Распоряжение Администрации г. Новокузнецка от 02.06.2003 № 881

 
                         РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
                         КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ


                  АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НОВОКУЗНЕЦКА

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 02.06.03 N 881
г. Новокузнецк

Об  утверждении  Положения об
архивном отделе администрации
города


     Во исполнение  распоряжения  от 21.12.2001 г.  N 1594 "О создании
архивного отдела в  структуре  администрации",  в  целях  упорядочения
архивного хранения документов муниципальных предприятий,  учреждений и
организаций,

     1. Утвердить Положение об архивном  отделе  администрации  города
согласно приложения N 1 и ввести его в действие с 01.06.2003 г.
     2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения  возложить  на
руководителя аппарата Трегубова В.А.


     Глава города
     Новокузнецка          С. Д. Мартин





                                                        Приложение N 1
                                   к распоряжению Главы г.Новокузнецка
                                                     от 02.06.03 N 881



                              ПОЛОЖЕНИЕ
               об архивном отделе администрации города


                         1. Общие положения.

     1.1. Архивный  отдел  администрации  города Новокузнецка (далее -
Отдел) является отраслевым  структурным  подразделением  администрации
города  без  прав  юридического  лица,  осуществляющим  руководство  и
управление   архивным   делом   в   городе   и   выполняющим   функции
муниципального архива.
     Методическое руководство отделом осуществляет архивное управление
Кемеровской области.  Координирует работу отдела руководитель аппарата
администрации города.
     1.2. Отдел   обеспечивает   хранение,   комплектование,   учет  и
использование архивных документов,  образовавшихся  и  образующихся  в
деятельности органов местного самоуправления,  учреждений, организаций
и предприятий,  отнесенных  к  муниципальной  собственности,  а  также
архивных  фондов  и  архивных документов юридических и физических лиц,
переданных на законном основании в муниципальную собственность.
     1.3. Отдел  в  своей  деятельности  руководствуется  Конституцией
Российской Федерации,  Основами законодательства Российской  федерации
об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, другими федеральными
законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации; Законом
Кемеровской области "Об архивном фонде Кемеровской области и архивах",
иными законами и  нормативньми  актами  Кемеровской  области;  Уставом
города,   правовыми   актами   органов   местного   самоуправления  г.
Новокузнецка;   нормативно-методическими    документами    Федеральной
архивной службы России,  инструкциями и приказами Архивного управления
Кемеровской области, а также настоящим Положением.
     Положение об отделе, утверждается Главой города по согласованию с
Архивным управлением Кемеровской области.
     1.4. Штатная  численность  отдела  устанавливается и утверждается
Главой города. Работники отдела являются муниципальными служащими.
     1.5. Отдел  имеет печать для заверения архивных справок,  копий и
выписок из документов, а также штампы и бланки со своим наименованием.
     1.6. Финансирование  и материально-техническое обеспечение отдела
осуществляется за счет средств бюджета города.
     1.7. Администрация   города   обеспечивает   отдел   помещениями,
отвечающими   нормативным    требованиям    обеспечения    сохранности
документов;   их   содержание,  техническое  оснащение,  оборудование,
охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда
работников.

                     2. Основные задачи и функции

     2.1. Основными задачами отдела являются:
     2. 1.1.  Комплектование  архивного  фонда   города   документами,
имеющими для него историческое,  научное,  социальное,  экономическое,
политическое или культурное значение.
     2.1.2. Учет  и обеспечение сохранности архивных фондов и архивных
документов,   находящихся   на   территории   города   и    являющихся
муниципальной   собственностью,  а  также  других  архивных  фондов  и
архивных документов,  принятых отделом на постоянное длительное,  либо
временное  хранение.  Архивные фонды и архивные документы,  являющиеся
муниципальной собственностью,  входят в состав  государственной  части
архивного фонда Кемеровской области.
     2.1.3. Организационно-методическое   руководство    деятельностью
ведомственных  архивов  и  организацией  документов в делопроизводстве
органов   местного   самоуправления,   муниципальных   предприятий   и
учреждений;   содействие  организациям  других  форм  собственности  в
сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
     2.1.4. Информационное      обеспечение      органов      местного
самоуправления;   организация   использования   архивных   документов,
хранящихся  в  отделе;  удовлетворение  прав  граждан и организаций на
архивную информацию.
     2.1.5. Контроль за соблюдением законов и иных нормативных актов в
области архивного дела в соответствии с действующим законодательством.
     2.2. Отдел,  в  соответствии  с  возложенными  на  него  задачами
осуществляет следующие функции:
     2.2.1. Разрабатывает  и  по  согласованию  с архивным управлением
Кемеровской области представляет на утверждение  Главы  города  список
организаций,   документы   которых  подлежат  передаче  на  постоянное
хранение в архив;  ведет систематическую  работу  по  уточнению  этого
списка; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение.
     2.2.2. Принимает на хранение  документы  по  личному  составу  от
ликвидированных муниципальных предприятий, организаций и учреждений.
     2.2.3. Организует  экспертизу  научной  и  практической  ценности
документов, отбираемых на постоянное хранение и хранящихся в отделе.
     2.2.4. Представляет в архивное управление Кемеровской области  по
установленным   формам   сведения   о  хранящихся  в  отделе  архивных
документах;  принимает меры по созданию оптимальных  условий  хранения
документов и обеспечению их физической сохранности.
     2.2.5. Создает  и  совершенствует  научно-справочный  аппарат   к
документам,      хранящимся      в      отделе,     автоматизированные
информационно-поисковые  системы,  банки  и  базы   данных,   архивные
справочники о составе и содержании документов.
     2.2.6. Разрабатывает и реализует мероприятия по улучшению  работы
ведомственных    архивов,    внедрению    государственного   стандарта
организационно-распорядительной документации и организации  документов
в  делопроизводстве  органов  местного  самоуправления и муниципальных
организаций.
     2.2.7. Проводит    проверки    состояния    делопроизводства    и
ведомственного хранения документов,  в том числе по  личному  составу,
ведет  в  установленном  порядке  их  учет в организациях - источниках
комплектования отдела.
     2.2.8. Рассматривает     и     представляет     на    утверждение
экспертно-проверочной  комиссии   архивного   управления   Кемеровской
области  поступившие от организаций описи дел постоянного хранения,  а
также аудиовизуальную и электронную документацию.
     2.2.9. Рассматривает  и  согласовывает  положения о ведомственных
архивах,  экспертных  комиссиях,  номенклатуры   дел,   представляемые
организациями  - источниками комплектования архивного фонда города,  а
также описи дел по  личному  составу  организаций,  документы  которых
подлежат приему в отдел в установленном порядке.
     2.2.10. Оказывает       организационно-методическую        помощь
ведомственным  архивам  и  делопроизводственным  службам,  по  просьбе
создавших их предприятий,  организаций и учреждений, изучает, обобщает
и  распространяет  положительный  опыт их работы,  проводит совещания,
семинары,  консультации по вопросам организации и  методики  работы  с
документами.
     2.2.11. Информирует  органы   местного   самоуправления,   другие
заинтересованные  организации  о  составе  и  содержании  хранящихся в
отделе архивных документов по актуальной тематике,  исполняет  запросы
юридических  лиц  на  архивную  информацию,  в том числе на договорной
основе.
     2.2.12. Организует  работу  пользователей  архивными документами,
изготавливает  копии  архивных  документов  по  их  запросам,  готовит
материалы  для  документальных выставок и средств массовой информации,
организует и проводит встречи с общественностью.
     2.2.13. Исполняет  социально-правовые  и  иные  запросы  граждан,
выдает архивные справки,  заверенные копии и  выписки  из  документов;
рассматривает  заявления,  предложения и жалобы граждан и организаций,
проводит прием граждан.
     2.2.14. Проверяет  выполнение физическими лицами,  предприятиями,
учреждениями  и  организациями  города   требований   законодательства
Российской Федерации в области архивного дела и организации документов
в делопроизводстве.
     2.2.15. Информирует уполномоченные органы о фактах утраты, порчи,
незаконного  уничтожения  документов  в  учреждениях,  предприятиях  и
организациях  города,  других  нарушениях законодательства об архивном
фонде и архивах для  привлечения  виновных  лиц  к  ответственности  в
установленном законом порядке.

                               3. Права

     Отделу для   выполнения  возложенных  на  него  задач  и  функций
предоставляется право:
     3.1. Представлять администрацию города по всем вопросам, входящим
в компетенцию отдела.
     3.2. Запрашивать    и    получать    от    организаций-источников
комплектования отдела,  независимо от их ведомственной  подчиненности,
необходимые  сведения  о  работе  и  состоянии  ведомственных архивов,
организации документов в делопроизводстве.
     3.3. Давать    в   пределах   своей   компетенции   организациям,
находящимся на территории города, обязательные для исполнения указания
по  вопросам  работы  ведомственных архивов и организации документов в
делопроизводстве.
     3.4. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссии
организаций, для участия в решении вопросов сохранности документов.
     3.5. Создавать на общественных началах совет, утверждаемый Главой
города,  для рассмотрения организационно-методических  и  практических
вопросов архивного дела.

                        4. Организация работы

     4.1. Отдел возглавляет начальник,  назначаемый и освобождаемый от
должности Главой города.
     4.2. Начальник  архивного  отдела  руководит  его деятельностью и
несет персональную ответственность за выполнение возложенных  на  него
задач  и  функций,  отчитывается  о  своей  работе перед руководителем
аппарата  администрации  города  и  в  установленном  порядке  - перед
архивным управлением Кемеровской области.
     4.3. Деятельность отдела организуется в соответствии с  основными
направлениями развития архивного дела на основе годовых планов работы,
утверждаемых Главой города.
     4.4. При   смене   начальника   отдела   прием   и  передача  дел
осуществляется специально созданной комиссией по  акту,  утверждаемому
руководителем  аппарата  администрации  города,  который  передается в
архивное управление Администрации Кемеровской области.
     4.5. Реорганизация  или  ликвидация  отдела осуществляется Главой
города в установленном порядке.


     Руководитель аппарата
     Администрации г. Новокузнецка          В.А.Трегубов