Распоряжение Администрации г. Хабаровска от 23.06.2014 № 358-р

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

N 358-р

23 июня 2014 г.                г. Хабаровск

Об утверждении методических рекомендаций по разработке и

утверждению положений об отделах и секторах структурных

подразделений, должностных инструкций муниципальных служащих

администрации города Хабаровска

В целях упорядочения деятельности структурных подразделений администрации города Хабаровска по утверждению положений об отделах и секторах структурных подразделений администрации города Хабаровска, должностных инструкций муниципальных служащих администрации города Хабаровска, в соответствии с Регламентом администрации города Хабаровска:

1. Утвердить методические рекомендации по разработке и утверждению положений об отделах и секторах структурных подразделений, должностных инструкций муниципальных служащих администрации города Хабаровска согласно приложению к настоящему распоряжению.

2. Заместителям мэра города, руководителям структурных подразделений администрации города Хабаровска:

2.1. При разработке и утверждении положений о структурных подразделениях администрации города Хабаровска руководствоваться прилагаемыми методическими рекомендациями.

2.2. Обеспечить выполнение и контроль за соблюдением утверждаемых методических рекомендаций при разработке и утверждении положений и должностных инструкций.

3. Компьютерно-информационному управлению администрации города Хабаровска (Варады В.Е.) обеспечить хранение на общем сетевом ресурсе администрации города Хабаровска положений и должностных инструкций в электронном виде.

4. Признать утратившим силу распоряжение мэра города от 15.01.2008 N 33-р "Об утверждении методических рекомендаций по разработке и утверждению положений об отделах и секторах структурных подразделений администрации города Хабаровска, должностных инструкций муниципальных служащих администрации города Хабаровска".

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на начальника управления кадров и муниципальной службы администрации города Хабаровска Минорскую И.А.

6. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня подписания.

И.о. мэра города

В.Д.Безлепкин

Приложение

УТВЕРЖДЕНЫ

Распоряжением

администрации города Хабаровска

от 23 июня 2014 г. N 358-р

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО РАЗРАБОТКЕ И УТВЕРЖДЕНИЮ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ ОТДЕЛАХ И СЕКТОРАХ

СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ, ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

1. Разработка и утверждение положений

1.1. Общие положения

1.1.1. Положение об отделе, секторе (далее - положение) является основным документом, определяющим правовой статус, цели, задачи, функции, права, ответственность и организацию деятельности отделов и секторов.

1.1.2. Положения разрабатываются в отделах и секторах исходя из задач и функций структурных подразделений, в состав которых они входят, а также в соответствии с федеральным законодательством, законодательством Хабаровского края, муниципальными правовыми актами города Хабаровска, регламентирующими деятельность отдела, сектора.

1.1.3. Внесение изменений в положение осуществляется путем разработки новой редакции положения.

Разработка и утверждение новых положений производится в случае:

- создания отделов, секторов;

- изменения в наименованиях структурных подразделений, отделов, секторов;

- изменения, добавления, перераспределения или исключения отдельных функций и полномочий структурных подразделений, отделов, секторов в соответствии с действующим законодательством;

- изменения порядка подчиненности;

- изменения перечня правовых актов, в соответствии с которыми осуществляется деятельность отдела, сектора и иной информации, содержащейся в положении;

- иных случаях, влияющих на содержание положений.

1.1.4. Разработка и утверждение положения осуществляется в следующем порядке:

1) разрабатывается проект положения;

2) проект положения размещается на ресурсе общего пользования по адресу: Управление кадров и муниципальной службы/Проекты положений и должностных инструкций. В проекте указываются номер телефона и обратный адрес на общем сетевом ресурсе исполнителей, ответственных за подготовку проекта (далее - исполнителей);

3) проект положения проходит экспертизу в управлении кадров и муниципальной службы в течение трех рабочих дней со дня, следующего за днем размещения документа на ресурсе общего пользования. В случае отсутствия замечаний проект представляется на бумажном носителе для согласования с начальником управления кадров и муниципальной службы. При наличии замечаний проект с соответствующими пометками возвращается в электронном виде исполнителям по указанному в проекте адресу. Доработанный проект повторно размещается на общем сетевом ресурсе по адресу: Управление кадров и муниципальной службы/Проекты положений и должностных инструкций с соответствующей пометкой верификации "Исправлено" в наименовании файла;

4) распечатанный и согласованный начальником управления кадров и муниципальной службы проект направляется в структурное подразделение администрации города в порядке, определенном Регламентом администрации города, для подписания, утверждения и ознакомления в письменном виде сотрудников отдела, сектора;

5) оригинал утвержденного положения с подписями сотрудников направляется для хранения в управление кадров и муниципальной службы;

6) электронная версия (без подписей) утвержденного положения размещается на общем сетевом ресурсе по адресу: Управление кадров и муниципальной службы/Положения и должностные инструкции.

1.1.5. Положение подписывает вышестоящий в порядке подчиненности отдела руководитель, утверждает соответствующий заместитель мэра города. В структурных подразделениях, непосредственно подчиненных мэру города, положение подписывает руководитель отдела, сектора либо заместитель структурного подразделения, утверждает руководитель соответствующего структурного подразделения.

1.2. Содержание положения

1.2.1. Содержание положения включает в себя следующие разделы:

1) "Общая часть";

2) "Основные задачи";

3) "Функции";

4) "Права";

5) "Ответственность";

6) "Организация деятельности".

1.2.2. Раздел "Общая часть" состоит из следующих основных пунктов:

1) наименование структурного подразделения, в состав которого входит отдел, сектор, например:

"1.1. Общий отдел входит в состав управления делами администрации города Хабаровска";

2) перечень основных нормативных правовых документов, которыми отдел, сектор руководствуется в своей деятельности, например:

"1.2. Общий отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов представительной и исполнительной власти Хабаровского края и города Хабаровска, правовыми актами Российской Федерации, Хабаровского края и города Хабаровска о муниципальной службе, Уставом городского округа "Город Хабаровск", Регламентом администрации города Хабаровска, положением об управлении делами администрации города Хабаровска, настоящим Положением";

3) цель создания отдела, сектора, например:

"1.3. Общий отдел создан с целью организации делопроизводства в администрации города Хабаровска";

4) порядок создания и организационная подчиненность, например:

"1.4. Общий отдел создается на основании распоряжения администрации города Хабаровска, в своей деятельности подчиняется заместителю Мэра города - управляющему делами".

1.2.3. Раздел "Основные задачи" включает в себя перечень задач, стоящих перед отделом, сектором, например:

"Основными задачами общего отдела являются:

2.1. Обеспечение четкой организации делопроизводства в администрации города Хабаровска, Хабаровской городской Думе.

2.2. Контроль за правильностью оформления документов в администрации города Хабаровска, Хабаровской городской Думе.

2.3. Организационно-техническое обеспечение заседаний Хабаровской городской Думы".

1.2.4. В разделе "Функции" перечисляются все конкретные функции, вытекающие из задач отдела, сектора, например:

"Общий отдел выполняет следующие функции:

3.1. Обеспечивает своевременный прием, регистрацию и передачу по назначению входящей документации и отправку исходящей документации.

3.2. Осуществляет контроль за правильным оформлением документов при обработке входящей и исходящей документации, за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству в администрации города Хабаровска и т.д.".

1.2.5. Раздел "Права" включает в себя все права сотрудников отдела, сектора, необходимые для успешного выполнения возложенных на него задач и функций, например:

"Общий отдел имеет право:

4.1. Требовать от структурных подразделений администрации города информацию, необходимую для осуществления функций отдела.

4.2. Проверять по поручению заместителя мэра города - управляющего делами администрации города состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации города Хабаровска и т.д.".

1.2.6. Раздел "Ответственность" включает в себя ответственность муниципального служащего, например:

"Сотрудники общего отдела в пределах своих полномочий несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них задач и функций, несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка, требований Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих администрации г. Хабаровска, разглашение конфиденциальной информации, персональных данных, сведений ограниченного доступа в соответствии с действующим законодательством.".

1.2.7. В раздел "Организация деятельности" должны входить сведения о руководстве отдела, сектора, составе отдела, сектора, например:

"6.1. Общим отделом руководит начальник отдела.

6.2. Отдел состоит из специалистов, замещающих должности муниципальной службы, предусмотренные штатным расписанием администрации города Хабаровска.

6.3. Специалисты общего отдела действуют на основании должностных инструкций, которые утверждаются заместителем мэра города управляющим делами.

6.4. Реорганизация или прекращение деятельности отдела осуществляется на основании муниципального правового акта администрации города Хабаровска.".

2. Разработка и утверждение должностных инструкций

2.1. Общие положения

2.1.1. Должностная инструкция - основной документ, определяющий обязанности, права и ответственность муниципального служащего при осуществлении им служебной деятельности по замещаемой должности муниципальной службы.

Должностной инструкцией также определяются квалификационные требования к образованию, стажу, профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей по конкретной должности муниципальной службы.

2.1.2. Должностная инструкция является обязательным приложением к трудовому договору муниципального служащего. Внесение изменений в должностную инструкцию осуществляется в соответствии с требованиями статьи 74 Трудового кодекса Российской Федерации путем разработки новой редакции должностной инструкции.

2.1.3. Должностные инструкции муниципальных служащих разрабатываются исходя из задач и функций соответствующих структурных подразделений администрации города и с учетом положений федерального законодательства, правовых актов представительной и исполнительной власти Хабаровского края и города Хабаровска в области организации местного самоуправления, муниципальной службы.

2.1.4. Разработка и утверждение новых должностных инструкций производится в случае:

- введения новых должностей муниципальной службы;

- изменения в наименованиях структурных подразделений, отделов, секторов и должностей муниципальной службы администрации города Хабаровска;

- изменения, добавления, перераспределения или удаления функций отделов секторов, должностных обязанностей муниципальных служащих в соответствии с действующими правовыми актами;

- изменения квалификационных требований в соответствии с действующими правовыми актами;

- изменения порядка подчиненности;

- изменения перечня правовых актов, которыми руководствуются муниципальные служащие при исполнении должностных обязанностей, и иной информации, содержащейся в должностной инструкции;

- иных случаях, влияющих на содержание должностной инструкции.

2.1.5. Разработка и утверждение должностной инструкции осуществляется в следующем порядке:

1) разрабатывается проект должностной инструкции;

2) проект должностной инструкции размещается на общем сетевом ресурсе по адресу: Управление кадров и муниципальной службы/Проекты положений и должностных инструкций. В проекте указываются номер телефона и обратный адрес на общем сетевом ресурсе исполнителей;

3) проект должностной инструкции проходит экспертизу в управлении кадров и муниципальной службы. В случае отсутствия замечаний проект представляется на бумажном носителе для согласования с начальником управления кадров и муниципальной службы. При наличии замечаний проект с соответствующими пометками возвращается в электронном виде исполнителям по указанному в проекте адресу. Доработанный проект повторно размещается на общем сетевом ресурсе по адресу: Управление кадров и муниципальной службы/Проекты положений и должностных инструкций с соответствующей пометкой верификации "Исправлено" в наименовании файла;

4) распечатанный и согласованный начальником управления кадров и муниципальной службы проект направляется в структурное подразделение администрации города в порядке, определенном Регламентом администрации города, для подписания, утверждения и ознакомления в письменном виде муниципального служащего;

5) оригинал утвержденной должностной инструкции с подписью муниципального служащего (без подписи муниципального служащего - в случае вакантной должности) направляется в управление кадров и муниципальной службы для приобщения к личному делу муниципального служащего либо организации работы по заполнению вакантной должности;

6) электронная версия (без подписей) утвержденной должностной инструкции размещается на общем сетевом ресурсе по адресу: Управление кадров и муниципальной службы/Положения и должностные инструкции.

2.1.6. Должностную инструкцию, согласованную начальником управления кадров и муниципальной службы, подписывает руководитель отдела, сектора, согласовывают вышестоящие в порядке подчиненности отдела, сектора руководители, утверждает соответствующий заместитель мэра города - для группы главных и ведущих должностей муниципальной службы, руководитель структурного подразделения - для группы старших и младших должностей муниципальной службы. В структурных подразделениях, непосредственно подчиненных мэру города, должностную инструкцию утверждает руководитель соответствующего структурного подразделения.

В случае разработки должностной инструкции заместителя руководителя структурного подразделения, руководителя или заместителя руководителя отдела, сектора проект должностной инструкции подписывает руководитель структурного подразделения, утверждает заместитель Мэра города.

Должностные инструкции руководителей структурных подразделений администрации города согласовывает соответствующий заместитель мэра города (при наличии подчиненности), утверждает Мэр города.

Должностные инструкции заместителей мэра города утверждает мэр города.

2.2. Содержание должностной инструкции

2.2.1. Содержание должностной инструкции включает в себя следующие разделы:

1) "Общая часть";

2) "Должностные обязанности";

3) "Права";

4) "Ответственность";

5) "Квалификационные требования".

2.2.2. В разделе "Общая часть" содержатся следующие пункты:

1) к какой группе должностей муниципальной службы относится данная должность, например:

"1.1. Должность главного специалиста общего отдела управления делами администрации города Хабаровска (далее - главный специалист) относится к группе старших должностей муниципальной службы";

2) порядок назначения на должность и увольнения, например:

"1.2. Главный специалист назначается на должность и увольняется распоряжением администрации города Хабаровска в соответствии с действующим законодательством";

3) сведения о непосредственной подчиненности муниципального служащего, например:

"1.3. Главный специалист непосредственно подчиняется начальнику общего отдела управления делами администрации города Хабаровска";

4) перечень документов, которыми муниципальный служащий руководствуется при исполнении должностных обязанностей, например:

"1.4. Главный специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов представительной и исполнительной власти Хабаровского края и города Хабаровска, правовыми актами Российской Федерации, Хабаровского края и города Хабаровска о муниципальной службе, Уставом городского округа "Город Хабаровск", Регламентом администрации города Хабаровска, положением об управлении делами администрации города Хабаровска, положением об общем отделе управления делами администрации города Хабаровска, настоящей должностной инструкцией".

2.2.3. При разработке раздела "Должностные обязанности" необходимо руководствоваться следующим перечнем функциональных обязанностей по должностям муниципальной службы:

- для руководителей, замещающих высшие и главные должности муниципальной службы: осуществляет организационно-распорядительные функции и иную управленческую деятельность; определяет политику, стратегию и тактику деятельности подразделения; организует разработку программ и перспективных планов развития по различным направлениям управленческой деятельности, обеспечивает руководство разработкой сложных программ, исследований, методик; осуществляет контроль за деятельностью подразделения, обеспечивает его эффективное взаимодействие с другими подразделениями; организует деятельность подразделения на основе применения современных методов управления;

- для руководителей, замещающих ведущие должности муниципальной службы: выполняет работы, имеющие комплексный характер, связанные с многообразием вариантов и решений, охватывающие весь круг вопросов, относящихся к определенной функции управления, сферы деятельности; организует разработку предложений проектов, планов, программ, нормативов, инструкций; осуществляет планирование, координацию работы и контроль за деятельностью подразделений; обеспечивает подготовку эффективных управленческих решений, их всестороннее обоснование;

- для советника, консультантов, помощников (старшие должности муниципальной службы): выполняет аналитические работы, осуществляет анализ существующего положения дел в курируемых руководителями отраслях, сферах обслуживания и иной деятельности, по указанию руководителя организует и осуществляет разработку заданий, программ и методик подготовки и реализации управленческих решений, осуществляет контроль за выполнением поручений руководителя подчиненными подразделениями;

- для главного специалиста (старшая должность муниципальной службы): анализирует состояние дел в закрепленных отраслях или сферах обслуживания, подготавливает проекты управленческих решений по данным направлениям и вопросам, осуществляет выбор способов или логическое обоснование предлагаемых решений, организует контроль за их реализацией; осуществляет координацию и методическое руководство группой специалистов;

- для ведущего специалиста (старшая должность муниципальной службы): выполняет работы, как правило, на основе самостоятельно разработанной программы, методики, отвечает за выполнение работ по одному из направлений деятельности подразделения или отдела; по решению руководителя может осуществлять координацию работы группы специалистов;

- для специалиста 1 категории (младшая должность муниципальной службы): выполняет самостоятельно работы, требующие аналитической деятельности в процессе подготовки управленческих решений, как правило, в пределах одной специализированной сферы деятельности;

- для специалиста 2 категории (младшая должность муниципальной службы): выполняет разнообразные информационно-технические работы, связанные с документированием информации, анализом и учетом всех элементов подготовки управленческих решений, которые ведутся, как правило, самостоятельно на основе общих указаний руководителя;

- для специалиста (младшая должность муниципальной службы): выполняет работы, повторяющиеся в пределах регламентированного задания, в котором определяются возможные методы решения стоящих перед ним задач, указываются руководящие и нормативные материалы, необходимые в процессе труда, как правило, в пределах узкоспециализированной сферы деятельности, под оперативным контролем руководителя.

2.2.4. В разделе "Права" содержатся должностные права муниципального служащего, пользуясь которыми муниципальный служащий надлежащим образом будет исполнять возложенные на него должностные обязанности, например, право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам определенному кругу лиц, получать пояснения, запрашивать информацию, представлять интересы структурного подразделения, отдела, сектора, участвовать в работе определенных комиссий, совещаний и др.

2.2.5. В разделе "Ответственность" должно быть указано: за что и в каком порядке муниципальный служащий привлекается к ответственности, например:

"Главный специалист несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка, требований Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих администрации города Хабаровска в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Хабаровского края о муниципальной службе.

4.2. За разглашение конфиденциальной информации, персональных данных, сведений ограниченного доступа в соответствии с действующим законодательством.".

2.2.6. В разделе "Квалификационные требования" должны быть указаны требования, предъявляемые к уровню профессионального образования, стажу муниципальной службы (государственной службы) или стажу работы по специальности, профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей в соответствии с постановлением администрации города Хабаровска от 19.07.2012 N 3132 "Об утверждении квалификационных требований, предъявляемых к уровню профессионального образования, стажу муниципальной службы (государственной службы) или стажу работы по специальности, профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей" и постановлением администрации города Хабаровска от 07.04.2014 N 1286 "О внесении изменений в постановление администрации города Хабаровска от 19.07.2012 N 3132 "Об утверждении квалификационных требований, предъявляемых к уровню профессионального образования, стажу муниципальной службы (государственной службы) или стажу работы по специальности, профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей".

Квалификационные требования, в том числе специальность по образованию, указываются в должностной инструкции применительно к определенной должности, например:

"Квалификационные требования, предъявляемые к уровню профессионального образования, стажу муниципальной службы (государственной службы) или стажу работы по специальности, профессиональным знаниям и навыкам, необходимым для исполнения должностных обязанностей главного специалиста:

5.1. Наличие высшего профессионального образования по одной из специальностей: "Государственное и муниципальное управление", "Менеджмент", "Юриспруденция", "Документоведение и документационное обеспечение", "Русский язык и литература" без предъявления требований к стажу либо наличие среднего профессионального образования, соответствующего направлению деятельности, и стажа работы по специальности не менее трех лет.

5.2. Знание:

- Конституции Российской Федерации;

- Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации";

- федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации применительно к исполнению должностных обязанностей;

- Устава Хабаровского края, Закона Хабаровского края от 25.07.2007 N 131 "О муниципальной службе в Хабаровском крае";

- краевых законов и иных нормативных правовых актов края применительно к исполнению должностных обязанностей;

- Устава городского округа "Город Хабаровск", иных муниципальных правовых актов применительно к исполнению должностных обязанностей;

- аппаратного и программного обеспечения;

- возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий в муниципальных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота;

- общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности.

5.3. Навыки:

- владения компьютерной и оргтехникой и необходимым программным обеспечением;

- владения официально-деловым стилем русского языка при ведении деловых переговоров;

- работы с документами (составление, оформление, анализ, ведение, хранение и иные практические навыки работы с документами);

- организационных и коммуникативных навыков;

- умение рационального планирования рабочего времени;

- работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера;

- работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет;

- работы в операционной системе;

- управления электронной почтой;

- работы в текстовом редакторе;

- работы с электронными таблицами;

- работы с базами данных;

- использования графических объектов в электронных документах;

- подготовки презентаций.".