Постановление Администрации Тюменской области от 07.03.2001 № 69

 



                  АДМИНИСТРАЦИЯ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

                           ПОСТАНОВЛЕНИЕ


    07.03.2001 г.                                              N 69
                             г.Тюмень

                                   Утратилo силу - Постановление
                                  Администрации Тюменской области
                                       от 09.02.2004 г. N 38

    Об утверждении
    Временного положения
    по работе с документами
    в Администрации области


    В  целях  установления  единого  порядка  работы с документами,
обеспечения   оперативного   прохождения   и   контроля   утвердить
Временное   положение   о  работе  с  документами  в  Администрации
Тюменской области.


    Вице - Губернатор области                          Н.М.Добрынин
    ________________



    Приложение
    к Постановлению
    Администрации Тюменской области
    от 7 марта 2001 г. N 69


                        ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
                     О РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ В
                  АДМИНИСТРАЦИИ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

          О работе с деловой корреспонденцией (письмами)

    1.  Входящая  корреспонденция  рассматривается и регистрируется
в  канцелярии  Администрации области в день поступления. Документы,
поступившие  после  17  часов,  регистрируются на следующий рабочий
день.
    2.  Помощники  Губернатора,  Вице  -  Губернатора, заместителей
Губернатора  получают  в  канцелярии почту дважды в день (в 11.00 и
17.00).  Обеспечивают  учет  и  контроль  документов, занося в базу
данных  персонального  компьютера,  в  журнал  или ведя картотеку с
помощью   регистрационно   -   учетных   карточек,   полученных   в
канцелярии  вместе  с  документами.  Помощники готовят резолюции, в
тексте  которых  указываются фамилии исполнителей, задания и сроки.
Резолюции печатает секретарь или помощник руководителя.
    3.  Документы  с проектами резолюций передаются руководству для
рассмотрения не более чем в трехдневный срок.
    4.  Помощники  Губернатора,  Вице  -  Губернатора, заместителей
Губернатора   возвращают   в  канцелярию  документы  с  необходимым
количеством   копий   (отснятых   помощниками)   в  соответствии  с
резолюцией,    подписанной    руководителем,    для   занесения   в
регистрационную  карточку  и передачи исполнителю через канцелярию.
Передача  документов  на  исполнение  без  регистрации  и резолюции
руководства не допускается.
    5.  Ответственный  исполнитель,  указанный  в резолюции первым,
организует    исполнение   документа   и   с   учетом   предложений
соисполнителей готовит обобщенную информацию.
    Не  позднее  чем  за  5  дней  до  истечения  срока  исполнения
ответственному  исполнителю  должны  представляться все необходимые
материалы. Помощники контролируют работу по подготовке ответов.
    6.  Контроль  за  сроками  исполнения  документов  осуществляет
канцелярия.   Документы  ставятся  на  контроль  в  соответствии  с
резолюцией руководства.
    Письма  -  поручения  и запросы вышестоящих органов исполняются
к   указанному   в   документе   или   резолюции   сроку,  протесты
прокуратуры  -  в  течение  10  дней,  корреспонденция  с  пометкой
"срочно"   -  3  дней.  Ответы  на  обращение  депутатов  Тюменской
областной  Думы  направляются  безотлагательно, а при необходимости
в  дополнительном  изучении  -  в  месячный  срок.  Срок исполнения
документа   сторонних   организаций,   если   он   не  определен  в
резолюции, устанавливается 1 месяц.
    7.   В   первый   день  рабочей  недели  канцелярия  направляет
информацию  -  напоминание  о  документах,  стоящих  на контроле, в
службы  помощников  Губернатора  и  его  заместителей,  структурные
подразделения  Администрации.  В  последний  рабочий  день недели -
справку - информацию о неисполненных документах.
    8.  Решение  о  снятии  документа  с  контроля  или о продлении
срока исполнения принимается руководителем, давшим поручение.
    9.  Подписанные  руководством  ответы  в  двух  экземплярах  (с
подлинной  подписью)  со всеми необходимыми приложениями передаются
в канцелярию, где регистрируются и отправляются адресату.
    Инициативные   документы  (запросы,  предписания)  за  подписью
руководства  получают  исходящий регистрационный номер в канцелярии
и передаются для отправки.
    10.  Один  экземпляр  подлинника  ответа с письмом - поручением
остается  и  хранится  в  канцелярии  согласно номенклатуре дел для
передачи в архив.

             О приеме - передаче документов в связи с
             реорганизацией структурных подразделений
                       Администрации области

    В   целях  обеспечения  сохранности  документов  в  структурных
подразделениях  Администрации  области  в процессе их реорганизации
руководители       структурных      подразделений      обеспечивают
соответствующие   меры   по  соблюдению  требований  Инструкции  по
документальному   обеспечению  (делопроизводству)  в  Администрации
Тюменской области.
    При  увольнении  или переходе на другую работу сотрудник должен
передать  числящиеся  за  ним  документы  согласно номенклатуре дел
своему  "правопреемнику"  по акту приема - передачи. При отсутствии
такового  лица  оформленный  акт  приема  -  передачи  и  документы
хранятся в службе делопроизводства подразделения.
    Образец акта приема - передачи дел прилагается.

                   Порядок внесения, подготовки
                    и оформления постановлений,
                 распоряжений Губернатора области

    1. Губернатор области издает постановления, распоряжения.
    Постановления    принимаются,   как   правило,   по   вопросам,
затрагивающим  интересы  всех или большей части жителей, выполнения
основных  направлений  плана экономического и социального развития,
бюджета области.
    По   вопросам   текущей   деятельности,   решению   оперативных
вопросов принимаются распоряжения.
    2.    Ответственность    за    качество   подготовки   проектов
постановлений  и  распоряжений, их согласование с заинтересованными
сторонами,  содержание,  достоверность,  целесообразность,  полноту
представляемых    материалов    несут    руководители   структурных
подразделений, которые вносят эти документы на рассмотрение.
    3.  Руководители  подразделений  Администрации области, которым
поручена   подготовка  проектов,  определяют  из  числа  работников
ответственных  исполнителей  этих  документов,  которые  организуют
согласование и подготовку материалов по проекту документа.
    4.   Согласование   материалов   по   проекту   оформляется  на
оборотной  стороне  последнего  листа  проекта.  Лист  согласования
включает   должность,   фамилию,   имя,  отчество,  личную  подпись
визирующего и дату.
    5.     Проекты     постановлений,    распоряжений    визируются
руководителем  структурного  подразделения  или  лицом, исполняющим
его   обязанности,   заместителем  Губернатора,  курирующим  данную
отрасль,  руководителями  заинтересованных  органов  и организаций,
начальником    Главного    контрольно   -   правового   управления.
Обоснованные   замечания   по   содержанию   проекта  излагаются  в
отдельной   справке,   которая  прилагается  к  данному  документу.
Приложения  к  проекту  визируются ответственным исполнителем. Срок
рассмотрения  проектов  документов  не  должен  превышать 7 рабочих
дней.
    Если   в   процессе  согласования  проекта  вносятся  изменения
принципиального  характера,  то он подлежит повторному визированию.
Повторное  визирование  не  требуется,  если при доработке в проект
внесены   уточнения  редакционного  характера,  не  изменившие  его
содержания.
    6.  Проект  постановления,  распоряжения  (при  объеме  проекта
более   2   страниц  на  дискете)  вместе  со  справкой  о  кратком
изложении  существа  вопроса  и  необходимых сведений, на основании
чего  подготовлен  проект,  кто его внес, с кем согласован, а также
указателем   рассылки  передается  в  отдел  подготовки  и  выпуска
постановлений,    распоряжений    Губернатора   области,   где   он
окончательно  дорабатывается,  перепечатывается  в  соответствии  с
требованиями   ГОСТов   и   передается   Вице   -  Губернатору  для
подписания Губернатором области.
    7.   Проекты,   подготовленные   с   нарушением  установленного
порядка   и   не   прошедшие   необходимого  согласования,  отделом
подготовки   и   выпуска  постановлений,  распоряжений  Губернатора
области  в  двухдневный  срок  с  резолюцией Вице - Губернатора или
руководителя   аппарата  Губернатора  возвращаются  соответствующим
подразделениям для окончательной доработки.
    8.  Подписанные  постановления,  распоряжения  в течение 2 дней
регистрируются  в  журнале  и  компьютере,  копии данных документов
согласно  указателю  рассылки  передаются в канцелярию для доставки
адресатам (в течение 2 дней).
    9.   Замена   ранее   разосланных  постановлений,  распоряжений
производится   по   указанию   руководителя   Аппарата  Губернатора
области.
    10.   Кроме   адресатов,  указанных  в  листе  рассылки,  копии
постановлений,  распоряжений,  которые  носят нормативный характер,
направляются  в  Конституционный  Суд  РФ,  Главное  контрольное  и
Государственно   -   правовое   управления   при   Президенте   РФ,
Департамент  по  взаимодействию  с  регионами  РФ Правительства РФ,
Министерство юстиции.
    11.   Постановления   и   распоряжения   Губернатора   области,
подлежащие  обязательному  официальному  опубликованию  в средствах
массовой   информации,   по  согласованию  с  Вице  -  Губернатором
передаются    отделом    подготовки    и   выпуска   постановлений,
распоряжений   в   3-дневный   срок  в  Департамент  информационной
политики для опубликования.
    12.  Отдел  подготовки  и  выпуска ежемесячно готовит к изданию
сборник   постановлений,  распоряжений,  который  рассылается  всем
структурным подразделениям и территориальным органам власти.

                  Порядок рассмотрения обращений
                  граждан в Администрации области

    Обращения,  адресованные  лично Губернатору области, передаются
ему  на  рассмотрение,  в  других  случаях - на рассмотрение Вице -
Губернатору,   заместителям   Губернатора   согласно  распределению
обязанностей.
    Ответственность   за   своевременное   и   полное  рассмотрение
обращений   возлагается  на  руководителей  администраций  районов,
отделов,   управлений   и   комитетов  и  других  должностных  лиц,
определенных   Губернатором,  Вице  -  Губернатором,  заместителями
Губернатора.
    Указания  об  исполнении  обращений  граждан оформляются в виде
резолюции    Губернатора,    Вице   -   Губернатора,   заместителей
Губернатора,  обязательными  элементами  резолюции являются фамилия
исполнителя,   его  должность,  четкая  и  конкретная  формулировка
указания   по   исполнению,   при  необходимости  указывается  дата
исполнения.
    Проекты   резолюций   готовят  помощники  Губернатора,  Вице  -
Губернатора, заместителей Губернатора.
    Запрещается  направлять  обращения  граждан  для разрешения тем
должностным лицам и в те службы, действия которых обжалуются.
    Главы    администраций    городов   и   районов,   руководители
департаментов,  управлений,  комитетов и других служб Администрации
области,   в   чей   адрес   направлены  на  исполнение  заявления,
предложения   и   жалобы   граждан,   обязаны  рассматривать  их  в
соответствии  со  своими полномочиями, принять необходимые меры и в
установленные сроки извещать о принятом решении заявителей.
    Если  обращение  заявителя поставлено на контроль, то решение о
снятии   с   контроля  принимает  Губернатор,  Вице  -  Губернатор,
заместитель   Губернатора,   первоначально   рассмотревший  письмо.
Ставится надпись "в дело" и личная подпись руководителя.
    Обращения  граждан  после  рассмотрения их Губернатором, Вице -
Губернатором,  заместителями  Губернатора  возвращаются  в отдел по
работе   с  обращениями  граждан  Администрации  области  вместе  с
делами, в которые вложена вся переписка с заявителями.
    Обращения,   направленные   на   рассмотрение  в  администрации
городов   и  районов,  департаменты,  управления,  комитеты  другие
службы  Администрации,  и  резолюции к ним должны быть сформированы
помощником  в  полном  объеме,  при  повторном  обращении, в случае
необходимости, приложены копии ранее принятых решений.
    Заявитель   в  копии  или  на  отдельном  бланке  Администрации
области   извещается   о  результатах  рассмотрения  его  обращения
Губернатором,   Вице   -  Губернатором,  заместителями  Губернатора
(т.е.  о  том, кому дано поручение и какие сроки определены для его
исполнения).
    Обращения   граждан   должны   направляться  в  соответствующие
департаменты,   комитеты,   учреждения,   администрации  городов  и
районов  не  позднее  чем  в  пятидневный срок со дня регистрации в
отделе по работе с обращениями граждан Администрации области.
    В  поручении  - резолюции по обращению гражданина кроме подписи
Губернатора,  Вице  -  Губернатора, заместителей Губернатора должна
быть  информация  (фамилия,  имя,  отчество) об исполнителе и номер
его служебного телефона.

                    Организация приема граждан
            по личным вопросам в Администрации области

    1.   Губернатор,   Вице   -   Губернатор,   его  заместители  и
управляющий делами Губернатора осуществляют прием лично.
    2.   Дни   приема   граждан   устанавливаются   и  утверждаются
Губернатором.
    3.   В  Администрации  области  для  приема  граждан  отводится
специальное помещение - приемная.
    На  внешней  стороне  здания,  где расположена приемная, должна
быть вывеска "Приемная" и указаны часы приема граждан.
    4.  Приемные  обеспечиваются  необходимой мебелью и имуществом,
средствами  связи,  звукозаписи  и личной безопасности сотрудников,
нормативными, справочными и иными материалами.
    5.  При  необходимости встречи организуются по месту жительства
или работы заявителей.
    6.  Проведение  предварительных  бесед с гражданами, пришедшими
на  личный  прием,  осуществляют  специалисты  отдела  по  работе с
обращениями граждан Администрации области.
    Специалист,    осуществляющий    прием,    обязан   внимательно
выслушать   гражданина  и  тщательно  разобраться  в  существе  его
обращения.
    7.   Выяснив  все  обстоятельства,  связанные  с  вопросом,  по
которому  обратился  гражданин, специалист имеет право обратиться в
департаменты    и    комитеты,    службы   Администрации   области,
руководители  которых  обязаны  оказывать содействие: предоставлять
необходимые  справочные  и  информационные  материалы, обеспечивать
квалифицированной  консультацией,  при  необходимости  направлять в
приемную  сотрудников  для разъяснения заявителю механизма и сроков
исполнения его просьбы и т.д.
    8.  В  случаях,  когда  решение  вопроса, по которому обратился
гражданин,  не  требует участия Губернатора, Вице - Губернатора или
его   заместителей,  специалист  дает  разъяснения  со  ссылкой  на
законодательство,  направляет  к  конкретному  должностному лицу, в
компетенции которого принятие решения по сути обращения.
    9.    При   совершении   посетителем   в   приемной   действий,
представляющих   непосредственную   угрозу  для  жизни  и  здоровья
окружающих,  должностное  лицо,  ведущее прием, немедленно вызывает
сотрудников   милиции,   при   необходимости   оказания  посетителю
медицинской помощи - врача.
    10.  Учет  приема  граждан  ведется  в  журнале  и  заносится в
компьютер.
    11.   Отделом   по  работе  с  обращениями  граждан  проводится
аналитическая  деятельность  по  проблемам, изложенным в обращениях
граждан,     и    осуществляется    периодическое    информирование
Губернатора,   Вице   -  Губернатора,  заместителей  Губернатора  о
количестве   и  характере  вопросов,  которые  ставят  граждане  на
личном приеме.

                                АКТ
                ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)

|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|N   |Индекс дела по |Заголовок дела (документа)  |Примечание       |
|п/п |номенклатуре   |                            |                 |
|    |(документа)    |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|
|    |               |                            |                 |
|————|———————————————|————————————————————————————|—————————————————|

Итого передано ________________ дел      Дата ____________________

Ф.И.О., наименование должности
лица, передавшего дело                   _________________________

Ф.И.О., наименование должности
лица, принявшего дело                    _________________________

Начальник общего отдела
(представитель службы
делопроизводства)                        _________________________