Утратило силу –
Указ Губернатора Пермской области
от 15.11.2002 № 231
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
Г У Б Е Р Н А Т О Р А П Е Р М С К О Й О Б Л А С Т И
29.03.2001 N 176-р
-- -¬
Об утверждении Порядка
работы с документами в аппарате
администрации области
В целях совершенствования работы с документами администрации
области:
1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с документами в аппарате
администрации области (приложение 1) и схему прохождения служебных
писем, поступивших в администрацию области (приложение 2).
2. Руководителям структурных подразделений администрации области
и аппарата администрации обеспечить соблюдение установленных Порядком
требований.
3. Общему отделу аппарата администрации области:
3.1. оказывать практическую и методическую помощь структурным
подразделениям администрации области и аппарата администрации по
применению Порядка;
3.2. разработать Инструкцию по делопроизводству в администрации
области до 01.07.2001.
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя
губернатора области, руководителя аппарата администрации Шеина В.В.
Губернатор области Ю.П.Трутнев
Приложение 1
к распоряжению
губернатора области
от 29.03.2001 N 176-р
ПОРЯДОК
работы с документами в аппарате администрации области
1. Прием и регистрация документов.
1.1. В аппарате администрации области прием и регистрация
документов осуществляются децентрализованно.
Федеральные законы, акты органов государственной власти
Российской Федерации (указы и распоряжения Президента России,
постановления Совета Федерации, Государственной Думы, постановления и
распоряжения Правительства России): прием осуществляет отдел
специальной документальной связи (спецчасть), регистрацию -
юридический отдел.
Правовые акты органов государственной власти Российской Федерации
о награждении государственными наградами: прием осуществляет отдел
специальной документальной связи (спецчасть), регистрацию - сектор
входящих документов канцелярии общего отдела (далее - сектор входящих
документов).
Обращения граждан по личным вопросам: прием осуществляет сектор
входящих документов, регистрацию - отдел писем и приема граждан.
Входящие служебные письма и телеграммы, внутренние документы:
прием и регистрацию осуществляет сектор входящих документов.
Законы Пермской области: прием осуществляет сектор входящих
документов, регистрацию - юридический отдел.
Постановления Законодательного Собрания области: прием
осуществляет сектор входящих документов, регистрацию - отдел контроля.
Акты губернатора области: прием и регистрацию осуществляет сектор
подготовки актов губернатора области и проектов документов общего
отдела (далее - сектор подготовки актов губернатора области и проектов
документов).
Договоры и соглашения администрации области: прием осуществляет
сектор входящих документов, регистрацию - сектор подготовки актов
губернатора области и проектов документов.
Приказы заместителя губернатора области, руководителя аппарата по
основной деятельности: прием и регистрацию осуществляет сектор
подготовки актов губернатора области и проектов документов; по личному
составу прием и регистрацию осуществляет отдел по вопросам
государственной службы и кадров.
Исходящие служебные письма и телеграммы: прием и регистрацию
осуществляет сектор исходящих документов канцелярии общего отдела
(далее - сектор исходящих документов).
1.2. Поступающие документы регистрируются в день поступления,
создаваемые - в день подписания.
1.3. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
1.4. Зарегистрированный документ при передаче из одного
подразделения аппарата в другое повторно не регистрируется.
2. Предварительное рассмотрение документов и передача в приемные
руководителей администрации области.
2.1. В подразделениях аппарата администрации области (канцелярия
общего отдела, юридический отдел, отдел писем и приема граждан, отдел
контроля), осуществляющих регистрацию документов, проводится их
предварительное рассмотрение и распределение.
2.2. Предварительное рассмотрение документов осуществляется
исходя из оценки содержания документа, в соответствии с указом
губернатора области от 28.12.2000 N 342 "О распределении обязанностей
между руководством администрации области" (с последующими изменениями
и дополнениями).
2.3. Документы передаются в приемные руководителей администрации
области (консультанту-референту или специалисту приемной) сектором
входящих документов под расписку в журнале.
Документы, поступившие в канцелярию до 17.00, в тот же день
передаются в приемные руководителей администрации области. Документы,
поступившие после 17.00, передаются в приемные руководителей
администрации области на следующий день. Срочные документы передаются
немедленно.
2.4. В случае поступления документов руководителям администрации
области минуя канцелярию документы должны быть переданы
консультантами-референтами для регистрации в сектор входящих
документов.
2.5. Структурные подразделения аппарата администрации документы
получают в секторе входящих документов через ответственных за
документацию.
3. Рассмотрение документов консультантами-референтами и
руководителями администрации области.
3.1. Рассмотрение документов, поступивших в приемные
руководителей администрации, осуществляется консультантами-референтами
и предполагает:
ознакомление с содержанием документов;
подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению
документов;
контроль за обеспечением установленного порядка согласования
(визирования) проектов документов;
передачу документов для рассмотрения руководителю администрации
области.
3.2. Резолюции оформляются на бланках установленного образца,
бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция включает фамилию
исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается
ответственный исполнитель либо им считается лицо, указанное в
резолюции первым.
Резолюция может быть оформлена и на самом документе.
Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких
должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом
последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в
них должен конкретизироваться порядок исполнения документов, срок его
исполнения (с учетом конечного срока исполнения, установленного первой
резолюцией) и исполнитель.
3.3. Оформление и согласование документа осуществляется в
соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению
документов" (с Изменением N 1).
3.4. Представляемые на подпись первому заместителю губернатора,
заместителям губернатора области проекты писем должны быть
завизированы руководителем подразделения и непосредственным
исполнителем. Представляемые губернатору области письма визируются
также и заместителем губернатора области, к сфере ведения которого
относятся затрагиваемые в письме вопросы.
Проекты писем губернатора области в адрес Президента Российской
Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации также подлежат:
обязательному согласованию с юридическим отделом аппарата
администрации области и главным управлением финансов и налоговой
политики администрации области (по вопросам, входящим в его
компетенцию);
обязательному редактированию в секторе подготовки актов
губернатора области и проектов документов общего отдела.
3.5. Служебные записки, направляемые губернатору области его
заместителями, проекты которых подготовлены специалистами структурных
подразделений администрации области, визируются их руководителями.
3.6. Виза включает наименование должности и подпись визирующего
документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.
3.7. Виза на проектах писем, служебных записок размещается после
реквизита "Подпись" на экземпляре документа, остающемся в деле.
3.8. Документы должны рассматриваться в день их поступления в
приемную, на следующий день консультанты-референты или специалисты
приемных до 10.00 возвращают их в сектор входящих документов для
занесения в электронную базу данных и передачи исполнителям.
4. Контроль исполнения служебных писем и внутренних документов.
4.1. Контроль сроков исполнения служебных писем и внутренних
документов обеспечивает сектор контроля канцелярии общего отдела
(далее - сектор контроля).
4.2. Сектор контроля:
осуществляет постановку писем и внутренних документов на
контроль;
вносит содержание резолюции в электронную базу данных и отметку в
регистрационно-контрольную форму;
направляет ответственному исполнителю подлинник письма и
внутреннего документа;
тиражирует письма и внутренние документы и обеспечивает
исполнителей необходимым количеством копий;
регулирует ход исполнения писем и внутренних документов;
направляет ответственному исполнителю и в приемные руководителей
администрации области информацию о приближении или нарушении срока
исполнения;
осуществляет продление срока исполнения на основании письменного
разрешения руководителя администрации области;
анализирует результаты исполнения писем и внутренних документов;
осуществляет информирование руководителей структурных
подразделений администрации области и руководителей администрации
области о результатах исполнения;
снимает письма и внутренние документы с контроля при наличии
документа-ответа или по указанию руководителей администрации области.
4.3. Служебные письма и внутренние документы подлежат исполнению
в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения - в срок не более месяца
с даты регистрации документа в канцелярии;
4.5. Руководители структурных подразделений администрации области
и аппарата осуществляют оперативное рассмотрение писем и внутренних
документов, контроль за качеством их исполнения по существу вопроса.
При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни,
увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль
исполнения
документов, обязан передать другому работнику по согласованию с
руководителем структурного подразделения администрации, аппарата
администрации все контролируемые документы.
4.6. Письмо и внутренний документ считаются исполненными и
снимаются с контроля после фактического выполнения поручений по
существу и документированного подтверждения исполнения. На документе и
в регистрационно-контрольной форме проставляется отметка о его
исполнении и направлении в дело.
5. Отправка документов.
5.1. Обработка, отправка и доставка документов осуществляется
централизованно сектором исходящих документов.
5.2. Документы, предназначенные для отправки, передаются в сектор
исходящих документов полностью оформленными, подписанными,
зарегистрированными, скомплектованными со всеми приложениями в
количестве экземпляров, обеспечивающих подшивку обязательного
экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.
Письмо-ответ передается вместе с письмом-запросом.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на
доработку.
5.3. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и
отправляться в день их подписания и регистрации. Поступившие после
17.00 - не позднее следующего рабочего дня.
Доставка документов в структурные подразделения администрации
области, расположенные в черте города, проводится с 13.30, в здании по
ул.Ленина, д.51 - 16.30 (в пятницу с 16.00).
-------------------------------------------
* Контроль исполнения других видов документов обеспечивается
отделом контроля аппарата администрации области в соответствии с
постановлением губернатора области от 31.12.97 N 474 "О
совершенствовании системы контроля за исполнением документов и
укреплении исполнительской дисциплины в администрации области".
Контроль за исполнением поручений губернатора области,
высказанных в ходе заседаний коллегии, консультативного совета и
совещаний, осуществляет сектор по организационной работе аппарата
администрации области.
Приложение 2
к распоряжению
губернатора области
от 29.03.2001 N 176-р
С Х Е М А
прохождения служебных писем, поступивших в администрацию области
------------------------------¬ ---------------------------------------¬
¦ Служебные письма, ¦ ¦Руководители структурных подразделений¦
¦ направленые в адрес ¦ ¦ администрации области, аппарата ¦
¦ руководителей администрации ¦ ¦ администрации определяют исполнителя ¦
¦ области и аппарата ¦ ¦ для подготовки ответа автору письма ¦
¦ администрации поступают в ¦ L---------------------------------------
¦ канцелярию общего отдела ¦ ¦
L------------------------------ * \¦/ **
¦ --------------------¬ --------------------¬
\¦/ ¦Исполнитель готовит¦ ¦ Структурное ¦
------------------------------¬ ¦ ответ за подписью ¦ ¦ подразделение, ¦
¦ Канцелярия вскрывает ¦ ¦ руководителя ¦ ¦ ответственное за ¦
¦ конверты, проверяет ¦ ¦ структурного ¦ ¦ исполнение, ¦
¦ правильность доставки, ¦ ¦ подразделения. ¦ ¦представляет проект¦
¦ целостность упаковки, ¦ ¦Подписанный ответ в¦ ¦ ответа с ¦
¦ комплектность вложений, ¦ ¦двух экземплярах с ¦ ¦подлинником письма-¦
¦осуществляет предварительное ¦ ¦подлинником письма-¦ ¦ запроса ¦
¦рассмотрение и распределение ¦ ¦запроса передается ¦ ¦ консультанту- ¦
¦ в соответствии с указом ¦ ¦ консультанту- ¦ ¦ референту ¦
¦ губернатора области от ¦ ¦ референту ¦ ¦ соответствующего ¦
¦ 28.12.2000 N 342 "О ¦ ¦ соответствующего ¦ ¦ руководителя ¦
¦ распределении обязанностей ¦ ¦ руководителя для ¦ ¦ администрации ¦
¦ между руководством ¦ ¦ согласования ¦ ¦ области ¦
¦ администрации области", ¦ L-------------------- L--------------------
¦ проставляет регистрационный ¦ ¦ ¦
¦штамп, заполняет электронную ¦ \¦/ \¦/
¦ регистрационную карточку, ¦ --------------------¬ --------------------¬
¦ передает письмо для ¦ ¦ Консультант- ¦ ¦ Консультант- ¦
¦ рассмотрения консультантам- ¦ ¦референт знакомится¦ ¦референт знакомится¦
¦ референтам (в случае их ¦ ¦с содержание ответа¦ ¦с содержание ответа¦
¦ отсутствия - секретарям) ¦ ¦ и передает ¦ ¦ и представляет ¦
¦ руководителей администрации ¦ ¦ руководителю для ¦ ¦ руководителю для ¦
¦ области ¦ ¦ согласования и ¦ ¦ подписания. При ¦
¦ (далее - руководитель) ¦ ¦ подписания в дело ¦ ¦ наличии замечаний ¦
L------------------------------ L-------------------- ¦ возвращает ответ ¦
¦ ¦ ¦ исполнителю для ¦
\¦/ \¦/ ¦ доработки ¦
------------------------------¬ --------------------¬ L--------------------
¦ Консультант-референт ¦ ¦ Руководитель, в ¦ ¦
¦ определяет структурные ¦ ¦ случае согласия с ¦ \¦/
¦подразделения, ответственные ¦ ¦ содержание ответа,¦ --------------------¬
¦за исполнение писем, готовит ¦ ¦ оформляет на нем ¦ ¦ Руководитель ¦
¦проекты резолюций и передает ¦ ¦отметку о списании ¦ ¦ подписывает ответ ¦
¦ письма руководителю письма ¦ ¦ в дело и передает ¦ ¦ (или, при наличии ¦
¦ для рассмотрения ¦ ¦ его консультанту- ¦ ¦ замечаний, ¦
L------------------------------ ¦ референту ¦ ¦ возвращает ¦
¦ L-------------------- ¦ исполнителю для ¦
\¦/ ¦ ¦ доработки) и ¦
------------------------------¬ \¦/ ¦ передает ¦
¦ Руководитель рассматривает ¦ --------------------¬ ¦ консультанту- ¦
¦письма, подписывает резолюции¦ ¦ Консультант- ¦ ¦ референту ¦
¦ и передает их ¦ ¦ референт передает ¦ L--------------------
¦ консультанту-референту ¦ ¦исполненное письмо ¦ ¦
L------------------------------ ¦(подлинник письма- ¦ \¦/
¦ ¦ запроса и два ¦ --------------------¬
\¦/ ¦экземпляра письма- ¦ ¦ Консультант- ¦
------------------------------¬ ¦ ответа) в ¦ ¦ референт передает ¦
¦ Консультант-референт ¦ ¦ канцелярию для ¦ ¦письмо-ответ вместе¦
¦ возвращает рассмотренные ¦ ¦ оформления в дело ¦ ¦ с подлинником ¦
¦ руководством письма в ¦ ¦и снятия с контроля¦ ¦ письма-запроса в ¦
¦ канцелярию ¦ ¦ (если письмо было ¦ ¦ канцелярию для ¦
L------------------------------ ¦ поставлено на ¦ ¦ регистрации и ¦
¦ ¦ контроль) ¦ ¦ отправки ¦
\¦/ L-------------------- L--------------------
------------------------------¬ ¦ ¦
¦Канцелярия заносит резолюцию ¦ \¦/ \¦/
¦в электронную регистрационную¦ --------------------¬ --------------------¬
¦ карточку, при наличии в ¦ ¦ Канцелярия ¦ ¦ Канцелярия ¦
¦ резолюции сроков исполнения ¦ ¦ возвращает один ¦ ¦ регистрирует ¦
¦ ставит письмо на контроль, ¦ ¦экземпляр ответа в ¦ ¦ письмо, ставит в ¦
¦ тиражирует в необходимом ¦ ¦ структурное ¦ ¦ регистрационной ¦
¦ количестве и передает в ¦ ¦ подразделение, ¦ ¦карточке отметку об¦
¦структурные подразделения для¦ ¦ подготовившее ¦ ¦ исполнении (если ¦
¦ исполнения ¦ ¦ответ, для отправки¦ ¦ документ был ¦
L------------------------------ ¦ автору обращения. ¦ ¦ поставлен на ¦
¦ Подлинник письма- ¦ ¦ контроль) ¦
¦ запроса и второй ¦ L--------------------
¦ экземпляр ответа ¦
¦оформляются в дело ¦
L--------------------
-------------------------------------------
* Если ответ на письмо готовится исполнителем за подписью
руководителя структурного подразделения.
** Если ответ на письмо готовится исполнителем за подписью
губернатора или его заместителей.
