения  в  электронных
средствах   массовой  информации  и  базах  данных  в  соответствии  с
договорами;
     -  в  иных  случаях   по   поручению   Губернатора,   заместителя
Губернатора - руководителя Аппарата.
     3.2. В сфере протокольно-организационного  обеспечения  заседаний
Правительства:
     3.2.1.  Формирование  на  основе  предложений  областных  органов
исполнительной  власти  и  структурных  подразделений  Аппарата планов
заседаний Правительства и контроль за их реализацией.
     3.2.2. Формирование проектов повесток заседаний Правительства  на
основе   утвержденных   планов   заседаний   Правительства,  поручений
Губернатора и Правительства.
     3.2.3. Осуществление контроля за  своевременностью  представления
областными    органами    исполнительной    власти    и   структурными
подразделениями  Аппарата  материалов  на  заседания  Правительства  в
соответствии с Регламентом Правительства.
     3.2.4.   Обеспечение   комплектования   материалов   для   членов
Правительства и других участников заседаний Правительства.
     3.2.5.      Размещение      в      электронном       виде       в
информационно-вычислительной     сети    Правительства    и    органов
исполнительной власти области материалов, представленных на  очередное
заседание,  и  передача в департамент информационной политики Аппарата
для размещения на официальном  сайте  Правительства  в  сети  Интернет
проекта повестки заседания.
     3.2.6. Формирование списка участников и приглашенных. Организация
оповещения   участников   заседаний   Правительства,   проведение   их
регистрации в день заседания.
     3.2.7.  Организация  размещения  участников  и  приглашенных   на
заседания Правительства.
     3.2.8.   Координация   работы   и   взаимодействие   с    другими
подразделениями  Аппарата  и областными органами исполнительной власти
по обеспечению проведения заседаний Правительства.
     3.2.9.  Оформление  при   необходимости   по   итогам   заседаний
Правительства  протоколов  и  материалов,  расшифровка  звукозаписей и
оформление стенограмм.
     3.3.   В   сфере   организационного   обеспечения    Губернатора,
Правительства и Аппарата:
     3.3.1. Во взаимодействии с другими  структурными  подразделениями
Аппарата   и  областными  органами  исполнительной  власти  подготовка
проекта Регламента Правительства и других нормативных  правовых  актов
Губернатора,   Правительства   и  Аппарата,  регламентирующих  вопросы
документационного и организационного  обеспечения,  архивного  дела  в
системе органов государственной власти Сахалинской области.
     3.3.2.  Формирование  на  основе  предложений  областных  органов
исполнительной  власти  и структурных подразделений Аппарата текущих и
перспективных планов основных  мероприятий  Правительства  области  на
год, месяц и их корректировка.
     3.3.3. Подготовка  перечня  основных  мероприятий,  проводимых  с
участием Губернатора, на каждый месяц.
     3.3.4.  Участие  в  организационном  обеспечении   подготовки   и
проведения  рабочих  совещаний  у Губернатора с участием руководителей
областных органов исполнительной власти:
     -  подготовка  перечней  вопросов  на  очередное   совещание   на
основании планов работы, поручений Губернатора;
     -  формирование  списка  участников,  организация  оповещения   и
проведение их регистрации в день проведения совещания;
     - организация размещения участников совещания.
     3.3.5. Участие в документационном и  организационном  обеспечении
заседаний,  совещаний  и  иных  мероприятий,  проводимых Губернатором,
Правительством, заместителем Губернатора - руководителем Аппарата.
     3.3.6.  Подготовка  графиков   дежурств   членов   Правительства,
руководителей  областных  органов  исполнительной власти и структурных
подразделений Аппарата в  праздничные  и  выходные  дни  для  принятия
оперативных  мер  и  координации действий подведомственных структур по
возникающим   неотложным   вопросам   обеспечения    жизнедеятельности
населения области.
     3.3.7. Подготовка сводной информации,  поступающей  от  областных
органов  исполнительной  власти,  структурных  подразделений Аппарата,
территориальных органов федеральных органов исполнительной власти,  по
вопросам организационной работы.
     3.4. В сфере документационного обеспечения Аппарата:
     3.4.1. Проведение  лингвистической  экспертизы  подготовленных  в
соответствии  с Регламентом Правительства структурными подразделениями
Аппарата нормативных правовых и  распорядительных  актов  Аппарата,  а
также подготовка по ним заключений.
     3.4.2.   Оформление   в    соответствии    с    Инструкцией    по
делопроизводству в Аппарате и выпуск приказов и распоряжений Аппарата,
в том числе с грифом «Для служебного пользования».
     3.4.3. Прием и отправка  служебных  документов  Аппарата,  в  том
числе  по  информационным  системам общего пользования, и документов с
грифом «Для служебного пользования».
     3.4.4. Ведение с применением системы РСЭДД  реестров  нормативных
правовых   и   распорядительных   актов  и  служебной  корреспонденции
Аппарата.
     3.4.5.  Формирование  в  РСЭДД  полнотекстовой  базы  нормативных
правовых   и   распорядительных   актов  и  служебной  корреспонденции
Аппарата.
     3.5. Иные функции:
     3.5.1.   Участие   в   обеспечении   единого   порядка    ведения
делопроизводства в системе исполнительной власти Сахалинской области:
     - организация функционирования единой системы делопроизводства  в
Аппарате  с  использованием  РСЭДД,  сопровождение  ее информационного
обеспечения;
     - установление  порядка  документирования  и  документооборота  в
структурных    подразделениях   Аппарата   в   форме   Инструкции   по
делопроизводству, которую утверждает заместитель Губернатора области -
руководитель Аппарата;
     - методическое руководство вопросами делопроизводства, подготовка
проектов   правовых   актов,  материалов  и  предложений  по  вопросам
документационного обеспечения, работы с документами, а также  оказание
методической  помощи  структурным  подразделениям  Аппарата, областным
органам исполнительной власти и  органам  местного  самоуправления  по
вопросам, отнесенным к компетенции департамента;
     -  контроль  за  соблюдением  установленного  порядка  работы   с
документами Губернатора, Правительства, Аппарата;
     -  обеспечение  в   установленном   порядке   выдачи   справочной
информации  о  прохождении  и  состоянии рассмотрения корреспонденции,
подготовке  и  выпуске   нормативных   правовых   актов   Губернатора,
Правительства и Аппарата;
     - участие в  разработке  и  внедрении  технологий  (в  том  числе
автоматизированных) подготовки, регистрации, учета, хранения, поиска и
контроля документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;
     - согласование в пределах  компетенции  департамента  технических
заданий  на  разработку  информационных и документационных технологий,
внедряемых  в  подразделениях  Аппарата,  и  участие  в  приемке  этих
технологий.
     3.5.2.  Участие  в  кадровом  обеспечении   Губернатора,   членов
Правительства и государственных гражданских служащих в Правительстве и
Аппарате:
     - оформление и выпуск правовых актов Губернатора, Правительства и
Аппарата по кадровым вопросам;
     - оформление и выдача командировочных удостоверений  Губернатору,
членам  Правительства из числа заместителей Губернатора и заместителей
председателя  Правительства,  государственным   гражданским   служащим
Аппарата;
     - ведение  журналов  учета  работников,  выбывающих  в  служебные
командировки,  и  специалистов,  прибывших для работы в Правительство,
структурные подразделения Аппарата и областные органы  государственной
власти;
     - во взаимодействии с департаментом  кадровой  политики  Аппарата
организация и проведение обучающих семинаров для сотрудников Аппарата,
органов  исполнительной  власти  области   по   вопросам   компетенции
департамента   и   совершенствования   документационного   обеспечения
управления.
     3.5.3. Участие в информационном обеспечении  Губернатора,  членов
Правительства   из   числа  заместителей  Губернатора  и  заместителей
председателя  Правительства  и  структурных   подразделений   Аппарата
посредством   осуществления   сбора   данных,   формирования   перечня
периодических печатных изданий (газет и журналов) на их подписку и его
направления   в   управление   делами   Губернатора   и  Правительства
Сахалинской области.
     3.5.4. Участие в осуществлении функций по контролю за исполнением
документов посредством осуществления:
     -  оперативного  контроля  за  сроками  прохождения   документов,
входящих  в  систему  служебной  корреспонденции,  и  их  возвратом  в
департамент после исполнения;
     -  контроля  за  выполнением   документов   вышестоящих   органов
государственной   власти,   Губернатора,  Правительства,  Аппарата  по
вопросам, входящим в компетенцию департамента.
     3.5.5.  Участие  в  обеспечении  формирования   архивного   фонда
областных правовых актов и иных необходимых документов:
     - группировка  нормативных  правовых  и  распорядительных  актов,
служебной  корреспонденции  Губернатора,  Правительства  и  Аппарата в
дела, их учет, использование  и  обеспечение  дальнейшего  хранения  в
течение установленного срока в соответствии с номенклатурой дел;
     - подготовка сводной номенклатуры дел Губернатора,  Правительства
и Аппарата;
     - формирование документационного фонда Губернатора, Правительства
и   Аппарата   путем  приема  от  структурных  подразделений  Аппарата
законченных делопроизводством дел постоянного хранения;
     - организационно-техническое обеспечение функционирования  архива
Правительства, организация использования документов, находящихся в нем
на  хранении,  их  подготовка  и  передача  в  Государственный   архив
Сахалинской  области  в  соответствии  с  действующими  нормативами  и
номенклатурой;
     - подготовка и выдача в установленном  порядке  заверенных  копий
документов,   находящихся  в  департаменте,  по  запросам  структурных
подразделений  Аппарата,  областных  органов  исполнительной   власти,
органов  местного  самоуправления, организаций и физических лиц, в том
числе документов, хранящихся в архиве Аппарата;
     -    осуществление    организационно-технического     обеспечения
деятельности экспертной комиссии Аппарата.
     3.5.6.  Обеспечение  защиты  сведений  ограниченного  доступа   в
соответствии  с  федеральным  законодательством в пределах компетенции
департамента.
     3.5.7. Участие в материально-техническом обеспечении Губернатора,
Правительства и Аппарата:
     -    проектирование    в    соответствии     с     ГОСТами     на
организационно-распорядительную  документацию  официальных  бланков  и
бланков нормативных правовых  и  распорядительных  актов  Губернатора,
Правительства и Аппарата и организация их размещения в РСЭДД;
     - проектирование эскизов  печатей  и  штампов,  используемых  для
обеспечения  деятельности  Губернатора,  Правительства  и  Аппарата по
осуществлению их полномочий, передача  заявки  на  их  изготовление  в
управление делами Губернатора и Правительства Сахалинской области;
     -  оказание  методической  и  практической   помощи   структурным
подразделениям   Аппарата  в  разработке  и  изготовлении  официальных
бланков, печатей и штампов, используемых ими при  осуществлении  своих
полномочий;
     - ведение журнала регистрации печатей  и  штампов  Правительства,
Аппарата и его структурных подразделений;
     -  обеспечение  организации  копировально-множительных  работ   в
Аппарате  в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и основными
требованиями на организационно-распорядительную документацию;
     - организация и получение почтовой и  служебной  корреспонденции,
поступающей   в  адрес  Губернатора,  Правительства,  Аппарата  и  его
структурных  подразделений,  в   отделениях   управления   Федеральной
почтовой связи Сахалинской области - филиал ФГУП «Почта России» (далее
- почтовая связь), от  отдела  Государственной  фельдъегерской  службы
Российской  Федерации  в  г.  Южно-Сахалинске  (далее - фельдъегерская
служба) и других юридических  лиц,  осуществляющих  доставку  почтовой
корреспонденции по территории Российской Федерации;
     - выполнение работ по пакетированию, адресной отправке и передаче
документов  по  назначению  с  целью  своевременного  доведения  их до
исполнителей и заинтересованных лиц с использованием  различных  видов
доставки  (почтовая  связь,  фельдъегерская служба, электронная почта,
факсимильная  связь  и  другие  существующие  виды  доставки  почтовой
корреспонденции);
     - обеспечение надлежащего использования  и  во  взаимодействии  с
управлением  делами  Губернатора  и  Правительства Сахалинской области
своевременного проведения  профилактического  обслуживания  и  ремонта
компьютерной,   копировально-множительной,   факсимильной   техники  и
франкировальной машины, закрепленными за департаментом.
     3.5.8. Координация  работы  структурных  подразделений  Аппарата,
областных  органов  исполнительной  власти  по  вопросам, отнесенным к
компетенции департамента.
     3.5.9.  Разработка  проектов  правовых  актов,  аналитических   и
методических   материалов   по   вопросам,  отнесенным  к  компетенции
департамента.
     3.5.10. Участие  в  мероприятиях  по  мобилизационной  подготовке
Аппарата.
     3.5.11. Направление своих представителей для участия в комиссиях,
рабочих   группах,   семинарах,   работа  которых  связана  со  сферой
деятельности департамента.
     3.5.12.  Рассмотрение  в  установленном  порядке   по   поручению
Губернатора, заместителя Губернатора - руководителя Аппарата обращений
граждан в соответствии с компетенцией департамента.
     3.5.13. Изучение  опыта  в  сфере  документационного  обеспечения
управления  и  архивного  дела,  применения современных информационных
технологий  и  программно-технических  комплексов  для  подготовки   и
обработки документов.

                        4. Права департамента                         
     Департамент для осуществления своих задач и функций имеет право:
     4.1. Запрашивать и получать в установленном  порядке  необходимые
материалы   от  структурных  подразделений  Аппарата,  территориальных
органов   федеральных   органов   государственной   власти,    органов
государственной  власти  области,  органов  местного самоуправления, а
также от организаций и должностных лиц.
     4.2.   Запрашивать   у   помощников   заместителей   Губернатора,
Председателя    Правительства,    руководителей    областных   органов
исполнительной власти, структурных  подразделений  Аппарата  и  других
органов   и  организаций  информацию  о  ходе  выполнения  контрольных
документов и причинах нарушения установленных  сроков  рассмотрения  и
исполнения,   при   необходимости  направлять  официальные  письменные
запросы.
     4.3.   Организовывать    и    проводить    проверки    соблюдения
установленного    порядка   работы   с   документами   в   структурных
подразделениях  Аппарата,  участвовать  в  соответствующих   проверках
органов исполнительной власти области.
     4.4.  Не  принимать  к  регистрации,  отправке,   копированию   и
размножению  и  возвращать  исполнителям  в  структурные подразделения
Аппарата,  органы  исполнительной  власти  области,   другие   органы,
организации  и  учреждения  для  доработки  поступившие  в департамент
служебную   корреспонденцию,   проекты    нормативных    правовых    и
распорядительных   актов   Губернатора,   Правительства   и  Аппарата,
оформленные  с  нарушениями   требований    Регламента   Правительства
области, Инструкции по делопроизводству в  Аппарате.
     4.5. Привлекать в установленном  порядке  работников  структурных
подразделений  Аппарата,  областных  органов  исполнительной  власти и
других служб к осуществлению мероприятий, проводимых  департаментом  в
соответствии   с  утвержденными  планами  Губернатора,  Правительства,
Аппарата.
     4.6. Принимать участие в  работе  коллегиальных  и  совещательных
органов при Губернаторе, Правительстве и Аппарате.
     4.7. Пользоваться базами данных автоматизированной информационной
системы Правительства, а также создавать собственные базы данных.
     4.8. Вносить предложения заместителю Губернатора  -  руководителю
Аппарата   о   совершенствовании   работы,  руководителям  структурных
подразделений  Аппарата,  органов  исполнительной  власти  области   о
совершенствовании  работы  их  служб по обеспечению делопроизводства и
организационной работы.
     4.9. Вести  переписку  по  вопросам,  относящимся  к  компетенции
департамента.
     4.10. Выдавать информацию гражданам и организациям по документам,
находящимся   на   хранении  в  департаменте,  в  порядке  и  случаях,
установленных законодательством.

               5. Организация деятельности департамента               
     5.1.   Руководство   деятельностью   департамента    осуществляет
директор,   который   назначается  на  должность  и  освобождается  от
должности заместителем Губернатора - руководителем Аппарата.
     5.2.  Обязанности  директора   департамента   в   полном   объеме
определяются задачами, возложенными на департамент.
     Директор департамента:
     - утверждает положения об отделах департамента;
     - распределяет обязанности  между  государственными  гражданскими
служащими  департамента,  разрабатывает  их должностные регламенты для
утверждения в установленном порядке;
     - представляет заместителю Губернатора  -  руководителю  Аппарата
предложения   по   структуре   и  штатам  департамента,  назначению  и
освобождению  от  должности   государственных   гражданских   служащих
департамента,  установлению  надбавок  за  особые  условия гражданской
службы,  премированию,  поощрению  и  применению  мер  дисциплинарного
взыскания;
     - участвует в работе совещаний, проводимых Губернатором  области,
заместителем  Губернатора - руководителем Аппарата, вносит предложения
по вопросам, относящимся к компетенции департамента;
     - подписывает служебные документы, осуществляет действия от имени
департамента,   представляя   его  интересы  перед  всеми  органами  и
организациями по вопросам, относящимся к компетенции департамента;
     - несет персональную ответственность за выполнение возложенных на
департамент задач и функций.
     5.3.  В  период  временного  отсутствия  директора   департамента
исполнение его обязанностей возлагается на начальника отдела.
     5.4. Департамент имеет бланк, соответствующие  штампы  и  простые
круглые печати с наименованием:
     - «Департамент делопроизводства и организационной работы № 1»;
     - «Департамент делопроизводства и организационной работы № 2»;
     - «Для командировочных удостоверений».
     5.5. Информационное,  документационное,  материально-техническое,
транспортное    обеспечение   деятельности   департамента,   а   также
социально-бытовое обслуживание его работников осуществляют  управление
делами    Губернатора    и   Правительства   Сахалинской   области   и
соответствующие структурные подразделения Аппарата.

                          6. Ответственность                          
     Государственные   гражданские   служащие    департамента    несут
ответственность  за неисполнение или ненадлежащее исполнение взятых на
себя обязанностей и обязательств в  соответствии  с  законодательством
Российской Федерации.