Постановление Главы администрации Агинского Бурятского автономного округа от 23.05.2000 № 180

 
               Глава администрации Агинского Бурятского
                          автономного округа

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                             п. Агинское

         23.05.2000 г.                                  N 180

О создании архивохранилища
документов по личному составу
при Агинском окружном
государственном архиве

     В соответствии  с  распоряжениями  Правительства   РФ  N 781-р от
23.04.92 г.  "Об  обеспечении   сохранности  документов   по   личному
составу",  N 358-р  от 23.03.94 г.  "Об улучшении организации хранения
документов по личному  составу"  и  в  целях  обеспечения  сохранности
документов  по  личному составу учреждений,  организаций,  предприятий
всех форм собственности округа,  необходимых для социальной и правовой
защиты граждан,

     ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Создать  архивохранилище  документов  по  личному  составу при
Агинском окружном государственном архиве.
     1.1. Определить   штатную   численность   работников   архива   в
количестве 2-х человек:
     а) заведующий  архивохранилищем,  зам.  начальника  управления по
делам архивов;
     б) главный специалист.
     2. Утвердить Положение об архивохранилище документов  по  личному
составу (приложение N 1).
     3. Комитету по финансам администрации  округа  (Жигжитжапов Ж.С.)
предусмотреть   в   бюджете   2001   года   оплату   труда  работников
архивохранилища документов по личному составу, расходы на приобретение
оборудования, инвентаря, имущества, копировально-множительной техники.
     4. Комитету   по    управлению    имуществом   (Жигжитжапов Ж.С.)
обеспечить  выделение  помещения  под  рабочие  комнаты  и  хранилище,
отвечающего требованиям противопожарной безопасности.
     5. Контроль  за исполнением настоящего постановления возложить на
I зам. главы администрации Рыгзынова Б.С.

     Глава администрации          Б. Жамсуев


                                                    Приложение N 1
                                                к Постановлению главы
                                                 Администрации округа
                                                N 180 от 23.05.2000 г.

                              ПОЛОЖЕНИЕ
           об Архивохранилище документов по личному составу
             при Агинском окружной государственном архиве

                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Архивохранилище  документов  по   личному   составу   (далее
Архивохранилище)   создается  при  Агинском  окружном  государственном
архиве  в  целях  централизованного  хранения  документов  по  личному
составу  государственных,  коммерческих  и  некоммерческих учреждений,
организаций,  предприятий независимо от форм собственности и  наиболее
полного удовлетворения социально-правовых запросов граждан.
     1.2. Реорганизация   и  ликвидация  Архивохранилища  производится
Администрацией  округа  по  согласованию  с  соответствующим  архивным
органом в установленном порядке.
     1.3. Архивохранилище в  своей   работе  руководствуется  основами
законодательства Российской Федерации "Об  архивном  фонде  Российской
Федерации и архивах",  законом Агинского Бурятского автономного округа
"Об архивном фонде Агинского Бурятского автономного округа и архивах",
постановлениями и распоряжениями Главы администрации округа, приказами
и распоряжениями  Федеральной  архивной  службы,  Агинского  окружного
государственного архива и настоящим Положением.
     1.4. Непосредственное   руководство   и   контроль   за   работой
Архивохранилища  осуществляет  директор   окружного   государственного
архива.
     1.5. Штатная      численность      работников     Архивохранилища
устанавливается  Администрацией  округа   по   предложению   окружного
государственного  архива,  исходя  из объема хранящихся документов,  а
также возложенных на него задач и функций.

                        2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

     Основными задачами Архивохранилища являются:
     2.1. Комплектование  Архивохранилища   документами   по   личному
составу;
     2.2. Обеспечение  сохранности  документов  по  личному  составу и
государственный учет документов, хранящихся в архиве;
     2.3. Использование документов,  создание  информационно-поисковых
систем о документах архива.

                              3. ФУНКЦИИ

     Архивохранилище в  соответствии  с  возложенными на него задачами
осуществляет следующие функции:
     3.1. Выявляет  и  ведет  учет  ликвидированных,  реорганизованных
учреждений,  организаций и предприятий,  в том числе приватизированных
предприятий с изменением форм собственности;
     3.2. Составляет   и   ведет   список   действующих   организаций,
являющихся источниками комплектования архивохранилища;
     3.3. Осуществляет  в соответствии с требованиями "Основных правил
работы ведомственных архивов" прием документов по личному  составу  от
ликвидированных,   реорганизованных  приватизированных  организаций  и
действующих учреждений - источников комплектования архива;
     3.4. Обеспечивает    сохранность    документов   архивохранилища,
систематически проводит проверки наличия дел и их реставрацию;
     3.5. Ведет учет хранящихся в архивохранилище документов;
     3.6. Создает,   совершенствует   и   пополняет  научно-справочный
аппарат к хранящимся в архиве документам, а также базы данных.
     3.7. Осуществляет   использование   документов,   хранящихся    в
архивохранилище:
     - исполняет запросы организаций,  заявления  граждан  о  трудовом
стаже и по другим вопросам социально-правового характера;
     - информирует заинтересованные организации о составе и содержании
документов архивохранилища;
     - выдает  в  установленном  порядке  справки,  в  том  числе   на
договорных началах;
     - выдает  в  установленном   порядке   документы   во   временное
пользование.
     3.8. Проводит экспертизу ценности принятых на хранение документов
по  личному  составу,  их  отбор   на   государственное   хранение   в
установленном порядке.
     3.9. В    установленном    порядке   оказывает   платные   услуги
организациям и гражданам по обеспечению  сохранности,  упорядочению  и
использованию документов.
     3.10. Оказывает  методическую  и практическую помощь учреждениям,
 организациям  и  предприятиям  по  вопросам  организации   и  ведения
 делопроизводства, хранения  документов  и их подготовке к передаче на
 централизованное хранение.
     3.11. Организует в необходимых случаях  семинары  для  работников
делопроизводства  и  архива,  отделов кадров и бухгалтерий по вопросам
обеспечения сохранности документов и подготовки их на централизованное
хранение.
     3.12. При  необходимости  осуществляет упорядочение документов по
личному  составу  по  договорам  с   организациями,   учреждениями   и
предприятиями.
     3.13. Проводит проверки состояния документов по личному составу и
их хранения в учреждениях, организациях и предприятиях.
     3.14. Ведет учет документов  по  личному  составу,  хранящихся  в
учреждениях.
     3.15. Изучает  и  внедряет прогрессивные методы работы профильных
архивных учреждений.

                         4. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ

     4. В состав документов по личному составу входят:
     4.1. Документы по личному  составу  ликвидируемых  (в  отсутствие
правопреемника    и    вышестоящего    органа),    приватизируемых   и
реорганизуемых   (с  изменением  форм  собственности)   организаций  и
предприятий;
     4.2. 3аконченные  делопроизводством  документы по личному составу
действующих учреждений, являющихся источником комплектования архива на
договорной основе;
     4.3. Документы  по  личному  составу ликвидированных коммерческих
структур на договорной основе;
     4.4. Документы  по  личному  составу  коммерческих  структур   на
договорной основе;
     4.5. Научно-справочный   аппарат  (описи,  картотеки,  указатели,
обзоры и т.д.), а также учетные документы.
     4.6. Архивохранилище  может  по  договоренности  с   учреждением,
организацией  и предприятием принимать на хранение и другие документы,
в  том  числе  связанные  с  обеспечением  социально-правовой   защиты
граждан.

                               5. ПРАВА

     Для выполнения     возложенных     не    Архивохранилище    задач
предоставляется право:
     5.1. Получать   от   учреждений   -   источников   комплектования
необходимые  документы  о  состоянии хранения и организации документов
по личному составу в делопроизводстве;
     5.2. Иметь своих представителей  в  экспертных  и  ликвидационных
комиссиях  учреждений  для  решения вопросов сохранности документов по
личному составу;
     5.3. Вносить предложения руководителям  организаций  по  вопросам
улучшения   работы   по   обеспечению   сохранности  документов  и  их
использования  в  целях  удовлетворения  социально-правовых   запросов
граждан;
     5.4. Посещать     в     установленном     порядке     архивы    и
делопроизводственные   подразделения   учреждений,    организаций    и
предприятий;
     5.5. Информировать   руководителей   учреждений,   организаций  и
предприятий о  выявленных  недостатках  в  сохранности  документов  по
личному составу;
     5.6. Осуществлять   в   установленном   порядке   отдельные  виды
деятельности по привлечению  внебюджетных  средств  в  соответствии  с
действующим законодательством Российской Федерации;
     5.7. 3аключать  и  расторгать  с  заинтересованными учреждениями,
организациями и предприятиями договоры  о  централизованном  хранении,
использовании и упорядочении документов по личному составу;
     5.8. Контролировать   выполнение  учреждениями,  организациями  и
предприятиями установленных правил организации документов  по  личному
составу в делопроизводстве и их хранении;
     5.9. Вносить   на   рассмотрение  руководителей  местных  органов
исполнительной власти предложения,  направленные на улучшение  условий
хранения, упорядочения и использования документов по личному составу.

                        6. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

     Заведующий архивохранилищем (заместитель начальника управления по
делам архивов администрации округа):
     6.1. Организует деятельность архивохранилища и несет персональную
ответственность за выполнение возложенных на него задач;
     6.2. Обеспечивает сохранность и учет документов архивохранилища;
     6.3. Решает  вопросы выдачи документов учреждениям и организациям
во временное пользование, для публикации;
     6.4. Обеспечивает надлежащую техническую  эксплуатацию  помещений
Архивохранилища,  соблюдение правил пожарной безопасности,  организует
текущий и капитальный  ремонт  помещений,  заключает  с  учреждениями,
организациями и предприятиями договоры на обслуживание архива.
     6.5. 3аведующий  архивохранилищем  (зам.  начальника  управления)
назначается  и  освобождается   от   должности   распоряжением   Главы
администрации    округа    по    представлению   директора   окружного
государственного архива.
     Главный хранитель  фондов (главный   специалист)  назначается   и
освобождается приказом директора окружного государственного архива.
     6.6. Обеспечение помещениями, отвечающими требованиям длительного
хранения  документов,  правил  пожарной   безопасности,   их   оплату,
техническое оснащение,  оборудование,  охрану, обеспечение транспортом
осуществляет Администрация округа.