Постановление Губернатора Белгородской области от 07.02.2011 № 13

 
                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ
                   ГУБЕРНАТОРА БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

от 7 февраля 2011г.                                        N13


О проведении областного конкурса
на лучшую  организацию  архивной
работы


     В целях совершенствования деятельности органов ЗАГС администраций
муниципальных   районов   и   городских   округов  по  формированию  и
использованию архивного фонда записей  актов  гражданского  состояния,
обеспечению  его  сохранности,  развитию  информационных  технологий и
активизации работы  по  созданию  электронного  архива  записей  актов
гражданского   состояния   Белгородской  области,  а  также  повышения
доступности и качества предоставления государственных  услуг  органами
ЗАГС постановляю:
     1. Управлению записи актов  гражданского  состояния  Белгородской
области  (Кузубова  Р.В.)  провести  в 2011 году конкурс среди органов
ЗАГС администраций муниципальных районов и городских округов на лучшую
организацию архивной работы (далее - конкурс).
     2. Утвердить   Положение   о   проведении   конкурса   и   состав
организационного комитета по его проведению (прилагаются).
     3. Департаменту  финансов  и  бюджетной   политики   Белгородской
области    (Боровик    В.Ф.)   финансирование   мероприятий   конкурса
осуществлять за счёт средств областного  бюджета,  предусмотренных  на
содержание управления ЗАГС Белгородской области в 2011 году,  согласно
прилагаемой смете расходов.
     4. Управлению  информации  и  массовых коммуникаций Администрации
Губернатора области (Гармашев А.А.)  обеспечить  освещение  проведения
конкурса в средствах массовой информации.
     5. Контроль за исполнением постановления возложить на департамент
здравоохранения  и  социальной  защиты  населения Белгородской области
(Белоусов Н.И.).
     Информацию об  исполнении  постановления  представить к 1 февраля
2012 года.
       

    Губернатор Белгородской области          Е. Савченко


                                                            Утверждено
                                            постановлением губернатора
                                                  Белгородской области
                                        от " 7 " февраля 2011 года N13

                              ПОЛОЖЕНИЕ
        о проведении конкурса среди органов ЗАГС администраций
   муниципальных районов и городских округов на лучшую организацию
                           архивной работы

     Конкурс среди органов ЗАГС администраций муниципальных районов  и
городских  округов (далее - органы ЗАГС области) на лучшую организацию
архивной  работы   (далее   -   конкурс)   направлен   на   дальнейшее
совершенствование  деятельности органов ЗАГС в вопросах формирования и
использования архивного фонда записей  актов  гражданского  состояния,
создание   оптимальных   условий   для   его   хранения,  формирование
электронной базы данных регионального архива,  повышение доступности и
качества предоставления государственных услуг органами ЗАГС области.
     1. Задачи конкурса
     Основные задачи конкурса:
     - укрепление материально-технической базы органов ЗАГС области;
     - создание  оптимальных  условий  для  хранения  архивного фонда,
обеспечение противопожарной безопасности;
     - совершенствование   работы   по  формированию  и  использованию
архивного фонда записей актов гражданского состояния;
     - дальнейшее развитие информационных технологий и переход органов
ЗАГС области на оказание государственных услуг в электронном виде;
     - создание    информационного    банка   данных   записей   актов
гражданского   состояния   Белгородской   области;   своевременная   и
качественная  передача  органами местного самоуправления записей актов
гражданского состояния в единую базу данных регионального архива;
     - улучшение качества обслуживания граждан;
     - повышение  профессионального  уровня  работников  органов  ЗАГС
области,   выявление   и  распространение  лучшего  опыта  организации
архивной работы.
     3 2. Участники конкурса
     В конкурсе принимают участие все  органы  ЗАГС  области,  которые
делятся на две группы:
     1-я группа -  управление  ЗАГС  администрации  города  Белгорода,
управление  ЗАГС  администрации  Старооскольского  городского  округа,
отдел ЗАГС администрации Губкинского городского округа;
     2-я группа  -  отделы  ЗАГС  администраций  муниципальных районов
"Алексеевский  район  и  город  Алексеевка",   "Белгородский   район",
"Борисовский район",  "Город Валуйки и Валуйский район", "Вейделевский
район",  "Волоконовский  район",  "Грайворонский  район",   "Ивнянский
район",  "Корочанский район",  "Красногвардейский район", "Красненский
район",  "Краснояружский район", "Новооскольский район", "Прохоровский
район",  "Ракитянский район",  "Ровеньский район", "Чернянский район",
"Шебекинский район", "Яковлевский район".
     3. Сроки и порядок проведения конкурса
     3.1. Конкурс проводится с 1 марта по 15 декабря 2011 года  в  два
этапа.
     3.2. Деятельность участников конкурса  оценивается  путём  выезда
конкурсной  комиссии  в органы ЗАГС области,  а также анализа качества
заполнения  записей   актов   гражданского   состояния,   формирования
электронного банка данных, своевременности и качества передачи записей
актов  гражданского  состояния  в  единую  базу  данных  регионального
архива,  соблюдения  сроков  и качества исполнения заявлений граждан и
запросов организаций на основе данных  отдела  по  учёту,  хранению  и
обработке документации управления ЗАГС Белгородской области.
     Состав и  график   выездов   конкурсной   комиссии   определяются
управлением ЗАГС Белгородской области дополнительно.
     3.3. Деятельность участников конкурса  оценивается  по  следующим
направлениям и критериям:
     "Обеспечение сохранности документов" Критерии:
     - материально-техническая  база:  наличие  помещения для хранения
архивных  документов,  выполнение  требований  к   помещению   архива;
электрическое   и   противопожарное   оборудование;   световой  режим;
санитарно-гигиенический режим; оборудование архива;
     - оформление дел:  полное оформление дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения,  частичное оформление дел временного  (до  10
лет включительно) хранения;  наличие утверждённых номенклатуры и описи
дел;
     формирование дел:       отсутствие      нарушений      требований
законодательства   при   формировании    дел    (количество    листов,
сосредоточенных  в книге;  соблюдение хронологии;  алфавитного порядка
при подборе записей внутри района);
     "Развитие информационных технологий"
     Критерии:
     - оснащение  рабочих  мест  необходимым техническим оборудованием
(компьютерная техника, сканеры, факсы и др.);
     - использование  в  работе  электронного документооборота,  в том
числе для межведомственного взаимодействия с  органами,  определёнными
законодательством;
     формирование электронного банка данных записей актов гражданского
состояния:  количество записей актов гражданского состояния, внесенных
в электронный банк данных от запланированного количества;
     - своевременность  и качество передачи записей актов гражданского
состояния в единую базу данных регионального архива;
     "Эффективность использования архивного фонда" Критерии:
     - организация  работы   с   заявлениями   граждан   и   запросами
организаций:  использование  в  работе  электронного документооборота,
ведение  делопроизводства,  сроки  исполнения,  соблюдение  требований
законодательства  при  предоставлении  сведений  и  выдаче документов,
подтверждающих факт  государственной  регистрации  актов  гражданского
состояния;
     - внесение исправлений и изменений в  записи  актов  гражданского
состояния: своевременное и правильное внесение исправлений и изменений
в первые экземпляры записей актов гражданского состояния,  находящиеся
на  хранении  в  органе  ЗАГС области,  в том числе в электронный банк
данных; своевременное направление извещений для внесения исправлений и
изменений  во вторые экземпляры записей актов гражданского состояния и
в другие органы ЗАГС,  по месту хранения  первых  экземпляров  актовых
записей;
     "Качество заполнения  записей   актов   гражданского   состояния"
Критерии:
     - доля  записей  актов  гражданского  состояния,  составленных  с
нарушениями требований законодательства,  от общего количества актовых
записей.
     3.4. Этапы конкурса:
     первый этап:  (март - ноябрь)  -  выезды  конкурсной  комиссии  в
органы  ЗАГС  области  для  оценки  их  деятельности по формированию и
использованию архивного фонда записей  актов  гражданского  состояния,
обеспечению   его  сохранности,  развитию  информационных  технологий,
соблюдению законодательства при заполнении записей актов  гражданского
состояния,   внесению   исправлений   и   изменений   в  записи  актов
гражданского состояния.  А также одновременно на основе данных  отдела
по   учёту,   хранению   и   обработке  документации  управления  ЗАГС
Белгородской области анализируется качество заполнения  записей  актов
гражданского   состояния,  соблюдение  сроков  и  качество  исполнения
заявлений граждан и запросов  организаций,  формирование  электронного
банка  данных записей актов гражданского состояния,  своевременность и
качество передачи записей актов гражданского состояния в  единую  базу
данных  регионального  архива;  второй  этап:  (декабрь)  - подведение
итогов и проведение торжественного  мероприятия  по  итогам  конкурса,
награждение победителей.
     4. Подведение итогов конкурса и награждение победителей
     Подведение итогов конкурса проводится членами конкурсной комиссии
путём закрытого  голосования.  Награждение  победителей  проводится  в
торжественной   обстановке   на  мероприятии,  посвященном  завершению
конкурса.
     По итогам конкурса учреждается:
     - для 1-й группы  участников  конкурса  -  одно  призовое  место.
Победитель  награждается  дипломом  победителя  конкурса среди органов
ЗАГС администраций муниципальных районов и городских округов на лучшую
организацию  архивной  работы  и  денежной премией в размере 50,0 тыс.
рублей;
     - для  2-й  группы  участников  конкурса  -  три  призовых места.
Победители конкурса награждаются:
     за 1  место:  дипломом  победителя  конкурса  среди  органов ЗАГС
администраций муниципальных районов  и  городских  округов  на  лучшую
организацию  архивной  работы  1  степени и денежной премией в размере
50,0 тыс. рублей;
     за 2  место:  дипломом  победителя  конкурса  среди  органов ЗАГС
администраций муниципальных районов  и  городских  округов  на  лучшую
организацию  архивной  работы  2  степени и денежной премией в размере
30,0 тыс.рублей;
     за 3  место:  дипломом  победителя  конкурса  среди  органов ЗАГС
администраций муниципальных районов  и  городских  округов  на  лучшую
организацию  архивной  работы  3  степени и денежной премией в размере
20,0 тыс. рублей.
     Как отдельная  форма  поощрения участников конкурса учреждаются 5
(пять) конкурсных номинаций (определяются в ходе конкурса). Победитель
в  каждой номинации награждается дипломом победителя в соответствующей
номинации и денежной премией в размере 5,0 тыс. рублей.


                                                             Утвержден
                                            постановлением губернатора
                                                  Белгородской области
                                          от " 7 " февраля 2011 г. N13

                                Состав
   организационного комитета по проведению   конкурса среди органов
     ЗАГС администраций муниципальных районов и городских округов
                на лучшую организацию архивной работы

     Кузубова Раиса  Васильевна  -  начальник  управления записи актов
гражданского состояния Белгородской области, председатель оргкомитета
     Морозова Евгения Николаевна - начальник отдела по учёту, хранению
и  обработке  документации  управления   записи   актов   гражданского
состояния Белгородской области, секретарь оргкомитета

                          Члены оргкомитета
     Аглоткова Анна Александровна - начальник  отдела  финансирования,
бухгалтерского учёта и материально-технического обеспечения управления
записи актов гражданского состояния Белгородской области
     Иманбаева Ирина  Геннадьевна  - заместитель начальника управления
записи актов гражданского состояния Белгородской области  -  начальник
отдела правового обеспечения
     Черняев Алексей  Иванович  -  начальник  отдела   информатизации,
электронного   межведомственного   взаимодействия   и   информационной
безопасности   управления   записи   актов   гражданского    состояния
Белгородской области
     Шека Наталья      Николаевна       -       начальник       отдела
организационноаналитической  работы и кадрового обеспечения управления
записи актов гражданского состояния Белгородской области