Указ Губернатора Свердловской области от 20.10.1998 № 496

                                      Утратил силу - Указ Губернатора
                                          Свердловской области
                                        от 28.04.2006 г. N 337-УГ

                              ГУБЕРНАТОР
                         
                         СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ                         
      
                                 УКАЗ

         Об утверждении новой редакции Положения о порядке ведения
         личных дел государственных служащих Свердловской области

     В целях реализации Областного закона  «О  государственной  службе
Свердловской  области» и приведения в соответствие с Указом Президента
Российской Федерации от 1 июня 1998  года  № 640  «О  порядке  ведения
личных   дел  лиц,  замещающих  государственные  должности  Российской
Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной
государственной   службы»  Положения  о  порядке  ведения  личных  дел
государственных служащих государственной службы Свердловской области
                              ПОСТАНОВЛЯЮ:
     1. Утвердить новую редакцию Положения о  порядке  ведения  личных
дел   государственных  служащих  Свердловской  области,  утвержденного
указом Губернатора Свердловской области от 23 августа 1996 года  № 314
(прилагается).
     2. Поручить   управлению    кадров    и    наград    департамента
организационной    работы    Губернатора    Свердловской   области   и
Правительства Свердловской области ведение личных дел лиц,  замещающих
государственные  должности Свердловской области в порядке назначения в
соответствии с настоящим Положением.
     3. Исполнительным  органам  государственной  власти  Свердловской
области формирование личных дел государственных служащих производить в
соответствии с настоящим Положением.
     4. Рекомендовать  органам  местного  самоуправления  Свердловской
области  руководствоваться данным Положением при оформлении личных дел
муниципальных служащих.


     И.о. Губернатора Свердловской области                А.П.Воробьев

     г. Екатеринбург
     20 октября 1998 года
     № 496


                                      УТВЕРЖДЕНО указом Губернатора
                                      Свердловской области от 20.10.98
                                      № 496
   Положение о порядке ведения личных дел  государственных служащих   
                         Свердловской области                         
                          1. Общие положения                          
     1.1. Настоящее  Положение  распространяется  на   государственных
служащих    категории    «Б»,    «В»,   исполняющих   обязанности   по
государственной должности за денежное вознаграждение, выплачиваемое за
счет средств областного бюджета.
     1.2. Положение  не  распространяется  на  работников,  занимающих
должности,  включаемые  в  штатные  расписания  исполнительных органов
государственной   власти   Свердловской   области   для   технического
обеспечения их деятельности.
     1.3. Личное дело государственного  служащего —  это  совокупность
документов,  содержащих  наиболее  полные  сведения  о государственных
служащих Свердловской области, об их служебно-трудовой деятельности.
     1.4. Личное  дело  государственного  служащего  ведется  кадровой
службой соответствующего органа и при переводе служащего передается по
новому месту его службы по акту передачи.
     Ведение нескольких личных дел одного  государственного  служащего
не допускается.
     1.5. Копии личных дел формируются  на  государственных  служащих,
которые назначаются и освобождаются Губернатором Свердловской области,
управлением  кадров  и  наград  департамента  организационной   работы
Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области.
     1.6. Сбор и внесение в личное  дело  сведений  о  политической  и
религиозной  принадлежности,  частной жизни государственного служащего
запрещены.
     1.7. Личное дело оформляется после  издания  указа,  распоряжения
или приказа о назначении на государственную должность.
            2. Состав документов, включаемых в личное дело            
     2.1. Состав документов, включаемых в личное дело при  поступлении
на   государственную   службу,   зависит:  от  должности,  на  которую
принимается государственный служащий,  от  подразделения  (отдела),  в
котором  он  будет работать, от специфики его служебной деятельности и
т.п.
     2.2. При  формировании   личного   дела   приобщаемые   документы
располагаются в следующем порядке:
     — дополнение к анкете;
     — анкета —  сведения,   сообщенные   гражданином   о   себе   при
поступлении на государственную службу, по установленной форме;
     — автобиография;
     — копии документов, подтверждающих профессиональ ное образование,
повышение  квалификации,  наличие  ученой  степени или ученого звания,
если таковые имеются;
     — личное  заявление  о  поступлении  на  государственную   службу
Свердловской области;
     — справка  из  органов   государственной   налоговой   службы   о
предоставлении сведений об имущественном положении;
     — медицинское заключение установленной формы;
     — письменный трудовой договор (контракт);
     — документы  о  прохождении  конкурса  на   замещение   вакантной
государственной должности государственной службы Свердловской области,
либо испытания, если таковое устанавливалось;
     — копия документа о назначении на государственную должность;
     — документы,  связанные  с  оформлением  допуска   к   сведениям,
составляющим  государственную  или иную охраняемую законом тайну, если
исполнение обязанностей по государственной  должности  государственной
службы Сверд ловской области связано с использованием таких сведений.
     Внутренняя опись документов (располагается в конце личного дела).
     2.3. В   дальнейшем   в   личное   дело   включаются   документы,
подтверждающие       изменение      анкетно-биографических      данных
государственного служащего (например, копия свидетельства о  браке)  и
характеризующие  его  профессиональные,  деловые  и  личные  качества,
другие документы, например: копии документов об освобождении  лица  от
занимаемой   должности,   о  переводе  лица  на  другую  должность,  о
присвоении квалификационного разряда, о  награждении  государственными
наградами,  присвоении  почетных и специальных званий, государственных
премий; аттестационные листы,  справки  о  соблюдении  государственным
служащим ограничений, связанных с замещением государственной должности
государственной  службы  Свердловской  области;  информация  о  начале
проверки  достоверности и полноты сведений, представленных гражданином
при назначении на  государственную  должность  государственной  службы
Сверд  ловской области, проверки сведений о соблюдении государственным
служащим   Свердловской   области   установленных    законодательством
ограничений;  первичные  документы  и справки государственного органа,
организующего  проверку  сведений,  перечисленных  выше;  выписки   из
приказов   о   поощрениях   государственного  служащего,  а  также  об
объявленных государственному служащему дисциплинарных взысканиях.
     2.4. В  личное  дело   вносятся   также   письменные   объяснения
государственного служащего Свердловской области.
     2.5. В  личное  дело  не  включаются  документы   второстепенного
значения,  имеющие  временные  (до 10 лет включительно) сроки хранения
(справки с места жительства о жилищных условиях, дублетные  экземпляры
и черновики документов).
     2.6. Все поступающие в личное дело документы должны располагаться
в хронологическом порядке.
3. Порядок составления внутренней описи документов, имеющихся в личном
                                 деле                                 
     3.1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна
содержать  сведения  о  порядковых  номерах,  наименованиях документов
дела, количестве листов, датах включения документов в  личное  дело  и
изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.
     3.2. При нумерации листов дела листы внутренней описи  нумеруются
отдельно.
     3.3. При  подготовке  личных  дел  к  передаче  на   хранение   к
внутренней  описи  составляется итоговая запись, в которой указывается
цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество
листов дела.
     3.4. Внутренняя опись подписывается ее составителем  с  указанием
должности, расшифровки подписи и даты составления последней.
     3.5. Внутренняя  опись  составляется  на   отдельном   листе   по
установленной форме (приложение № 1).
     4. Порядок заполнения документов и оформления  личного дела      
                      государственного служащего                      
     4.1. Анкета заполняется  служащим  собственноручно  (при  ложение
№ 2).
     4.2. На  все  вопросы  даются  полные   ответы   без   каких-либо
сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с
записями, которые содержатся в его личных документах.
     4.3. При  заполнении  анкеты  используются  следующие  документы:
паспорт  (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка, военный
билет,  документ  об  образовании  (диплом,  свидетельство,  аттестат,
удостоверение),  документы  Высшей  Аттестационной  Комиссии  (ВАК)  о
присуждении ученой степени и о присвоении  ученого  звания  (диплом  и
аттестат),  документы  об  имеющихся  изобретениях, справка из органов
государственной  налоговой  службы  о   предоставлении   сведений   об
имущественном  положении, медицинское заключение о состоянии здоровья,
другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.
     4.4. В    обязанности    кадровой     службы     соответствующего
исполнительного  органа государственной власти, осуществляющей ведение
личных дел государственных служащих Свердловской области, входит:
     — приобщение документов, перечисленных  в  пункте 2.2. настоящего
Положения,   к  личным  делам  государственных  служащих  Свердловской
области, проверка полноты заполнения анкеты и  правильности  указанных
сведений в соответствии с предъявляемыми документами, заверение анкеты
печатью, подписью и датой;
     — обеспечение сохранности  личных  дел  государственных  служащих
Свердловской области;
     — обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в  личных
делах  государственных служащих Свердловской области, в соответствии с
настоящим Положением;
     — ознакомление государственных служащих  Свердловской  области  с
документами  их  личных  дел  не  реже  одного  раза в год, а также по
просьбе  указанных  лиц  и  во  всех  иных  случаях,   предусмотренных
федеральными и областными законами.
     Государственные служащие Свердловской области, уполномоченные  на
ведение  и  хранение  личных  дел  (форми  ро  вание  их копий), могут
привлекаться в соответствии с федеральными  и  областными  законами  к
дисциплинарной  и иной ответственности за разглашение конфиденциальных
сведений, содержащихся в указанных личных делах, и за  иные  нарушения
порядка ведения личных дел, установленного настоящим Положением.
     4.5. При поступлении на государственную службу вновь  поступающий
пишет   «Автобиографию» —  документ,  содержащий  краткое  описание  в
хронологической   последовательности   основных   этапов    жизни    и
деятельности данного лица.
     4.6. «Автобиография»  составляется  служащим  собственноручно   в
произвольной  форме,  без  исправлений  и  помарок.  В «Автобиографии»
должны быть освещены следующие вопросы: Ф.И.О., год,  число,  месяц  и
место  рождения,  национальность, социальное происхождение, полученное
образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени
началась   самостоятельная  трудовая  деятельность  и  каковы  причины
перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда,  в
качестве  кого),  участие  в  выборных  органах,  сведения  о семейном
положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях,
сестрах,  детях  более  подробно),  дата составления «Автобиографии» и
подпись работника.
     4.7. «Дополнение к анкете» включает в себя фамилию, имя, отчество
государственного  служащего  и  состоит  из  двух  разделов, каждый из
которых имеет табличную форму (при ложение № 3).
     4.8. В первом разделе фиксируются сведения о  прохождении  службы
(например,  о  перемещениях  по  службе  с  указанием дат вступления в
должность и ухода с нее) со ссылкой на  указы,  распоряжения,  приказы
руководителей    исполнительных    органов    государственной   власти
Свердловской области.
     4.9. Во   втором   разделе    помещаются    данные,    отражающие
профессиональную и личную жизнь государственного служащего, например:
     — подготовку, переподготовку и повышение квалификации;
     — награждение  орденами  и  медалями   Российской   Федерации   и
присвоение почетных званий;
     — образование и присвоение ученой степени, ученого звания;
     — пребывание за границей;
     — изменения  в  остальных  учетных  признаках  работника   (места
жительства, семейного положения и др.).
     4.10. Все   вносимые   изменения   должны    быть    подтверждены
соответствующими   документами,   в   том  числе  документами  учебных
заведений, органов ЗАГСа, паспортных столов и др.
     4.11. Обязательными реквизитами «Дополнения  к  анкете»  являются
отметки:  о  проведении  проверок  наличия  и  состояния  личных  дел,
проводимых  кадровой  службой,  и  об  ознакомлении   государственного
служащего с документами его личного дела.
     Отметки  помещаются  на  оборотной  стороне  после  всех   других
сведений   и  состоят  из  надписей:  «Личное  дело  проверено.  Дата,
подпись», «С личным делом ознакомлен. Дата, подпись».
     4.12. Все   документы   личного   дела   помещаются    в    папку
установленного  образца,  на которой заранее проставляется присвоенный
ей порядковый номер.
     4.13. Под  этим  номером  личное  дело  регистрируется  в  «Книге
(журнале) учета личных дел».
     4.14. После увольнения государственного служащего его личное дело
извлекается  из  данной  папки,  а в освободившуюся под тем же номером
папку  помещается  личное  дело   вновь   принятого   государственного
служащего.
        5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование         
     5.1. Личные дела государственных  служащих  могут  выдаваться  во
временное пользование лишь определенным должностным лицам.
     5.2. Круг должностных  лиц,  допускаемых  к  пользованию  личными
делами,  определяется  непосредственно  руководителем  исполнительного
органа государственной власти.
     5.3. Высылка личных дел  по  соответствующим  запросам  в  другие
организации  допускается  по  особому  разрешению  начальника кадровой
службы  исполнительного  органа  государственной  власти  Свердловской
области.
     5.4. При  работе  с   личным   делом,   выданным   во   временное
пользование,  запрещается  производить  какие-либо исправления в ранее
сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать  из  личного
дела  имеющиеся  там  документы  или помещать в него новые, разглашать
содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
     5.5. При извлечении каких-либо  документов  из  личного  дела  по
указанию    начальника    кадровой   службы   исполнительного   органа
государственной  власти  лицо,   ответственное   за   документационное
обеспечение кадровой деятельности, обязано сделать во внутренней описи
соответствующую запись.
     5.6. Государственный служащий  имеет  право  на  ознакомление  со
всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и
другими документами  до  внесения  их  в  личное  дело,  приобщение  к
личному делу своих объяснений.
     5.7. Для контроля за своевременным возвратом личных дел, выданных
или  высланных  во  временное  пользование,  используется  контрольная
карточка, которая заполняется  на  каждое  выданное  дело  (приложение
№ 4).
       6. Порядок хранения личных дел государственных служащих        
     6.1. Личные  дела  государственных  служащих  хранятся   кадровой
службой как документы строгой отчетности отдельно от трудовых книжек.
     Учетные  данные  государственных  служащих  Свердловской  области
хранятся  кадровой  службой  соответствующего  исполнительного  органа
государственной власти в машиночитаемом виде, который обеспечивает  их
защиту от несанкционированного доступа и копирования.
     6.2. Ежегодно кадровой службой  соответствующего  исполнительного
органа  государственной власти проводится проверка наличия и состояния
личных дел.
     6.3. Факт проведения проверки  фиксируется  в  «Допол  не  нии  к
анкете».
     6.4. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных  дел
составляется соответствующий акт.
     6.5. Результаты проверки  в  обязательном  порядке  доводятся  до
начальника  кадровой  службы  исполнительного  органа  государственной
власти  и  руководителя  управления  государственной  и  муниципальной
службы  департамента  организационной  работы Губернатора Свердловской
области и Правительства Свердловской области.
     6.6. Личные  дела  уволенных  государственных  служащих  хранятся
кадровой  службой  в  течение 10 лет со дня освобождения от должности,
после чего передаются в архив.
     В  течение  такого   же   срока   хранятся   копии   личных   дел
государственных   служащих,   указанных   в   пункте 1.5.   настоящего
Положения.
     6.7. Для   хранения   личных   дел    государственных    служащих
используются  сейфы  или  конторские  шкафы,  в  которых  личные  дела
располагаются по порядку номеров.