ГЛАВА РЕСПУБЛИКИ АЛТАЙ,
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ АЛТАЙ
Утратил силу - Указ Главы
Республики Алтай
от 19.09.2005 г. N 174-у
У К А З
22 января 2001 года N 14-У
г. Горно-Алтайск
Об утверждении Положения "О ведении личных дел
лиц, замещающих государственные должности и
государственные должности государственной
службы Республики Алтай"
С целью более качественного делопроизводства в кадровых
службах Правительства Республики Алтай, на основании ст. 8 Закона
Российской Федерации "Об основах государственной службы Российской
Федерации", ст. 15 Закона Республики Алтай "О государственной службе
Республики Алтай" постановляю:
Утвердить прилагаемое Положение "О ведении личных дел лиц,
замещающих государственные должности и государственные должности
государственных служащих Республики Алтай".
С.И.Зубакин
Утверждено
Указом
Главы Республики Алтай,
Председателя Правительства
Республики Алтай
от 22 января 2001г. N14-У
ПОЛОЖЕНИЕ
о ведении личных дел лиц, замещающих государственные
должности и государственные должности государственной
службы Республики Алтай
Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее
полные сведения о работнике и его трудовой деятельности, это
основной документ учета государственных служащих.
Первоначально в личное дело группируются следующие документы:
1. Внутренняя опись документов дела;
2. Документ - основание возникновения служебных отношений
(приказ - при замещении должности, путем назначения: заключение -
рекомендация конкурсной комиссии - при комплектовании
государственных должностей по конкурсу, трудовой договор с
государственным служащим);
3. Документы, характеризующие претендента на должность
(автобиография, анкета, листок по учету кадров, копии документов об
образовании, трудовая книжка, послужной список, рекомендации,
характеристики, копии решений о присвоении государственных наград,
присуждении почетных и специальных званий, государственных премий,
если таковые имеются);
4. Медицинское заключение установленной формы.
Материалы личного дела содержат документы о наличии
образования, прохождения переподготовки, повышения квалификации,
стажировки, стаже работы и зарубежных командировках.
В дальнейшем в личное дело включаются документы:
- подтверждающие изменение анкетно - биографических данных
работника (например, копия свидетельства о браке);
- характеризующие деловые и личные качества работника:
характеристики, отзывы, представления о назначении,
аттестационные листы и отзывы на него, справки - объективки и т.п.;
- сведения о доходах лица, замещающего государственную
должность Республики Алтай, и об имуществе, принадлежащем ему на
праве собственности;
- копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда
(классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального
звания;
- копии решений о поощрении государственного служащего, а
также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до
его снятия или отмены.
Личные дела имеют длительный срок хранения, поэтому в личные
дела не должны включаться документы второстепенного значения,
имеющие временные сроки хранения. (до 10 лет включительно, например,
заявления на предоставление отпуска, приказы на предоставление
отпуска).
Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в
хронологическом порядке.
Внутренняя опись документов
Содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их
датах, заголовках. При подготовке личных дел к передаче на хранение
к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой
указывается цифрами и прописью количество включенных в нее
документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составителем с указанием
должности, расшифровки подписи и даты составления описи.
Опись составляется на отдельном листе.
Основу личного дела составляют "Анкета" и "Дополнение к
анкете".
Анкета представляет собой перечень вопросов о биографических
данных работника, образовании, выполняемой работе с начала трудовой
деятельности, пребывании за границей, участии в выборах, семейном
положении, сведений о родственниках. Анкета заполняется от руки
самим работником при поступлении на работу. На все вопросы работник
должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков,
исправлений и помарок.
При заполнении анкеты используются следующие документы:
паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании.
В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности"
сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой
книжке.
Если работник в одной и той же организации занимал в разные
периоды времени различные должности, то следует указывать с какого и
по какое время он работал в каждой должности.
В графе "Семейное положение" сначала указывается: женат
(замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова), холост (не
замужем), а затем перечисляются все члены семьи с указанием степени
родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь и т.д.), проживающие
совместно с работником. При этом указываются фамилия, имя, отчество
и год рождения каждого члена семьи.
Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без
повторения вопроса, например: пребывание за границей - не был.
Сведения обо всех изменениях, касающихся работника,
происшедших после заполнения анкеты или личного листка по учету
кадров, отражаются в соответствующем дополнении.
Дополнение к анкете включает: фамилию, имя, отчество работника
и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.
В первом разделе фиксируются сведения о работе после
заполнения анкеты (перемещения по службе с указанием дат вступления
в должность и ухода с должности, со ссылками на решение об
утверждении или об освобождении работника).
Во втором разделе помещают данные об изменении в учетных
признаках работника после заполнения анкеты: образование,
награждение орденами и медалями, участие в составе выборных органов,
изменение места жительства и семейного положения, повышение
квалификации.
Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны
быть подтверждены соответствующими документами.
Работники кадровых служб, на которых возложено ведение личных
дел, обязаны постоянно следить за состоянием личных дел и
своевременно вносить изменения в учетные данные работника.
Наряду с заполнением анкеты поступающий на работу пишет
автобиографию - документ, содержащий краткое описание в
хронологической последовательности основных этапов жизни и
деятельности данного лица.
В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы:
фамилия, имя, отчество, год, число, месяц рождения, полученное
образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался), с
какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и
каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная
работа (где, когда и в качестве кого), участие в выборных органах,
отношение к воинской обязанности и воинское звание, сведения о
семейном положении и о близких родственниках, паспортные данные,
домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии и подпись.
Копии документов об образовании должны быть заверены в
установленном порядке.
Помещаемая в личное дело копия приказа о приеме на работу
должна иметь отметку о заверении копии. Вместо копии приказа в
личное дело может быть помещена выписка из него.
Документы личного дела помещаются в папку установленного
образца. Личное дело регистрируется в журнале учета личных дел.
Личные дела могут выдаваться во временное пользование
определенным должностным лицам, круг которых определяется
руководителем организации.
Личные дела хранятся в отделе кадров как документы строгой
отчетности, отдельно от трудовых книжек.
В отделе кадров хранятся личные дела только работающих
сотрудников.
Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с
требованиями архивных органов и хранятся в архиве.
При подготовке личного дела к передаче в архив в конце дела
помещается заверительная надпись, которая составляется на листке -
заверителе по установленной форме.
