Постановление Главы администрации Агинского Бурятского автономного округа от 03.03.2006 № 61

                                                                    
                          Глава Администрации                      
                Агинского Бурятского автономного округа            
                                                                   
                             ПОСТАНОВЛЕНИЕ                         
                                                                   
                              п. Агинское                            

         03.03.2006 г.                                 N 61      
                                                                   
О проведении конкурса среди
территориальных органов федеральных
органов исполнительной власти

     Во  исполнение  Федерального  закона  "Об  архивном   деле   в
Российской  Федерации"  от  01  октября 2004 года, Указа Президента
Российской  Федерации  от  02  июля  2005  года  N   773   "Вопросы
взаимодействия  и  координации  деятельности органов исполнительной
власти субъектов Российской  Федерации  и  территориальных  органов
федеральных  органов  исполнительной  власти"  и  в целях наведения
должного  порядка  в  делопроизводстве  и  архивах  территориальных
органов   федеральных   органов   исполнительной  власти,  а  также
пополнения  Архивного   фонда   округа   документами   по   истории
учреждений,  организаций  и  предприятий, действующих на территории
округа,

     ПОСТАНОВЛЯЮ:

     1. Провести конкурс среди территориальных органов  федеральных
органов  исполнительной  власти  (далее - территориальный орган) по
двум номинациям:
     1.1. "Лучший ведомственный архив" территориального органа;
     1.2. "Самая содержательная летопись".
     2. Утвердить Условия конкурса по двум номинациям (приложения N
1 и N 2).
     3. Утвердить состав окружной комиссии:
     3.1. Абрамова Ц.Л. - заместитель Главы  администрации  округа,
начальник   Департамента   обеспечения  исполнения  государственных
полномочий (далее - Департамент ОИГП), председатель комиссии;
     3.2. Дугаржапова Х.А. - заведующая отделом  по  делам  архивов
Департамента ОИГП, член комиссии;
     3.3. Санданов Ц.Ц -  заведующий  отделом  документационного  и
информационно-аналитического  обеспечения  Департамента  ОИГП, член
комиссии;
     3.4.   Гонгоров   Б.К.   -   заместитель   начальника   отдела
Государственного  пожарного  надзора Главного управления МЧС России
по Агинскому  Бурятскому  автономному  округу,  член  комиссии  (по
согласованию);
     3.5. Баторова О.Б.  -  заместитель  начальника  управления  по
взаимодействию  с  местным самоуправлением, государственной службе,
кадровой политике и контролю Департамента ОИГП, член комиссии;
     3.6.  Гармажапов  Б.А.  -  директор  окружного  краеведческого
музея, член комиссии.
     4. Руководителям территориальных органов:
     4.1. навести порядок в делопроизводстве и архивах  в  срок  до
15.09.2006 г.;
     4.2. подготовить летописи по истории территориального органа и
сдать   на  государственное  хранение  в  отдел  по  делам  архивов
Департамента ОИГП в срок до 08.09.2006 г.
     5. Отделу по делам  архивов  (Дугаржапова  Х.А.)  осуществлять
методическое руководство за организацией и проведением конкурса.
     6.  Департаменту  финансов  (Жигжитжапов  Ж.С.)  предусмотреть
финансовые   средства   на   премирование  победителей  конкурса  и
поощрение наиболее отличившихся работников территориальных  органов
в соответствии с Условиями конкурса.
     7. Окружной комиссии подвести  итоги  конкурса  и  представить
информацию в срок до 06 октября 2006 года.
     8. Контроль за исполнением настоящего постановления  возложить
на   Абрамову   Ц.Л.,   заместителя   Главы  администрации  округа,
начальника Департамента ОИГП.
     9.  Настоящее  постановление  вступает  в   силу   с   момента
подписания.

     Глава Администрации          Б. Жамсуев


                                                     Приложение N 1
                                              к постановлению Главы
                                     Администрации Агинского округа
                                              N 61 от 03.03.2006 г.

                               УСЛОВИЯ                            
      окружного конкурса среди территориальных органов федеральных 
             органов исполнительной власти по номинации
                    "Лучший ведомственный архив"                               
                                                                   
     Окружной конкурс  среди  территориальных  органов  федеральных
органов  исполнительной  власти  по номинации "Лучший ведомственный
архив" проводится с момента подписания Главой Администрации  округа
постановления  о  проведении данного мероприятия по 01 октября 2006
года.
     Цель данного мероприятия:
     - обеспечение сохранности документальных  материалов,  имеющих
историческое,   научное,  социально-экономическое,  политическое  и
культурное значение для округа и общества в целом;
     -  наведение  порядка  в  делопроизводстве   и   ведомственных
архивах;
     -  усиление  ответственности   руководителей   территориальных
органов за сохранность и правильное использование документов.

                          Порядок проведения.                      
                                                                   
     Для  общего  руководства  конкурсом,   подведения   итогов   и
распространения  передового  опыта  "Лучшего ведомственного архива"
создается окружная комиссия.
     Территориальные  органы  федеральных  органов   исполнительной
власти  в  ходе конкурса должны обеспечить организацию и выполнение
следующих мероприятий:
     1.  Обеспечить  организацию  работы  ведомственного  архива  в
соответствии  с  "Основными  правилами работы архивов организации",
ВНИИДАД, М., 2003.
     2. Принять меры по противопожарной безопасности  ведомственных
архивов  в  соответствии  с  требованиями  отдела  Государственного
пожарного надзора  Главного  управления  МЧС  России  по  Агинскому
Бурятскому автономному округу (приложение N 1 к Условиям конкурса);
     3. Для наведения порядка в  делопроизводстве  и  ведомственных
архивах,  проведения  экспертизы  ценности документов, отбора их на
постоянное хранение и к уничтожению создать экспертные  комиссии  в
составе 5-7 человек;
     4. Назначить по приказу  руководителя  ответственное  лицо  за
ведение   делопроизводства  и  обеспечение  сохранности  документов
ведомственного архива.
     5. Пересмотреть или разработать номенклатуру дел на 2006 год и
согласовать  с отделом по делам архивов Департамента ОИГП в срок до
16 марта 2006 года;
     6.  Провести  экспертизу  ценности,  техническую  обработку  и
описание документов постоянного срока хранения и по личному составу
по 2004 год включительно. Описи дел представить в  отдел  по  делам
архивов Департамента ОИГП в срок до 15 сентября 2006 года;
     7. Одновременно провести отбор документов к уничтожению, сроки
хранения  которых истекли, и составить на них акт. Акт утверждается
руководителем, а документы уничтожаются  согласно  законодательству
в    области    архивного    дела    только    после    утверждения
экспертно-проверочной  комиссией  архивного   органа   описей   дел
постоянного срока хранения и по личному составу;
     8. Обеспечить передачу документов постоянного срока хранения в
отдел  по  делам  архивов  Департамента  ОИГП, сроки ведомственного
хранения которых истекли;
     9. Добиться правильного оформления  и  ведения  документов  по
личному  составу: приказов, трудовых контрактов, личных дел, личных
карточек Т-2, трудовых книжек;
     10. Представить для подведения итогов в отдел по делам архивов
Департамента  ОИГП  заполненные  сведения  о  проделанной работе за
подписью руководителя и печатью в срок до  20  сентября  2006  года
(приложение N 2 к Условиям конкурса).

               Подведение итогов и поощрение победителей.          
                                                                   
     Окружная комиссия подводит итоги к 01 октября 2006 года.
     При подведении итогов конкурса  будут  учитываться  условия  и
порядок хранения документов в делопроизводстве и архиве учреждения,
их   сохранность,   обработка   и   описание   в   соответствии   с
требованиями, а также выполнение всех пунктов условий конкурса.
     По итогам конкурса победители за лучшие  ведомственные  архивы
будут премированы:
     1 место - 5000 рублей
     2 место - 3000 рублей
     3 место - 2000 рублей
и поощрены трое наиболее  отличившихся  работников  территориальных
органов денежными премиями по 2 тысячи рублей каждый.


                                                     Приложение N 2
                                              к постановлению Главы
                                     Администрации Агинского округа
                                              N 61 от 03.03.2006 г.

                              УСЛОВИЯ                            
   окружного конкурса среди территориальных органов федеральных 
           органов исполнительной власти по номинации
                 "Самая содержательная летопись"                             
                                                                   
     Окружной конкурс  среди  территориальных  органов  федеральных
органов  исполнительной  власти  по номинации "Самая содержательная
летопись" проводится  с  момента  подписания  Главой  Администрации
округа постановления о проведении данного мероприятия по 01 октября
2006 года.
     Цель данного мероприятия:
     - обеспечение сохранности документов  по  истории  учреждений,
организации, предприятий, действующих на территории округа;
     -  получение  наиболее  точных  и   достоверных   сведений   о
деятельности данных структур;
     - сохранение документальных свидетельств о трудовых  и  боевых
заслугах людей, внесших достойный вклад в развитие округа.

                          Порядок проведения.                      
                                                                   
     Общее руководство конкурсом и подведение  итогов  осуществляет
окружная комиссия.
     Конкурс проводится с момента подписания  Главой  Администрации
округа постановления о проведении данного мероприятия по 01 октября
2006 года.
     Территориальные  органы  федеральных  органов   исполнительной
власти  в  ходе конкурса должны обеспечить организацию и выполнение
следующих мероприятий:
     1. составление летописи учреждения с иллюстрациями и сдача  на
государственное  хранение  в  отдел  по  делам архивов в срок до 15
сентября 2006 года;
     2.  активное  выявление,  сбор  и  сдача  документов   личного
происхождения    заслуженных   тружеников,   выдающихся   деятелей,
кавалеров орденов и медалей, ветеранов войны и труда, работавших  в
разное  время  в  данном  учреждении, с описанием их биографических
данных.

               Подведение итогов и поощрение победителей.          
                                                                   
     Окружная комиссия подводит итоги к 01 октября 2006 года.
     При   подведении    итогов    конкурса    будут    учитываться
содержательность,   раскрытие   темы,  красочность,  достоверность,
полнота состава  и  содержания  документов  личного  происхождения,
ценные   и   уникальные  находки.  Все  фотографии  должны  быть  с
аннотациями.
     Систематизация документов личного происхождения проводится  на
каждого фондообразователя отдельно и по схеме:
     1. Биографические  материалы  (автобиография,  характеристика,
свидетельства  о рождении, о браке, об образовании, трудовые книжки
с записями о работе, наградах и поощрениях,  справки,  служебные  и
наградные   удостоверения,   членские   билеты,  орденские  книжки,
договора, контракты, грамоты, приветственные  адреса,  документы  о
получении ученых званий и степеней);
     2. Материалы служебной, общественной и творческой деятельности
(подлинники  и  копии  официальных  документов, приказы, протокола,
отчеты, доклады, справки);
     - фронтовые и служебные письма (переписка), материалы;
     -   материалы,   собранные    фондообразователем    (дневники,
воспоминания, статьи, рукописи);
     - материалы о фондообразователе (статьи, очерки и книги о  его
деятельности, биографии);
     3. Изобразительные материалы (фотографии личные,  групповые  и
непременно должны быть с аннотациями).
     Сбор  и  сдачу  документов  личного  происхождения  желательно
производить  подлинниками,  но  допускается  и  хорошая  ксерокопия
документов.
     По итогам конкурса победители за самые содержательные летописи
и коллекции документов личного происхождения будут премированы:
     1 место - 3000 рублей
     2 место - 1500 рублей
     3 место - 1000 рублей
и поощрены три  наиболее  отличившихся  работников  территориальных
органов денежными премиями по 1000 рублей каждый.


                                                     Приложение N 1
                                                к условиям конкурса
                                        среди ведомственных архивов
                                            территориальных органов
                                                федеральных органов
                                             государственной власти
                                                                   
  Правила противопожарной безопасности для ведомственных архивов
               учреждений, организаций, предприятий.               
                                                                   
     В  целях  соблюдения   правил   противопожарной   безопасности
ведомственных   архивов   учреждений,   организаций  и  предприятий
необходимо обеспечить выполнение следующих мероприятий:
     1.  Под  ведомственный  архив  выделить  отдельное  помещение,
отвечающее   санитарно-гигиеническим   требованиям,   безопасное  в
пожарном отношении, гарантированное от затопления;
     2.  Архивохранилище  должно  быть  оборудовано  металлическими
стеллажами,   а   при   их  отсутствии  -  деревянными  стеллажами,
пропитанными специальным противопожарным составом;
     3. Входная дверь архивохранилища  должна  иметь  металлическую
облицовку и закрываться на замок с опечатыванием помещения;
     4. Архивохранилище должно быть  оборудовано  огнетушителем,  и
иметь  знаковые  обозначения:  "Не  курить",  "Ответственное лицо",
"План действий при пожаре" и т.д.
     5. На окнах должны быть  установлены  металлические  распашные
решетки, открывающиеся при необходимости;
     6.  Электропроводка  в   хранилищах   должна   быть   скрытой,
электроосветительная  лампа  - в плафоне, распределительные коробки
закрыты крышкой;
     7. Все розетки, выключатели должны быть в исправном состоянии;
     8. Приказом руководителя должно быть  назначено  ответственное
лицо  по  противопожарной  безопасности  архива. Выписка из приказа
должна висеть на видном месте.
     9. Расстояние от верхней полки  стеллажей  до  потолка  должно
быть не меньше 50 см.

     Зам. начальника отдела госпожнадзора
     Главного управления МЧС России
     по Агинскому округу      Б.К. Гонгоров


                                                     Приложение N 2
                                          к Условиям конкурса среди
                              ведомственных архивов территориальных
                                        органов федеральных органов
                                             государственной власти
                                                                   
                             СВЕДЕНИЯ                           
   о проведенной работе для подведения итогов окружного конкурса 
  среди ведомственных архивов территориальных органов федеральных  
                  органов государственной власти                   
                                                                   
1. Общее количество дел, хранящихся в
ведомственном архиве                       _____ за ___________годы
в том числе: постоянного срока хранения по _____ за ___________годы
                           личному составу _____ за ___________годы
2. Количество единиц  хранения, 
приведенных в порядок и включенных
в описи в ходе конкурса для передачи
на гос. хранение:                 ______________ за ___________годы
                                   /кол.ед.хр./        /годы/
в том числе постоянного срока хранения по______  за ___________годы
                    личному   составу    ______  за ___________годы
3. Количество единиц хранения, переданных на    
государственное хранение в ходе конкурса _______ за ___________годы
                                        /кол.ед.хр./  /годы/
4. Разработана ли номенклатура дел на 2006 год,
согласована ли с отделом по делам архивов_______ за ___________годы
                                     /да или нет/ /дата соглас-ния/
5. Назначено ли приказом руководителя ответственное
лицо за ведение, обеспечение сохранности и
использование документов ведомственного
архива:                      _________________ за _________________ 
                             /N и дата приказа/  /Ф.И.О.,должность/
6. Выделено ли помещение под ведомственный архив: _________________
___________________________________________________________________
7. Количество дел, выделенных к уничтожению _________ за___________
/характеристика   помещения  (каменное,  сухое,  светлое,  темное и 
т.д.),    оборудование   архива  (стеллажи,   шкафы),    отопление,
сигнализация/.
8. Создана ли приказом руководителя экспертная комиссия
__________________________________________________________________
                           /N приказа и дата/                      
9. 3аключено ли соглашение об отношениях
и сотрудничестве с уполномоченным органом
государственной власти в области архивного
дела                                  ____________________________
                                       /дата подписания соглашения/
10. Состав экспертной комиссии:
Председатель комиссии ____________________________________________
                                /Ф.И.О., должность/                      
Члены комиссии: __________________________________________________
                          /Ф.И.О., должность/                      
                __________________________________________________
                                                                   
                __________________________________________________
                                                                   
                __________________________________________________
                                                                   
                __________________________________________________


Руководитель учреждения            подпись        расшифровка
(наименование должности)                          подписи