|
Расширенный поиск
Постановление Администрации г. Прокопьевска от 14.02.2011 № 7-пРОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПРОКОПЬЕВСКА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 14.02.11 N 7-п г. Прокопьевск Об утверждении административных регламентов предоставления муниципальных услуг архивного отдела администрации города Прокопьевска На основании Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Постановления администрации города Прокопьевска от 14.12.2009 N 36-п "Об утверждении сводного реестра муниципальных услуг (функций) города Прокопьевска": 1. Утвердить прилагаемые административные регламенты предоставления муниципальных услуг архивного отдела администрации города Прокопьевска: 1.1. административный регламент "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" согласно приложению N 1 к настоящему постановлению; 1.2. административный регламент "Организация работы пользователей в читальном зале архива" согласно приложению N 2 к настоящему постановлению; 1.3. административный регламент "Организация комплектования архивного отдела города Прокопьевска документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" согласно приложению N 3 к настоящему постановлению; 1.4. административный регламент "Оказание организациям - источникам комплектования архива организационно-методической помощи в сфере архивного дела и делопроизводства" согласно приложение N 4 к настоящему постановлению. 2. Пресс-секретарю главы города (Л.А. Ермолович) опубликовать настоящее постановление в газете "Диалог". Начальнику отдела информационных технологий (А.А. Семыкин) разместить настоящее постановление в регистре муниципальных нормативных правовых актов Кемеровской области и на официальном сайте администрации города Прокопьевска в сети Интернет. 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами, руководителя аппарата М.А. Шкарабейникова. Глава города Прокопьевска В. Гаранин Приложение N 1 к Постановлению администрации города Прокопьевска от 14.02.2011 N 7-п АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ по предоставлению архивным отделом Администрации города Прокопьевска муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" 1. Общие положения 1.1. Наименование муниципальной услуги 1.1.1. Административный регламент предоставления архивным отделом муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги. 1.2. Орган по предоставлению муниципальной услуги 1.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом Администрации города Прокопьевска (далее - архивный отдел). При предоставлении муниципальной услуги специалисты архивного отдела взаимодействуют с органами местного самоуправления города Прокопьевска, с предприятиями, учреждениями и др. 1.3. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги 1.3.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии нормативными правовыми актами: - Федеральным Законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"; - Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". 1.4. Описание результатов предоставления муниципальной услуги 1.4.1. Результатом предоставления муниципальной услуги являются: - архивная справка, архивная выписка, архивная копия; - уведомление о переадресовании запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении документы, необходимые для исполнения запроса; - отказ в рассмотрении запроса. Процедура рассмотрения запроса завершается путем направления гражданину, организации результата рассмотрения запроса в письменной форме. 1.5. Заявители, имеющие право на взаимодействие с архивным отделом при предоставлении муниципальной услуги 1.5.1. Муниципальная услуга предоставляется физическим и юридическим лицам, обращающимся на законных основаниях в архивный отдел (далее - заявители). Заявителями, имеющими право на взаимодействие с архивным отделом при предоставлении муниципальной услуги, являются заявители, обратившиеся лично и (или) направившие индивидуальные и коллективные запросы в архив. 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Порядок информирования о муниципальной услуге 2.1.1. Место нахождения архивного отдела и его почтовые адреса: 653033, город Прокопьевск, ул. Ноградская, 18. 653024, город Прокопьевск, пер. Заводской, 2а. 2.1.2. Телефоны для справок: (8-384) 62-34-01; (8-384) 66-95-17. 2.1.3. График работы архивного отдела: понедельник - четверг: 8.30-17.30; пятница: 8.30-15.00; обеденный перерыв: 12.00-12.45; суббота-воскресенье: выходные дни. 2.1.4. Прием заявителей специалистами архивного отдела осуществляется в соответствии с графиком приема. Вывеска с графиком приема размещается при входе в архивный отдел. 2.1.5. Прием граждан, обратившихся с запросами, проводит ведущий специалист, или замещающий его работник без предварительной записи. Время приема граждан по адресу: ул. Ноградская, 18: вторник, четверг: 8.30-12.00; 13.00-17.00; по адресу: пер. Заводской, 2а: понедельник, среда: 8.30-12.00; 13.00-17.00. Комната для приема граждан расположена сразу у входа в здание архива. 2.1.6. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится: - по телефону; - по письменным обращениям в архивный отдел; - посредством личного обращения в архивный отдел. 2.1.7. При ответах на телефонные звонки сотрудники архивного отдела информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок. 2.1.8. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы архивного отдела). 2.1.9. При информировании посредством личного обращения сотрудник архивного отдела обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком приема граждан. 2.1.10. При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления в адрес заинтересованного лица. 2.1.11. Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе. 2.2. Сроки предоставления муниципальной услуги 2.2.1. Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в архивный отдел. 2.2.2. Запросы заявителей, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя. 2.2.3. При поступлении в архивный отдел запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения. 2.2.4. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя. 2.3. Перечень оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги либо отказа в предоставлении муниципальной услуги 2.3.1. Критерии принятия решения об отказе в исполнении запроса: - если в запросе не указана фамилия, имя или отчество гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ; - если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается, и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению; - в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос; - от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса; - если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. 2.3.2. Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть: - недостаточная информация от заявителя; - недостающие документы. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью начальника архивного отдела просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается начальником архивного отдела в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса. 2.4. Требования к местам предоставления муниципальной услуги 2.4.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещаются в здании архивного отдела. Оснащено телефоном. Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудовано: - средствами пожаротушения; - средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой); - тревожной кнопкой. В здании отдела оборудован сектор для ожидания и приема заявителей. Сектор ожидания оборудован скамейками (стульями), столом. У здания отдела имеются парковочные места для автомобилей. 2.4.2. Рабочие места специалистов, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги. 2.4.3. Ответственным за предоставление муниципальной услуги, выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги. 2.4.4. Организация приема по информированию о предоставлении муниципальной услуги осуществляется сотрудниками архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиком работы (подпункт 2.1.5.). 2.4.5. Специалист отдела обязан предложить гражданину воспользоваться стулом, находящимся рядом с рабочим местом данного специалиста. 2.5. Перечень необходимых для предоставления муниципальной услуги документов 2.5.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес архивного отдела. 2.5.2. В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения: - сведения о заявителе, в том числе: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса; - изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса): - в запросе о стаже работы, зарплате дополнительно указываются: название, ведомственная подчиненность организации, периоды работы, занимаемая должность; - личная подпись и дата. Для исполнения запроса могут быть запрошены дополнительные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса (номера и даты организационно-распорядительных документов, копии листов трудовой книжки). В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии. 3. Административные процедуры 3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги 3.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры: - регистрация запросов; - анализ тематики поступивших запросов; - поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов; - оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий; - выдача или отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос. Блок-схема исполнения муниципальной функции приводится в приложении N 1 к настоящему административному регламенту. 3.1.1.1. Регистрация запросов 3.1.1.1.1. Поступившие в архивный отдел письменные запросы заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги. 3.1.1.1.2. Результатом административного действия является проставление на запросе регистрационного номера и даты регистрации. 3.1.1.2. Анализ тематики поступивших запросов 3.1.1.2.1. Специалисты отдела осуществляют анализ тематики поступивших запросов заявителей с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов. Результатом административного действия является определение: - продолжение работы с запросом в установленном порядке; - направление запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации; - приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в архивный отдел дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение 7 дней с момента регистрации; - отказ в исполнении запроса в соответствии с п. 2.3.1. административного регламента с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации. 3.1.1.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов 3.1.1.3.1. Специалисты архивного отдела при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов. 3.1.1.3.2. Специалисты архивного отдела в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса. По окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище. 3.1.1.3.3. Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ. 3.1.1.4. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий 3.1.1.4.1. Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка". 3.1.1.4.1.1. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("так в документе", "так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("так в тексте оригинала", "в тексте неразборчиво"). В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела. Архивные справки должны оформляться на бланке архивного отдела. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются. Архивная справка подписывается начальником, заверяется печатью архивного отдела, на ней проставляется номер и дата составления. 3.1.1.4.1.2. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами: "так в тексте оригинала", "так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. Идентичность подлиннику выданных по запросам архивных выписок заверяется подписью начальника и печатью архивного отдела. 3.1.1.4.1.3. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью начальника архивного отдела. 3.1.1.4.1.4. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архива. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью. 3.1.1.4.2. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском). 3.1.1.4.3. Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Срок оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. 3.1.1.5. Отправка и выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий, ответов на запрос 3.1.1.5.1. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, выдаются лично в руки заявителям в назначенный день или высылаются архивным отделом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей. 3.1.1.5.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа. 3.1.1.5.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке. 3.1.1.5.4. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения. 3.1.1.5.5. Результатом административного действия является роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии с указанием даты получения. 4. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений 4.1. Порядок осуществления текущего контроля за исполнением должностными лицами положений административного регламента 4.1.1. Контроль за своевременным предоставлением муниципальной услуги осуществляет начальник архивного отдела. 4.1.2. Начальник архивного отдела несет персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, своевременность продления сроков исполнения запросов, содержание подготовленного ответа. 4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в т. ч. порядок и формы контроля за полнотой и предоставлением муниципальной услуги 4.2.1. Начальник отдела осуществляет контроль за предоставлением муниципальной услуги архивом. 4.2.2. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на запросы заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела. 4.3. Ответственность специалистов при предоставлении муниципальной услуги 4.3.1. Специалисты архивного отдела, предоставляющие муниципальную услугу несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за: - неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов; - действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя; - нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрения; - принятие заведомо необоснованного незаконного решения; - предоставление недостоверной информации; - разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия); - сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением. Сведения, содержащиеся в запросах, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с запросом. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. 5. Порядок обжалования действий (бездействий) должностного лица, а также принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги 5.1. По результатам предоставления муниципальной услуги организации и граждане имеют право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействия должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, в досудебном и в судебном порядке. Управляющий делами, руководитель аппарата М.А. Шкарабейников ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к административному регламенту по предоставлению архивным отделом Администрации города Прокопьевска муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по документам архивных фондов" БЛОК-СХЕМА последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги* _______________ * Не приводится Приложение N 2 к Постановлению администрации города Прокопьевска от 14.02.2011 N 7-п АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ по предоставлению архивным отделом Администрации города Прокопьевска муниципальной услуги "Организация работы пользователей в читальном зале архива" 1. Общие положения 1.1. Административный регламент "Организация работы пользователей в читальном зале архива" (далее - муниципальная услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Администрации города Прокопьевска по приему и регистрации пользователей, предоставлению и копированию им научно-справочного аппарата и архивных документов. 1.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с: Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, N 43, ст. 4169); Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060); приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, N 20); Законом Кемеровской области от 26.03.2007 N 35-ОЗ "Об архивном деле" (Кузбасс, 30.03.2007, N 55, приложение "Официально"); 1.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивный отдел Администрации города Прокопьевска (далее - архивный отдел). Непосредственное предоставление муниципальной услуги путем организации доступа пользователей в читальный зал архивного отдела, к научно-справочному аппарату, архивным документам и копирования осуществляет специалист архивного отдела. 1.4. Решение о допуске пользователей для работы в читальном зале, о предоставлении и копировании им научно-справочного аппарата и архивных документов принимает начальник архивного отдела. 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Пользователями архивных документов при исполнении муниципальной услуги являются органы местного самоуправления, учреждения, организации, предприятия, научные учреждения, учебные заведения, средства массовой информации, общественные и религиозные объединения и организации, индивидуальные пользователи, обращающиеся к архивным документам для получения и использования необходимой информации. 2.2. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: 653033, г. Прокопьевск, ул. Ноградская, 18. Телефон: (8-384-6) 62-34-01. График работы: понедельник - четверг: 8.30-17.30; пятница: 8.30-15.00; обеденный перерыв: 12.00-12.45. 2.2.1. Прием граждан, обратившихся в читальный зал архивного отдела, проводит специалист отдела, или замещающий его работник. Время приема граждан: вторник, четверг: 9.00-12.00; 13.00-17.00 2.3. Информирование пользователей по процедуре предоставления муниципальной услуги производится: - по телефону; - по письменным обращениям; - посредством личного обращения в архивный отдел. 2.3.1. При ответах на телефонные звонки сотрудник архивного отдела информирует пользователя по интересующим его вопросам. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить пользователю обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для пользователя время для устного информирования (с учетом графика работы отдела). 2.3.2. При информировании посредством личного обращения специалист отдела обязан принять пользователя в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы отдела. 2.3.3. При информировании по письменным обращениям ответ в срок, не превышающий 15 рабочих дней с момента его регистрации, направляется по почте в адрес заявителя. 2.4. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменное обращение пользователя в адрес архивного отдела. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планами научно-исследовательских учреждений или выполняющие служебное задание, представляют официальные письма направивших их организаций, пользователи, ведущие исследование по личной инициативе, представляют личное заявление. 2.4.1. В официальном письме с возможной полнотой указываются следующие реквизиты: полное наименование юридического лица; юридический или фактический адрес юридического лица; дата и номер; фамилия, имя, отчество представителя юридического лица, лица, ведущего научную работу, наименование его должности, ученого звания (если таковое имеется - для лиц, ведущих научную работу); фамилия, имя, отчество, наименование должности, ученого звания научного руководителя - для студентов; цель работы, для научных работ - тема и хронологические рамки исследования; подпись руководителя организации, ректора (проректора, декана) учебного заведения. 2.4.2. В личном заявлении указывается: фамилия, имя, отчество физического лица; фактический адрес физического лица; паспортные данные физического лица; цель работы (тема и хронологические рамки исследования); дата; личная подпись. 2.4.3. Для доступа к архивным документам, содержащим персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются предусмотренные законодательством Российской Федерации документы, подтверждающие полномочия пользователя. 2.4.4. Архивные документы, содержащие сведения, отнесенные к конфиденциальной информации, предоставляются с учетом категории конфиденциальной информации и установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа к ней. 2.4.5. Предоставление пользователям архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, производится с учетом установленных законодательством Российской Федерации ограничений доступа и в соответствии со специальными инструкциями. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги 2.5. Все пользователи обладают равными правами на доступ к открытым архивным документам. 2.5.1. При посещении читального зала все пользователи предъявляют документы, удостоверяющие личность. Сотрудники органов местного самоуправления, судебных органов, органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, дознание и следствие, в связи с исполнением ими своих полномочий, допускаются в читальный зал после предъявления служебного удостоверения, выданного соответствующим органом. 2.5.2. Учащиеся учебных заведений допускаются к работе в читальный зал на основании официального письма, оформленного на педагога. 2.5.3. Лица, не достигшие 16 лет, признанные судом недееспособными, к работе в читальный зал не допускаются. 2.5.4. В случае изменения темы исследования или при необходимости продления срока разрешения пользователь представляет новое официальное письмо, составляет личное заявление. 2.5.5. Пользователю предоставляются архивные документы, относящиеся только к указанному им вопросу, теме его работы, исследования. 2.5.6. Расшивка дел для копирования архивных документов может производиться только в исключительных случаях по специальному разрешению начальника архивного отдела. 2.6. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги 2.6.1. Отказ в предоставлении архивных документов пользователям допускается в случаях неудовлетворительного физического состояния архивных документов; ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение. 2.6.2. Отсрочка в предоставлении пользователям архивных документов допускается в случаях использования документов в служебных целях сотрудниками архивного отдела (тематическая разработка фондов, исполнение запросов, проведение проверки наличия и состояния документов, реставрация или копирование документов и др.); выдача дел и документов во временное пользование другим пользователям. 2.6.3. Отказ в копировании архивных документов пользователям допускается при неудовлетворительном физическом состоянии архивных документов; наличии ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации; наличии ограничений на использование документов, установленных собственником при передаче документов на постоянное хранение; возможности нанесения ущерба физическому состоянию архивных документов; формате копируемого документа, превышающем формат А3; объеме копируемого дела, превышающем 300 листов. 2.7. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги 2.7.1. Плата за посещение читального зала и пользование архивными документами не взимается. 2.7.2. Использование цифровой и аналоговой аппаратуры, принадлежащей пользователям, для самостоятельной фото-, видеосъемки и копирования документов (в том числе с приглашением для этой работы специалистов) на основании ходатайства органов местного самоуправления, судебных органов, органов, осуществляющих оперативно- розыскную деятельность, дознание и следствие, в связи с исполнением ими своих полномочий и средств массовой информации для подготовки сюжетов о документах Архивного фонда города Прокопьевска. 2.7.3. Переплет и реставрация дел, специально расшитых для копирования архивных документов пользователю, осуществляется за счет его средств. 2.8. Требования к удобству и комфорту места приема пользователей 2.8.1. Организация приема по информированию о выполнении муниципальной услуги осуществляется сотрудниками отдела на рабочих местах в соответствии с графиком приема граждан. 2.8.2. Место ожидания пользователей (холл отдела) оборудован местами для сидения (стулья) и столом. 2.8.3. Место предоставления услуги - читальный зал отдела, который оборудован столами и стульями, аппаратом для просмотра микрокопий. 3. Административные процедуры Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги 3.1. Реализация муниципальной услуги заключается в предоставлении пользователю и копированию ему научно-справочного аппарата и архивных документов в соответствии с целью работы, темой исследования и включает в себя следующие административные процедуры: - прием и регистрация пользователей; - предоставление пользователям архивных документов; - копирование научно-справочного аппарата и архивных документов. 3.1.1. Прием и регистрация пользователей 3.1.1.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют специалисту архивного отдела письмо направившей их организации, сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения. 3.1.1.2. В личном заявлении или письме указывается фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. 3.1.1.3. На каждого пользователя в читальном зале архива заполняется анкета (приложение 2). 3.1.2. Предоставление пользователям архивных документов 3.1.2.1. Дела из архива выдаются на основании заполненного бланка заказа (приложение 3). 3.1.2.2. Каждое выдаваемое из хранилища в читальный зал дело должно иметь лист использования дела. 3.1.2.3. Отказ, отсрочка в предоставлении пользователю архивных документов допускается в случаях, указанных в подпунктах 2.6.1; 2.6.2 настоящего административного регламента. 3.2.2.4. Архивные документы выдаются пользователю под расписку в специальной графе бланка заказа за каждую единицу хранения. 3.1.2.5. При получении дел пользователь проверяет их состояние и сохранность в присутствии специалиста отдела. При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом специалисту отдела. 3.1.2.6. В ходе просмотра дел пользователь заполняет листы использования просмотренных дел, указывая дату просмотра, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки). 3.1.2.7. По просьбе пользователей в читальном зале отдела изготавливаются копии архивных документов. Плата за копии не взимается. 3.1.2.8. После каждого посещения читального зала пользователь сдает специалисту читального зала все дела. Специалист проверяет наличие дел и проводит полистную проверку их физического состояния, при отсутствии замечаний по наличию и физическому состоянию дел расписывается в специальной графе бланка заказа за возврат каждой единицы хранения. При обнаружении в сдаваемых делах недостачи или повреждений специалист отдела составляет акт. 3.1.3. Копирование научно-справочного аппарата и архивных документов 3.1.3.1. При наличии технических возможностей для пользователей проводится копирование документированной информации. 3.1.3.2. Пользователь заполняет заказ (приложение 4). Заказ должен быть заполнен разборчиво, без исправлений и помарок. 3.1.3.3. Специалист отдела проверяет правильность оформления заказа, и передает для рассмотрения начальником отдела. 3.1.3.4. Отказ в копировании архивных документов допускается в случаях, указанных в пункте 2.6.3. настоящего административного регламента. 3.1.3.5. Копирование архивных документов осуществляется специалистами отдела в соответствии с распределением обязанностей. 3.1.3.6. После копирования специалист архивного отдела регистрирует копии в журнале учета заказов на копирование документов и выдачи копий пользователям. 3.1.3.7. Копирование архивных документов пользователями самостоятельно производится в помещениях отдела под контролем специалиста отдела. 3.1.3.8. Копии архивных документов, изготовленные архивным отделом, выдаются пользователю без их специального заверения, или при необходимости ксерокопии документа заверяются подписью начальника отдела. Копии архивных документов, изготовленные пользователями самостоятельно, не заверяются. 4. Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений 4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по выполнению муниципальной услуги осуществляет должностное лицо путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками архивного отдела положений настоящего административного регламента. 5. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги 5.1. Пользователи могут обратиться с жалобой на действие (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего административного регламента, устно или письменно к должностному лицу. Управляющий делами, руководитель аппарата М.А. Шкарабейников ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к административному регламенту предоставления муниципальной услуги "Организация работы пользователей в читальном зале архива" БЛОК-СХЕМА предоставления муниципальной услуги* _______________ * Не приводится ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к административному регламенту предоставления муниципальной услуги "Организация работы пользователей в читальном зале архива" Название архива АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ Фамилия__________________________________________________________ Имя ___________________________ Отчество ________________________ Год рождения_____________________________________________________ Место работы и должность ________________________________________ ______________________________________________________________________ Образование, ученая степень, звание _____________________________ ______________________________________________________________________ Тема и цель исследования, хронологические ____________________________ ______________________________________________________________________ N регистрации темы ______________________________________________ Направление использования (научное, народнохозяйственное, социально-культурное (нужное подчеркнуть) Адрес, телефон служебный ________________________________________ ______________________________________________________________________ Адрес, телефон домашний _________________________________________ ______________________________________________________________________ Серия и N паспорта ______________________________________________ С правилами работы читальных залов, архивов ознакомился(ась), обязуюсь выполнять и предоставить один экземпляр опубликованной работы в архив. _______________________________________(подпись пользователя) ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 к административному регламенту предоставления муниципальной услуги "Организация работы пользователей в читальном зале архива" ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ) РАЗРЕШАЮ выдачу документов НА ВЫДАЧУ АРХИВНЫХ __________________________ ДОКУМЕНТОВ, КОПИЙ ФОНДА (наименование должности) ПОЛЬЗОВАНИЯ, ОПИСЕЙ ___________ ______________ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ (подпись) (расшифровка подписи) Дата ____________________ _________________________________________________________________ (название архива) _________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (фамилия, инициалы, номер личного дела пользователя) _________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (фамилия, инициалы работника архива, название структурного подразделения) _________________________________________________________________ (тема исследования, цель выдачи) -------------------------------------------------------------------------------- | Фонд | Опись | Ед. | Заголовок | Кол-во | Расписка | Расписка | | N | N | хр. N | ед. хр. | листов | пользователя | работника | | | | | | (время | в получении, | читального | | | | | | звучания, | дата | зала в | | | | | | метраж) | | возвращении | | | | | | | | документов | | | | | | | | пользователем, | | | | | | | | дата | |------+-------+-------+-----------+-----------+--------------+----------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |------+-------+-------+-----------+-----------+--------------+----------------| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | -------------------------------------------------------------------------------- ПРИЛОЖЕНИЕ N 4 к административному регламенту предоставления муниципальной услуги "Организация работы пользователей в читальном зале архива" Название архива РАЗРЕШАЮ Начальник архивного отдела __________________ _____________________________________________ " ____ " _______________ 200 ____ г. ЗАКАЗ на копирование документов Для кого (фамилия, инициалы) ____________________________________ Цель и тема занятий _____________________________________________ -------------------------------------------------- | N | N | N дела | NN листов | Подпись в | | фонда | описи | | | получении | | | | | | копий | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | |-------+-------+--------+-----------+-----------| | | | | | | -------------------------------------------------- Дата ___________________ Подпись ________________ Приложение N 3 к Постановлению администрации города Прокопьевска от 14.02.2011 N 7-п АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ по предоставлению муниципальной услуги "Организация комплектования архивного отдела Администрации города Прокопьевска документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" 1. Общие положения 1.1. Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Организация комплектования архивного отдела Администрации города Прокопьевска документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" (далее - муниципальная услуга) определяет сроки совершения и последовательность действий (административных процедур) при комплектовании архивного отдела Администрации города Прокопьевска документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами. 1.2. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами: - Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации"; - Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". 1.3. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом Администрации города Прокопьевска (далее - архивный отдел). 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги 2.1. Предоставление муниципальной услуги не связано с письменным или устным запросом заявителя. Архивные документы организаций, предприятий, учреждений - источников комплектования архивного отдела принимаются на хранение в архивный отдел в соответствии с графиком упорядочения и передачи документов учреждений в архивный отдел, утвержденным управляющим делами, руководителем аппарата Администрации города Прокопьевска. Предоставление муниципальной услуги осуществляется на постоянной основе. Предоставление муниципальной услуги является бесплатным. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: 653033, г. Прокопьевск, ул. Ноградская, д. 18 График работы: понедельник - четверг: 8.30 - 17.30, обеденный перерыв: 12.00 - 12.45, выходной: суббота, воскресенье. Телефон для справок: (8-384-6) 62-34-01 3. Административные процедуры 3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги Организация комплектования отдела архивными документами включает: - определение источников комплектования архивного отдела; - определение состава архивных документов, подлежащих приему в отдел; - прием-передачу архивных документов в архив. 3.1.1. Определение источников комплектования архивного отдела 3.1.1.1. Комплектование отдела архивными документами осуществляется в соответствии со списком организаций - источников комплектования архивного отдела. 3.1.1.2. Органы местного самоуправления города Прокопьевска включаются в список источников комплектования архивного отдела в обязательном порядке. Муниципальные предприятия и муниципальные учреждения города Прокопьевска (далее - муниципальные организации), в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, могут быть включены в список источников комплектования архивного отдела. 3.1.1.3. Список источников комплектования архивного отдела составляется специалистами отдела на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, установленных критериев отнесения юридических лиц к источникам комплектования архивов и на основании изучения состава архивных документов муниципальных организаций. Составленный специалистами отдела список источников комплектования архивного отдела после согласования с управляющим делами, руководителем аппарата Администрации города Прокопьевска представляется на согласование экспертно-проверочной комиссии архивного управления Кемеровской области. 3.1.1.4. Решение экспертно-проверочной комиссии архивного управления Кемеровской области о согласовании списка источников комплектования архивного отдела является основанием для его утверждения Главой города Прокопьевска. 3.1.1.5. Уточнение списка источников комплектования отдела производится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация органов местного самоуправления города Прокопьевска и муниципальных организаций. Муниципальные организации могут быть исключены из списка источников комплектования архивного отдела, если в процессе их деятельности перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации. 3.1.2. Определение состава архивных документов, подлежащих приему в архивный отдел 3.1.2.1. Приему на хранение в архивный отдел подлежат образовавшиеся в деятельности источников комплектования архивного отдела документы Архивного фонда Российской Федерации (архивные документы постоянного хранения), а также документы по личному составу ликвидируемых (в том числе в результате банкротства) муниципальных организаций и органов местного самоуправления города Прокопьевска (далее - документы по личному составу). При наличии свободных площадей архивный отдел может осуществлять временное хранение архивных документов на основе договора. 3.1.2.2. Перечень архивных документов постоянного хранения, подлежащих приему на архивное хранение в архивный отдел, определяется номенклатурой дел, принятой в органах местного самоуправления города Прокопьевска и муниципальных организациях, включенных в список источников комплектования архивного отдела. 3.1.2.3. Архивные документы, в том числе документы по личному составу, передаются на хранение в архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. 3.1.2.4. Органы местного самоуправления города Прокопьевска, в том числе их структурные подразделения, отнесенные к самостоятельным источникам комплектования архивного отдела, и муниципальные организации, включенные в список источников комплектования отдела, обеспечивают подготовку архивных документов к сдаче на хранение в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле. 3.1.2.5. Подготовка архивных документов к сдаче на хранение включает проведение экспертизы ценности архивных документов, формирование дел, оформление заголовков дел, подшивку дел, нумерацию листов в делах, составление описей дел. 3.1.2.6. При проведении экспертизы ценности архивных документов и определении сроков их хранения органы местного самоуправления города Прокопьевска и муниципальные организации руководствуются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, действующими в Российской Федерации отраслевыми перечнями типовых архивных документов, а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации. 3.1.2.7. Архивный отдел рассматривает и направляет: На утверждение экспертно-проверочной комиссией архивного управления Кемеровской области описи дел, документов постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования архивного отдела. На согласование экспертно-проверочной комиссией Администрации города Прокопьевска: - номенклатуры дел организаций-источников комплектования архивного отдела; - описи дел по личному составу, представляемые организациями-источниками комплектования архивного отдела; - акты о выделении документов и дел (имеющих в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК") с истекшими сроками хранения. 3.1.3. Порядок приема-передачи архивных документов в архивный отдел 3.1.3.1. От источников комплектования архивного отдела документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются архивным отделом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации. 3.1.3.2. Прием архивных документов осуществляется архивным отделом в установленном порядке в соответствии с планом-графиком приема архивных документов в архив (далее - план-график), который утверждается управляющим делами, руководителем аппарата Администрации города Прокопьевска по согласованию с источниками комплектования архивного отдела. Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования архивного отдела или в случае угрозы сохранности архивных документов. 3.1.3.3. Архивный отдел за один месяц до установленного планом- графиком срока приема-передачи архивных документов информирует в письменной форме источники комплектования архивного отдела о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение архивных документов. 3.1.3.4. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в архивный отдел, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования архивного отдела, передающих указанные документы. 3.1.3.5. Архивный отдел осуществляет прием архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле. При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение 2), составляемым в двух экземплярах по установленной форме. Один экземпляр остается в архивном отделе, другой - в соответствующем источнике комплектования архивного отдела. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. 3.1.3.6. В случае ликвидации органов местного самоуправления города Прокопьевска и муниципальных организаций, являющихся источниками комплектования архивного отдела, образовавшиеся в их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в архивный отдел. В случае ликвидации муниципальных организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела, образовавшиеся в их деятельности документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются на хранение в архивный отдел. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидируемых органов местного самоуправления города Прокопьевска и муниципальных организаций осуществляется архивным отделом в порядке, установленном настоящим административным регламентом, при этом ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий - в случае ликвидации в процессе банкротства) организует упорядочение архивных документов в соответствии с установленными требованиями. 3.1.3.7. Не подлежат приему на хранение в архивный отдел архивные документы, образовавшиеся в процессе деятельности юридических лиц, не включенных в список источников комплектования архивного отдела, за исключением случая приема документов по личному составу от ликвидируемых муниципальных организаций в порядке, установленном настоящим административным регламентом. 3.1.3.8. Не принимаются на хранение в архивный отдел: - архивные документы, не упорядоченные в соответствии с установленными требованиями и не прошедшие научно-техническую обработку; - архивные документы до наступления установленных сроков приема-передачи на архивное хранение. 4. Порядок и формы контроля по предоставлению муниципальной услуги 4.1. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения положений административного регламента. 4.2. Должностное лицо, осуществляющее учет документов, несет персональную ответственность за соблюдением сроков и порядка предоставления муниципальной услуги. 5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги 5.1. По результатам предоставления муниципальной услуги организации и граждане имеют право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействия должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, в досудебном и в судебном порядке. Управляющий делами, руководитель аппарата М.А. Шкарабейников ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги "Организация комплектования архивного отдела Администрации города Прокопьевска документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" Блок-схема предоставления муниципальной услуги* _______________ * Не приводится ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к административному регламенту по исполнению муниципальной функции "Организация комплектования архивного отдела города Прокопьевска документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ _________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (наименование должности руководителя (наименование должности руководителя организации-сдатчика) организации-приемщика) _____________________ ___________________________________________ Подпись Расшифровка подписи Дата ______________ Печать _____________________ ___________________________________________ Подпись Расшифровка подписи Дата ______________ Печать АКТ ___________ N ___________ _________________________________________________________________ (дата) приема-передачи документов на хранение ______________________________________________________________________ (основание передачи) ______________________________________________________________________ (название передаваемого фонда) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ сдал, ___________________________________________________________ (название организации-сдатчика) _______________________________________________________________ принял (название организации-приемщика) ______________________________________________________________________ документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним: ----------------------------------------------------------- | N | Название, | Количество | Количеств | Примечания | | пп | номер описи | экземпляров | о | | | | | описи | ед. хр. | | |----+-------------+-------------+-----------+------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |----+-------------+-------------+-----------+------------| | | | | | | | | | | | | | | | | | | ----------------------------------------------------------- Итого принято _____________________________________ ед. хр. Передачу произвели: _____________________________________________ Прием произвели: ________________________________________________ _____________________ ___________________________________________ Подпись Расшифровка подписи Дата ______________ _____________________ ___________________________________________ Подпись Расшифровка подписи Дата ______________ Фонду присвоен N ____________________________________ Изменения в учетные документы внесены ___________________ _____________ _______________________________ Должность Подпись Расшифровка подписи Дата Приложение N 4 к постановлению администрации города Прокопьевска от 14.02.2011 N 7-п АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ по предоставлению архивным отделом Администрации города Прокопьевска муниципальной услуги "Оказание организациям-источникам комплектования архива организационно-методической помощи в сфере архивного дела и делопроизводства" 1. Общие положения 1.1. Наименование муниципальной услуги Административный регламент архивного отдела Администрации города Прокопьевска по предоставлению муниципальной услуги "Оказание организациям - источникам комплектования архива организационно-методической помощи в сфере архивного дела и делопроизводства" (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги "Оказание организациям - источникам комплектования архива организационно-методической помощи в сфере архивного дела и делопроизводства" (далее - муниципальная услуга) и определяет сроки исполнения и последовательность действий (административные процедуры) в процессе реализации по предоставлению муниципальной услуги. 1.2. Орган, осуществляющий исполнение муниципальной услуги 1.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивный отдел Администрации города Прокопьевска (далее - архивный отдел). 1.3. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук". 2. Требования к порядку предоставления муниципальной услуги 2.1. Порядок информирования по предоставлению муниципальной услуги. Муниципальная услуга предоставляется в виде консультаций и методических рекомендаций, подготовленных специалистами архивного отдела по вопросам делопроизводства и архивной работы. 2.1.1. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: 653033, г. Прокопьевск, ул. Ноградская, д. 18. График работы: понедельник - четверг: с 8.30 до 17.30 пятница: с 8.30 до 15.00; обеденный перерыв: с 12.00 до 12.45, выходной: суббота, воскресенье. Телефон для справок: 8 (384-6) 62-34-01. 2.1.2. Информация по процедурам предоставления муниципальной услуги может производиться: - посредством личного обращения в архивный отдел; - по письменным обращениям; - по телефону. Информирование посредством личного обращения может осуществляться по предварительной договоренности. Специалист отдела обязан принять заявителя в назначенный день. Прием может быть перенесен на другой день или другое время по договоренности сторон. Организация приема заявителей осуществляется специалистами отдела на рабочем месте в соответствии с графиком работы отдела. В день назначенной встречи, по прибытии заявителя, специалист отдела обязан его лично встретить и проводить к своему рабочему месту. При информировании по письменному обращению ответ излагается в простой, четкой и понятной форме и направляется в виде почтового отправления в адрес заявителя за подписью начальника отдела либо лица, исполняющего его обязанности, с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя. При информировании по телефону специалист отдела должен принять все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, специалист может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное время для устного информирования по интересующему его вопросу (с учетом графика работы отдела). 2.1.3. Основанием для предоставления муниципальной услуги является: - письмо, запрос, составленные на официальном бланке юридического лица, в адрес архивного отдела. В письме указываются: - наименование организации или должностного лица, которому они адресованы; - изложение существа обращения; - наименование организации, реквизиты, полные данные руководителя. 2.2. Условия и сроки предоставления муниципальной услуги. По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления обращения, по почте в адрес заявителя. По телефону специалисты архивного отдела предоставляют услугу в момент поступления звонка или дают исчерпывающую информацию по вопросам организации предоставления услуги. 2.3. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги. Письма, поступившие в архивный отдел, которые содержат требования превышающие полномочия отдела по предоставлению муниципальной услуги по оказанию организационно-методической помощи, возвращаются юридическим лицам. Не подлежат рассмотрению письма, запросы, не содержащие официальных данных организации, ее реквизитов, фамилии, почтового адреса юридического лица. 2.4. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги. Предоставление муниципальной услуги архивный отдел осуществляет бесплатно. 3. Административные процедуры Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги. 3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры: - регистрация юридических лиц обратившихся в архивный отдел за консультативной и методической помощью по телефону и на личном приеме; - регистрация писем, поступивших от юридических лиц и передача их на исполнение; - консультирование юридических лиц по вопросам делопроизводства и архивного дела; оказание методической помощи юридическим лицам в организации делопроизводства и архивного дела. 3.2. Регистрация консультативной и методической помощи юридическим лицам осуществляется в соответствующих журналах регистрации (обращений телефонных и на личном приеме). Регистрация писем и передача их на исполнение. 3.3. Поступившие в архивный отдел письма регистрируются в день поступления уполномоченными специалистами отдела в установленном порядке. Регистрация писем считается юридическим фактом, являющимся основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги. После регистрации письма передаются начальнику отдела или его заместителю (при отсутствии начальника) для написания резолюции. С резолюцией руководителя материалы направляются исполнителю муниципальной услуги. 3.4. Оказание методической и консультативной помощи юридическим лицам проводится на личном приеме или по телефону. Специалисты архивного отдела консультируют юридических лиц по телефону и на личном приеме по следующей схеме: - поступает звонок от юридического лица с просьбой о консультации; - консультацию осуществляет специалист отдела ответственный за проведение консультаций; - консультация осуществляется в ходе телефонного разговора или оговаривается время и место ее проведения; - консультируют юридические лица по вопросам делопроизводства и архивной работы. Результат фиксируется в журнале учета консультаций. 3.5. Специалисты архивного отдела оказывают методическую помощь юридическим лицам по телефону и на личном приеме: - о нормативно-правовых актах и методических документах, регламентирующих их действия по составлению организационно- распорядительных документов по делопроизводству и архивному делу; - оказывают методическую помощь в составлении и оформлении инструкций по делопроизводству, положений об экспертных комиссиях, положений об архивах, номенклатур дел, описей дел. Оказание методической помощи фиксируется в журнале учета предоставления методической помощи. Направление методических рекомендаций в письменной форме юридическим лицам. Методические рекомендации в письменной форме архивный отдел направляет юридическим лицам по указанным ими адресам. 4. Порядок и формы контроля по предоставлению муниципальной услуги 4.1. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения положений административного регламента. 4.2. Должностное лицо, осуществляющее предоставление муниципальной услуги, несет персональную ответственность за соблюдением сроков и порядка предоставления муниципальной услуги. 5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги 5.1. По результатам предоставления муниципальной услуги юридические лица имеют право на обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги, действий или бездействия должностного лица, предоставляющего муниципальную услугу, в досудебном и в судебном порядке. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
