|
Расширенный поиск
Распоряжение Правительства Республики Саха (Якутия) от 28.02.2010 № 143-рПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ) РАСПОРЯЖЕНИЕ г. Якутск от 28 февраля 2010 года № 143-р Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) В соответствии с постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 октября 2009 года № 418 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)» и в целях оптимизации процедуры и порядка разработки органами исполнительной власти Республики Саха (Якутия) инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания: 1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия). 2. Органам исполнительной власти Республики Саха (Якутия) до 01 июля 2010 года на основе настоящих Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия), с учетом условий и специфики своей деятельности, разработать и утвердить инструкции по делопроизводству, согласованные с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия). 3. Контроль исполнения настоящего распоряжения возложить на первого заместителя Руководителя Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) Терентьева А.В. Председатель Правительства Республики Саха (Якутия) Е. БОРИСОВ Утверждены распоряжением Правительства Республики Саха (Якутия) от 28 февраля 2010 года № 143-р МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) I. Общие положения Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (далее - Методические рекомендации) разработаны в соответствии с пунктом 2 постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 октября 2009 года № 418 "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)" в целях оптимизации процедуры и порядка разработки органами исполнительной власти Республики Саха (Якутия) инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия), ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее - Служба делопроизводства), при разработке ими инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (далее - Инструкция по делопроизводству). Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия). При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела: Федерального закона от 14 июня 1994 года № 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания". Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации". Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ "О персональных данных". Федерального закона от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления". Закона Республики Саха (Якутия) от 25 декабря 2003 года З № 200-III «О правовых актах органов государственной власти Республики Саха (Якутия)». Закона Республики Саха (Якутия) от 16 октября 1992 года № 1170-XII «О языках в Республике Саха (Якутия)». Указа Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера". Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 22 апреля 2008 года № 948 «О Порядке подготовки, оформления и вступления в силу указов и распоряжений Президента РС (Я)». Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 13 мая 2003 года № 957 «О дополнительных мерах по обеспечению единства правового пространства Российской Федерации в Республике Саха (Якутия)». Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 18 сентября 2009 года № 1577-дсп «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера по Республике Саха (Якутия)». Распоряжения Вице-президента Республики Саха (Якутия) от 31 августа 2007 года № 142-ВП «Об утверждении порядка подготовки, оформления, опубликования, вступления в силу и толкования актов Вице-президента Республики Саха (Якутия)». Постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 14 июня 2007 года № 258 «Об утверждении Регламента Правительства Республики Саха (Якутия)». Постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 13 декабря 2003 года № 775 «О государственной регистрации нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия)», которым утверждены Правила подготовки нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия). Постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 11 сентября 1998 года № 413 «О введении государственных языков Республики Саха (Якутия) в делопроизводство государственных органов, предприятий, учреждений организаций». Постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 07 августа 2009 года № 328 «Об утверждении Типового положения о порядке обращения с конфиденциальной информации в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)». Постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 октября 2009 года № 418 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)». II. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой делопроизводства на основании приказа органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия), утвержденными постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 октября 2009 года № 418, с учетом положений данных Методических рекомендаций. Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими подразделениями органа исполнительной власти и с заместителем руководителя органа исполнительной власти, курирующим вопросы информационного и документационного обеспечения. В соответствии с пунктом 4 Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) орган исполнительной власти направляет проект Инструкции по делопроизводству на согласование Экспертно-проверочной комиссии Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия). При наличии у Экспертно-проверочной комиссии Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) замечаний по проекту инструкции по делопроизводству Служба делопроизводства органа исполнительной власти дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в Комитет государственной архивной службы Республики Саха (Якутия). Если по проекту инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями Экспертно-проверочной комиссии Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) и органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в целях выработки взаимоприемлемого решения. Согласование Инструкции по делопроизводству оформляется решением Экспертно-проверочной комиссии Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия). После согласования с Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) Инструкция по делопроизводству утверждается приказом органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Утвержденная Инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) после согласования их с Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия). Подведомственные организации органа исполнительной власти разрабатывают инструкцию по делопроизводству, основываясь на положениях Инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), в структуру которого они входят, и руководствуясь настоящими Методическими рекомендациями. III. Структура и содержание Инструкции по делопроизводству 3.1. Общие положения В разделе "Общие положения" Инструкции по делопроизводству определяется назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции. В начале раздела "Общие положения" устанавливается, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органа исполнительной власти документов Республики Саха (Якутия), совершенствования делопроизводства органа исполнительной власти и повышения его эффективности. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Республики Саха (Якутия) в сфере информации, документации и архивного дела, а также положение об органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), регламент органа исполнительной власти и утвержденные Правительством Республики Саха (Якутия) настоящие Методические рекомендации. В разделе устанавливается, что: положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству; положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну; особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение; организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Служба делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников Службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), устанавливаются должностными регламентами. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется секретарем подразделения или работником, назначенным приказом руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями. В разделе "Общие положения" Инструкции по делопроизводству устанавливаются действия работников структурных подразделений органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в случае прекращения служебного контракта, отпуска, командировки, болезни, а также в случае утраты служебных документов. Инструкцией по делопроизводству Республики Саха (Якутия) предусматривается, что: содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); работники структурных подразделений органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству; при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту. 3.2. Основные понятия документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия); документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ; вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения; оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе; реквизит документа - обязательный элемент оформления документа; бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа; копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления; юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления; унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации; шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме; документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период; регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), с указанием сроков их хранения; экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и Российской Федерации; дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел; служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). 3.3. Создание документов в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) 3.3.1. Бланки документов Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов. В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливается: порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия); виды бланков; требования к изготовлению бланков; в необходимых случаях порядок учета бланков. В соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) образцы бланков органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) утверждаются приказом органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Образцы бланков могут включаться в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения. В Инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники. В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия): бланк постановления; бланк приказа; бланк распоряжения; бланк указания; бланк протокола; бланк письма органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)); бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа). При необходимости могут использоваться бланки других видов документов. Бланки документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов: реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля. Инструкцией по делопроизводству устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков: Для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола): Государственный герб Республики Саха (Якутия); наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); вид документа; место составления (издания) документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа. Для бланка письма органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия): Государственный герб Республики Саха (Якутия); наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); справочные данные об органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения); отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта. Для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)): Государственный герб Республики Саха (Якутия); наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); должность лица, подписавшего документ; справочные данные об органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения); отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта. Для бланка письма структурного подразделения (координационного или совещательного органа): Государственный герб Республики Саха (Якутия); наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа); справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения); отметки для проставления даты и регистрационного номера; отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта. При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты: Государственный герб Республики Саха (Якутия); наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); место составления (издания) документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера. Образцы бланков органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), должностного лица, протоколов приведены в приложениях № 1, № 2, № 3 к Методическим рекомендациям. В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службам делопроизводства органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия) рекомендуется ведение учета бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается: подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков; форма журнала учета бланков; порядок выдачи бланков в структурные подразделения органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), возврата и уничтожения испорченных бланков. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 25 мм - левое, 15 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее. 3.3.2. Оформление реквизитов документов Документы, создаваемые органом исполнительной власти Республики Саха (Якутия), имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) установлен следующий состав реквизитов документов органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия): а) Государственный герб Республики Саха (Якутия); б) наименование органа исполнительной власти; в) должность лица, подписавшего документ; г) подпись должностного лица; д) вид документа; е) место составления (издания) документа; ж) справочные данные об органе исполнительной власти; з) адресат; и) дата документа; к) регистрационный номер документа; л) наименование документа; м) текст документа; н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; о) отметка о наличии приложений; п) гриф согласования; р) гриф утверждения; с) виза; т) оттиск печати; у) отметка о заверении копии; ф) отметка об исполнителе; х) указания по исполнению документа; ц) отметка о контроле документа; ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о конфиденциальности. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия); отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др. При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов (приложение № 4). 3.3.3. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов Органы исполнительной власти Республики Саха (Якутия) представляют в Правительство Республики Саха (Якутия) проекты: законодательных актов Республики Саха (Якутия); указов и распоряжений Президента Республики Саха (Якутия); распоряжений Вице-президента Республики Саха (Якутия); постановлений и распоряжений Правительства Республики Саха (Якутия). Подготовка и оформление проектов законодательных актов Республики Саха (Якутия), нормативных правовых актов Президента Республики Саха (Якутия), Вице-президента Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) осуществляется органами исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в порядке, установленном актами Президента Республики Саха (Якутия), Вице-президента Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия). При составлении данного раздела Инструкции по делопроизводству учитываются положения следующих нормативных актов: Закона Республики Саха (Якутия) от 25 декабря 2003 года З № 200-III «О правовых актах органов государственной власти Республики Саха (Якутия)»; Закона Республики Саха (Якутия) от 16 октября 1992 года № 1170-XII «О языках в Республике Саха (Якутия)»; Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 22 апреля 2008 года № 948 «О Порядке подготовки, оформления и вступления в силу указов и распоряжений Президента РС (Я)»; Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 13 мая 2003 года № 957 «О дополнительных мерах по обеспечению единства правового пространства Российской Федерации в Республике Саха (Якутия)»; распоряжения Вице-президента Республики Саха (Якутия) от 31 августа 2007 года № 142-ВП «Об утверждении порядка подготовки, оформления, опубликования, вступления в силу и толкования актов Вице-президента Республики Саха (Якутия)»; постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 14 июня 2007 года № 258 «Об утверждении Регламента Правительства Республики Саха (Якутия)»; постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 13 декабря 2003 года № 775 «О государственной регистрации нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия)», которым утверждены Правила подготовки нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия); постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 11 сентября 1998 года № 413 «О введении государственных языков Республики Саха (Якутия) в делопроизводство государственных органов, предприятий, учреждений организаций»; постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 октября 2009 года № 418 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)». В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок разработки и представления в Правительство Республики Саха (Якутия): законопроектов; проектов указов и распоряжений Президента Республики Саха (Якутия); проектов постановлений и распоряжений Правительства Республики Саха (Якутия). В разделе Инструкции по делопроизводству должны быть отражены: порядок оформления проекта акта; состав документов, сопровождающих проект, и приложения к нему; порядок подготовки и оформления сопроводительных документов; процедура согласования проекта; порядок представления проекта в Правительство Республики Саха (Якутия). 3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) Нормативные правовые акты органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия) издаются на основе и во исполнение федеральных и республиканских законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, Президента Республики Саха (Якутия), Вице-президента Республики Саха (Якутия) и постановлений и распоряжений Правительства Республики Саха (Якутия), а также по инициативе органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в пределах их компетенции. Нормативный правовой акт – это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме в установленном порядке уполномоченным органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение. В соответствии с пунктом 7 статьи 7 Закона Республики Саха (Якутия) от 25 декабря 2003 года З № 200-III «О правовых актах органов государственной власти Республики Саха (Якутия)» органы исполнительной власти Республики Саха (Якутия) во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, Конституции (Основного закона) Республики Саха (Якутия), законов Республики Саха (Якутия), правовых актов Президента, Вице-президента и Правительства Республики Саха (Якутия) издают нормативные правовые акты в виде приказов и постановлений. Приказ издает руководитель исполнительного органа государственной власти единолично. Постановление принимает коллегиальный орган исполнительной власти. Нормативные правовые акты органов исполнительной власти, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, органов власти или носящие межведомственный характер, подлежат обязательной государственной регистрации уполномоченным органом, определяемым Правительством Республики Саха (Якутия). Порядок государственной регистрации нормативных правовых актов устанавливается Правительством Республики Саха (Якутия). Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более органами исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких органов исполнительной власти и иных органов Республики Саха (Якутия) (организаций). Инструкция по делопроизводству в соответствии с Регламентом Правительства Республики Саха (Якутия) устанавливает: состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления; порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта; порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), согласование проекта акта с другими органами исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного территориальной службой с министерством, в ведении которых они находятся); состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления; порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Департамент по государственно-правовым вопросам Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия); порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов; порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, органы исполнительной власти Республики Саха (Якутия) издают правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию: а) индивидуальные правовые акты: персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.); действие которых исчерпывается однократным применением; об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек; оперативно-распорядительного характера (разовые поручения); б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных органу исполнительной власти Республики Саха (Якутия); в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и не содержащие новых правовых норм; г) акты рекомендательного характера. Правовые акты, соответствующие пунктам а) (за исключением актов, срок действия которых истек), б), в), издаются в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в форме приказов и распоряжений. Как правило, приказы издаются руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) или лицом, исполняющим обязанности руководителя, распоряжения - заместителями руководителя органа исполнительной власти по вопросам их компетенции. 3.3.5. Оформление отдельных видов документов в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) 3.3.5.1. Состав документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) В деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии органа исполнительной власти), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний. Взаимные обязательства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов. В зависимости от конкретных задач управления в деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др. В установленных законодательством случаях в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.). Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов. 3.3.5.2. Приказ, распоряжение Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), рассчитанные на разовое выполнение. В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения: виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности; порядок подготовки приказов (распоряжений) органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта приказа, порядок взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки проекта приказа (распоряжения), если исполнителей несколько, ответственность подразделения-исполнителя за подготовку проекта приказа (распоряжения); порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа (распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформление приложений к проекту приказа (распоряжения) и др.; процедура согласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); порядок представления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа (распоряжения); доведение приказа (распоряжения) до исполнителей; порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение). Порядок подготовки и оформления приказа (распоряжения) приведен в приложении № 5. 3.3.5.3. Положения, правила, инструкции Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие: назначение правил, положений, инструкций; порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления; согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами органа исполнительной власти, иными государственными органами и организациями Республики Саха (Якутия); порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом органа исполнительной власти или непосредственно руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)); доведение правил, положений, инструкций до исполнителей; внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции. 3.3.5.4. Протокол заседания (совещания) Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний. Инструкция по делопроизводству определяет: виды протоколов, используемых в деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.); сроки подготовки протокола; порядок подписания протоколов; доведение протоколов для исполнителей; оформление выписки из протокола и др. Порядок оформления протоколов приведен в приложении № 6. 3.3.5.5. Служебная переписка Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан. Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи. Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью. Служебные письма органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия) готовятся: как доклады о выполнении поручений Президента Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия); как доклады подведомственных служб на поручения министерств; как исполнение поручений Президента Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия); как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Республики Саха (Якутия), проектов актов Президента Республики Саха (Якутия) и актов Правительства Республики Саха (Якутия); как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; как инициативные письма. Инструкцией по делопроизводству устанавливается: порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках; требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия); процедура согласования служебных писем; особенности составления и оформления совместных писем; особенности применения в деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) средств электросвязи для передачи документов. При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов: постановления Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи"; постановления Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи"; постановления Правительства Российской Федерации от 18.05.2005 № 310 "Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи"; постановления Правительства Российской Федерации от 24.03.2006 № 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции". В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются реквизиты: Государственный герб Республики Саха (Якутия); наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); должность лица, подписавшего документ; справочные данные об органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия); адресат; дата документа; регистрационный номер документа; наименование документа (заголовок к тексту); ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; текст документа; отметка о наличии приложений; виза; подпись должностного лица; отметка об исполнителе. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности". В Инструкции по делопроизводству отмечается, что: служебные письма печатаются на бланках установленной формы; служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия), оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования органов власти Республики Саха (Якутия) - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица"; сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства; к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма; в служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма; служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Министерство не считает возможным...", "Комитет государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в..."); служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); служебные письма подписываются руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). 3.3.5.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная) В Инструкции по делопроизводству устанавливаются: виды записок, создаваемых в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками; порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме); реквизиты записок различных видов и их оформление; структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки. Инструкция по делопроизводству устанавливает следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки: наименование структурного подразделения - автора документа; вид документа; дата документа, регистрационный номер (если в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) ведется учет внутренних информационно-справочных документов); название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк; адресат (должностное лицо органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)); подпись. До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами. В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила составления текстов записок различных видов. 3.3.5.7. Порядок работы с документами с пометкой «Для служебного пользования» Особенности работы с документами с пометкой «Для служебного пользования» регулируются постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 07 августа 2009 года № 328 «Об утверждении Типового положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)», а также специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). 3.4. Организация документооборота 3.4.1. Принципы организации документооборота Раздел "Организация документооборота" Инструкции по делопроизводству содержит положения, устанавливающие: прием и первичную обработку поступающих документов; предварительное рассмотрение документов; порядок регистрации поступающих документов; порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и доведения документов до исполнителей; порядок регистрации отправляемых документов; порядок отправки документов; порядок обработки и учета иностранной корреспонденции; порядок регистрации и прохождения внутренних документов; учет и анализ объемов документооборота; организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). При установлении требований к организации документооборота в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) следует исходить из следующих принципов: централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов); организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью; однократность регистрации документов; устранение необоснованных согласований проектов документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов. В документообороте органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться: документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания и других вышестоящих организаций; документы, поступившие из Правительства Республики Саха (Якутия), Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия), Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия) и других вышестоящих организаций Республики Саха (Якутия); документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы территориальных органов федерального органа исполнительной власти в Республике Саха (Якутия); обращения граждан; запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов Республики Саха (Якутия) и органов местного самоуправления; документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных органу исполнительной власти Республики Саха (Якутия); документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов. В органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. 3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов В разделе Инструкции по делопроизводству, устанавливающей порядок обработки поступающих документов, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции. В данном разделе инструкции по делопроизводству должны быть предусмотрены: проверка правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов; сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации); выделение документов, адресованных в структурные подразделения органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство; сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время; порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу ("Секретно", "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др. и пометки "Лично"), пометки "Срочно", "Оперативно" и др. Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено: документы, поступившие в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день; составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа); сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки; документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно. 3.4.3. Предварительное рассмотрение документов Инструкцией по делопроизводству должно предусматриваться проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Документы, поступившие в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение резолюции (поручения) руководителю органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) или заместителям руководителя в соответствии с установленным в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами. 3.4.4. Регистрация поступающих документов В Инструкции по делопроизводству устанавливается: место и способ регистрации документов, поступающих в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (если в органе исполнительной власти применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства, должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие - в структурных подразделениях органа исполнительной власти); сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками "Срочно", "Оперативно" и др.), в течение трех дней (обращения граждан) и др.; структура регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел органа исполнительной власти, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.); перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); порядок сканирования документов, поступивших в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в систему электронного документооборота. В инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что: документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения; документы регистрируются независимо от способа их доставки; регистрация документов производится в пределах выделенных в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) документопотоков. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др.; на поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа предоставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами. Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа. В целях регистрации и учета документов в органе исполнительной власти разрабатываются классификаторы (справочники): структурных подразделений; видов документов; должностных лиц; корреспондентов; предметно-тематический (вопросов деятельности); резолюций (указаний по исполнению); исполнителей; результатов исполнения документов и др. 3.4.5. Порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и доведения документов до исполнителей В Инструкции по делопроизводству должен быть определен порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей. В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что: документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) только после регистрации; после рассмотрения руководством документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в регистрационно-контрольную форму (РКФ); в соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией Службы делопроизводства); передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) осуществляется в порядке, предусмотренном в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия). 3.4.6. Организация работы с отправляемыми документами В данном разделе инструкции должны быть определены основные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения). В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что: ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами органа исполнительной власти (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнитель документа; проекты документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма; до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки; проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования. 3.4.7. Регистрация отправляемых документов В Инструкции по делопроизводству определяется место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. В инструкции устанавливается, что: документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) передаются на регистрацию в Службу делопроизводства (документы, подписанные руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в Службу делопроизводства органа исполнительной власти); Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю; регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день; сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), используемой для учета, поиска, хранения и использования документов; регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации; копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции; регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками. Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы. 3.4.8. Отправка документов Инструкция по делопроизводству устанавливает сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов. Инструкция устанавливает, что: отправку исходящих документов производит Служба делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.); неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение; документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день; срочная корреспонденция отправляется в первую очередь; документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну; решение о способе доставки документа адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель; отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи; документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт; на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в Службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов; с помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота; документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в Службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата; обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222. 3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов Инструкция по делопроизводству определяет особенности документооборота внутренних документов. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Инструкция по делопроизводству определяет: процедуру прохождения проектов приказов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, подведомственным органам, другим организациям; организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей); процедуру прохождения гражданско-правовых договоров, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров; место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) осуществляется в порядке, предусмотренном в органе исполнительной власти. 3.4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции (при необходимости) В Инструкции по делопроизводству определяются структурные подразделения, осуществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам. В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок обработки поступающей иностранной корреспонденции, определяется структурное подразделение, обеспечивающее подготовку аннотации на поступившие документы и регистрацию документов, порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), его заместителей, в адрес структурных подразделений, определяется место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов, порядок их хранения. В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, в частности, определяется место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов. 3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и представляются руководству органа исполнительной власти в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в центральный аппарат органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и созданных им за определенный период времени (месяц, год). Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного отдела для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного отдела и определения численности персонала. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. 3.5. Документальный фонд органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) 3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Документальный фонд органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) составляют документы, созданные в органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив органа исполнительной власти лежит на Службе делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Инструкция по делопроизводству определяет порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года. Инструкция по делопроизводству в органе исполнительной власти устанавливает: назначение номенклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею функции; форму номенклатуры дел; порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел; порядок ведения номенклатуры дел. В Инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) отмечается, что: номенклатура дел составляется на основе изучения положения об органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), регламента органа исполнительной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 7) и номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), или сводная номенклатура дел (приложение № 8); номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства; вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений; методическую помощь при составлении номенклатуры дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) оказывают ГУ «Национальный архив Республики Саха (Якутия)» и Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); один раз в 5 лет номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия); номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем органа исполнительной власти после ее согласования с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года; в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия); номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр, как документ постоянного срока хранения, помещается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архиве органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), 4-й - в ГУ «Национальный архив Республики Саха (Якутия)». Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства органа исполнительной власти в электронном виде. Инструкция по делопроизводству органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу "Примечание" и др.), также правила составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве органа исполнительной власти в течение года. Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении № 9. В данном разделе Инструкции по делопроизводству также должна содержаться информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) для определения сроков хранения документов. Органы исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в соответствии с подпунктом б) пункта 27 Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) разрабатывают и утверждают по согласованию с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) перечень документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и подведомственных ему организаций. 3.5.2. Формирование дел и их текущее хранение Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются: принцип формирования дел (централизованное - в Службе делопроизводства или децентрализованное - в структурных подразделениях органа исполнительной власти); место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и/или структурные подразделения органа исполнительной власти); принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет); методическая функция архива органа исполнительной власти, а при необходимости - и ГУ «Национальный архив Республики Саха (Якутия)» в вопросах формирования дел; срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается органом исполнительной власти, но не должен быть более 10 дней). лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти; лица, определяющие место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов)); условия хранения дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти; порядок учета дел; порядок выдачи дел во временное пользование; порядок изъятия документов из дела; подразделения (Служба делопроизводства, архив органа исполнительной власти), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти, проверки наличия и состояния дел. Порядок формирования дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), учета дел и организации их хранения приведены в приложении № 10. 3.5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение В Инструкции по делопроизводству устанавливается комплекс работ, выполняемых в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив органа исполнительной власти и на уничтожение. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что: для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях (ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) или руководителем структурного подразделения; экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством архива; при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли; отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложения №№ 11, 12, 13), а также акты о выделении дел к уничтожению (порядок составления описей дел приведен в приложении № 14). По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение № 15). Оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению; Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 16); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение № 17); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение № 18); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 3.5.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения Раздел Инструкции по делопроизводству устанавливает порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения. В Инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что: результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение № 19); дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.); акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе); отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) одновременно); согласованные ЦЭК органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) только после утверждения ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) описей дел постоянного хранения; после утверждения руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел органа исполнительной власти проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... №..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты. 3.5.5. Передача дел на архивное хранение Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок передачи дел в архив органа исполнительной власти, предусматривающий следующие условия: в архив органа исполнительной власти передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу; передача документов в архив органа исполнительной власти производится по утвержденным описям дел; дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение; дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке); передача дел в архив органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства; прием дел производится работником архива органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива органа исполнительной власти и лица, передавшего дела); дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы). В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 3.6. Особенности работы с электронными документами В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений. Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются Службой делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и поступающие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа), подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника Службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме. Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. Для подтверждения подлинности электронных документов в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. При получении электронных документов от других органов власти или организаций Служба делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в данном органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей. |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| | Наименование сведений о | Характеристика информации, включаемой в | | документе | регистрационно-контрольную карточку | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |1. Адресант |Полное официальное и сокращенное наименование| | |организации или фамилия, инициалы лица -| | |отправителя документа (на основании бланка| | |документа или в соответствии с данными,| | |указанными в обращении гражданина) | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |2. Адресат |Полное официальное и сокращенное наименование| | |организации или фамилия, инициалы лица -| | |получателя документа (в соответствии с реквизитом| | |"Адресат") | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |3. Должность, фамилия и |В соответствии с реквизитом "Подпись" | |инициалы лица, подписавшего | | |документ | | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |4. Вид документа |В соответствии с указанием вида документа на| | |бланке документа или на основании оценки| | |содержания документа | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |5. Дата документа |В соответствии с датой, обозначенной в документе| | |автором или на основании почтового штемпеля на| | |конверте, если в документе дата отсутствует | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |6. Номер документа |В соответствии с номером, присвоенным документу| | |автором | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |7. Дата поступления |Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем| |документа |штампе) | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |8. Входящий номер документа|Номер, проставленный в отметке о поступлении| | |(входящем штампе) | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |9. Ссылка на исходящий |В соответствии со сведениями, указанными в| |номер и дату документа |соответствующем реквизите | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |10. Наименование текста |Краткое содержание документа (заголовок к тексту)| | | | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |11. Индекс дела |Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на| | |место хранения документа | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |12. Сведения о переадресации|На основании резолюции на документе (реквизит| |документа |"Указания по исполнению") | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |13. Количество листов |Количество листов основного документа | |основного документа | | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |14. Количество приложений |Количество приложений | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |15. Общее количество листов |Общее количество листов приложений | |приложений | | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |16. Указания по исполнению |Резолюция, или поручение руководителя,| |документа |определяющее характер исполнения документа и срок| | |исполнения | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |17. Должность, фамилия и |Должность, фамилия и инициалы исполнителя | |инициалы исполнителя | | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| |18. Отметка о |В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения| |конфиденциальности |доступа к документу" ("Для служебного| | |пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая| | |тайна" и др.) | |————————————————————————————|——————————————————————————————————————————————————| Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например: «Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы». Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) программно-технических средств, нормативных и методических документов Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия). Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению. Поступившие из структурных подразделений в архив органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются правила работы исполнителей с документами. Инструкцией по делопроизводству должно быть установлено, что: организация работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя органа исполнительной власти, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц; подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно; документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения. Специалисты структурных подразделений органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в процессе исполнения документа осуществляют: сбор и обработку необходимой информации; подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в органе исполнительной власти; согласование проекта с заинтересованными должностными лицами; подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением); доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование); в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа; представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству; определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ. Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе: функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа; право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения; порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю. Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок передачи документов в случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) другому исполнителю, а также порядок передачи документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику. Инструкция по делопроизводству должна предусматривать возможность исполнителю предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. 3.8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов 3.8.1. Учет печатей и штампов Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др. Органы исполнительной власти Республики Саха (Якутия) применяют печати с изображением Государственного герба Республики Саха (Якутия). Кроме печати с изображением Государственного герба Республики Саха (Якутия) в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений. Инструкция по делопроизводству должна определить виды и количество печатей, применяемых в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), порядок учета, хранения и уничтожения печатей. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по согласованию с руководителем Службы делопроизводства. Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей. В случае служебной необходимости по решению руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей. Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия. В инструкции по делопроизводству устанавливается: подразделение органа исполнительной власти, на которое возложен учет печатей и штампов; форма журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала; порядок выдачи печатей и штампов работникам органа исполнительной власти; порядок хранения печатей и штампов; ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов; порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях органа исполнительной власти; порядок уничтожения печатей и штампов. В инструкции по делопроизводству устанавливается, что: учет имеющихся в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) печатей и штампов ведет административно-хозяйственная служба органа исполнительной власти в журнале (приложение № 20) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются); выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов; печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах; передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений, занимаемых органом исполнительной власти, не допускается; ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Республики Саха (Якутия) возлагается на руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений; печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета; порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей. 3.8.2. Учет бланков документов Организация работы по изготовлению и учету бланков документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) возлагается на административно-хозяйственную службу, которая: получает от Службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты); оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии; осуществляет получение, учет поступления бланков (приложение № 21) и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов. Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение № 21). Инструкцией по делопроизводству устанавливается, что: бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков; в структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах; передача бланков другим организациям и лицам не допускается; ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений; испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков. СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Комитета Протокол ЭК Администрации государственной архивной Президента и Правительства службы Республики Саха (Якутия) Республики Саха (Якутия) от 10 февраля 2010 года № 2 от 04 февраля 2010 года № 1. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Сентябрь
|
