АДМИНИСТРАЦИЯ БРЯНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 20 октября 1994 года N 533
Об Инструкции по организации исполнения нормативных и
распорядительных документов в администрации Брянской области
С целью упорядочения организации контроля исполнения нормативных
и распорядительных документов в администрации области, повышения
исполнительской дисциплины
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить Инструкцию по организации контроля исполнения
нормативных и распорядительных документов в администрации Брянской
области (прилагается).
2. Заместителям главы администрации, управляющему делами,
руководителям областных отделов, управлений, комитетов, главам
райгорадминистраций рассмотреть вопросы организации контроля в
подведомственных службах, назначить ответственных за контроль
исполнения, обеспечить фактический контроль и проверку исполнения
нормативных и распорядительных актов и поручений, использовать
практику рассмотрения вопросов контроля и проверки исполнения на
заседаниях коллегий и совещаниях.
3. Применять к должностным лицам, допустившим нарушение сроков
исполнения документов, меры дисциплинарного взыскания в соответствии о
действующим законодательством.
4. Признать утратившим силу постановление администрации области
от 12 марта 1992 года N 92 "О временном порядке работы по организации
контроля за исполнением решений в администрации Брянской области"
5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на
общий отдел администрации области (Титова, Фаева).
Глава администрации
Брянской области В.А.Карпов
Утверждена
постановлением администрации
Брянской области
от 20.10.94 N 533
ИНСТРУКЦИЯ
по организации контроля исполнения нормативных
и распорядительных документов в администрации
Брянской области
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Контроль исполнения является важной, неотъемлемой частью
государственного руководства, направленной на повышение его
результативности, на выполнение возложенной на исполнительные органы
задачи комплексного развития подведомственной территории, обеспечения
социальной защиты населения.
2.Контролю подлежат нормативные и распорядительные документы
вышестоящих органов государственной власти и управления и собственные
решения исполнительных органов согласно перечню документов, подлежащих
контролю (приложение).
Контролируемые документы исполняются в сроки, установленные
документом или резолюцией главы администрации к нему. Если сроки не
указаны, то документы исполняются в соответствии о Инструкцией по
делопроизводству и другими нормативными актами согласно приложению.
Если по объективным причинам возникает необходимость продления
срока исполнения документа, то заместители главы администрации,
руководители соответствующих органов должны представить главе
администрации мотивированную просьбу о продлении срока не позднее чем
за 3 дня до истечения установленного срока.
3. Контроль обеспечивают местные исполнительные органы,
подведомственные им организации и учреждения достоверной информацией о
действительном положении дел, о степени реального исполнения
контролируемых документов.
4. Контроль исполнения включает:
контроль за сроками исполнения и непосредственную организацию
исполнения;
проверку качества исполнения и уровня исполнительской дисциплины;
анализ проводимой работы и оперативную информацию о ходе и результатах
выполнения решений.
5. Ответственность за исполнение документов возлагается: в
администрации области - на главу администрации, его заместителей,
управляющего дедами - в соответствии с распределением обязанностей;
в отделах, управлениях, объединениях, комитетах - на их
руководителей;
в администрациях городов и районов области - на глав
администраций.
6. Работу по контролю за сбором и анализом информации об
исполнении документов осуществляет сектор контроля при общем отделе
администрации области (далее - сектор контроля).
Сектор контроля в соответствии с Положением о нем берет на учет
контролируемые документы, регулярно направляет исполнителям
напоминание (предупредительный контроль) о приближающихся сроках
исполнения, запрашивает, получает и анализирует информации и отчеты об
исполнении документов, докладывает о результатах их исполнения главе
администрации.
Исполнители несут персональную ответственность за полноту и
достоверность представленных справок, отчетов и информаций о
результатах исполнения контролируемых документов.
7. Контроль за ходом и результатами фактического исполнения
нормативно-распорядительных документов и поручений осуществляют
заместители главы администрации и управление
организационно-контрольной и кадровой работы в соответствии о
Положением об управлении, если иное не определено в
нормативно-распорядительном документе.
8. Контроль исполнения поручений главы администрации по жалобам и
заявлениям граждан осуществляет отдел писем и приема граждан.
9. Контроль исполнения поручений заместителей главы администрации
осуществляют их помощники.
1. Контроль исполнения нормативных и распорядительных
актов органов государственной власти и управления
Российской Федерации
1. Контроль за прохождением нормативных и распорядительных актов
органов государственной власти и управления Российской Федерации
(далее - нормативные акты Российской Федерации), за сроками и
качеством подготовки проектов (предложений) документов во исполнение
этих актов и представление в вышестоящие органы отчетов, информаций,
докладов об их исполнении осуществляют заведующий сектором контроля и
помощники руководителей администраций области.
2. Поступившие в администрацию области нормативные акты
Российской Федерации принимаются в пакетах заведующим сектором приема,
учета и отправки корреспонденции (далее - канцелярия), который
проверяет соответствие вложений перечисленным на пакетах документам.
Затем документы передаются в сектор контроля. Сектор контроля
регистрирует полученные документы в электронной системе контроля
(далее - ЭСК) и распечатывает два экземпляра учетно-контрольной
карточки: первый экземпляр приобщается к документу, второй помещается
в регистрационную картотеку.
3. Зарегистрированные документы в день их поступления из сектора
контроля передаются помощнику главы администрации для доклада главе
администрации, а в его отсутствие - заместителю главы администрации,
исполняющему его обязанности.
4. Глава администрации на приобщенном к документу экземпляре
учетно-контрольной карточки записывает необходимые указания по
прохождению и исполнению документа (кого необходимо ознакомить, кому
поручается исполнение, содержание действий, срок исполнения, личная
подпись и дата) и через помощника возвращает документ в сектор
контроля.
5. Заведующий сектором контроля, в соответствии о содержанием
документа и резолюцией главы администрации к нему ставит документ на
контроль и определяет сроки исполнения (если они не определены
документом или главой администрации).
Содержание резолюции вводится в ЭСК и распечатывается еще два
экземпляра учетно-контрольной карточки: для контроля прохождения
документа и для контрольной картотеки.
6. Сектор контроля доводит документ до исполнителей в
соответствии о резолюцией главы администрации: заместителям - через их
помощников, руководителям областных структурных подразделений и
райгорадминистраций - через канцелярию. Сведения о том, кому направлен
документ, и дата отправки заносятся в карточку прохождения документа.
Документы, поставленные на контроль, направляются исполнителям в
день получения их от главы администрации. Если документ требует
дополнительного времени для копирования из-за его большого объема, то
допускается его отправка исполнителям в течение двух дней после
рассмотрения главой администрации.
7. Нормативные акты Российской Федерации, с которыми необходимо
ознакомить определенный главой администрации круг должностных лиц,
сектором контроля в пределах здания администрации передаются
должностным лицам поочередно, за пределы здания - направляются в
копиях через канцелярию. Должностные лица, получившие оригинал
документа для ознакомления, рассматривают его и не позднее чем в
трехдневный срок возвращают в сектор контроля.
8. Контролируемые документы исполнители обязаны рассматривать в
день получения, определять должностных лиц, ответственных за
исполнение, сроки и меры, необходимые для исполнения. Контролируемые
документы исполнителями через свои службы передаются ответственным
должностным лицам. Помощники заместителей главы администрации, в
областных службах - лица, ответственные за контроль исполнения,
контролируют сроки исполнения контролируемых документов, полноту и
правильность представляемых отчетов и информаций о ходе и результатах
исполнения.
9. Если в резолюции главы администрации к контролируемому
документу дано задание нескольким исполнителям, то каждый из них несет
ответственность за исполнение заданий по находящимся в их ведении
вопросам. Координирует работу по исполнению и обобщает результаты
исполнитель, указанный в резолюции первым, если в ней нет других
указаний. Обобщенная справка об исполнении подписывается первым
исполнителем и представляется главе администрации через сектор
контроля с приобщенными к ней информациями и отчетами остальных
исполнителей, или завизированную ими.
10. Нормативные документы Российской Федерации снимаются с
контроля и закрываются в дело руководителем сектора контроля в
следующих случаях:
если документ носит ознакомительный характер и с ним ознакомлены
вое должностные лица, указанные в резолюции главы администрации;
если во исполнение документа принято постановление или
распоряжение главы администрации, в котором определены задачи и
разработаны мероприятия по исполнение документа;
если исполнителями выполнены все установленные в документе и в
резолюции к нему задания, о чем письменно проинформирован глава
администрации и на информации о результатах исполнения имеется
соответствующая резолюция или роспись главы администрации.
Все остальные контролируемые документы снимаются с контроля и
закрываются в дело главой администрации.
11. Вся информация по нормативным актам Российской Федерации (их
регистрация, ход и результаты исполнения) в секторе контроля вводится
в ЭСК и в контрольный банк данных (далее - КБД).
На основании КБД заведующий сектором контроля проводит анализ
исполнения контролируемых документов и состояния исполнительской
дисциплины и представляет управляющему делами администрации отчеты об
исполнении документов для доклада главе администрации.
12. Исполненные и закрытые в дело нормативные акты Российской
Федерации формируются в дела по видам документов и хранятся в секторе
контроля в течение 3 лет, после чего передаются в архив администрации.
2. Контроль исполнения постановлений
и распоряжений главы администрации
1. Необходимость постановки на контроль постановлений и
распоряжений главы администрации в каждом случае определяется самим
постановлением или распоряжением. В том случае, если срок исполнения
не определен постановлением или распоряжением, он может быть
установлен сектором контроля по согласованию при необходимости с
исполнителем либо должностным лицом, осуществляющим контроль.
На постановление или распоряжение, подлежащее контролю, сектором
контроля заводятся два экземпляра учетно-контрольной карточки, один из
которых направляется исполнителю, а другой хранится в картотеке
сектора контроля до истечения срока исполнения. Все сведения о
поставленном на контроль документе вводятся в ЭСК.
2. Контроль за фактическим выполнением постановлений и
распоряжений главы администрации осуществляют глава администрации, его
заместители, управляющий делами в соответствии о распределением между
ними обязанностей или другие должностные лица, указанные в документе.
В ходе осуществления контроля за исполнением постановлений и
распоряжений глава администрации, его заместители, управляющий делами
через сектор контроля запрашивают от соответствующих должностных лиц,
исполняющих поставленные на контроль постановления и распоряжения,
информации, отчеты, сведения, касающиеся исполнения указанных
документов, организуют проверку на местах и принимают меры к их
выполнению.
3. Исполнение постановлений и распоряжений главы администрации
организуют аппарат администрации и руководители структурных
подразделений администрации, по предложению которых приняты
постановления и распоряжения, а также те должностные лица, на которых
это возложено конкретным постановлением иль распоряжением.
4. Руководители структурных подразделений администрации области,
а также других организаций, предприятий и учреждений, расположенных на
территории области, главы администраций районов, городов обязаны
представлять в сектор контроля письменные информации и отчеты о
выполнении ими соответствующих постановлений, распоряжений или их
отдельных пунктов в установленные сроки.
Если исполнитель дает отчет о полном выполнении документа или
отдельного пункта, то он вправе ходатайствовать перед главой
администрации о снятии документа или конкретного пункта с контроля,
представляя все материалы в сектор контроля.
5. Контроль исполнения постановлений и распоряжений главы
администрации осуществляет сектор контроля, который:
посредством ЭСК ведет учет постановлений и распоряжений и
контрольную картотеку контролируемых постановлений и распоряжений;
копию учетно-контрольной карточки передает должностному лицу,
осуществляющему контроль за фактическим исполнением данного
постановления, распоряжения, либо исполнителю;
осуществляет контроль сроков исполнения постановлений,
распоряжений или отдельных пунктов из них;
запрашивает от руководителей структурных подразделений
администрации, администрации районов, городов информации и отчеты о
выполнении постановлений, распоряжений или отдельных пунктов из них в
установленные сроки;
проверяет и анализирует полноту и качество представляемых
справочных материалов для снятия постановлений, распоряжений главы
администрации с контроля;
регулярно информируют главу администрации о ходе выполнения
стоящих на контроле постановлений и распоряжений,
Протокольная часть общего отдела направляет по 1 зкз. всех
принимаемых постановлений и распоряжений сектору контроля, делая
соответствующую отметку в листе рассылки.
6. Выполненные полностью или частично постановления и
распоряжения главы администрации вместе со справочными материалами об
их выполнении сектором контроля представляются глазе администрации с
предложениями:
о снятии постановления или распоряжения с контроля как
выполненного;
о продлении контроля исполнения постановления, распоряжения и
сроков исполнения;
Основанием для снятия постановления, распоряжения или его
отдельных пунктов с контроля может служить:
выполнение;
истечение срока действия;
признание документа утратившим силу;
включение заданий в другие документы;
невозможность выполнения в связи с изменившимися условиями
(стихийными бедствиями, ликвидацией организации - исполнителя,
невозможностью финансового и материально-технического обеспечения
намеченных мероприятий и др.),
7. Постановление, распоряжение считается снятым с контроля со дня
принятия резолюции об этом главой администрации.
Снятие документа с контроля не означает прекращения его действия,
постановления и распоряжения, носящие разовый порученческий характер,
могут сниматься с контроля при получении исчерпывающей информации о
выполнении сектором контроля администрации самостоятельно.
Все сведения о ходе и результатах выполнения постановления,
распоряжения сектором контроля вводятся в ЭСК и помещаются в КБД.
8. Если глава администрации не соглашается с ходатайством или
предложением о снятии постановления, распоряжения с контроля или
принимает предложение о продлении контроля исполнения, то сектор
контроля информирует об этом исполнителя и вводит в ЭСК дополнительные
задания и сроки исполнения в соответствии с резолюцией главы
администрации.
9. Снятые с контроля постановления, распоряжения со всеми
материалами о ходе и результатах исполнения хранятся в секторе
контроля в течение двух лет, затем сдаются в архив.
3.Контроль исполнения поручений
главы администрации
1. Учет и контроль исполнения поручений главы администрации к
письмам, телеграммам, запросам, поступающим в администрацию области из
вышестоящих органов, от учреждений, предприятий, организаций области,
райгорадминистрации и других корреспондентов, осуществляют сектор
контроля и помощники главы администрация и его заместителей.
Сектор контроля ставит поручения главы администрации на контроль,
основываясь на банке данных канцелярии в локальной компьютерной сети.
Критерием для постановки документа на контроль для исполнителей и
сектора контроля служат:
наличие в резолюции главы администрации конкретного поручения;
наличие в тексте документа сроков исполнения и конкретных заданий
(для документов из вышестоящих органов).
2. Сектором контроля на документ, подлежащий контролю, согласно
резолюции главы администрации заводится учетно-контрольная карточка, в
которую вносятся контрольный срок исполнения документа, данные об
исполнителях, содержание поручения главу администрации.
Все необходимые первоначальные сведения о контрольном документе
сектором контроля заносятся в ЭСК (переносятся из банка данных
канцелярии в КБД). Все последующие дополнения и изменения о ходе
исполнения и результат исполнения документа также заносятся в КБД.
3. Регулярно, 10 и 25 числа каждого месяца, сектор контроля
посылает карточки предупредительного контроля исполнителям о
приближении сроков исполнения поручений главы администрации.
При наличии обоснованных причин исполнители имеют право ставить
вопрос перед главой администрации о продлении срока исполнения того
или иного документа. Результат рассмотрения просьбы главой
администрации канцелярией доводится до исполнителей и сектора контроля
(последний вносит соответствующие изменения в КБД).
4. Исполнители представляют информации (справки, отчеты,
предложения) о результатах выполнения поручений главе администрации
через канцелярию, уведомив одновременно о выполнении поручения сектор
контроля. Канцелярия приобщает к информации подлинник документа и все
имеющиеся материалы по его исполнению и передает через помощников
главе администрации.
О результатах рассмотрения главой администрации представленной
информации канцелярия информирует сектор контроля для снятия документа
с контроля или для внесения изменений в случае, если главой
администрации дано дополнительное поручение исполнителям.
5. По поручению главы администрации или управляющего делами
сектор контроля вправе запросить у исполнителей дополнительную
информацию о выполнении одного или группы поручений. Полученную
информацию сектор контроля анализирует и результаты докладывает
руководству.
Сектором контроля регулярно представляется управляющему делами
для доклада главе администрации информация о состоянии выполнения
поручений главы администрации и исполнительской дисциплине.
6. Поручения главы администрации снимаются с контроля и
закрываются в дело сектором контроля на основании:
полного выполнения поручений, подтвержденного соответствующими
информациями и другими материалами от исполнителей, и ознакомления с
результатами исполнения главы администрации;
письма, отправленного корреспонденту и подписанного главой
администрации;
соответствующей резолюции главы администрации.
7. Снятые с контроля поручения в канцелярии хранятся в
соответствии о номенклатурой дел и установленными сроками хранения.
Заключительные положения
Все контролируемые документы учитываются в КБД, туда же вводятся
все сведения о ходе и результатах исполнения, снятии с контроля.
По истечении календарного года контрольные дела из КБД
переводятся в архив ЭСК.
Приложение
к Инструкции по организации контроля
исполнения нормативных и
распорядительных документов в
администрации Брянской области
ПЕРЕЧЕНЬ
документов, подлежащих контролю
______________________________________________________________________
Вид документа Сроки исполнения
______________________________________________________________________
1 2
______________________________________________________________________
Нормативные и распорядительные акты органов
государственной власти и управления Российской
Федерации:
законы Российской Федерации с даты введения
в действие
постановления Совета Федерации и Государ-
ственной Думы Федерального Собрания Рос-
сийской Федерации до 30 дней
протоколы заседаний Совета Государствен-
ной Думы -"-
указы и распоряжения Президента Российской
Федерации -"-
постановления и распоряжения Правительства
Российской Федерации -"-
протоколы заседаний Правительства, его
Президиума, советов и комиссий при Прези-
денте и Правительстве Российской Федерации,
комитетов палат Федерального Собрания -"-
Документы Брянской областной Думы 10-30 дней
Постановления, распоряжения администрации
области, решения коллегии при глазе адми-
нистрации 10-30 дней
Обращения, письма депутатов Совета Федерации
и Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации 3-20 дней
Обращения, письма полномочного представителя
Президента Российской Федерации по Брянской области 10 дней
Поручения главы администрации, данные при рас-
смотрении входящей корреспонденции (писем):
из палат Федерального Собрания Российской 10-30 дней
Федерации
из Администрации Президента Российской -"-
Федерации
из Аппарата Правительства Российской -"-
Федерации
от министерств и ведомств -"-
от областной Думы -"-
от субъектов Российской Федерации -"-
от внутриобластных корреспондентов -"-
Примечание. Сроки исполнения, если они не установлены в тексте
документа или резолюции к нему, устанавливаются в со-
ответствии о нормативными аулами Российской Федерации
(для документов вышестоящих органов) и Инструкцией по
делопроизводству в администрации Брянской области и
исчисляются с даты их поступления в администрацию
(для документов вышестоящих органов) и с даты подпи-
сания резолюции главы администрации к контролируемым
документам.
Документы с пометкой "Срочно" исполняются в
зависимости от содержания и сложности заданий от 3 до
7 дней.
