Постановление Администрации города Южно-Сахалинска Сахалинской области от 14.09.2012 № 1956

  



                АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЮЖНО-САХАЛИНСКА                 
                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ                             


от 14.09.2012 г. № 1956


Об утверждении Положения о порядке ведения реестров (ведомственных
реестров) структурными подразделениями администрации города
Южно-Сахалинска


     В соответствии с  Федеральными  законами  от  06.10.2003  №131-ФЗ
«Об общих  принципах  организации местного самоуправления в Российской
Федерации», от 27.07.2010 №210-ФЗ  «Об  организации  и  предоставлении
государственных  и  муниципальных  услуг»,  ст.  37  Устава городского
округа «Город  Южно-Сахалинск»  администрация  города  Южно-Сахалинска
постановляет:
     1.      Утвердить   Положение   о   порядке   ведения    реестров
(ведомственных  реестров)  структурными  подразделениями администрации
города Южно-Сахалинска (прилагается).
     2.    Опубликовать постановление администрации  города  в  газете
«Южно-Сахалинск  сегодня»  (без приложения), разместить на официальном
сайте администрации города Южно-Сахалинска (с приложением).
     3.     Контроль  исполнения  постановления  администрации  города
возложить на исполняющего обязанности вице-мэра, руководителя аппарата
А.И.Лескина.


     Мэр города                                             А.И.Лобкин



                                                            УТВЕРЖДЕНО
                                          постановлением администрации
                                                города Южно-Сахалинска
                                               от 14.09.2012 г. № 1956



                              Положение                               
   о порядке ведения реестров (ведомственных реестров) структурными   
         подразделениями администрации города Южно-Сахалинска         


                          I. Общие положения                          
1. Настоящий Порядок устанавливает  правила  и  требования  в  области
ведения     структурными    подразделениями    администрации    города
Южно-Сахалинска  ведомственных  реестров  (далее   также   -   реестр,
реестры),  в  том  числе  правила внесения сведений в реестры, правила
внесения изменений в реестры, правила удаления (исключения) информации
из   реестров,  требования  к  порядку  предоставления  информации  из
реестров, требования к составу информации реестров.
        1.1.  Объектами учета в реестрах являются отношения между:
     -  субъектами;
     -  объектами управления;
     -  юридическими  фактами,  в  том  числе  фактами   получения
     материальных,  финансовых или иных средств и информации и фактами
     признания,    установления,     изменения     или     прекращения
     правоотношений(прав и обязанностей);
по  вопросам  деятельности  структурных  подразделений   администрации
города   Южно-Сахалинска   в   рамках  компетенции  в  соответствии  с
действующим законодательством Российской Федерации.
     1.2.  Обработка сведений, содержащихся в реестрах, осуществляется
с  учетом  требований,  установленных  Федеральным  законом от 27 июля
2006 г.  №152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным  законом  от  27
июля  2006  г.  №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о
защите  информации»   и   другими   нормативными   правовыми   актами,
регулирующими  порядок  обработки  информации, содержащей персональные
данные.
     1.3.    Формирование    и    ведение    ведомственных    реестров
осуществляется   в   целях   повышения   эффективности  муниципального
управления   в   структурных   подразделениях   администрации   города
Южно-Сахалинска,      обеспечения      эффективного     взаимодействия
исполнительных органов муниципальной власти городского  округа  «Город
Южно-Сахалинск»,  а  также в целях реализации административной реформы
органов   власти   Российской   Федерации   в   области   электронного
правительства  и перехода к оказанию муниципальных услуг в электронном
виде.
     1.4.  Ведомственный реестр ведется  в  электронном  виде  и,  при
необходимости,  на  бумажных  носителях.  При несоответствии записей в
электронном виде записям на бумажных носителях, приоритет имеют данные
бумажных носителей.
     1.5   Все структурные подразделения администрации города  обязаны
вести ведомственные реестры.
     1.6    Реестры  должны  храниться  и  обрабатываться  в   местах,
недоступных для посторонних лиц, с соблюдением условий, обеспечивающих
предотвращение хищения, утраты, искажения и подделки информации.
     1.7   Сведения об объектах учета, содержащихся в реестрах,  носят
открытый  характер  и  предоставляются  любым заинтересованным лицам в
электронном виде и, по запросу, на бумажных носителях, за  исключением
сведений конфиденциального характера, подлежащим защите в соответствии
с требованиями действующего законодательства.
     1.8    Обязанность  по  ведению  общего   перечня   ведомственных
реестров,  а  также  публикация его на официальном сайте администрации
города Южно-Сахалинска  в  соответствии с  требованиями   Федерального
закона   от  09  февраля  2009г.  №8-ФЗ   «Об  обеспечении  доступа  к
информации   о   деятельности   государственных    органов    местного
самоуправления»,    возлагается   на   Управление   информатизации   и
программного обеспечения МКУ «Управление делами  администрации  города
Южно-Сахалинска» (далее — Управление информатизации).

                      II. Термины и определения                       
      Объект учета — см. п.1.1.
      Реестр — перечень (список, опись, книга для записи дел и
документов, таблица, табель, расписание, кадастр, регистр,
перечисление, ведомость, каталог) объектов учета.
      Ведомственный реестр — ограниченный вопросами, относящимися к
компетенции только своего ведомства, учреждения реестр, фиксирующий
результаты деятельности данного структурного подразделения.

                    III. Структура данных реестра                     
     3.1   Каждая запись в реестре включает в себя 4 блока информации:
     3.1.1.      Первый блок  (информационно  -  идентификационный)  —
информация  об  объекте и(или) субъекте учета, в том числе: уникальный
код(номер) объекта учета, информация прямо или косвенно относящаяся  к
объекту учета, ссылки и связи с другими реестрами, коды/идентификаторы
объекта во внешних информационных системах. Является обязательным  для
заполнения;
     3.1.2.      Второй блок  (локально-нормативный)  —  информация  о
нормативно-правовом,  либо  распорядительном документе (либо ссылка на
существующий документ), подтверждающем юридический факт  существования
объекта  учета,  утверждение которого находится в пределах компетенции
структурного  подразделений  администрации  города,  а  именно:  номер
документа,  дата  принятия документа, вид документа и принявший орган.
Является обязательным для заполнения;
     3.1.3.      Третий блок  (внешний  нормативный)  —  информация  о
документе  (ссылка на документ), подтверждающем юридическую значимость
объекта учета, утверждение которого находится вне пределов компетенции
структурного  подразделения  администрации  города,  а  именно:  номер
документа, дата принятия документа, вид документа и  принявший  орган.
Заполняется при наличии информации;
     3.1.4.       Четвертый  блок  (подписной)  —  информация  о  ФИО,
должности сотрудника добавившего/изменившего запись в реестре, а также
время  и  дата  указанного   действия.   Является   обязательным   для
заполнения;

                     IV. Порядок ведения реестра                      
       4.1     Ведение    реестра    осуществляется     ответственными
специалистами структурных подразделений и подразумевает:
      - внесение сведений в реестр(добавление записей);
      - внесение изменений в реестр(изменение записей);
      - удаление (исключение) информации из реестра(удаление записей);
      - предоставление информации из реестра(поиск, фильтрация и выбор
записей).
       4.2   Реестр  ведется  в  объеме,  соответствующем  требованиям
пунктов 3.1 и 1.4 настоящего Положения.
       4.3   Форма  ведения  реестра   определяется   и   утверждается
административным   регламентом  предоставления  муниципальной  услуги/
исполнения муниципальной функции.
       4.4  Обязанности по ведению реестров должны быть  зафиксированы
в должностных инструкциях специалистов структурных подразделений.
       4.5   Внесение  записи  в  реестр   осуществляется   в   случае
возникновения    факта   наличия   документа,   подтверждающего   факт
существования объекта учета.
       4.6   Изменение  записи  в  реестре   производится   в   случае
возникновения    факта   наличия   документа,   подтверждающего   факт
существования изменения объекта учета или его характеристик.
       4.7  Удаление (исключение)  записи  в  реестре  производится  в
исключительных  случаях,  тогда,  когда  нецелесообразно,  либо нельзя
осуществить изменение записи в реестре путем отметки  об  удалении,  а
именно:  запись  в  реестр  была  внесена ошибочно, необходимо удалить
запись в реестре по требованию субъекта в соответствии  с  действующим
законодательством в области защиты персональных данных.
       4.8   Ответственный  за  ведение  реестра  специалист  в  своей
непосредственной  деятельности  отслеживает  возникновение документов,
подтверждающих факты возникновения или изменения  объектов  учета,  и,
своевременно вносит данные в реестр.
       4.9   Периодичность  внесения  данных  в  реестр   определяется
соответствующим     административным     регламентом    предоставления
муниципальной услуги (исполнения муниципальной функции).

                   V. Ответственность руководителей                   
      5.1 Руководители структурных подразделений администрации  города
Южно-Сахалинска несут персональную ответственность за случаи неполного
представления   в   Реестрах   сведений,    несоответствия    Реестров
установленной  форме,  а  также  при  обнаружении  в них недостоверной
информации.
      5.2.В случае выявления случаев, указанных в п. 5.1  руководители
структурных  подразделений  обязаны  устранить  выявленные замечания в
срок не превышающий времени ответа по обращению граждан и  организаций
в  соответствии  с  Федеральным  законом  от  02 мая 2006г. № 59-ФЗ "О
порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

       VI.   Порядок перевода реестра в электронный вид для оказания  
                  муниципальных услуг в электронном виде              
      6.1   Перевод реестра в электронный вид осуществляет  Управление
информатизации;
      6.2   Для перевода реестра в  электронный  вид  заинтересованное
структурное   подразделение   администрации   города   Южно-Сахалинска
направляет  за  подписью  руководителя  подразделения   в   Управление
информатизации  в  объеме,  указанном  в разделе «III Структура данных
реестра»,  а  также  сведения   о   соответствующем   административном
регламенте    предоставления    муниципальной    услуги    (исполнения
муниципальной функции);
      6.3    Формат  и  объем   передаваемых   данных   предварительно
согласовывается с Управлением информатизации;
      6.4   В случае необходимости внесения изменений в существующий в
электронном  виде  реестр,  заинтересованное структурное подразделение
направляет  в  Управление  информатизации  информацию  о   необходимых
изменениях;
      6.5   Управление информатизации организует  разработку/доработку
сервиса  ведения  реестра  в электронном виде и осуществляет первичное
наполнение его предоставленными данными;
      6.6     Структурное    подразделение    определяет    внутренним
распорядительным документом (должностной инструкцией) ответственных за
ведение реестра специалистов;
      6.7      Управление    информатизации    организует     обучение
ответственного за ведение реестра сотрудника(ов);
      6.8   Управление информатизации организует публикацию реестра на
официальном   сайте   администрации   города,   а   также   в  системе
межведомственного электронного взаимодействия с  учетом  требований  в
области защиты персональных данных.