Распоряжение Губернатора Челябинской области от 03.05.2012 № 80-рп

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 03.05.2012 г. N 80-рп

   г. Челябинск

Об автоматизированной системе

электронного документооборота

Аппарата Правительства

Челябинской области

и органов исполнительной

власти Челябинской области

В целях обеспечения возможности эффективного управления процессами документационного обеспечения Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области:

1. Утвердить прилагаемое Положение об автоматизированной системе электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области.

2. Определить Управление делопроизводства Правительства Челябинской области (Пылаев С.В.) оператором автоматизированной системы электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области.

3. Определить Министерство информационных технологий и связи Челябинской области (Тарасов Д.А.) администратором автоматизированной системы электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области.

4. С 1 июня 2012 года структурным подразделениям Аппарата Правительства Челябинской области, Министерству информационных технологий и связи Челябинской области (Тарасов Д.А.), Министерству культуры Челябинской области (Бетехтин А.В.), Министерству образования и науки Челябинской области (Кузнецов А.И.), Главному экспертному управлению Челябинской области (Лошкин А.А.), Главному контрольному управлению Челябинской области (Климов А.И.) осуществлять ведение документооборота в электронном виде с использованием автоматизированной системы электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области.

5. Организацию выполнения настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора Челябинской области - руководителя аппарата Правительства Челябинской области Уфимцева А.Г.

Исполняющий обязанности

Председателя

Правительства

Челябинской области            А.Г. Уфимцев

Утверждено

распоряжением

Правительства

Челябинской области

от 03.05.2012 г. N 80-рп

Положение

об автоматизированной системе электронного документооборота

Аппарата Правительства Челябинской области

и органов исполнительной власти Челябинской области

I. Общие положения

1. Настоящее Положение определяет назначение и порядок функционирования системы электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области (далее именуется - система документооборота).

2. Система документооборота предназначена для решения следующих задач:

обеспечение комплексной автоматизации документооборота Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области;

обеспечение перехода Аппарата Правительства Челябинской области и органов исполнительной власти Челябинской области от бумажного документооборота к электронному документообороту, обеспечение хранения документов в электронном виде и персонифицированного доступа к документам;

обеспечение выполнения автоматизированного контроля над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения;

обеспечение контроля над своевременным исполнением поручений по документам;

обеспечение оперативного получения информации о ходе работ по документу, о месте нахождения подлинника документа;

обеспечение защиты от несанкционированного доступа к информации, хранящейся в системе документооборота.

II. Термины и сокращения

3. В настоящем Положении используются следующие термины и сокращения:

1) пользователь системы документооборота - должностное лицо, получившее право доступа к ресурсам системы документооборота в пределах своих должностных обязанностей;

2) участник системы документооборота - структурное подразделение Аппарата Правительства Челябинской области, орган исполнительной власти Челябинской области, осуществляющие ведение документооборота в электронном виде с использованием системы документооборота: осуществляют действия по созданию, обмену, хранению электронных документов с использованием программного, аппаратного и информационного обеспечения в соответствии с настоящим Положением;

3) роль - именованная совокупность разрешений на доступ к функциональным возможностям системы документооборота, предоставленная определенным пользователям системы документооборота;

4) маршрут документа - последовательность стадий обработки документа.

III. Порядок функционирования системы документооборота

4. Оператор системы документооборота обеспечивает:

1) общую координацию и методическое руководство процессом функционирования системы документооборота, в том числе процессами подготовки, ввода, обработки, хранения, архивирования информации;

2) формирование и поддержание в актуальном состоянии специализированных справочников системы электронного документооборота.

5. Администратор системы документооборота обеспечивает, в том числе посредством размещения государственных заказов на поставку необходимых товаров, выполнение работ, оказание услуг:

1) работоспособность программно-технических средств серверного оборудования системы документооборота;

2) безопасность информации в системе документооборота в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6. В целях обеспечения работоспособности программно-технических средств серверного оборудования системы документооборота администратор системы документооборота выполняет следующие функции:

1) осуществляет регистрацию пользователей системы документооборота и настройку прав доступа к ресурсам системы документооборота;

2) осуществляет проведение необходимых регламентных работ (резервное копирование данных, обновление версий программного обеспечения, техническое обслуживание серверного оборудования);

3) осуществляет контроль функционирования программного и технического обеспечения системы документооборота;

4) осуществляет сбор и анализ сообщений об ошибках в системе документооборота;

5) выполняет работы по устранению ошибок в системе документооборота и восстановлению работоспособности системы документооборота в случае сбоев;

6) осуществляет сбор и анализ предложений по внесению изменений в систему документооборота.

7. Регистрация пользователей системы документооборота осуществляется администратором системы документооборота на основании заявлений на регистрацию, оформленных по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению. В заявлении на регистрацию должно быть указано наименование роли (ролей), определенной в системе документооборота согласно приложению 4 к настоящему Положению.

Рассмотрение заявления на регистрацию осуществляется администратором системы документооборота в течение 3 рабочих дней с момента принятия заявления.

По результатам рассмотрения представленного заявления на регистрацию администратор системы документооборота регистрирует пользователей системы документооборота, присваивает логин и первичный пароль доступа к системе документооборота.

Получение информации для авторизации в системе документооборота осуществляется пользователем лично у администратора системы документооборота.

Пользователь системы документооборота обязан изменить первичный пароль доступа к системе документооборота, предоставленный ему администратором системы документооборота при регистрации, после первого входа в систему документооборота и получить сертификат ключа электронной подписи.

Пользователь системы документооборота обязан извещать администратора системы документооборота о возникновении ошибок в системе документооборота и об обстоятельствах их возникновения.

8. Создание ключей подписей и изготовление сертификатов ключей подписей осуществляется удостоверяющим центром органов исполнительной власти Челябинской области в соответствии с регламентом удостоверяющего центра органов исполнительной власти Челябинской области, утвержденным приказом заместителя Губернатора Челябинской области - руководителя Администрации Губернатора Челябинской области от 06.09.2011 г. N 02-2-6/36.

9. Изменение прав доступа пользователей системы документооборота или предоставление режима замещения осуществляется администратором системы документооборота на основании заявлений на изменение прав доступа, оформленных по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.

Рассмотрение заявления на изменение прав доступа осуществляется администратором системы документооборота в течение 3 рабочих дней с момента принятия заявления.

По результатам рассмотрения представленного заявления на изменение прав доступа администратор системы документооборота осуществляет изменение прав доступа пользователей системы документооборота.

10. Удаление учетной записи и прав доступа пользователей системы документооборота осуществляется администратором системы документооборота на основании заявлений на удаление учетной записи и прав доступа, оформленных по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению.

Рассмотрение заявления на удаление учетной записи и прав доступа осуществляется администратором системы документооборота в течение 3 рабочих дней с момента принятия заявления.

По результатам рассмотрения представленного заявления на удаление учетной записи и прав доступа администратор системы документооборота осуществляет удаление учетной записи и прав доступа пользователей системы документооборота.

11. Все заявления в адрес администратора системы документооборота могут быть представлены лично или посредством системы документооборота.

Приложение 1

к Положению

об автоматизированной системе

электронного документооборота

Аппарата Правительства

Челябинской области

и органов исполнительной власти

Челябинской области

Форма

заявления на регистрацию

                            Администратору автоматизированной

                            системы электронного

                            документооборота Аппарата

                            Правительства Челябинской области и

                            органов исполнительной власти

                            Челябинской области

                         Заявление на регистрацию

    Я, ___________________________________________________________________,

                            (фамилия, имя, отчество)

__________________________________________________________________________,

       (должность, структурное подразделение Аппарата Правительства

  Челябинской области (органа исполнительной власти Челябинской области)

прошу зарегистрировать  меня  в  качестве  пользователя  автоматизированной

системы  электронного  документооборота  Аппарата Правительства Челябинской

области   и   органов  исполнительной  власти  Челябинской  области  (далее

именуется  -  система  документооборота)  и  предоставить  право  доступа в

соответствии со следующими ролями:

___________________________________________________________________________

                              (указать роли)

    С     Положением    об    автоматизированной    системе    электронного

документооборота  Аппарата  Правительства  Челябинской  области  и  органов

исполнительной власти Челябинской области ознакомлен:

                                     __________________/__________________/

                                         (подпись)          (Ф.И.О.)

Руководитель структурного подразделения

Аппарата   Правительства    Челябинской

области  (органа  исполнительной власти

Челябинской области)

___________________________________  ____________________/________________/

           (должность)                    (подпись)           (Ф.И.О.)

Оператор системы документооборота    ____________________/________________/

                                          (подпись)           (Ф.И.О.)

Приложение 2

к Положению

об автоматизированной системе

электронного документооборота

Аппарата Правительства

Челябинской области

и органов исполнительной власти

Челябинской области

Форма

заявления на изменение прав доступа

                            Администратору автоматизированной

                            системы электронного

                            документооборота Аппарата

                            Правительства Челябинской области и

                            органов исполнительной власти

                            Челябинской области

                    Заявление на изменение прав доступа

    Я, ___________________________________________________________________,

                            (фамилия, имя, отчество)

__________________________________________________________________________,

       (должность, структурное подразделение Аппарата Правительства

  Челябинской области (органа исполнительной власти Челябинской области)

прошу  предоставить  (отменить) право доступа к автоматизированной  системе

       (в случае отмены режима замещения)

электронного документооборота Аппарата Правительства Челябинской области  и

органов  исполнительной  власти  Челябинской  области  (далее  именуется  -

система документооборота) в соответствии со следующими ролями:

__________________________________________________________________________.

(указать роли, Ф.И.О. и должность замещаемого лица - для режима замещения)

                                     __________________/__________________/

                                         (подпись)          (Ф.И.О.)

Руководитель структурного подразделения

Аппарата   Правительства    Челябинской

области  (органа  исполнительной власти

Челябинской области)

___________________________________  ____________________/________________/

           (должность)                    (подпись)           (Ф.И.О.)

Оператор системы документооборота    ____________________/________________/

                                          (подпись)           (Ф.И.О.)

Приложение 3

к Положению

об автоматизированной системе

электронного документооборота

Аппарата Правительства

Челябинской области

и органов исполнительной власти

Челябинской области

Форма

заявления на удаление учетной записи

                          Администратору автоматизированной

                          системы электронного

                          документооборота Аппарата

                          Правительства Челябинской области и

                          органов исполнительной власти

                          Челябинской области

                   Заявление на удаление учетной записи

                        и прав доступа пользователя

    Я, ___________________________________________________________________,

                            (фамилия, имя, отчество)

__________________________________________________________________________,

       (должность, структурное подразделение Аппарата Правительства

  Челябинской области (органа исполнительной власти Челябинской области)

прошу удалить учетную запись _____________________________________________,

                                    (фамилия, имя, отчество)

___________________________________________________________________________

                  (должность, структурное подразделение)

в  качестве  пользователя  системы  электронного  документооборота Аппарата

Правительства  Челябинской   области   и   органов   исполнительной  власти

Челябинской  области  (далее именуется - система  документооборота) и права

доступа к системе документооборота.

                                     __________________/__________________/

                                         (подпись)          (Ф.И.О.)

Руководитель структурного подразделения

Аппарата   Правительства    Челябинской

области  (органа  исполнительной власти

Челябинской области)

___________________________________  ____________________/________________/

           (должность)                    (подпись)           (Ф.И.О.)

Оператор системы документооборота    ____________________/________________/

                                          (подпись)           (Ф.И.О.)

Приложение 4

к Положению

об автоматизированной системе

электронного документооборота

Аппарата Правительства

Челябинской области

и органов исполнительной власти

Челябинской области

Перечень

ролей, определенных в автоматизированной

системе электронного документооборота

Аппарата Правительства Челябинской области

и органов исполнительной власти Челябинской области

Наименование роли	Описание роли (перечень функций)
Руководитель - начальник           структурного подразделения Аппарата Правительства Челябинской области  или органа исполнительной власти   Челябинской области, являющийся    пользователем системы              документооборота	1) поиск и просмотр документа;       2) подготовка документа;             3) согласование документа;            4) утверждение документа;            5) подписание документа;             6) рассмотрение документа;           7) исполнение поручения по документу; 8) контроль работ по документу
Делопроизводитель - сотрудник      участника системы документооборота, ответственный за ведение           делопроизводства, являющийся       пользователем системы              документооборота	1) поиск и просмотр документа;       2) подготовка документа;             3) регистрация документа;            4) отправка документа;               5) архивация документа;              6) работа с отчетами
Исполнитель - сотрудник участника  системы документооборота, не       являющийся руководителем           подразделения или ответственным за ведение делопроизводства,          являющийся пользователем системы   документооборота	1) поиск и просмотр документа;       2) подготовка документа;             3) исполнение поручения по документу; 4) контроль работ по документу;      5) согласование документа
Пользователь системы               документооборота,                  выполняющий работу по              администрированию                  специализированных справочников    системы документооборота, настройке типовых маршрутов обработки        документов, настройке правил       формирования регистрационных       номеров документов и поручений,    настройке правил формирования      автоматических уведомлений	1) администрирование                 специализированных справочников      системы документооборота;            2) настройка типовых маршрутов       обработки документов;                3) настройка формирования            автоматических уведомлений
Администратор - сотрудник          администратора системы             документооборота, осуществляющий   централизованное администрирование системы документооборота	1) управление учетными записями      пользователей;                       2) настройка прав доступа;           3) настройка типовых маршрутов       обработки документов;                4) настройка правил формирования     регистрационных номеров документов и поручений;                           5) настройка правил формирования      автоматических уведомлений