Постановление Администрации Сахалинской области от 24.04.2008 № 108-па

  



                  АДМИНИСТРАЦИЯ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ
                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ


                    от 24 апреля 2008 г. № 108-па
                          г. Южно-Сахалинск


     О порядке работы по приему, учету, хранению и использованию
       фото- и видеоматериалов, созданных в цифровом формате в
              аппарате администрации Сахалинской области


     В соответствии  с  Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об
архивном деле в Российской Федерации",  Законом Сахалинской области от
01.11.2005  № 76-ЗО "Об архивном деле в Сахалинской области",  в целях
определения порядка приема,  учета,  хранения и использования фото-  и
видеоматериалов администрация Сахалинской области постановляет:
     1. Утвердить  Порядок  работы  по  приему,  учету,   хранению   и
использованию фото- и видеоматериалов, созданных в цифровом формате, в
аппарате  администрации  Сахалинской  области"   (далее   -   Порядок)
(прилагается).
     2. Управлению  информационной  политики  аппарата   администрации
Сахалинской области (А.И.Баяндин):
     - при постановке на учет,  использовании и  организации  хранения
вновь создаваемых фото- и видеоматериалов руководствоваться Порядком;
     - имеющийся массив фото- и видеоматериалов в срок до 01 июля 2008
года привести в соответствие с правилами, установленными Порядком.
     3. Департаменту по печати,  телерадиовещанию и связи  Сахалинской
области  (О.О. Новикова) оказать  содействие управлению информационной
политики  аппарата  администрации  области  в   вопросе   выбора   или
разработки    и   внедрения   программных   средств,   соответствующих
требованиям, установленным Порядком.
     4. Опубликовать  настоящее  постановление  в  газете  "Губернские
ведомости".
     5. Контроль  за исполнением настоящего постановления возложить на
вице-губернатора   области,   руководителя   аппарата    администрации
Сахалинской области О.Л. Намаконова.


     Губернатор Сахалинской области                     А.В. Хорошавин




                                              УТВЕРЖДЕН

                                      постановлением администрации
                                         Сахалинской области
                                     от 24 апреля 2008 г. № 108-па


                               ПОРЯДОК
          работы по приему, учету, хранению и использованию 
            фото- и видеоматериалов, созданных в цифровом 
                  формате, в аппарате администрации
                         Сахалинской области


                          1. Общие положения
     
     1.1. Порядок  работы по приему,  учету,  хранению и использованию
фото- и видеоматериалов,  созданных в  цифровом  формате,  в  аппарате
администрации  Сахалинской  области  (далее  -  Порядок) устанавливает
правила создания,  ведения учета,  хранения и  использования  фото-  и
видеоматериалов    администрации    Сахалинской   области   (далее   -
Администрация)  и  структурных  подразделений  аппарата  администрации
Сахалинской области (далее - Аппарат).
     1.2. Все  фото-  и  видеоматериалы,  созданные  на  оборудовании,
находящемся   в   собственности  Сахалинской  области,  и  по  заданию
Администрации  и   начальника   управления   информационной   политики
Аппарата, являются собственностью Сахалинской области.
     1.3. Ответственность за организацию и обеспечение системы  учета,
хранения   и   использования   электронных   документов,  методическое
руководство и контроль за соблюдением Порядка в  Аппарате  возлагается
на управление информационной политики Аппарата (далее - Управление).

                         2. Основные понятия
     
     2.1. Основные понятия, используемые в настоящем Порядке:
     - электронный документ - фото- и видеоматериал,  содержащийся  на
машинном носителе в электронно-цифровом формате;
     - подлинник  электронного  документа  -  первый   или   единичный
экземпляр официального материала;
     - дубликат электронного документа - копия подлинника электронного
документа, полностью воспроизводящая информацию электронного документа
и все его внешние признаки и  имеющая  статус  дубликата  электронного
документа;
     - копия электронного документа - копия подлинника  или  дубликата
электронного    документа,    полностью   воспроизводящая   информацию
подлинного материала и все его внешние признаки  или  часть  их  и  не
имеющая статус дубликата электронного документа;
     - машинный носитель - оптический диск, цифровая кассета.
     
            3. Учет носителей документированной информации
     
     3.1. Организация и задачи учета электронных документов.
     3.1.1. Управлением   в   процессе  работы  создаются  электронные
документы,  отражающие  мероприятия,   проводимые   Администрацией   и
структурными подразделениями Аппарата (съемка официальных мероприятий,
рабочих поездок, совещаний и т.д.).
     3.1.2. В  Аппарате  организуется  учет  электронных  документов и
машинных носителей, содержащих электронные документы, ведение которого
возлагается на Управление.
     3.1.3. Управление обеспечивает сохранность и  соблюдение  порядка
использования электронных документов.
     3.1.4. Оборудование места хранения машинных носителей, содержащих
электронные  документы,  должно  обеспечивать  контролируемый доступ к
ним.
     3.1.5. Руководитель    Управления    определяет    ответственного
работника, который обеспечивает учет электронных документов и машинных
носителей, на которых содержатся документы.
     3.1.6. Сотрудник  Управления,  создавший  электронный   документ,
обязан надлежащим образом его оформить (указать: название, время, дату
и место проведения съемки, а также список должностных лиц, участвующих
в  ней) и передать его ответственному работнику на хранение не позднее
чем через 10 дней с момента создания электронного документа.
     3.1.7. Электронные    документы,    находящиеся   у   сотрудников
Управления,  должны храниться в запираемых шкафах или тумбочках,  а  в
помещениях постоянного хранения - в запираемых шкафах. Ответственность
за  соблюдение  Порядка  в  Управлении  возлагается  на   руководителя
Управления.
     3.1.8. Основные задачи учета электронных документов:
     - обеспечение сохранности электронных документов;
     - создание условий для работы с электронными документами;
     - обеспечение    архивирования    (создание    резервных   копий)
электронных документов;
     - обеспечение архивного хранения электронных документов;
     - решение вопросов уничтожения электронных документов, потерявших
актуальность.
     3.2. Учет  электронных документов.
     3.2.1. Учет  электронных  документов осуществляется ответственным
работником Управления.
     3.2.2. Регистрация  электронных  документов осуществляется в базе
данных по учету электронных документов.
     3.2.3. При  регистрации  на каждый электронный документ заводится
карточка в базе данных,  в  которую  заносятся  сведения,  позволяющие
идентифицировать:  время  записи,  название,  список  должностных  лиц
участвующих в записи, место и дату съемки.
     3.2.4. Электронные  документы  учитываются  в  составе  архивного
фонда Администрации по описям, единицам учета и единицам хранения.
     3.2.5. Единицей  хранения  в  пределах  архивного  фонда является
машинный носитель с записью.
     3.2.6. За   единицу   учета   принимается  электронный  документ,
содержащийся на машинном носителе (носителях).
     3.2.7. На  одной  единице  хранения может быть записано несколько
единиц учета,  и одна единица учета может быть записана на  нескольких
единицах хранения.
     3.2.8. Объем единиц учета  указывается  в  мегабайтах,  если  они
записаны на оптических дисках, и в минутах, если запись произведена на
цифровой кассете.
     3.2.9. Факт  перезаписи  электронных документов на новый машинный
носитель и в новый формат фиксируется в соответствующей карточке  базы
данных.
     3.2.10. Электронные    документы,     потерявшие     актуальность
(утратившие практическое значение и не имеющие исторической ценности),
уничтожаются  в  соответствии  с  подразделом   9.10   Инструкции   по
делопроизводству в Аппарате.
     3.2.11. Отбор    электронных    документов    для     уничтожения
осуществляется  ответственным  работником  Управления в соответствии с
Номенклатурой дел.
     Ответственный работник  Управления  составляет  опись документов,
подлежащих уничтожению,  и представляет ее на  утверждение  экспертной
комиссии Аппарата.
     3.2.12. Перед уничтожением электронных  документов  ответственный
работник   Управления   сверяет   номера  и  наименования  электронных
документов с описями, в которых они были учтены.
     3.2.13. Уничтожение  электронных  документов  производится  путем
сожжения или  физического  воздействия  в  присутствии  ответственного
сотрудника  Управления.  Уничтожать  электронные  документы каким-либо
иным способом,  а также использовать их для других целей  запрещается.
Ответственный  работник  Управления несет персональную ответственность
за правильность и полноту уничтожения электронных документов.
     3.2.14. Все операции, осуществляемые с электронными документами в
процессе  хранения:  перезапись,  конвертирование  в  новые   форматы,
архивирование  и  др.,  документируются  и  отражаются в базе данных с
целью обеспечения аутентичности документов.
     3.2.15. Порядок передачи электронных документов в Государственный
архив  Сахалинской  области  осуществляется  в  порядке,  определенном
Федеральным  законом  Российской  Федерации от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об
архивном деле в Российской Федерации",  Законом Сахалинской области от
01.11.2005 № 76-ЗО "Об архивном деле в Сахалинской области", Основными
правилами работы архивов  организаций,  иными  нормативными  правовыми
актами.
     
               4. Использование электронных документов
     
     4.1. Электронные    документы   используются   при   рассмотрении
обращений юридических и физических лиц,  для подготовки  информации  в
средствах   массовой   информации,   выставок,  конференций  и  других
информационных  мероприятий.   Решение   о   направлении   электронных
документов   в   другие   органы   государственной   власти,  местного
самоуправления и организации принимается  руководителем  Управления  в
соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Аппарате.
     4.2. Количество обращений к электронным документам  отражается  в
журнале  обращения  и  в  соответствующем разделе базы данных по учету
электронных  документов,   в   которых   фиксируются   дата,   фамилия
обратившегося  и  результат обращения.  Запись в журнале и базе данных
осуществляет ответственный работник.
     4.3. Для  использования  выдаются  копии  электронных  документов
(фотоматериалы могут быть выданы в виде факсимильного документа).
     4.4. В  случае  создания  копий  (дубликатов)  материалов  в базе
данных по учету электронных документов делается отметка  о  количестве
сделанных копий (дубликатов).
     4.5. Размножение     электронных     документов      производится
централизованно ответственным работником, с оформлением заявки. Заявка
визируется  руководителем  Управления.  Размножение   производится   с
указанием количества необходимых копий. Запрещается изготовление копий
сверх того количества, которое указано в заявке.
     4.6. Публикация   электронных   документов  в  книгах,  средствах
массовой  информации,  использование  их  при  подготовке  телепередач
осуществляется  соответствии с законодательством Российской Федерации,
регулирующим вопросы авторского права.
     
             5. Порядок хранения электронных  документов
     
     5.1. Машинные  носители  хранятся  в   специально   оборудованном
помещении  на  отдельных  стеллажах.  В  помещение не должны проникать
солнечные лучи,  напряженность постоянных и переменных магнитных полей
не  должна  превышать  400 А/м (50 Э).  При хранении машинные носители
должны  быть  удалены  от   возможных   источников   магнитных   полей
(телефонной трубки, электродвигателей, кабеля и т.д.) на расстояние не
менее 50 см.
     5.2. Помещения  хранилищ  должны  быть  защищены  от пыли,  в них
ежедневно должна проводиться влажная уборка полов.
     5.3. Материалы  покрытий пола,  стен и потолка не должны собирать
пыль и быть ее источником.
     5.4. Стеллажи  для хранения машинных носителей изготавливаются из
немагнитного материала.
     5.5. Машинные      носители     при     хранении     подвергаются
консервационнопрофилактическим  работам:  обеспыливанию   и   протирке
антистатиком.
     5.6. Машинные  носители  хранятся  при  температуре  18  5°  С  и
относительной влажности воздуха 55 10%. Не допускаются резкие перепады
температуры и влажности внутри помещений в течение одних суток  (более
чем на 5% от установленного значения). Перед работой машинные носители
выдерживают при комнатной температуре в течение 30 минут.
     5.7. Машинные  носители  должны  храниться  на полках стеллажей в
вертикальном положении. При хранении коробок с машинными носителями на
полках  стеллажей необходимо располагать их таким образом,  чтобы были
видны сведения об электронных документах, содержащихся на них.
     5.8. Изготовление резервной копии баз данных по учету электронных
документов производится не реже чем 1 раз в месяц.