АДМИНИСТРАЦИЯ АЛТАЙСКОГО КРАЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
17.10.2014 N 483
г.Барнаул
Об утверждении положения о Единой
системе электронного
документооборота Алтайского края
(В редакции Постановления Администрации Алтайского края
от 19.05.2016 № 167)
В целях совершенствования системы государственного и
муниципального управления в Алтайском крае постановляю:
1. Утвердить прилагаемое положение о Единой системе электронного
документооборота Алтайского края (далее - ЕСЭД).
2. Определить управление информационных технологий и связи
Алтайского края уполномоченным органом по организационному,
методическому и техническому обеспечению ЕСЭД.
3. Считать целесообразным главам администраций муниципальных
образований Алтайского края организовать работу в ЕСЭД.
Губернатор Алтайского края А.Б. Карлин
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Администрации
Алтайского края
от 17.10.2014 N 483
ПОЛОЖЕНИЕ
о Единой системе электронного документооборота Алтайского
края
1. Общие положения
1.1. Единая система электронного документооборота Алтайского края
(далее также - ЕСЭД, "система электронного документооборота")
является элементом инфраструктуры электронного правительства и
обеспечивает деятельность Администрации Алтайского края, органов
исполнительной власти Алтайского края и подведомственных им
организаций, органов местного самоуправления Алтайского края при
организации работы с документами и межведомственного электронного
взаимодействия.
1.2. Настоящее положение устанавливает требования к порядку
подключения, организации работы системы электронного документооборота
и использованию электронной подписи в ней.
1.3. В настоящем положении используются следующие термины и
определения:
КСПД - корпоративная сеть передачи данных органов исполнительной
власти Алтайского края и органов местного самоуправления Алтайского
края;
регистрационная карточка документа (далее - РК) - единица
хранения информации о документе в ЕСЭД;
картотека - в ЕСЭД обособленная совокупность регистрационных
карточек, поручений, электронных документов и электронных копий
документов;
электронный документ - документ, в котором информация
представлена в электронном виде;
электронная копия документа - документ на электронном носителе,
полученный путем сканирования подлинника документа, подписанного
уполномоченным должностным лицом;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая
присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой
информации) или иным образом связана с такой информацией и которая
используется для определения лица, подписывающего информацию;
электронный документооборот - движение документов в электронном
виде у участника ЕСЭД и между участниками ЕСЭД с применением системы
электронного документооборота.
1.4. Пользователями системы электронного документооборота (далее
- "пользователи") являются:
Губернатор Алтайского края, первый заместитель Губернатора
Алтайского края, заместители Губернатора Алтайского края;
руководители, специалисты органов исполнительной власти
Алтайского края;
руководители, специалисты структурных подразделений Администрации
Алтайского края;
руководители, специалисты органов местного самоуправления
Алтайского края, заключивших соглашения о присоединении к ЕСЭД;
руководители, специалисты организаций, подведомственных органам
исполнительной власти Алтайского края, заключивших соглашения о
присоединении к ЕСЭД.
2. Единая система электронного документооборота Алтайского края
2.1. Единая система электронного документооборота Алтайского края
создана на основе системы автоматизации делопроизводства и
документооборота "Дело" и предназначена для:
регистрации, обработки и хранения входящих, исходящих документов
и обращений граждан;
размещения регистрационных карточек, поручений, электронных
документов и электронных копий документов в едином информационном
банке документов;
организации работы с проектами документов;
однократного ввода и многократного использования документов в
электронном виде;
поиска регистрационных карточек документов, поручений и
документов в едином информационном банке документов;
организации межведомственного электронного взаимодействия с
федеральными органами исполнительной власти и между участниками ЕСЭД;
контроля за прохождением, исполнением документа и качеством его
подготовки;
рассылки регистрационных карточек, поручений, электронных
документов и электронных копий документов с использованием средств
электронной почты;
получения оперативной аналитической и статистической отчетности.
2.2. Работа с документами в ЕСЭД осуществляется в соответствии с
федеральным законодательством, нормативными правовыми актами
Алтайского края, межведомственными и ведомственными инструкциями,
методическими рекомендациями.
2.3. Использование ЕСЭД обеспечивает:
доступ пользователей к регистрационным карточкам документов,
поручениям, электронным документам и электронным копиям документов с
момента их регистрации или внесения изменений;
подключение к РК электронных документов, электронных копий
документов с возможностью их подписания или заверения электронной
подписью;
разграничение прав доступа пользователей к РК и документам;
прием и рассылку РК, поручений и документов средствами
электронной почты;
протоколирование работы пользователей;
применение одной версии программных продуктов системы
автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" всеми
пользователями;
оптимизацию затрат на техническое сопровождение и обновление
программного обеспечения.
3. Уполномоченный орган по организационному, методическому и
техническому обеспечению Единой системы электронного документооборота
Алтайского края
3.1. Уполномоченный орган по организационному, методическому и
техническому обеспечению Единой системы электронного документооборота
Алтайского края (далее - "уполномоченный орган"):
разрабатывает проекты нормативных правовых актов Администрации
Алтайского края по вопросам использования системы электронного
документооборота участниками ЕСЭД;
совместно с департаментом документационного обеспечения
Администрации края разрабатывает и утверждает межведомственные
инструкции и методические рекомендации по работе в ЕСЭД;
совместно с департаментом документационного обеспечения
Администрации края согласует ведомственные инструкции участников ЕСЭД
по работе пользователей в системе электронного документооборота;
разрабатывает планы мероприятий по развитию ЕСЭД и организует их
исполнение;
осуществляет подключение к системе электронного документооборота
и настройку прав доступа пользователей участников ЕСЭД;
поддерживает в актуальном состоянии справочники ЕСЭД;
контролирует и протоколирует работу пользователей;
организует и совместно с департаментом документационного
обеспечения Администрации края проводит обучение пользователей работе
в ЕСЭД;
совместно с департаментом документационного обеспечения
Администрации края осуществляет ведение классификатора участников
ЕСЭД. (Абзац дополнен - Постановление Администрации Алтайского края
от 19.05.2016 № 167) 3.2. Уполномоченный орган в части технического
обеспечения ЕСЭД:
предоставляет доступ к системе электронного документооборота
пользователям участников ЕСЭД;
обеспечивает бесперебойную работу системы электронного
документооборота;
обеспечивает сохранность накопленной информации при выходе из
строя оборудования;
реализует меры по защите информации, содержащейся в ЕСЭД;
информирует участников ЕСЭД о технологических остановках и
нарушениях в работе ЕСЭД;
размещает нормативные правовые акты, инструкции и методические
рекомендации по работе в системе электронного документооборота на
портале Администрации Алтайского края в КСПД;
осуществляет временную остановку работы пользователей участников
ЕСЭД при систематических нарушениях ими правил и инструкций работы в
ЕСЭД до принятия мер по устранению нарушений.
4. Участники Единой системы электронного документооборота Алтайского
края
4.1. Участниками Единой системы электронного документооборота
Алтайского края являются:
органы исполнительной власти Алтайского края;
структурные подразделения Администрации Алтайского края;
органы местного самоуправления Алтайского края, заключившие
соглашения о присоединении к ЕСЭД;
организации, подведомственные органам исполнительной власти
Алтайского края, заключившие соглашения о присоединении к ЕСЭД.
4.2. По согласованию с департаментом документационного
обеспечения Администрации края уполномоченный орган принимает решение
о подключении иных участников системы электронного документооборота,
не указанных в пункте 4.1.
4.3. Участники ЕСЭД обеспечивают:
формирование единого информационного банка документов,
использование электронного документооборота между участниками ЕСЭД,
осуществляют поэтапный переход на работу с электронными документами;
назначение сотрудников, ответственных за организацию работ по
подключению к системе электронного документооборота и взаимодействие с
уполномоченным органом;
рабочие места пользователей программно-техническими средствами, а
должностных лиц - усиленными квалифицированными электронными
подписями;
работоспособность программного обеспечения и технических средств
пользователей;
направление уполномоченному органу заявки на подключение
пользователей к ЕСЭД;
предоставление уполномоченному органу организационной структуры
участника ЕСЭД, а в случае изменения организационной структуры - в
течение 3 рабочих дней информации об этом;
согласование с уполномоченным органом перечня используемых групп
документов, их номерообразование;
постоянную работу пользователей в системе электронного
документооборота в соответствии с федеральным законодательством,
нормативными правовыми актами Алтайского края, межведомственными и
ведомственными инструкциями, методическими рекомендациями
уполномоченного органа;
меры защиты от несанкционированного доступа, уничтожения и/или
искажения информации, содержащейся в ЕСЭД;
контроль работы пользователей в системе электронного
документооборота;
участие пользователей и сотрудников, ответственных за организацию
делопроизводства и документооборота, в совещаниях и обучающих
семинарах по вопросам работы в ЕСЭД;
выполнение требований в части обеспечения защиты информации при
ее обработке в ЕСЭД в соответствии с действующим законодательством
Российской Федерации. (Абзац дополнен - Постановление Администрации
Алтайского края от 19.05.2016 № 167)
5. Использование электронной подписи в Единой системе электронного
документооборота Алтайского края
5.1. В системе электронного документооборота для подписания
электронных документов, заверения электронных копий документов
используется усиленная квалифицированная электронная подпись.
5.2. Электронные документы, электронные копии документов,
подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, в
системе электронного документооборота признаются равнозначными
документам на бумажном носителе, подписанными собственноручной
подписью должностного лица.
5.3. Если документ должен быть заверен печатью, электронный
документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый
равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному
собственноручной подписью, признается равнозначным документу на
бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и
заверенному печатью.
5.4. Уполномоченный орган разрабатывает и утверждает порядок
использования средств электронной подписи участниками ЕСЭД, ведет
реестр действующих и отозванных электронных подписей участников ЕСЭД.
6. Порядок подключения к Единой системе электронного документооборота
Алтайского края
6.1. Для подключения к ЕСЭД органы исполнительной власти
Алтайского края, структурные подразделения Администрации Алтайского
края направляют заявку в уполномоченный орган.
6.2. Подключение органов местного самоуправления Алтайского края
и иных организаций осуществляется на основании соглашения о
присоединении к Единой системе электронного документооборота
Алтайского края, заключаемого между уполномоченным органом и органом
местного самоуправления Алтайского края или соответствующей
организацией. Форма соглашения определяется приказом уполномоченного
органа.
6.3. Присоединение к системе электронного документооборота
подведомственных организаций осуществляется по согласованию с органами
исполнительной власти Алтайского края, являющимися их учредителями.
6.4. Для подключения пользователей к системе электронного
документооборота участник ЕСЭД направляет заявку в уполномоченный
орган.
6.5. Участник ЕСЭД:
определяет пользователей ЕСЭД из числа сотрудников с правом
работы в системе электронного документооборота, их полномочия;
направляет в уполномоченный орган сертификаты ключей проверки
электронной подписи;
выполняет работы по обеспечению технической доступности рабочих
мест пользователей к системе электронного документооборота;
предоставляет уполномоченному органу информацию для настройки
справочников и прав доступа пользователей;
производит установку и настройку программного обеспечения и
технических средств на рабочих местах пользователей.
6.6. Уполномоченный орган:
предоставляет участникам ЕСЭД программное обеспечение системы
электронного документооборота, консультирует по его установке и
настройке;
осуществляет настройку справочников ЕСЭД на работу пользователей;
создает и настраивает картотеки участников ЕСЭД;
регистрирует пользователей в системе электронного
документооборота, выполняет настройку прав доступа;
предоставляет инструкции и методические материалы по работе в
системе электронного документооборота;
проводит начальное обучение пользователей.
