Постановление Губернатора Сахалинской области от 03.06.1999 № 194

 



                           ПОСТАНОВЛЕНИЕ
                  ГУБЕРНАТОРА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ


от 3 июня 1999 г. N 194
г. Южно-Сахалинск


Об  обеспечении сохранности
документов  в  учреждениях,
организациях и предприятиях
области


     В  целях  обеспечения  сохранности  документов  в учреждениях,
организациях  и  предприятиях  области  и  в соответствии со ст. 10
Основ  законодательства  Российской  Федерации  об  Архивном  фонде
Российской  Федерации  и  архивах,  ст.  11 и 17 Закона Сахалинской
области   "Об   Архивном  фонде  и  архивах  Сахалинской  области",
решением  Межведомственной комиссии Совета Безопасности "О мерах по
защите  государственных  информационных  ресурсов  Архивного  фонда
Российской Федерации" от 30.12.98 постановляю:
     1. Довести   до   сведения   и   принятия  мер  руководителями
структурных    подразделений   администрации   области,   областных
учреждений,  ведомств  и  органов  местного  самоуправления записку
архивного   отдела   о   недостатках  и  нарушениях  в  сохранности
документов Архивного фонда Сахалинской области (прилагается).
     2. Руководителям   структурных   подразделений   администрации
области    (департаментов,    управлений,    отделов),    областных
организаций и ведомств, независимо от форм собственности:
     2. 1.  Принять меры по своевременному упорядочению, описанию и
обеспечению   физической   сохранности   документов,  отнесенных  к
составу Архивного фонда Сахалинской области.
     2. 2.  До  1  октября  1999  года  обновить  и  согласовать  с
экспертно  -  проверочной  комиссией архивного отдела администрации
области   номенклатуры   дел   постоянного  и  временного  хранения
(составляются  раз  в пять лет), сформировать экспертные комиссии и
назначить лиц, ответственных за ведение ведомственных архивов.
     2. 3.   В  соответствии  с  графиком,  установленным  архивным
отделом  администрации  области,  до  1  декабря  1999 года сдать в
Государственный    архив   Сахалинской   области   все   документы,
хранящиеся у них сверх срока по 1988 год включительно.
     3. Архивному отделу администрации области (Костанов А.И.):
     3. 1.  Принять  дополнительные меры по обеспечению сохранности
документов   учреждений,   организаций   и  предприятий  на  стадии
ведомственного хранения.
     3. 2.  Совместно  с  руководством  ОАО "Сахалинуголь" (Булатов
А.П.)   и   управления   топлива,   энергетики  и  недропользования
администрации   области   (Никитин   В.Ф.)  до  1  июля  1999  года
разработать  предложения  и  технико - экономическое обоснование по
содержанию   и   обеспечению   сохранности   объединенного   архива
ликвидируемых  предприятий, учреждений и организаций угледобывающей
промышленности.
     4. В   целях   полноценного   формирования   Архивного   фонда
Сахалинской  области  материалами  и  документами,  создаваемыми  в
средствах массовой информации:
     4. 1.  Управлению  по печати, полиграфии и массовой информации
(Яцко  В.П.)  совместно  с  архивным  отделом администрации области
(Костанов  А.И.)  до  1  июля  подготовить  проект  распоряжения  о
предоставлении  в фонды Государственного архива Сахалинской области
одного  обязательного  бесплатного  экземпляра газет, издающихся на
территории области.
     4. 2.  Государственной телерадиовещательной компании "Сахалин"
(Кошкаров  Л.П.)  разработать  и  осуществить  конкретные  меры  по
обеспечению  сохранности  и  передаче  в  установленном  порядке на
государственное   хранение   видео-  и  фонодокументов,  отражающих
социально  -  экономическое  развитие, общественно - политическую и
культурную жизнь области.
     5. Выделить  архивному  отделу  администрации  области за счет
средств,   предусмотренных   в   областном  бюджете  на  содержание
областных  архивных  учреждений  в  1999  году, 110 тыс. рублей для
обновления компьютерной техники облгосархива.
     6. Рекомендовать   главам   органов   местного  самоуправления
области:
     6. 1.  Проанализировать состояние находящихся на их территории
документов   Архивного   фонда   Сахалинской   области   и  принять
необходимые   меры   по   обеспечению  их  сохранности,  укреплению
материально  -  технической  базы  муниципальных архивных органов и
архивохранилищ.
     6. 2.   Уделить  особое  внимание  сохранности  документов  по
личному    составу    ликвидируемых   предприятий,   учреждений   и
организаций всех форм собственности.
     6. 3.    Включать    в    состав    ликвидационных    комиссий
представителей облгосархива и муниципальных архивных органов.
     6. 4.  Учитывая  особенно сложную ситуацию с хранением архивов
на   территории  областного  центра,  предложить  администрации  г.
Южно-Сахалинска  (Сидоренко Ф.И.) по возможности ускорить в текущем
году  создание  архивохранилища для документов как действующих, так
и   ликвидированных   муниципальных   учреждений,   предприятий   и
организаций.
     7. Контроль  за выполнением данного постановления возложить на
управляющего  делами администрации области Балюка А.Е. и начальника
архивного отдела Костанова А.И.

     Губернатор области                             И.П.Фархутдинов





                                Приложение
                                к постановлению губернатору области
                                от 3 июня 1999 г. N 194

                                Губернатору области
                                Фархутдинову И.П.


 Об обеспечении сохранности документов в учреждениях, организациях
                      и предприятиях области

     Межведомственная   комиссия   Совета  Безопасности  Российской
Федерации  по  информационной безопасности приняла решение "О мерах
по  защите  государственных информационных ресурсов Архивного фонда
Российской  Федерации", утвержденное Секретарем Совета Безопасности
30  декабря  1998 года. В решении отмечается, что в настоящее время
сложилась   крайне   неудовлетворительная  ситуация  с  документами
Архивного  фонда  Российской  Федерации, находящихся как в архивных
учреждениях  федерального  уровня,  так  и  в  субъектах Российской
Федерации.
     На  1  января  1999  года сеть архивных учреждений Сахалинской
области  включает областной государственный архив с двумя филиалами
(центр  документации новейшей истории и архив документов по личному
составу),  15  архивных отделов администраций городов и районов и 1
муниципальный  архив.  В  них  находится  свыше 662 тыс. дел (в том
числе  474,4  тыс.  дел  управленческой,  6,7 тыс. ед. хр. научно -
технической  и 176,5 тыс. ед. хр. документации по личному составу),
7,3  тыс.  ед. хр. кино и свыше 14 тыс. ед. хр. фотофонодокументов,
составляющих  неотъемлемую  часть  историко - культурного наследия,
информационного  и  интеллектуального  достояния  жителей области и
народов  России. Источниками комплектования облгосархива и архивных
органов   муниципальных   образований   являются   687  учреждений,
предприятий  и  организаций,  в  том  числе  -  101  относящееся  к
негосударственной собственности.
     В  последнее  время  архивные  учреждения области стали больше
уделять   внимания   вопросам  государственного  учета  и  научного
использования    документов,    обеспечению    их   сохранности   и
упорядочению  на  стадии  ведомственного  хранения.  Архивный отдел
администрации  области заключил соглашения о сотрудничестве в сфере
делопроизводства   и   организации   архивного  дела  с  16  из  18
муниципальных образований городов и районов.
     Важный  шаг  к  улучшению архивного дела сделан администрацией
города   Южно-Сахалинска,  начавшей  в  1998  году  создание  своей
архивной   службы,  призванной  обеспечить  сохранность  документов
муниципальных  учреждений,  предприятий  и  организаций  областного
центра.  Серьезное внимание вопросам сохранности документов уделяют
руководители   администраций  городов  Александровска-Сахалинского,
Невельска,  Долинска,  Холмска,  Ногликского  и  Анивского районов,
которые   обеспечили   архивные   отделы  просторными  помещениями,
необходимым  оборудованием,  создали  отдельные архивы для хранения
документов по личному составу ликвидированных учреждений.
     Повышение    делопроизводственной    культуры    и    качества
создаваемых   документов  -  важный  элемент  деятельности  органов
государственной  власти  и  местного  самоуправления.  С этой целью
общий   отдел   администрации   области  при  участии  специалистов
облгосархива    разработал    и   внедрил   новую   инструкцию   по
делопроизводству    (утверждена   постановлением   губернатора   от
31.12.97  N  621). Проведена также большая работа по упорядочению и
подготовке   к   сдаче   на   государственное  хранение  документов
секретного делопроизводства администрации области.
     Архивистами  ведется  целенаправленная  работа  по  реализации
распоряжения   губернатора  "О  состоянии  и  мерах  по  сохранению
документов   архивного  фонда  Сахалинской  области"  от  159-р  от
16.05.97   года.   Только  в  1998  году  экспертно  -  проверочной
комиссией  архивного  отдела администрации области утверждены описи
на   5,9  тыс.  дел  управленческой  документации  478  учреждений;
принято  на  государственное  хранение около 2 тыс. дел на бумажной
основе  от  17 учреждений, хранивших документы сверх установленного
срока.
     Однако   эффективность   этой  работы  резко  снижается  из-за
неудовлетворительного  состояния  материально  -  технической  базы
архивных   учреждений,   недостаточной   площади  архивохранилищ  в
некоторых    городах    и    районах,    недисциплинированности   и
безответственности  руководителей,  допускающих  утрату документов,
отнесенных   к  составу  Архивного  фонда  Сахалинской  области.  В
частности,  из  180  учреждений,  документами которых комплектуются
фонды  облгосархива,  более половины являются задолжниками по сдаче
документов  на  государственное хранение. Среди них ряд структурных
подразделений  администрации  области.  Так, свыше 100 дел хранятся
сверх  установленного  срока  в  управлении  сельского  хозяйства и
продовольствия  (Ткаченко  А.Н.),  финансовом  управлении (Новикова
Н.М.),  в  департаменте  образования,  культуры  и  спорта (Фридман
Е.М.).  Не  передали  на  государственное  хранение в установленные
законом   сроки   многие   учреждения  и  предприятия  федерального
подчинения.  Свыше  400  дел  постоянного  хранения находятся в ОАО
"Сахалинавтотранс"   (Кошкин  И.Н.),  103  постоянного  хранения  в
управлении   лесами   (Чекурдаев   Г.А.),   200  дел  в  управлении
федеральной  почтовой  связи  (Буянова  Н.Г.),  свыше 100 дел в ОАО
"Восток"  (Шаймарданов  Д.Н.),  80  дел  в ГТРК "Сахалин" (Кошкаров
Л.П.).  В  последнее  время  участились случаи утраты документов на
стадии  ведомственного  хранения. Более половины документов, взятых
на  государственный  учет,  утеряны  в  ГП  "Сахалинхлеб" (Михалева
Л.Н.),  Центре  стандартизации,  метрологии и сертификации (Никулин
Ю.Г.),  Южно-Сахалинском мехлесхозе (Григус И.А.), Центре санитарно
-   эпидемиологического   надзора   (Папиренко   Е.В.)   и   других
организациях,  руководители  которых не принимают должных мер по их
розыску.
     Многие   учреждения,   включенные   в   список  комплектования
государственных  и  муниципальных  архивов,  своевременно  не ведут
работу  по  упорядочению  и  описанию  документов  Архивного  фонда
Сахалинской  области.  В  департаментах  строительства (Белозерских
С.П.),  лесопромышленного  комплекса  (Кузнецов  Н.Л.),  управлении
жилищно   -  коммунального  хозяйства  (Ким  В.Н.)  и  ряде  других
структурных   подразделениях  администрации  области  документы  не
приведены  в  порядок  с  момента их образования. В государственном
учреждении   "Сахалинкиновидеопрокат"   (Самойленко   А.С.),   ГТРК
"Сахалин"   (Кошкаров   Л.П.),   в   департаменте   здравоохранения
(Сибиркин  В.А.),  управлении  по  охране, контролю и регулированию
использования   охотничьих  животных  (Костин  А.А.)  документы  не
упорядочены  с  1990  года,  за  два  и  более  года не приведены в
порядок   документы   в   управлении   юстиции   (Гультяева  Н.И.),
департаменте   социальной   защиты   (Молодцов   Б.И.),  управлении
автомобильных дорог (Пулинец В.Н.) и др.
     Крайне   остро   стоит  проблема  с  обеспечением  сохранности
документов  по  личному  составу  ликвидированных учреждений города
Южно-Сахалинска  (бытовое  обслуживание,  торговля  и др.), а также
крупных  комплексов  документов  по личному составу ликвидированных
предприятий строительной индустрии.
     Безотлагательного  решения  требует вопрос о дальнейшей судьбе
архивных  документов  ОАО "Сахалинуголь", поскольку принято решение
о  его  ликвидации. По-существу речь идет о крупнейшем объединенном
ведомственном   архиве   угледобывающей   промышленности,   который
насчитывает  54  фонда, общей численностью 32,8 тыс. дел по личному
составу   за   период   с   конца  30-х  до  середины  90-х  годов.
Концентрация  документов  закрывающихся  шахт  и других предприятий
этой   отрасли   продолжается.   По   предварительным  расчетам  на
содержание этого архива потребуется 360 - 370 тыс. рублей в год.
     Формирование  Архивного фонда Сахалинской области документами,
отражающими   современное   социально   -  экономическое  развитие,
политическую  и  культурную  жизнь  Сахалина  и Курильских островов
невозможно   без   материалов,  создаваемых  в  средствах  массовой
информации.    К   сожалению,   из-за   недостаточного   бюджетного
финансирования      практически     прекратилось     комплектование
облгосархива  периодическими  изданиями,  выходящими  на территории
области.   Практически   полностью   уничтожаются   видеодокументы,
создаваемые творческим коллективом ГТРК "Сахалин".
     Недооценивают  роль архивов и главы администраций ряда городов
и   районов  области.  Так,  в  целях  экономии  бюджетных  средств
перевели  на полставки работников архивных учреждений в Макаровском
и  Томаринском районах, что не позволяет в полной мере осуществлять
контроль  за  деятельностью  учреждений, обеспечивать сохранность и
учет  архивных  документов,  качественно  и  своевременно исполнять
социально   -   правовые   запросы.  Кроме  того,  возникла  острая
необходимость  в  выделении  дополнительных  площадей  для хранения
архивных   документов   в   Охинском   и  Южно-Курильском  районах,
хранилища   которых   перегружены   или   не  отвечают  современным
требованиям.
     Считаю    необходимым   рассмотреть   вопрос   о   сохранности
документов  Архивного  фонда  Сахалинской  области  в  учреждениях,
организациях  и предприятиях на коллегии при губернаторе с участием
глав  муниципальных  образований,  ряда  руководителей  структурных
подразделений  администрации области и заинтересованных учреждений,
также  направить  данную  записку  для  принятия  мер руководителям
учреждений, организаций и предприятий.