Постановление Правительства Свердловской области от 06.03.2002 № 135-ПП

 

                Правительство Свердловской области
      
                     П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

 О проведении смотра архивов организаций федерального и областного
     уровня подчинения, являющихся источниками комплектования
   Государственного архива административных органов Свердловской
                              области

     В  соответствии  с  Областным  законом от 22 августа 1995 года
№ 19   ОЗ  "Об  Архивном  фонде  Свердловской  области  и  архивах"
("Областная  газета" от 29.08.95 г. № 91) с изменениями, внесенными
Областным  законом  от  5 декабря  1997 года  № 71  ОЗ  ("Областная
газета"  от  10.12.97 г.  № 187)  и  в  целях улучшения организации
архивного   дела   и  условий  ведомственного  хранения  документов
Архивного  фонда  Свердловской  области  Правительство Свердловской
области
                           ПОСТАНОВЛЯЕТ:
     1. Провести  с  15 февраля 2002 года по 30 мая 2002 года смотр
ведомственных   архивов   федеральных   и   областных  организаций
источников  комплектования Государственного архива административных
органов  Свердловской области по обеспечению сохранности документов
Архивного    фонда   Свердловской   области   (список   организаций
прилагается).
     2. Утвердить    Положение    о   проведении   смотра   архивов
организаций    федерального   и   областного   уровня   подчинения,
являющихся   источниками   комплектования  Государственного  архива
административных органов Свердловской области (прилагается).
     3. Для  организации  проведения  и  подведения  итогов  смотра
утвердить комиссию в следующем составе:

Туруновский               управляющий делами
Сергей Викторович         Губернатора
                          Свердловской области и
                          Правительства
                          Свердловской области,
                          председатель комиссии

Капустин                  начальник Управления
Александр                 архивами
Александрович             Свердловской области,
                          заместитель председателя
                          комиссии

Овчинникова               заведующая отделом
Елена Алексеевна          комплектования
                          учреждения
                          Государственный
                          архив административных
                          органов
                          Свердловской области,
                          секретарь комиссии

Члены комиссии:

Трофимова                 директор учреждения
Татьяна Петровна          Государственный
                          архив административных
                          органов
                          Свердловской области

Фирсова                   главный хранитель
Елена Владимировна        учреждения
                          Государственный архив
                          административных
                          органов Свердловской
                          области

Кулаков                   начальник подразделения
Валерий Дмитриевич        УФСБ
                          РФ по Свердловской
                          области

Дейнега                   администратор
Владимир Алексеевич       Свердловского
                          областного суда

Бурдов                    директор Государственного
Сергей Юрьевич            учреждения
                          Центр документации
                          общественных
                          организаций Свердловской
                          области
     4. Рекомендовать   руководителям   учреждений  федерального  и
областного     уровня     подчинения,     являющихся    источниками
комплектования  Государственного  архива  административных  органов
Свердловской  области,  организовать  проведение  смотра  и принять
необходимые  меры  по  его  организации,  обеспечить подведение его
итогов  и  представление  отчетов  в комиссию в срок до 30 мая 2002
года.
     5. Управлению  архивами Свердловской области (Ка пус тин А.А.)
в  срок  до  1 июля 2002 года организовать награждение организаций
победителей  смотра в соответствии с Положением о проведении смотра
архивов  организаций  федерального  и областного уровня подчинения,
являющихся   источниками   комплектования  Государственного  архива
административных органов Свердловской области.
     6. Контроль  за выполнением настоящего постановления возложить
на   управляющего   делами   Губернатора   Свердловской  области  и
Правительства Свердловской области Туруновского С.В.


     Председатель Правительства
     Свердловской области                              А.П.Воробьев

     г. Екатеринбург
     6 марта 2002 года
     № 135-ПП

     К   постановлению   Правительства   Свердловской   области  от
06.03.2002 г. № 135 ПП

  Список организаций федерального и областного уровня подчинения,
   являющихся источниками комплектования Государственного архива
           административных органов Свердловской области

     1. Совет судей Свердловской области
     2. Управление   Судебного   департамента  при  Верховном  Суде
Российской Федерации по Свердловской области
     3. Федеральный арбитражный суд Уральского округа
     4. Государственный арбитражный суд Свердловской области
     5. Свердловский областной суд
     6. Прокуратура Свердловской области
     7. Свердловская межрайонная природоохранная прокуратура
     8. Главное    управление   Министерства   юстиции   Российской
Федерации по Свердловской области
     9. Учреждение   юстиции  по  регистрации  прав  на  недвижимое
имущество и сделок с ним на территории Свердловской области
     10. Уральский региональный центр судебной экспертизы
     11. Главное   управление   исполнения  наказаний  Министерства
юстиции Российской Федерации по Свердловской области
     12. Свердловская областная коллегия адвокатов
     13. Главное управление внутренних дел Свердловской области
     14. Управление   Федеральной  службы  безопасности  Российской
Федерации по Свердловской области
     15. Управление    Федеральной    службы    налоговой   полиции
Российской Федерации по Свердловской области
     16. Уральское таможенное управление
     17. Уральская оперативная таможня
     18. Уральская таможенная лаборатория
     19. Военный       комиссариат       Свердловской       области
Приволжско-Уральского военного округа
     20. Главное   управление   по   делам  гражданской  обороны  и
чрезвычайным ситуациям Свердловской области
     21. Управление   Правительственной   связи   и   информации  в
Уральском регионе
     22. Управление     Государственной    фельдъегерской    службы
Российской Федерации по Уральскому федеральному округу

     УТВЕРЖДЕНО  постановлением  Правительства Свердловской области
от  06.03.2002 г. № 135 ПП "О проведении смотра архивов организаций
федерального    и    областного   уровня   подчинения,   являющихся
источниками       комплектования       Государственного      архива
административных органов Свердловской области"

 Положение о проведении смотра архивов организаций федерального и
       областного уровня подчинения, являющихся источниками
  комплектования Государственного архива административных органов
                       Свердловской области

          Глава 1. Цели, задачи и сроки проведения смотра

     1. Целью  проведения смотра архивов организаций федерального и
областного     уровня     подчинения,     являющихся    источниками
комплектования  Государственного  архива  административных  органов
Свердловской  области  (далее   смотр),  является совершенствование
работы   по   обеспечению   сохранности,   учету   и  использованию
документов  Архивного  фонда  Российской  Федерации, образующихся в
деятельности   федеральных   и  областных  организаций   источников
комплектования  Государственного  архива  административных  органов
Свердловской  области  и  находящихся  на  временном  ведомственном
хранении.
     2. Задачами смотра являются:
     1) изучение   фактического   состояния  ведомственных  архивов
организаций,   условий  хранения  и  организации  учета  документов
постоянного срока хранения и по личному составу;
     2) устранение  недостатков  в  работе  ведомственных  архивов,
вскрытых в ходе проведения смотра;
     3) создание  оптимальных  условий,  обеспечивающих сохранность
документов в ведомственных архивах, их учет и использование;
     4) обобщение  и  распространение положительного опыта работы в
сфере постановки архивного дела в организациях.

             Глава 2. Сроки и этапы проведения смотра.

        Порядок проведения смотра
     3. Смотр   проводится   с  15  февраля  2002  года  по  30 мая
2002 года в три этапа:
     1) I   этап  (подготовительный)  с  15  февраля  2002 года  по
15 марта 2002 года;
     2) II этап (основной) с 15 марта по 15 апреля 2002 года;
     3) III этап (итоговый) с 15 апреля по 30 мая 2002 года.
     4. В  смотре  участвуют  организации  источники комплектования
Государственного   архива   административных  органов  Свердловской
области,  в  деятельности  которых  образуются  документы,  имеющие
историческую,   политическую,   практическую  и  научную  ценность,
передаваемые на государственное хранение.
     Для   организации   проведения   и  подведения  итогов  смотра
создается    комиссия,    состав    которой   утвержден   настоящим
постановлением Правительства Свердловской области.
     Смотр проводится в три этапа:
     I этап (подготовительный) включает в себя:
     1) проведение  комплекса  мероприятий  по  разъяснению целей и
задач  смотра, ознакомлению участников с требованиями к обеспечению
сохранности и учету документов, с основными условиями смотра;
     2) осуществление  участниками смотра мероприятий по приведению
ведомственных архивов в соответствие с нормативными требованиями.
     II этап (основной):
     1) сбор  и  обработка  информации  о  состоянии  ведомственных
архивов;
     2) подведение промежуточных итогов.
     III этап (заключительный):
     подведение окончательных итогов.

                 Глава 3. Подведение итогов смотра

     5. Подведение   промежуточных   итогов   проводится  смотровой
комиссией   по  результатам  оценки  представленной  информации  от
учреждений  и  организаций;  окончательных  итогов   по результатам
проверок  ведомственных  архивов  и  предпринятых  мер по улучшению
обеспечения сохранности документов в ходе проведения смотра.
     6. Информация,  представленная  в  комиссию,  должна  включать
сведения   о   наличии   разработанных  нормативных  документов  по
организации  деятельности  архива, о наличии специального помещения
для  хранения  документов  и его техническом оснащении, о состоянии
учебно-справочного  аппарата архива, о работе постоянно действующей
экспертной комиссии организации.
     7. При  подведении  итогов  комиссия  руководствуется Основами
законодательства  об Архивном фонде Российской Федерации и архивах,
Положением  об  Архивном  фонде  Российской  Федерации  и  архивах,
законом   об   архивном   фонде  Свердловской  области  и  архивах,
требованиями  Государственной системы документационного обеспечения
управления.   Правилами   работы   ведомственных   архивов,   иными
нормативными документами вышестоящих организаций.
     8. Предварительная   оценка   постановки   архивного   дела  в
организации осуществляется по критериям:
     1) техническое  обеспечение  архива:  наличие оборудованного в
соответствии     с     нормативными     требованиями     помещения,
пожарно-охранной    сигнализации,    обеспечение   соответствующего
температурно-влажностного режима;
     2) нормативная   база:  наличие  приказа  о  создании  архива,
положения  об архиве организации, положения о постоянно действующей
экспертной  комиссии,  инструкции по делопроизводству, номенклатуры
дел.
     9. Подведение  окончательных  итогов  смотра  производится  на
основании следующих критериев:
     1) соответствие   предоставленной   на  рассмотрение  комиссии
информации  реальному  положению  дел. В случае выявления сведений,
неподтвержденных при проверке, организация со смотра снимается;
     2) осуществление    мероприятий   по   улучшению   обеспечения
сохранности документов в ходе проведения смотра.
     10. Итоги  промежуточного  и  окончательного  этапов  смотра и
обоснования  принятых  решений  по  каждому участнику фиксируются в
протоколах заседаний смотровой комиссии.
     11. Для   победителей,  занявших  по  итогам  смотра  1,  2  и
3 места,   устанавливаются   дипломы   Правительства   Свердловской
области.

 Глава 4. Организация работы с архивными документами постоянного,
          временного срока хранения и по личному составу

     12. Функции   организации  работы  с  документами  выполняются
специальным   структурным  подразделением  или  должностным  лицом
ответственным  за  ведение  делопроизводства,  что  закрепляется  в
положении  о  структурном  подразделении или должностной инструкции
сотрудника.
     13. Документы  в  делопроизводстве организуются в соответствии
с    инструкцией    по   ведению   делопроизводства,   утвержденной
вышестоящим   органом   или  руководителем  данной  организации.  В
последнем     случае    инструкция    должна    быть    согласована
экспертно-проверочной  комиссией  Управления  архивами Свердловской
области.
     14. Дела  в  делопроизводстве заводятся в строгом соответствии
с   номенклатурой   дел,   согласованной  на  экспертно-проверочной
комиссии   Управления   архивами   Свердловской  области  не  ранее
1996 года и утвержденной руководителем организации.
     15. Для     проведения    экспертизы    ценности    документов
распорядительным  документом  руководителя  в организации создается
экспертная    комиссия   (ЭК),   осуществляющая   свою   работу   в
соответствии  с  положением об экспертной комиссии и годовым планом
работы.
     16. Для   хранения,  упорядочения,  организации  использования
документов   постоянного   и   долговременного   срока  хранения  в
организации   распорядительным  документом  руководителя  создается
архив,  осуществляющий  свою  работу в соответствии с положением об
архиве.
     17. Дела  с  истекшими  сроками  хранения  уничтожаются только
после  упорядочения  документов постоянного и долговременного срока
хранения,  утверждения  или согласования соответствующих описей дел
на  экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской
области.  Дела  уничтожаются  только  по  актам  о  выделении дел к
уничтожению,  согласованным  на  экспертной комиссии и утвержденным
руководителем организации.
     18. Все  дела  постоянного и долговременного хранения после их
окончания    в    делопроизводстве   передаются   на   хранение   в
ведомственный архив.

           Глава 5. Условия хранения архивных документов

     19. Дела   постоянного   и   долговременного  хранения  должны
размещаться  в  специально построенных или приспособленных для этих
целей зданиях или отдельных помещениях.
     20. Здания   (помещения)   архива   должны   быть  удалены  от
объектов,   опасных   в   пожарном   отношении,   гарантированы  от
затопления,  удалены  от  источников  скопления грызунов (столовые,
склады),   изолированы   от   других   помещений,   недоступны  для
посторонних лиц.
     21. В  случае  расположения архивохранилищ на первом этаже или
помещениях,  окна  которых  примыкают  к  другим  зданиям, на окнах
ставятся металлические распашные решетки.
     22. Наружные  двери  хранилищ  должны  быть  укреплены, обшиты
металлическим листом, опечатываться в конце рабочего дня.
     23. Архив       оборудуется      средствами      пожаротушения
(углекислотными  огнетушителями  из  расчета  не  менее  одного  на
50 кв. м),  в  крупных  хранилищах  должен  быть  запасной пожарный
выход, пожарно-охранная сигнализация.
     24. В      архиве     запрещается:     курение,     применение
электронагревательных  приборов,  хранение продуктов, взрывоопасных
предметов.
     25. Архив   оборудуется   металлическими   стационарными   или
передвижными    стеллажами.   Деревянные   стеллажи   должны   быть
обработаны   огнезащитным  составом.  Расстояние  между  стеллажами
должно  быть  не менее 75 см, между полом и нижней полкой стеллажей
от 10 до 30 см.
     26. Электропроводка   должна   быть   скрытая,   осветительная
аппаратура  герметичной или полугерметичной.
     27. Запрещается  допуск  в  хранилище посторонних (в том числе
сотрудников   учреждения)   без   лиц,  ответственных  за  хранение
документов.
     28. Должны  быть  исключены возможности появления в хранилищах
насекомых, грызунов, плесени и скопления пыли.
     29. Документы  должны  быть защищены от действия естественного
света светонепроницаемыми шторами, ставнями или жалюзи.
     30. Температура  в  хранилищах должна быть +14...+20 градусов,
относительная    влажность     воздуха    до    60 процентов.   При
необходимости   принимаются   меры  к  нормализации  температуры  и
влажности      (устанавливаются      кондиционеры,     производится
проветривание, устанавливаются емкости с водой).
     31. Допускается  хранение  небольших  комплексов  документов в
опечатываемых металлических шкафах, сейфах.
     32. Дела  хранятся  в  коробках или связках, толщиной не более
20 см.  На  стеллажах дела размещаются в соответствии с описями дел
постоянного или долговременного хранения.
     33. Все  дела,  хранящиеся  в  архиве, должны быть переплетены
или  подшиты,  иметь  архивные  шифры  в  соответствии  с  описями.
Заголовки    дел,   вынесенные   на   обложки,   должны   полностью
соответствовать  содержанию  дел  и  описательной  статье описи. Не
допускается хранение дел в скоросшивателях.
     34. При  смене  должностного  лица,  отвечающего  за  архив, в
обязательном     порядке    составляется    акт    приема-передачи,
утверждаемый руководителем организации.

         Глава 6. Учет и использование архивных документов

     35. Дела  постоянного  срока  хранения  и  по  личному составу
должны  быть включены в описи установленной формы, утвержденные или
согласованные    на   экспертно-проверочной   комиссии   Управления
архивами Свердловской области.
     36. В  архивохранилищах  регулярно проводится проверка наличия
и состояния:
     1) дел  постоянного  хранения  не  реже 1 раза в 5 лет и перед
передачей на государственное хранение;
     2) дел долговременного хранения не реже 1 раза в 10 лет.
     По  результатам  проверок наличия и состояния дел составляются
листы проверок по установленной форме.
     37. При  обнаружении  отсутствия  дел  на  местах  хранения (в
архиве) организуется их розыск.
     38. Выдача  дел  в  структурные подразделения регистрируется в
журнале  установленной  формы,  во  временное  пользование в другие
организации  по акту, подписанному руководителем.
     39. Все  запросы  социально-правового характера регистрируются
и исполняются по документам архива в течение 30 календарных дней.