Распоряжение Администрации г. Хабаровска от 28.08.2015 № 526-р

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

N 526-р

28 августа 2015 г.             г. Хабаровск

Об организации работы с обращениями граждан в системе

электронного документооборота Правительства

Хабаровского края

(В редакции Распоряжения Администрации г. Хабаровска от 31.12.2015 № 800-р)

В соответствии с распоряжением Правительства Хабаровского края от 05.11.2013 N 829-рп "О состоянии работы по формированию электронного правительства в Хабаровском крае" и в целях обмена документами с аппаратом Губернатора и Правительства Хабаровского края, органами исполнительной власти края без дублирования на бумажном носителе и дальнейшего совершенствования организации работы с обращениями граждан в администрации города Хабаровска:

1. Утвердить порядок работы с обращениями граждан в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - СЭД) согласно приложению к настоящему распоряжению.

2. Работу с обращениями граждан, поступающими из Правительства Хабаровского края в администрацию города Хабаровска, вести в СЭД в модуле "Обращения граждан" в соответствии с прилагаемым порядком к настоящему распоряжению. Работу с иными обращениями граждан, поступающими в администрацию города Хабаровска, вести:

- с 01.01.2016 - в системе электронного документооборота "Гран-Док";

- с 01.04.2016 - в автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот". (В редакции Распоряжения Администрации г. Хабаровска от 31.12.2015 № 800-р)

3. Вице-мэру, первому заместителю мэра города по экономическим вопросам, первому заместителю мэра города по городскому хозяйству, заместителям мэра города по отраслям, заместителям мэра, председателям комитетов администрации города Хабаровска по управлению районами, руководителям структурных подразделений администрации города организовать прием и рассмотрение обращений граждан в СЭД, назначить ответственного специалиста за организацию данной работы.

4. Управлению информационных технологий администрации города (Варады В.Е.) обеспечивать поддержку работы СЭД.

5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на вице-мэра, первого заместителя мэра города по экономическим вопросам Лебеду В.Ф. и на заместителя мэра - управляющего делами Безлепкина В.Д.

Мэр города

А.Н.Соколов

Приложение

УТВЕРЖДЕН

Распоряжением

администрации города Хабаровска

от 28 августа 2015 г. N 526-р

ПОРЯДОК

РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО

ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Для целей настоящего порядка используется термин "обращение гражданина" (далее - обращение) - направленное в администрацию города в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение.

1.2. Обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в администрацию города Хабаровска (далее - администрация города).

2. Регистрация обращений в администрации города

2.1. Регистрация обращений производится специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан управления Делами администрации города (далее - отдел по рассмотрению обращений граждан) с использованием компьютерной системы электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - СЭД).

2.2. На каждое поступившее в администрацию города обращение специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан оформляется карточка учета в СЭД, в которой при регистрации обращению присваивается регистрационный номер, указываются фамилия и инициалы заявителя, его адрес, телефон, адрес электронной почты, если указан в обращении. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ, такое обращение считается коллективным.

2.3. На обращениях, поступивших в отдел по рассмотрению обращений граждан, проставляется регистрационный штамп:

- на письменных обращениях проставляется штамп "Администрация города Хабаровска. Отдел по рассмотрению обращений граждан. ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ. Входящий N ___, дата, месяц, год";

- на обращениях в форме электронного документа проставляется штамп "Администрация города Хабаровска. Отдел по рассмотрению обращений граждан. ИНТЕРНЕТ. Подлежит возврату. Входящий N ___, дата, месяц, год".

2.4. Обращение, прилагаемые к нему материалы (при наличии) сканируются с бумажного носителя специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан и прикрепляются к регистрационной карточке учета в СЭД.

2.5. После регистрации обращения бумажный носитель (карточка учета, обращение, прилагаемые к нему документы) оформляется в дело. Если обращение уже поступало в администрацию города по другим вопросам, и на него заведено дело и дан ответ, новое дело на обращение не заводится, и все материалы по поступившему обращению формируются в одном деле под вновь зарегистрированным номером обращения.

2.6. В карточке учета кратко излагается суть поступившего обращения (аннотация), определяется исполнитель в соответствии с компетенцией.

2.7. Обращения, поступающие в администрацию города посредством СЭД из управления по работе с обращениями граждан Губернатора и Правительства Хабаровского края, из министерств Правительства Хабаровского края, Главного контрольного управления Губернатора и Правительства Хабаровского края, специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан выводятся на бумажный носитель, на них проставляется штамп "Администрация города Хабаровска. Отдел по рассмотрению обращений граждан. ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ. Входящий N ____, дата, месяц, год".

2.8. Регистрация обращений в структурных подразделениях администрации города производится в СЭД ответственными специалистами, назначенными за организацию работы в СЭД.

2.8.1. На поступившем обращении проставляется отметка структурного подразделения с указанием регистрационного номера, даты поступления, месяца и года.

2.8.2. После регистрации в СЭД обращение оформляется в дело, и хранится в структурном подразделении. Бумажный носитель обращения сканируется в форму электронного документа, прикрепляется к регистрационной карточке в СЭД, дальнейшая работа с обращением осуществляется в СЭД.

2.8.3. Рассмотрение обращений в структурном подразделении осуществляется руководителем структурного подразделения, который определяет порядок рассмотрения обращений граждан специалистами структурного подразделения.

3. Направление обращения на рассмотрение

Зарегистрированные обращения специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан в СЭД направляются на рассмотрение мэру города, вице-мэру города, заместителям мэра города в зависимости от решения поставленных в обращении вопросов.

Обращения с просьбами о личном приеме мэром города, вице-мэром города, заместителям мэра города рассматриваются как обычные обращения.

Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города, в течение 7 дней со дня регистрации направляется в орган, компетентный решать поставленные в обращении вопросы, с уведомлением об этом гражданина.

Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию в течение двух дней с момента поступления в администрацию города.

В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких заместителей мэра города, обращение в СЭД направляются каждому заместителю мэра города, в компетенции которых находится решение поставленных в обращении вопросов.

4. Рассмотрение обращений

4.1. Обращения рассматриваются в сроки, определенные Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".

4.2. Мэр города, вице-мэр города, заместители мэра города вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

4.3. После рассмотрения обращения мэром города, вице-мэром города специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан вносится резолюция в регистрационную карточку, и в СЭД материалы обращения направляются ответственному исполнителю, указанному в резолюции.

4.4. После рассмотрения обращения заместителями мэра города, ответственными специалистами, назначенными за организацию работы в СЭД, вносится резолюция в регистрационную карточку, и по СЭД материалы обращения направляются ответственному исполнителю, указанному в резолюции.

4.5. В случае, если обращение, по мнению ответственного исполнителя, указанного в резолюции, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает направленное ему обращение в отдел по рассмотрению обращений граждан в СЭД, указывая структурное подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

4.6. После рассмотрения обращения специалист, отвечающий за работу с обращениями в СЭД, сканирует и прикрепляет к регистрационной карточке обращения в СЭД ответ заявителю, (или запрашиваемую по обращению информацию) и в СЭД направляет отчет "ответ на N ____ от _______ направлен, сканированное изображение прикреплено, просим обращение снять с контроля" в отдел по рассмотрению обращений граждан.

5. Контроль за исполнением обращений, снятие с контроля

5.1. Контроль за исполнением обращений и снятием с контроля осуществляет отдел по рассмотрению обращений граждан.

5.2. После получения всех отчетов об исполнении резолюций по обращению, рассмотренному мэром города, вице-мэром города, заместителями мэра города, обращение списывается в дело мэром города, вице-мэром города, заместителями мэра города. Специалистами отдела по рассмотрению обращений выполняется анализ ответа, данного на обращение, и при рассмотрении всех вопросов обращение снимается с контроля, материалы по нему передаются в архив.

5.3. В структурном подразделении администрации города контроль за исполнением обращений, снятие их с контроля и списание в дело осуществляется руководителем структурного подразделения.