Постановление Главы администрации Агинского Бурятского автономного округа от 28.11.2003 № 475

 
               Глава администрации Агинского Бурятского
                          автономного округа

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                             п. Агинское

         28.11.2003 г.                                  N 475

Об обеспечении сохранности
аудиовизуальной документации,
образующейся в средствах массовой
информации

     В соответствии  с Законом Агинского Бурятского автономного округа
"Об Архивном фонде Агинского Бурятского автономного округа и  архивах"
и  для  обеспечения  сохранности  аудиовизуальной документации (кино-,
фото-  фоно-,   видеодокументов),   имеющей   историческое,   научное,
социально-экономическое,    политическое,    культурное   значение   и
подлежащей сохранению в Архивном фонде округа в силу их значимости для
общества,

     ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Утвердить:
     1.1. Инструкцию по проведению инвентаризации  и  учета  состояния
аудиовизуальной документации (Приложение N 1);
     1.2. состав комиссии по проведению инвентаризации:
        а) Цыренов Д.Р., управляющий делами - председатель комиссии;
        б) Дугаржапова X.А., директор архива - член комисии;
        в) Лубсандоржиева Т.П., зам. директора архива - член комиссии.
     2. Руководителям  средств  массовой  информации  (Содномов  Б.Ц.,
Цыденов Б.Ц., Бадмацыренов Ц.Б., Батомункуева Ц.Ч., Намсараев С.Н.):
     2.1. провести инвентаризацию  и  учет  состояния  аудиовизуальной
документации,   хранящейся   в   фототеках,   фонотеках,  фильмотеках,
видеотеках в срок до 19 января 2004 года (приложение N 1);
     2.2. создать   на  стадии  ведомственного  хранения  условия  для
обеспечения   сохранности    аудиовизуальной    документации,    вести
государственный учет данных документов;
     2.3. представить  в  государственные  архивные  учреждения  описи
аудиовизуальной  документации,  подлежащей передаче на государственное
хранение, в срок до 26 января 2004 года;
     2.4. представить в комиссию по проведению инвентаризации Сведения
по   итогам   инвентаризации   и   учета   состояния   аудиовизуальной
документации  в  ведомственных  архивах средств массовой информации по
состоянию на 01.01.04. в срок до 2 февраля 2004 года (приложение N 2).
     3. Комиссии представить информацию по итогам инвентаризации Главе
администрации округа в срок до 10 февраля 2004 года.
     4. Контроль за исполнением  настоящего постановления возложить на
Цыренова Д.Р., управляющего делами администрации округа.
     5. Настоящее постановление вступает в силу с момента подписания.

     Глава администрации          Б. Жамсуев


                                                Приложение N 1
                                            к постановлению Главы
                                        администрации Агинского округа
                                            N 475 от 28.11.2003 г.
                              ИНСТРУКЦИЯ
            по проведению инвентаризации и учета состояния
                     аудиовизуальной документации

     Аудиовизуальная документация      (кино-,      фото-,      фоно-,
видеодокументы),    образующаяся    в    учреждениях,    организациях,
предприятиях, является  составной частью историко-культурного наследия
народов РФ, в т.ч. Агинского округа, поэтому подлежит инвентаризации и
учету.
     Цель проведения данной работы:
     - определение точного количества  аудиовизуальной  документации в
ведомственных архивах СМИ;
     - изучение физического состояния документов;
     - определение неотложных мер по их сохранению и использованию  на
благо общества.

              Методика проведения инвентаризации и учета
     Для проведения   инвентаризации,   учета   состояния,   отбора  и
подготовки на государственное  хранение  аудиовизуальной  документации
распорядительным  документом  руководителя  СМИ  создается  экспертная
комиссия (далее-комиссия).
     Комиссия в   своей   работе   руководствуется   правилами  работы
ведомственных  архивов,  настоящей  Инструкцией,  также   могут   быть
использованы    консультации   работников   государственных   архивных
учреждений.
     Комиссии необходимо учесть следующее:
     1. Инвентаризация  и  учет  состояния  документов  проводится  по
состоянию на 01 января 2004 года;
     2. Инвентаризации  и  учету  подвергаются  кино-,  фото-,  фоно-,
видеодокументы,  прошедшие экспертизу ценности и имеющие историческое,
научное,  социально-экономическое,  политическое,  культурное значение
для  общества.  По итогам проведения комиссией экспертизы ценности,  в
соответствии с  Правилами  работы  ведомственных  архивов  учреждений,
организации,    предприятий,    Инструкцией    по    делопроизводству,
утвержденной  постановлением Главы   администрации  от   21.06.1999 г.
N 281, составляются описи  единиц  хранения  по  видам для передачи на
государственное хранение.
     Также обязательными условиями являются:
     1) заведение учетных документов:
     - книги учета документов по видам (поступления и выбытия);
     - паспорт  ведомственного   архива,   хранящего   аудиовизуальную
документацию  в  соответствии  с  Регламентом  Государственного  учета
документов Архивного фонда РФ (образец прилагается);
     2) создание   условий   для   хранения  данных  видов  документов
(фонотеки, фототеки, фильмотеки, видеотеки) и их оборудование;
     3) назначение    по   приказу   руководителя   лица   (или   лиц)
ответственного(-ых)  за   обеспечение   сохранности  и   использование
аудиовизуальной документации;
     4) разработка номенклатуры дел (перечня дел  с  указанием  сроков
хранения)  на 2004 год,  уточнение сроков хранения документов,  в т.ч.
аудиовизуальной  документации,  и  согласование   с   государственными
архивными учреждениями на местах.
     Заполненный паспорт  ведомственного   архива   представляется   в
государственные архивные учреждения по месту деятельности в срок до 19
января 2004 года.
     При отборе   документов   на   постоянное  хранение  предпочтение
отдается     подлинникам     документов,     имеющих     историческое,
социально-экономическое,  научное,  политическое, культурное значение.
Для  передачи  на  государственное   хранение   могут   осуществляться
перезаписи видеосюжетов, фильмов на новые носители.
     При проведении  экспертизы  ценности,  отборе  и  подготовке   на
государственное   хранение   кино-,   фото-,  фоно-,  видеодокументов,
образующихся в телерадиокомпании, применяются определенные критерии. К
ним  относятся:  происхождение  (время  и  место создания,  авторство,
значение,  ценность,  подлинность  документа),  содержание   (значение
информации,   зафиксированной   в   документе,  ее  полнота),  внешние
особенности  (физико-химическое  состояние  документов  и  степень  их
сохранности).   Также  учитываются  своеобразие  носителя  информации,
способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние.
     Экспертиза ценности  фотодокументов и отбор их на государственное
хранение проводятся в основном в редакциях газет и при этом экспертизе
ценности подвергаются и позитивы, и негативы.
     На отобранные документы составляются описи единиц  хранения.  При
смене  ответственного лица за ведомственный архив документы передаются
вновь назначенному лицу по акту.  Документы,  отобранные на постоянное
хранение,  должны храниться в запирающихся металлических шкафах или же
в специально отведенных для их хранения помещениях.