Распоряжение Администрации Алтайского края от 29.12.2011 № 575-р

 



                    АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ


29.12.2011                                            N 575-р


                              г. Барнаул


     В соответствии с постановлением Администрации края от  16.11.2011
N661 "Об  утверждении  Плана мероприятий  по развитию  информационного
общества и формированию электронного правительства в Алтайском крае на
2011-2012 годы" и в целях совершенствования системы  документационного
обеспечения управленческой деятельности органов исполнительной  власти
Алтайского края:
     1. Утвердить   прилагаемый  Регламент  работы  в  Единой  системе
электронного документооборота Администрации Алтайского края и  органов
исполнительной власти Алтайского края (далее - "Регламент").
     2. Руководителям структурных  подразделений  Администрации  края,
органов  исполнительной  власти  Алтайского края обеспечить соблюдение
требований Регламента.


Губернатор Алтайского края                                 А.Б. Карлин



                                           УТВЕРЖДЕН
                                           распоряжением Администрации
                                           Алтайского края
                                           от 29.12.2011 N 575-р

                              РЕГЛАМЕНТ
 работы в Единой системе электронного документооборота Администрации
           Алтайского края и органов исполнительной власти
                           Алтайского края

                          1. Общие положения

     1.1. Настоящий  Регламент  определяет  основные принципы работы в
Единой системе электронного документооборота Администрации  Алтайского
края  и органов исполнительной власти Алтайского края с использованием
системы электронного документооборота "Дело".
     1.2. В  настоящем  Регламенте  применяются  следующие  термины  и
сокращения:
     ЕСЭД (система)  -  Единая система  электронного  документооборота
Администрации  Алтайского   края  и   органов  исполнительной   власти
Алтайского   края;   информационная   система,   обеспечивающая   сбор
документов (включение в систему), обработку и доступ к ним;
     РК -  регистрационная   карточка   документа.  Единица   хранения
информации о документах в ЕСЭД;
     картотека - обособленная  совокупность регистрационных  карточек,
поручений, электронных образов документов;
     пользователи -     руководители,     специалисты      структурных
подразделений Администрации  Алтайского  края, органов  исполнительной
власти  Алтайского  края,  имеющие  право  обрабатывать  документы   и
управлять ими в ЕСЭД;
     электронный образ  документа   -  электронная  копия   документа,
изготовленного на бумажном носителе.
     1.3. Использование ЕСЭД обеспечивает:
     формирование единого  банка документов  Администрации  Алтайского
края и органов исполнительной власти Алтайского края;
     доступ пользователей  к  РК,  поручениям  и  электронным  образам
документов после их регистрации или внесения изменений;
     использование единой версии программных продуктов ЕСЭД в  органах
исполнительной власти Алтайского края;
     сохранность накопленной   информации   при   выходе   из    строя
оборудования;
     оптимизацию затрат   на   развитие  и   обновление   программного
обеспечения.
     2. Участники ЕСЭД
     2.1. Участниками ЕСЭД являются:
     Губернатор Алтайского   края,  Первый   заместитель   Губернатора
Алтайского края, заместители Губернатора Алтайского края;
     руководители, специалисты структурных подразделений Администрации
Алтайского края;
     руководители, специалисты    органов    исполнительной     власти
Алтайского края;
     главный системный    технолог    -    специалист     департамента
документационного  обеспечения  Администрации края,  ответственный  за
осуществление    настроек    системы,    актуализацию    справочников,
консультирование  и  контроль  безошибочной  работы  пользователей   в
Администрации   Алтайского   края,   координацию   работы    системных
технологов;
     системные технологи - специалисты, назначенные ответственными  за
актуализацию  справочников   системы,   консультирование  и   контроль
безошибочной  работы  пользователей  в  органе  исполнительной  власти
Алтайского края.
     2.2. Подключение  к  ЕСЭД  оформляется   соответствующим   актом,
который  подписывается  руководителями Главного управления экономики и
инвестиций Алтайского края, департамента документационного обеспечения
Администрации  края  и  соответствующего  органа исполнительной власти
Алтайского края.

              3. Основные принципы функционирования ЕСЭД

     3.1. Основными принципами функционирования ЕСЭД являются:
     однократный ввод   и   многократное  использование  документов  в
электронном виде;
     размещение регистрационных   карточек,   поручений,   электронных
образов документов в едином информационном банке документов;
     наличие для каждого органа исполнительной власти Алтайского  края
картотеки  с   документами,  недоступными  из   других  картотек,   за
исключением организации совместной работы;
     разграничение прав  доступа  пользователей  ЕСЭД  к   электронным
документам.
     3.2. Доступность    документа    в     картотеке     определяется
принадлежностью к ней:
     пользователя, зарегистрировавшего документ;
     лиц, подписавших или завизировавших документ;
     исполнителя документа; автора или исполнителя поручения;
     адресата документа при наличии отметки отправки документа.
     3.3. Работа пользователей по регистрации документов, их изменению
и удалению протоколируется. Срок хранения протоколов 1 год.

                      4. Регистрация документов

     4.1. Первичная     регистрация     поступающей    корреспонденции
выполняется  в  соответствии  с  инструкций  по   делопроизводству   в
Администрации края.
     4.2. Исходящие   ответы  регистрируются  по  связке  на  входящую
корреспонденцию.
     4.3. При направлении корреспонденции в Администрацию края, органы
исполнительной  власти  Алтайского  края поле "Адресат" заполняется из
справочника подразделения (внутренние адресаты).
     4.4. При  направлении  документа  в  органы исполнительной власти
Алтайского края только в  электронном  виде  в  поле  "Примечание"  РК
проставляется текст "Электронный документ".
     4.5. При  поступлении  РК  в  картотеку  организации  из   других
картотек   для  идентификации  документа  используется  номер  и  дата
поступления РК в картотеку.
     4.6. К  зарегистрированным  РК  подключаются  электронные  образы
документов  в  формате  pdf-файлов.   При   сканировании   черно-белых
документов  формата  А4 объем не должен превышать 50 Кб/стр.,  цветных
документов - 500 Кб/стр.  При подключении  к  РК  проектов  документов
возможно использование rtf-, doc-, docx-, xls-, xlsx-файлов.
     4.7. Перечень документов,  электронные образы которых обязательны
для  размещения  в  ЕСЭД,  устанавливает департамент документационного
обеспечения Администрации края.
     4.8. Электронные   образы  документов  ограниченного  доступа  не
подлежат  размещению  в  ЕСЭД,  за  исключением  письменных  обращений
граждан, давших согласие на размещение ответов в Интернете.

                   5. Контроль исполнения поручений

     5.1. Контроль    исполнения    поручений   в   ЕСЭД   ведется   с
использованием карточек поручений.
     5.2. Поручения  заносятся в виде подчиненных резолюций к основной
резолюции,    в    которой    исполнителем    является    руководитель
соответствующего органа исполнительной власти Алтайского края.
     5.3. Плановый срок исполнения устанавливается  в  поле  "Плановая
дата"  в соответствии с инструкций по делопроизводству в Администрации
края. РК документа отображается с отметкой "К".
     5.4. Исполнитель поручения или уполномоченный сотрудник заполняет
отчет о проделанной работе.
     5.5. Отметку  о  снятии  поручения с контроля устанавливает автор
поручения  или  уполномоченный   сотрудник   путем   заполнения   поля
"Фактическая дата".