Постановление Администрации г. Калтана от 26.03.2012 № 45-п

 
                         РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
                         КЕМЕРОВСКАЯ ОБЛАСТЬ


             АДМИНИСТРАЦИЯ КАЛТАНСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ


от 26.03.12 N 45-п
г. Калтан

Об утверждении административного
регламента        предоставления
муниципальной услуги  "Хранение,
комплектование   (формирование),
учет и  использование   архивных
документов и архивных фондов"



     В  соответствии  с  Федеральным  законом от   27.07.2010   N 210-
ФЗ "Об организации  предоставления  государственных  и   муниципальных
услуг", с целью обеспечения доступности и качественного предоставления
муниципальной услуги "Хранение, комплектование (формирование), учет  и
использование архивных документов и архивных фондов"  для  получателей
муниципальной  услуги  в  Муниципальном  казенном  учреждении   "Архив
Калтанского городского округа":

      Утвердить прилагаемый административный регламент  предоставления
муниципальной услуги "Хранение, комплектование (формирование), учет  и
использование  архивных  документов  и   архивных   фондов"   согласно
приложению.
     Муниципальному казенному учреждению "Архив Калтанского городского
округа"    (Н.С.  Калистратова)   обеспечить   соблюдение   настоящего
административного регламента при предоставлении муниципальной услуги.
      Опубликовать постановление в газете "Калтанский вестник".
      Разместить постановление и текст регламента на официальном сайте
администрации Калтанского городского округа.
      Контроль за исполнением постановления возложить на  управляющего
делами - руководителя аппарата  администрации  Калтанского  городского
округа Л.В. Русалееву.


     Глава Калтанского
     городского округа          И.Ф. Голдинов








                                                             УТВЕРЖДЕН
                                          постановлением администрации
                                         Калтанского городского округа
                                                  от 26.03.2012 N 45-п


                      АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
            предоставления муниципальной услуги "Хранение,
         комплектование (формирование), учет и использование
                архивных документов и архивных фондов"



     Общие положения

     Настоящий административный регламент предоставления муниципальной
услуги "Хранение, комплектование (формирование), учет и  использование
архивных документов и архивных фондов" (далее - Регламент), разработан
в целях повышения качества предоставления  и  доступности  результатов
предоставления    муниципальной    услуги,    определяет    сроки    и
последовательность действий (далее -  административных  процедур)  при
предоставлении муниципальной услуги.
     Наименование муниципальной  услуги  -  "Хранение,  комплектование
(формирование), учет и использование архивных  документов  и  архивных
фондов".
     Предоставление муниципальной услуги осуществляется  Муниципальным
казенным учреждением "Архив Калтанского городского  округа"  (далее  -
муниципальный архив или учреждение).
     В  процессе  предоставления  муниципальной  услуги  муниципальный
архив взаимодействует с:
     архивным управлением Кемеровской области,
     органами местного самоуправления Калтанского городского округа,
     предприятиями,  учреждениями,  организациями,  расположенными  на
территории Калтанского городского округа.
     Пользователями  муниципальной  услуги  являются  юридические  или
физические лица, обратившиеся на законных основаниях  в  Муниципальное
казенное учреждение "Архив Калтанского городского округа".
     Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии
с:
     Конституцией Российской Федерации;
     Федеральным законом Российской Федерации от  06.10.2003 г. N 131-
ФЗ "Об общих   принципах   организации   местного   самоуправления   в
Российской Федерации"
     Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном
деле в Российской Федерации";
     приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской
Федерации от  18   января   2007   года   N 19 "Об утверждении  Правил
организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других  архивных  документов  в
государственных  и  муниципальных  архивах,  музеях   и   библиотеках,
организациях Российской академий наук";
     приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской
Федерации от 10.09.2007 г. N 1273 "Об утверждении форм учетных и  иных
документов  по   организации   хранения,   комплектования,   учета   и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах,  музеях
и библиотеках, организациях Российской академии наук";
     приказом    Росархива от    11.03.1997 г.    N 11 "Об утверждении
Регламента   государственного   учета   документов   Архивного   фонда
Российской Федерации";
     приказом Государственной архивной службы  России от 11.03.1997 г.
N 11 "Об утверждении  Регламента  государственного  учета   документов
Архивного фонда Российской Федерации";
     приказом  Федеральной  архивной  службы  России от  23.10.2000 г.
N 64 "Об утверждении    Временного     порядка     автоматизированного
государственного   учета   документов   Архивного   фонда   Российской
Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах";
     Законом Кемеровской области от 26 марта 2007  года  N  35-ОЗ  "Об
архивном деле"
     Уставом учреждения,
     Инструкцией по делопроизводству учреждения.
     Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной
услуги.
      1.7.1. Прием документов на постоянное хранение  от  организаций-
источников  комплектования  архива  и  от  физических   лиц-источников
комплектования архива документами личного происхождения осуществляется
при наличии следующих документов:
     - описи  дел   постоянного   хранения,   утвержденной   экспертно
проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного  управления  Кемеровской
области (приложение N 4);
     - исторической справки (при первом приеме документов); дополнение
к исторической справке в случае изменения в составе  фонда,  названии,
структуре,  функциях,  подчиненности  организации  за  соответствующий
период;
     - договора о передаче документов  на  хранение  (для  организаций
негосударственных форм собственности и физических лиц);
     - заявления о приеме документов в архив (от физических лиц).
     1.7.2. Прием  документов  от  организаций,  ликвидированных   без
правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется при  наличии
следующих документов:
     - документа,   подтверждающего   ликвидацию    или    банкротство
организации;
     - описи дел  постоянного  хранения,  утвержденной  ЭПК  архивного
управления Кемеровской области (приложение N 4)
     - описи дел по личному составу, согласованной  ЭПК  администрации
Калтанского городского округа (приложение N 5);
      - договора о передаче документов на хранение (Приложение N 3).
     1.7.3. Для заключения договора необходимо предоставить  следующие
документы:
      а) копии учредительных документов юридического лица;
     б) копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
     в) копию свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ;
     г) юридический адрес, банковские реквизиты;
     д) документы, подтверждающие полномочия директора или иного лица,
представляющего интересы организации по доверенности;  паспорт  -  для
физических лиц, индивидуальных предпринимателей;
      е) перечень дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения,
а также дел по личному составу, планируемых к передаче в муниципальный
архив.
     Результатом предоставления муниципальной услуги является:
     комплектование (формирование) муниципального  архива  документами
организаций-источников комплектования, ликвидированных  организаций  и
документами личного происхождения граждан;
     полный комплект учетных документов архива;
     создание и совершенствование системы научно-справочного  аппарата
(НСА) архива (опись дел, документов, картотека);
     сохранность архивных документов;
     выявление  документов  Архивного  фонда   Российской   Федерации,
находящихся в неудовлетворительном состоянии, неисправимо поврежденных
и снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов;
     доступ пользователей к архивным документам.

     Требования к порядку предоставления муниципальной услуги

     Порядок информирования о  правилах  предоставления  муниципальной
услуги.
     Информация о  правилах  предоставления  муниципальной  услуги,  а
также о  ходе  ее  предоставления  можно  получить  непосредственно  в
муниципальном архиве:
     при личном обращении заявителя;
     по письменному обращению заявителя;
     с использованием средств телефонной связи;
     посредством электронной почты.
     Информация о порядке предоставления  муниципальной  услуги  также
размещается  на  информационных  стендах  в  помещении  муниципального
архива, где осуществляется предоставление муниципальной услуги.
     Информирование о месте оказания услуги.
     Место нахождение муниципального архива:
     652740, Кемеровская область, г. Калтан, ул. Горького, 26;
     телефон: [phone].
      адрес электронной почты: [email protected]
     Прием граждан осуществляется по графику:
     вторник и четверг с 8-00 до 17-00,
     обеденный перерыв: с 12-00 до 13-00.
     выходные дни: суббота, воскресенье.
     Время и дата приема документов предварительно согласовывается  со
специалистом,   непосредственно   осуществляющим   прием   документов.
Санитарный день - последняя пятница месяца.
     Главный    специалист    муниципального    архива    осуществляет
консультирование  (посредством  телефона  или   лично)   по   вопросам
предоставления муниципальной услуги. Он должен корректно и внимательно
относится  к  заявителям,  не   унижая   их   чести   и   достоинства.
Консультирование должно проводиться без больших пауз,  лишних  слов  и
эмоций.  Во  время  разговора  необходимо  говорить  четко,   избегать
"параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор
по причине поступления звонка на другой аппарат.
     При консультировании по телефону работник  муниципального  архива
должен назвать свою фамилию,  имя,  отчество,  должность,  а  затем  в
вежливой форме четко  и  подробно  проинформировать  обратившегося  по
интересующим его вопросам.
      Консультации предоставляются по:
      перечням документов, необходимым для предоставления услуги:  (об
оформлении   сдаваемых   документах;   составлении   описи   сдаваемых
документов;  написания  исторической   справки   для   ликвидированных
предприятий и др.);
      вопросам времени и места приема документов;
      срокам предоставления услуги;
      порядку   обжалования   действий   (бездействий)    и    решений
осуществляемых и принимаемых в ходе предоставления услуги.
     Если специалист, принявший телефонный звонок, не  может  ответить
на поставленные вопросы самостоятельно, телефонный звонок должен  быть
переадресован (переведен) на директора учреждения или же обратившемуся
гражданину должен быть сообщен телефонный  номер,  по  которому  можно
получить необходимую информацию.
     Продолжительность      устного       информирования       каждого
заинтересованного лица составляет не более 10 минут.
     Информирование  заявителей   в   письменной   форме   о   порядке
предоставления муниципальной услуги осуществляется  путем  направления
ответа почтовым отправлением,  электронной  почтой  в  зависимости  от
способа  обращения  Заявителя  за  информацией  или  способа  доставки
ответа, указанного в письменном обращении Заявителя.
     Ответ на обращение Заявителя  представляется  в  простой,  четкой
форме и должен содержать  ответы  на  поставленные  вопросы,  указание
фамилии и номера телефона исполнителя.
     Ответ  подписывается   директором   учреждения   и   направляется
Заявителю в срок, не превышающий 10 рабочих дней  со  дня  регистрации
обращения.
     Основными требованиями к информированию являются: достоверность и
полнота предоставляемой информации, четкость в  изложении  информации,
удобство  и  доступность  получения   информации,   наглядность   форм
предоставляемой информации, оперативность.

     Условия и сроки предоставления муниципальной услуги.
     2.2.1. Срок исполнения муниципальной услуги:
     2.2.1.1. Прием документов на постоянное хранение от  организаций-
источников  комплектования,  а  также  от  физических   лиц-источников
комплектования муниципального архива документами личного происхождения
осуществляется в течение 1 (одного) дня согласно графику передачи  дел
постоянного   хранения   в    муниципальный    архив,    утвержденному
распоряжением администрации Калтанского городского округа.
     2.2.1.2. Прием документов  по  личному  составу  от  организаций,
ликвидированных  без  правопреемника   или   объявленных   банкротами,
осуществляется в зависимости от объема передаваемых  документов  от  1
(одного) до 10 (десяти) дней.
     2.2.1.3. Комплекс мероприятий по  созданию  нормативных  условий,
соблюдению  нормативных  режимов  и  надлежащей  организации  хранения
архивных документов, исключающих их хищение и утрату и  обеспечивающих
поддержание  их  в  нормальном  физическом  состоянии,  осуществляется
систематически. Один раз  в  год  проводится  обеспыливание  пылесосом
стеллажей и средств хранения (коробов, папок, упаковок).  Один  раз  в
месяц предусматривается санитарный день в целях проведения  санитарно-
гигиенических работ.
     2.2.1.4. Проверка  наличия  и   состояния   архивных   документов
проводится в плановом порядке, но не реже 1 раза в 10  лет.  В  случае
стихийных бедствий, массовых перемещений  и  других  обстоятельств,  в
результате  которых  могут  быть  утрачены  или  повреждены   архивные
документы, а также при смене директора архива проводится  внеочередная
единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или
их отдельных частей (групп).
     2.2.1.5. Выдача  архивных   документов   из   архивохранилищ   во
временное пользование производится на срок:
     до одного месяца - пользователям в  читальный  зал  и  работникам
архива;
     до трех месяцев - фондообразователям;
     до  шести  месяцев  -   судебным,   правоохранительным   и   иным
уполномоченным органам.
     2.2.1.6. Ведение  основных   (обязательных)   и   вспомогательных
учетных документов, обязательных  архивных  справочников  (опись  дел,
документов, каталог) осуществляется систематически.

     Перечень оснований для приостановления предоставления или  отказа
в предоставлении муниципальной услуги.

     В соответствии с Правилами организации хранения,  комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда Российской  Федерации
основанием   для   приостановления   предоставления   или   отказа   в
предоставлении муниципальной услуги является:
     отсутствие упорядоченности документов, передаваемых на хранение,
     ненадлежащее  оформление  представленных  документов   (нарушение
требований,    установленных    Правилами    организации     хранения,
комплектования,  учета  и  использования  документов  Архивного  фонда
Российской Федерации);
     наличие  в  представленных  документах   исправлений,   серьезных
повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание,
     отсутствие   полного   пакета   документов,    необходимых    для
предоставления муниципальной  услуги  (п.  1.7.1.  -1.7.3.  настоящего
Регламента),
     наличие правопреемника  или  вышестоящего  органа  организации  в
случае ее ликвидации,
     включение организации в список источников комплектования  другого
муниципального или государственного архива,
     отсутствие в муниципальном архиве соответствующих условий  приема
и   хранения   документов,   температурно-влажностных   и   санитарно-
гигиенических норм.

     Требования к оформлению и размещению помещений архива.

     Требования к оформлению входа в здание муниципального архива.
     Муниципальная услуга предоставляется в  помещении  Муниципального
казенного учреждения "Архив Калтанского городского округа".
     Расположение здания (строения), в котором находится муниципальный
архив, должно  осуществляться  с  учетом  пешеходной  доступности  для
пользователей.
     Помещение, в котором расположен муниципальный архив, должно  быть
оборудовано отдельным входом для свободного доступа  пользователей,  а
центральный вход  в  здание  (помещение)  -  информационной  табличкой
(вывеской), содержащей следующую информацию:
     полное наименование;
     местонахождение;
     режим работы.
     Вход в здание должен быть оборудован осветительными приборами.
     Требования к местам предоставления муниципальной услуги.
     Помещение, выделенное для  предоставления  муниципальной  услуги,
должно   соответствовать   Санитарно-эпидемиологическим   правилам   и
нормативам  "Гигиенические  требования  к   персональным   электронно-
вычислительным машинам и организации работы. СанПин 2.2.2/2.4.1340-03"
и  "Гигиенические  требования  к   естественному,   искусственному   и
совмещенному   освещению   жилых   и   общественных   зданий.   СанПиН
2.2.1/2.1.1.1278-03".
     Помещение  муниципального  архива,  в   котором   предоставляется
муниципальная услуга,  должно  быть  оснащено  телефоном,  оборудовано
средствами пожаротушения, пожарной сигнализацией.
     В  помещении  архива  должен  быть  сектор  для   информирования,
ожидания  и  приема  заявителей,  оборудованный  стульями,  столом   и
письменными  принадлежностями   для   записи   информации,   образцами
заполнения   заявлений.   Информация,   необходимая   для    получения
муниципальной  услуги,  располагается  на  стенде,  выполняется  четко
посредством электронного печатного устройства.
     Прием получателей муниципальной услуги осуществляется  в  рабочем
кабинете муниципального архива.
     Рабочее место должностного лица,  предоставляющего  муниципальную
услугу,   оборудовано   компьютером   и   оргтехникой,    позволяющими
своевременно   и   в   полном   объеме   организовать   предоставление
муниципальной услуги.
     Ответственным за предоставление муниципальной услуги,  выделяются
бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для
предоставления муниципальной услуги.
     Организация   приема   по   информированию    о    предоставлении
муниципальной услуги осуществляется главным  специалистом  на  рабочем
месте в соответствии с графиком работы архива.
      Для  свободного  получения  информации  о   должностных   лицах,
предоставляющих муниципальную услугу, работники муниципального  архива
обеспечиваются  личными  нагрудными  идентификационными  карточками  с
указанием  фамилии,  имени,  отчества  и  должности  либо  настольными
табличками аналогичного содержания.
     Для приема документов отводится помещение, оборудованное стульями
и столами для возможности оформления и проверки документов.
     Лица,  непосредственно  обеспечивающие   предоставление   услуги:
директор учреждения, главный специалист.
     Другие положения,  характеризующие  требования  к  предоставлению
муниципальной услуги.
     Прием документов Архивного фонда Российской  Федерации  и  других
архивных   документов   от    организаций-источников    комплектования
муниципального архива на муниципальное хранение в архив  по  истечении
срока  их  временного  хранения  и   ликвидированных   государственных
органов,   органов   местного   самоуправления,   государственных    и
муниципальных организаций производится бесплатно.
     Прием архивных  документов  на  муниципальное  хранение  от  иных
организаций и граждан, осуществляется на договорной основе  в  порядке
реализации платных работ и услуг  при  наличии  свободных  площадей  в
архивохранилищах.
     Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных
документов на муниципальное хранение, в том числе с их упорядочением и
транспортировкой, выполняются за счет средств организаций  и  граждан,
передающих документы.

     Административные процедуры

     Предоставление муниципальной услуги  включает  в  себя  следующие
административные процедуры:
      прием на постоянное хранение в архив от организаций - источников
комплектования документов  Архивного  фонда  Российской  Федерации  по
истечении сроков их временного хранения;
      прием документов Архивного фонда Российской Федерации  и  других
архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли,  от
ликвидированных    государственных    органов,    органов     местного
самоуправления, государственных и муниципальных организаций;
      прием  документов  по   личному   составу   от   ликвидированных
негосударственных организаций;
      прием документов от граждан;
      обеспечение сохранности  архивных  документов  (противопожарный,
охранный, температурно-влажностный, световой,  санитарно-гигиенический
режимы хранения архивных документов);
      проверка наличия и состояния архивных документов  и  организация
розыска необнаруженных документов;
      выдача  архивных  документов  из  архивохранилища  во  временное
пользование.

     Последовательность  административных   действий   (процедур)   по
предоставлению  муниципальной  услуги  отражена  в   блок   -   схеме,
представленной  в  Приложении  N 1  к   настоящему   административному
регламенту.
     3.1. Прием на  постоянное  хранение  в  архив  от  организаций  -
источников  комплектования  документов  Архивного   фонда   Российской
Федерации по истечении сроков их временного хранения.
     Ежегодно  в  срок  до  15   декабря   формируется   план   работы
муниципального  архива  на  следующий  год,  приложением  к   которому
является график согласования номенклатур дел, упорядочения и  передачи
на хранение в муниципальный  архив  документов  организаций-источников
комплектования (далее - график).
     Перечень дел, подлежащих приему на хранение в архив, определяется
номенклатурой  дел  организации  на  год,  утвержденной  руководителем
организации, и один раз  в  пять  лет  согласованной  в  установленном
порядке  экспертно-проверочной  комиссией  администрации   Калтанского
городского округа.
     Документы,  включенные  в  состав  Архивного   фонда   Российской
Федерации,  по  истечении   установленных   законодательством   сроков
временного хранения в источниках комплектования передаются на хранение
в муниципальный архив  в  упорядоченном  состоянии  с  соответствующим
научно-справочным аппаратом.
     Документы   территориальных    органов,    федеральных    органов
государственной  власти  и  федеральных  организаций   передаются   на
хранение в архив на основании заключенных договоров.
     В определенные  графиком  сроки  муниципальный  архив  организует
прием документов на хранение в установленном порядке.
     Муниципальный архив за месяц до установленного срока в письменной
форме информирует источники  комплектования  о  предстоящих  сроках  и
объемах передачи на хранение документов.
     В исключительных случаях  по  просьбе  источника  комплектования,
изложенной в письменной форме, и по согласованию  с  архивом  возможна
корректировка сроков приема документов в пределах календарного года.
     Документы Архивного  фонда  Российской  Федерации  принимаются  в
муниципальный  архив  по  утвержденным  ЭПК  описям  дел,  документов;
документы по личному  составу  -  по  согласованным  ЭПК  описям  дел,
документов.
     При   приеме   архивных   документов   проводится   проверка   их
физического,  санитарно-гигиенического   состояния   и   комплектности
учетных документов.
     При приеме проводится сверка поступивших от организации  архивных
документов с описью дел, хранящейся в наблюдательном деле организации.
Прием дел производится поединично,  с  полистной  проверкой.  На  всех
экземплярах описи дел, документов делаются отметки о  приеме  архивных
документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в  описи
дел,  документов,  в  ней  делается  новая  итоговая  запись.   Номера
отсутствующих единиц хранения и  причины  отсутствия  оговариваются  в
акте приема-передачи документов на хранение и  в  прилагаемой  к  акту
справке. Организация  -  источник  комплектования  принимает  меры  по
розыску не поступивших на  хранение  архивных  документов.  Утраченные
подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
     В  муниципальный  архив  передаются  3  экземпляра  описей   дел,
документов, первый из которых является страховым.
     По итогам сверки поступивших на хранение документов с описью  дел
составляется  акт  приема-передачи  документов  на  хранение   в   2-х
экземплярах (приложение N 2). Один экземпляр акта подшивается  в  дело
фонда, другой - остается в организации-источнике комплектования.
      Прием документов Архивного фонда Российской Федерации  и  других
архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли,  от
ликвидированных    государственных    органов,    органов     местного
самоуправления, государственных и муниципальных организаций
     Документы Архивного  фонда  Российской  Федерации  принимаются  в
муниципальный архив в  упорядоченном  состоянии  по  утвержденным  ЭПК
описям  дел,  документов;  документы   по   личному   составу   -   по
согласованным ЭПК описям дел,  документов  на  основании  заключенного
договора (приложение N 3).
     При   приеме   архивных   документов   проводится   проверка   их
физического,  санитарно-гигиенического   состояния   и   комплектности
учетных документов.
     При приеме проводится сверка поступивших от организации  архивных
документов  с  описью  дел.  Прием  дел  производится  поединично,   с
полистной  проверкой.  На  всех  экземплярах  описи  дел,   документов
делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При  отсутствии
единиц хранения, указанных в описи дел,  документов,  в  ней  делается
новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и  причины
отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение
и в прилагаемой к акту справке. Организация принимает меры по  розыску
не поступивших на хранение архивных документов.  Утраченные  подлинные
архивные документы могут быть заменены их копиями.
     В  муниципальный  архив  передаются  3  экземпляра  описей   дел,
документов, первый из которых является страховым.
     По итогам сверки поступивших на хранение документов с описью  дел
составляется  акт  приема-передачи  документов  на  хранение   в   2-х
экземплярах (приложение N 2). Один экземпляр акта подшивается  в  дело
фонда, другой - передается ликвидационной комиссии (ликвидатору).
     Прием  документов   по   личному   составу   от   ликвидированных
негосударственных организаций в муниципальный архив  осуществляется  в
упорядоченном состоянии по согласованным ЭПК описям дел, документов на
основании заключенного договора в порядке, установленном п.  3.2.2.  -
3.2.6. настоящего Регламента.
     Прием документов от граждан
     Документы от граждан поступают в муниципальный архив и включаются
в  состав  Архивного  фонда  Российской  Федерации  в  соответствии  с
договором дарения, по завещанию, по решению суда.
     Прием указанных документов в архив  осуществляется  на  основании
решения ЭПК архивного управления Кемеровской  области  по  результатам
рассмотрения сдаточной описи и заключения эксперта и оформляется актом
приема на хранение документов личного происхождения.
     При отрицательном решении  вопроса  о  приеме  архивом  указанных
архивных  документов,  а  также  возврате  по  результатам  экспертизы
ценности их части из числа находившихся  в  архиве,  составляется  акт
возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в
архиве,  другой  вместе  с  документами   (их   частью)   возвращается
собственнику или владельцу
     Обеспечение сохранности архивных документов
     Архивные документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их
защиту  от  повреждений,  вредных  воздействий  окружающей   среды   и
исключающих утрату документов. Охранный режим  обеспечивается  выбором
места размещения  архива  в  здании,  соблюдением  порядка  доступа  в
архивохранилища. Хранилища в рабочее  время  должны  быть  закрыты  на
ключ.  Доступ  в  хранилище  имеют  только  сотрудники  муниципального
архива.  В  хранилищах  запрещается  применение  огня,  нагревательных
приборов,   размещение   посторонних   объектов.   Каждое    хранилище
оборудовано системой пожарной сигнализации, огнетушителями.
     Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды
работ  проводятся  при  ограниченных  или  технологически  необходимых
уровнях  освещения.  Для  защиты  документов  применяется  хранение  в
папках, коробах, в оберточной  бумаге,  которая  подлежит  замене  при
износе.
     В    архивохранилищах    должен    поддерживаться     оптимальный
температурно-влажностный   режим,    учитывающий    специфику    видов
документов,  что  для  бумажных  документов  составляет:   температура
воздуха - 17-19 градусов, относительная влажность  воздуха  -  50-55%.
Резкие колебания температуры и влажности в хранилище не допускаются. В
помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия
по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления
и  проветривания  помещений,  использования   средств   осушения   или
увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении  относительной
влажности воздуха  до  80-90%  предпринимаются  обязательные  меры  по
нормализации   климатических   условий   (интенсивное   проветривание,
осушение   хранилищ,   устранение   причин    повышения    влажности).
Температурно-влажностный  режим  в  хранилищах  контролируется   путем
измерения параметров воздуха два раза в неделю, при нарушениях режимов
хранения - ежедневно. Показания приборов фиксируются в регистрационном
журнале.
     Помещения  архива  должны  содержаться  в  чистоте,  в  условиях,
исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов,  пыли.
В помещениях хранилищ  необходимо  проводить  систематическую  влажную
уборку. Не реже 1 раза в  год  проводится  обеспыливание  стеллажей  и
средств  хранения.  Два  раза  в  год  (в  начале   и   по   окончании
отопительного  сезона)  документы  (выборочно)  и  помещения  хранилищ
подвергают обследованию для  своевременного  обнаружения  насекомых  и
плесневых грибов. Для проведения  санитарно-гигиенических  работ  один
раз в месяц планируется санитарный день.
     Проверка наличия и состояния архивных  документов  и  организация
розыска необнаруженных документов
     В  начале  проверки  наличия  и  состояния  архивных   документов
проводится выверка учетных документов, которая включает:
     - установление полноты учетных документов на проверяемые архивные
фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей;
     - уточнение порядка  нумерации  единиц  хранения  по  описи  дел,
документов (книге учета и описания);
     - проверку правильности составления итоговых записей.
     При проверке наличия единиц хранения, архивные документы  которых
учтены  по  внутренним  описям,  проводится  сверка  наличия  архивных
документов с внутренней  описью,  а  также  сверка  наличия  листов  в
единицах  хранения,  подлежащих  хранению  в   несброшюрованном   (без
подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно
проверяются полистно.
     Результаты проверки наличия и  состояния  архивных  документов  и
обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия
и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и  состояния
архивных документов.
     Одновременно  с  актом  проверки  наличия  и  состояния  архивных
документов при необходимости составляются акт о технических ошибках  в
учетных документах; акт об  обнаружении  архивных  документов;  акт  о
неисправимых повреждениях документов и другие акты.
     По окончании проверки наличия и состояния архивных  документов  в
конце описи дел проставляется штамп  "проверено",  дата,  должность  и
подпись лица, производившего проверку. В случае обнаружения в итоговой
записи  описи  дел,  документов  неучтенных  литерных  и   пропущенных
порядковых номеров, выбывших в соответствии с  установленным  порядком
единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
     На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных
документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных
архивных документов.
     Результаты проверки  физического  состояния  архивных  документов
заносятся в книгу учета физического состояния архивных документов.
     После проверки наличия и состояния архивных документов  короба  с
архивными документами опечатываются.
     Розыск архивных  документов,  не  обнаруженных  в  ходе  проверки
наличия  и  состояния  архивных  документов,  организуется  с  момента
выявления их отсутствия,  и  проводится  в  течение  одного  года  как
непосредственно в  архиве,  так  и  в  других  организациях.  Архивные
документы,  причины  отсутствия  которых  подтверждены  документально,
снимаются с учета в установленном порядке. На архивные  документы,  не
обнаруженные  в  ходе  розыска,  составляется  акт  о  не  обнаружении
документов, пути розыска которых  исчерпаны,  и  подробная  справка  о
проведении  розыска,  которые  вместе  с  актом  проверки  наличия   и
состояния архивных  документов  представляются  на  ЭПК  администрации
Калтанского городского округа для принятия  окончательного  решения  о
снятии   с   учета   таких   архивных   документов.   При    выявлении
необоснованного  отсутствия  архивных  документов  осуществляется   их
оперативный розыск. В случае безрезультатности  розыска  отсутствующие
архивные документы включаются в  картотеку  необнаруженных  документов
для дальнейшего их розыска

      Выдача  архивных  документов  из  архивохранилища  во  временное
пользование.
     Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно,
в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов
перед  выдачей  их  из  архивохранилища  и  при  возврате,  производит
специалист муниципального  архива.  Отметка  о  проведенной  полистной
проверке ставится в листе-заверителе.
     Подготовка  архивных  документов  к  выдаче  из   архивохранилища
включает:
     - выемку архивных документов;
     - сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;
     - полистную проверку архивных дел.
     На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения  и  описей
дел, документов подкладывается карта-заместитель. Архивные  документы,
выдаваемые   из   архивохранилища,   должны   иметь   архивный   шифр,
пронумерованные   листы,   лист-заверитель   и   лист    использования
документов.
      Выдача архивных документов из архивохранилища  регистрируется  в
книге выдачи архивных документов.
     При   возвращении   архивных   документов    в    архивохранилище
осуществляется полистная проверка их физического  состояния.  В  книге
выдачи архивных документов делается  отметка  о  возвращении  архивных
документов в  присутствии  возвратившего  их  фондообразователя.  Если
выявлены  повреждения  возвращаемых  документов,  составляется  акт  в
произвольной форме, который подписывается специалистом  муниципального
архива и лицом, возвращающим архивные документы, и  представляется  на
рассмотрение директора учреждения.

     Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги
     Контроль за  предоставлением  муниципальной  услуги  осуществляет
управляющий делами - руководитель аппарата  администрации  Калтанского
городского округа.
     Непосредственный    контроль    за    соблюдением    специалистом
последовательности    действий,     определенных     административными
процедурами  по  предоставлению  муниципальной  услуги,   осуществляет
директор  Муниципального  казенного  учреждение   "Архив   Калтанского
городского округа".
     Контроль полноты и качества предоставления  муниципальной  услуги
включает в себя проведение проверок, выявление и устранение  нарушений
прав  пользователей,  рассмотрение,  принятие  решений  и   подготовку
ответов  на  обращения,  содержащие  жалобы   на   решения,   действия
(бездействие) специалиста  архива,  ответственного  за  предоставление
муниципальной услуги.
     По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений
прав заявителей и положений настоящего  административного  регламента,
осуществляется  привлечение   виновных   лиц   к   ответственности   в
соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;
     Персональная  ответственность  специалиста,   ответственного   за
предоставление  муниципальной  услуги   закрепляется   в   должностной
инструкции в соответствии с требованиями законодательства.
     Порядок и формы контроля  за  совершением  действий  и  принятием
решений по рассмотрению обращений  заявителей  определены  Федеральным
законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке  рассмотрения  обращений
граждан в Российской Федерации".

     Порядок обжалования действий (бездействия) должностного  лица,  а
также принимаемого им решения при предоставлении муниципальной услуги
     Заявители имеют право обратиться с жалобой  лично  или  направить
письменное обращение, жалобу (претензию).  В  случае  необходимости  в
подтверждение своих доводов заявитель прилагает  к  письменной  жалобе
документы и материалы либо их копии.
     Жалоба на действие (бездействие) специалиста,  ответственного  за
предоставление муниципальной услуги подается директору  Муниципального
казенного учреждения "Архив Калтанского городского округа".
     Жалоба  на  действие  (бездействие)  директора  архива,  а  также
принятое директором архива решение по жалобе на действия (бездействие)
специалиста  архива  подается  управляющему  делами   -   руководителю
аппарата администрации Калтанского городского округа.
     Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение  30  дней  со
дня регистрации. В исключительных случаях (в том  числе  при  принятии
решения о проведении проверки) начальник отдела вправе  продлить  срок
рассмотрения обращения не более чем на 30 (тридцать) дней, уведомив  о
продлении срока его рассмотрения заявителя.
     По   результатам   рассмотрения   жалобы   ответственным    лицом
принимается решение об удовлетворении  требований  заявителя  либо  об
отказе  в  удовлетворении   жалобы.   Письменный   ответ,   содержащий
результаты рассмотрения обращения, направляется заявителю.
     Если  в  письменном  обращении  не  указаны  фамилия   заявителя,
направившего обращение, и почтовый  адрес,  по  которому  должен  быть
направлен ответ, ответ на обращение не дается.
     При  получении  письменного  обращения,  в   котором   содержатся
нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы  жизни,  здоровью  и
имуществу должностного лица, а также членов его  семьи,  Муниципальное
казенное  учреждение  "Архив  Калтанского  городского  округа"  вправе
оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем  вопросов
и  сообщить  заявителю,  направившему  обращение,   о   недопустимости
злоупотребления правом.
     Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на
обращение  не  дается,  о  чем  сообщается   заявителю,   направившему
обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
     Если в  письменном  обращении  заявителя  содержится  вопрос,  на
который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в
связи с ранее направляемыми обращениями, и при  этом  в  обращении  не
приводятся новые  доводы  или  обстоятельства,  уполномоченное  на  то
ответственное  лицо  вправе  принять  решение   о   безосновательности
очередного обращения и прекращении переписки с заявителем  по  данному
вопросу.  О  данном  решении   уведомляется   заявитель,   направивший
обращение.
     Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может
быть дан без разглашения сведений,  составляющих  государственную  или
иную охраняемую федеральным  законом  тайну,  заявителю,  направившему
обращение,  сообщается  о  невозможности  дать   ответ   по   существу
поставленного в нем вопроса  в  связи  с  недопустимостью  разглашения
указанных сведений.
     Если  причины,  по  которым  ответ  по  существу  поставленных  в
обращении вопросов не мог быть  дан,  в  последующем  были  устранены,
заявитель вправе вновь направить повторное обращение.
     Результатом досудебного (внесудебного) обжалования является ответ
пользователю вышестоящего должностного лица.
     Пользователю  направляется  сообщение  о   принятом   решении   и
действиях, осуществленных в соответствии с принятым решением.
     Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в
ней вопросы, приняты  необходимые  меры  и  дан  письменный  ответ  (в
пределах компетенции) по существу поставленных вопросов.
     Заявители   вправе   обжаловать   решения,   принятые   в    ходе
предоставления муниципальной  услуги,  действия  или  бездействие  лиц
Муниципального  казенного  учреждения  "Архив  Калтанского  городского
округа", в судебном порядке.
     Обжалование решений, принятых в ходе предоставления муниципальной
услуги, действий или бездействия должностных лиц  в  судебном  порядке
производится в суде общей юрисдикции. Гражданин  вправе  обратиться  в
суд с заявлением в  течение  3-х  месяцев  со  дня,  когда  ему  стало
известно о нарушении его прав и свобод.


     Управляющий делами -
     руководитель аппарата администрации
     Калтанского городского округа          Л.В. Русалеева