Распоряжение Главы администрации г. Хабаровска от 20.02.1995 № 52-р

 
                                  Утратил силу - Распоряжение Мэра
                                           г. Хабаровска
                                      от 21.01.2000 г. N 60-р

                ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА                 

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ                             

                                N 52-р                                

                        от 20 февраля 1995 г.                         

       О назначении ответственного за делопроизводство и архив        
          и об утверждении Положения о постоянно действующей          
            центральной экспертной комиссии администрации             
                            г. Хабаровска                             

(В редакции Распоряжения Мэра г. Хабаровска от 12.02.97 г. N 56-р)


     В  целях  обеспечения  контроля  за  состоянием  и   сохранностью
документов,  организации  и  проведения  методической  и  практической
работы по  экспертизе  ценности  документов,  отбору  и  подготовке  к
передаче   на  государственное  хранение  документов  Архивного  фонда
России, включая документы по личному составу
     1.  Назначить  ответственных:  за   делопроизводство   заведующую
секретариатом   администрации  города  Бесхлебную  Н.П.,  за  архив  -
главного специалиста секретариата Охрименко Т.М.
     2.  Вменить   в   обязанность   Бесхлебной   Н.П.   контроль   за
правильностью оформления организационно - распорядительных документов,
ведения дел в соответствии с номенклатурой дел.
     Охрименко  Т.М.  ежегодно,  до  25   декабря,   представлять   на
утверждение управделами администрации города сводную номенклатуру дел.
     3. Создать постоянно действующую центральную экспертную  комиссию
администрации города в составе:
     председатель В.В.Шевцова;
     заместитель председателя В.Н.Чуенко

                              Члены:

           Н.П.Бесхлебная              О.Г.Турсукова
           Т.В.Кулешова                
(Исключен   -   Распоряжение
Мэра г. Хабаровска от 12.02.97 г. N 56-р)
           Л.И.Люсая                   Т.М.Охрименко
           М.И.Тищенко
Малашенков  В.Д. (Дополнен   -   Распоряжение  Мэра  г.  Хабаровска
от 12.02.97 г. N 56-р)
Васильева  Л.Н. (В   редакции   Распоряжения   Мэра  г.  Хабаровска
от 12.02.97 г. N 56-р)

     4.  Утвердить  прилагаемое  положение  о  постоянно   действующей
центральной экспертной комиссии администрации города (ЦЭК).
     5. Членам ЦЭК в  своей  работе  руководствоваться  Положением  об
Архивном   фонде   Российской   Федерации,  Основами  законодательства
Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными
документами   архивного   отдела   администрации   Хабаровского  края,
постановлениями   и   распоряжениями   главы   администрации   города,
нормативно   -   методическими   документами   Росархива  и  госархива
Хабаровского края.
     6. Центральной  экспертной  комиссии  ежегодно  после  завершения
производственного года проводить экспертизу ценности документов и дел.
По  результатам  экспертизы  составлять  описи  на  дела   постоянного
хранения и по личному составу.
     7. Контроль за исполнением распоряжения возложить на  управделами
Шевцову В.В.

                                            Глава администрации города
                                                          П.Д.Филиппов





                                                            Приложение
                                                        к распоряжению
                                                   главы администрации
                                                     города Хабаровска
                                          от 20 февраля 1995 г. N 52-р

                              ПОЛОЖЕНИЕ                               

                 О ПОСТОЯННО ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЦЕНТРАЛЬНОЙ                  
           ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА            

                          1. Общие положения                          

     1.1. Постоянно действующая центральная экспертная комиссия  (ЦЭК)
создается  для  организации  и  проведения методической и практической
работы по  экспертизе  ценности  документов,  отбору  и  подготовке  к
передаче   на  государственное  хранение  документов  Архивного  фонда
России, включая управленческую документацию, образующуюся  в  процессе
деятельности администрации города.
     1.2. Постоянно действующая ЦЭК является совещательным органом при
управлении  делами  администрации  города. Решения комиссии вступают в
силу  после  их  утверждения  управделами  администрации   города.   В
необходимых   случаях   решения   комиссии   утверждаются   после   их
предварительного согласования с архивным отделом администрации края.
     1.3. В своей работе ЦЭК руководствуется  Положением  об  Архивном
фонде  РФ,  Основами законодательства Российской Федерации об Архивном
фонде РФ и архивах, распорядительными документами краевой и  городской
администрации,   нормативно  -  методическими  документами  Росархива,
архивного  отдела  администрации  края,  госархива  края,  типовыми  и
ведомственными  перечнями документов со сроками хранения, положением о
ЦЭК.
     1.4.  ЦЭК  возглавляется  управделами  администрации  города,  ее
секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или
лицо, ответственное за архив или делопроизводство.
     Персональный   состав   ЦЭК   назначается   распоряжением   главы
администрации  города  из числа наиболее квалифицированных сотрудников
ведущих структурных подразделений, представителя  делопроизводственной
службы, представителя системы Росархива.
     В  качестве  экспертов  к  работе  комиссии  могут   привлекаться
представители любых сторонних организаций.
     1.5. На основе  настоящего  положения  структурные  подразделения
разрабатывают  индивидуальное  положение  о  своей  ЭК,  которое после
согласования   с   соответствующим   учреждением   системы   Росархива
утверждается  и  вводится в действие распоряжением главы администрации
города.

                        2. Основные задачи ЦЭК                        

     Основными задачами ЦЭК являются:
     2.1. Организация и проведение экспертизы ценности  документов  на
стадии   делопроизводства   при   составлении   номенклатуры   дел   и
формировании дел.
     2.2. Организация и проведение экспертизы ценности  документов  на
стадии подготовки их к архивному хранению.
     2.3. Организация и проведение отбора и  подготовки  документов  к
передаче  на  государственное  хранение,  в  том числе и документов по
личному составу.

                       3. Основные функции ЦЭК                        

     В соответствии с  возложенными  на  нее  задачами  ЦЭК  выполняет
следующие функции:
     3.1. Организует и проводит  совместно  с  делопроизводственной  и
архивной   службами   работу   по  ежегодному  отбору  документов  для
дальнейшего хранения и к уничтожению.
     3.2. Осуществляет методическое руководство работой по  экспертизе
ценности  документов  и  по  подготовке  их  к  архивному хранению, по
разработке  номенклатуры  дел,   дает   экспертную   оценку   проектам
нормативно - методических документов по названным вопросам.
     3.3. Оказывает  содействие  и  методическую  помощь  специалистам
администрации города:
     по  выявлению  владельцев  личных  архивов  в  администрации,  по
возможной   передаче   их   дневников,  записей  воспоминаний,  других
документов в состав Архивного фонда РФ;
     по выявлению и возврату в Россию документов  по  истории  России,
которые по различным причинам оказались за пределами России;
     по инициативному документированию (записи воспоминаний  старейших
работников,   кинофотосъемки)   с   целью   создания   устной  истории
администрации города.
     3.4.   Рассматривает,   принимает   решения   об   одобрении    и
представляет:
     3.4.1. На утверждение ЭПМК архивного отдела администрации края, а
затем на утверждение управделами администрации города:
     - описи дел постоянного хранения управленческой документации;
     - описи дел по личному составу;
     - акты о выделении к уничтожению документов с  истекшими  сроками
хранения:  документов  со  сроками хранения 10 лет и более, с отметкой
"ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно.
     3.4.2. На согласование  с  ЭПМК  архивного  отдела  администрации
края, а затем на утверждение управделами администрации города:
     - сводную номенклатуру дел администрации города;
     - описи дел по личному составу;
     -  акты  об  утрате  или  неисправимом   повреждении   документов
постоянного хранения и по личному составу.
     3.4.3. На рассмотрение ЭПМК архивного отдела администрации края:
     - предложения об изменении сроков хранения категорий  документов,
установленных  перечнем,  и об определении сроков хранения документов,
не предусмотренных перечнем.
     3.4.4. На утверждение управделами администрации города:
     - акты о выделении к уничтожений документов с  истекшими  сроками
хранения (кроме перечисленных в п.3.4.1);
     - акты об  утрате  или  неисправимом  повреждении  документов  по
личному составу.
     3.5. Совместно со  службами  архива,  делопроизводства  и  кадров
проводит  для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с
документами,  участвует  в  проведении  мероприятий  по  повышению  их
деловой квалификации.

                             4. Права ЦЭК                             

     Центральная экспертная комиссия имеет право:
     4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным
подразделениям   и   отдельным   сотрудникам  по  вопросам  разработки
номенклатур дел и  формировании  дел  в  делопроизводстве,  экспертизы
ценности   документов,   розыска  недостающих  дел  постоянного  срока
хранения и по личному составу, упорядочения и оформления документов.
     4.2. Запрашивать от структурных подразделений:
     - письменные объяснения о причинах утраты, порчи или  незаконного
уничтожения  документов постоянного и долговременного сроков хранения,
в том числе и по личному составу;
     - предложения и заключения, необходимые  для  определения  сроков
хранения документов.
     4.3. Заслушивать на своих  заседаниях  руководителей  структурных
подразделений  о  ходе  подготовки документов к архивному хранению, об
условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда
России, о причинах утраты документов.
     4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов  и
экспертов   специалистов   структурных  подразделений,  представителей
учреждений   Государственной   архивной   службы   России,   сторонних
организаций.
     4.5. ЦЭК в лице ее  председателя,  его  заместителя  и  секретаря
комиссии  имеет  право  не  принимать  к рассмотрению и возвращать для
доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
     4.6.  Информировать  руководство  по  вопросам,   относящимся   к
компетенции комиссии.

                      5. Организация работы ЦЭК                       

     5.1. ЦЭК администрации города работает в тесном контакте  с  ЭПМК
архивного   отдела   администрации   края  и  государственного  архива
Хабаровского края, получает от них  соответствующие  организационно  -
методические указания.
     5.2. ЦЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
     5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК,  рассматриваются  на
ее  заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2
раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
     Поступающие на рассмотрение ЦЭК документы рассматриваются  на  ее
заседании не позднее, чем через 10 дней.
     5.4.  Заседания  ЦЭК  и  принятые  на   нем   решения   считаются
правомочными,  если  в  голосовании  приняли участие не менее половины
присутствующих на заседании членов ЦЭК. Право решающего  голоса  имеют
только  члены  ЦЭК.  Приглашенные  консультанты и эксперты имеют право
совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
     Решения принимаются простым большинством  голосов  присутствующих
на  заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает
председатель ЦЭК и руководство (в необходимых случаях по  согласованию
с  архивным отделом краевой администрации или гос. архива Хабаровского
края).
     5.5. Ведение делопроизводства ЦЭК, хранение  и  использование  ее
документов,  ответственность  за  их  сохранность, а также контроль за
исполнением принятых ЦЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.