Распоряжение Губернатора Пермской области от 01.11.2001 № 613-р

 





                       Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

        Г У Б Е Р Н А Т О Р А  П Е Р М С К О Й  О Б Л А С Т И


           01.11.2001                           N 613-р




+-                              -+
 О порядке работы с электронной
 почтой в исполнительных органах
 государственной власти области


     В целях  повышения  оперативности,   оптимизации   и   унификации
документооборота на основе применения информационных технологий:
     1. Утвердить прилагаемый Порядок работы с  электронной  почтой  в
исполнительных органах государственной власти области.
     2. Руководителям управлений по  фармацевтической  деятельности  и
производству лекарств,  ветеринарии,  государственной вневедомственной
экспертизы и  главного  управления  архитектуры  и  градостроительства
области установить до 1 декабря 2001 г. электронную почту.
     3. Руководителям исполнительных  органов  государственной  власти
области  и  структурных  подразделений  аппарата администрации области
обеспечить соблюдение установленных Порядком требований.
     4. Рекомендовать руководителям органов местного самоуправления до
1 декабря 2001 г. разработать и утвердить порядок работы с электронной
почтой.
     5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на  заместителя
губернатора области, руководителя аппарата администрации Шеина В.В.


     Губернатор области          Ю.П.Трутнев

                                                 УТВЕРЖДЕН
                                                 распоряжением
                                                 губернатора области
                                                 от 01.11.2001 N 613-р


                            П О Р Я Д О К

         работы с электронной почтой в исполнительных органах
                    государственной власти области

                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. Официальным  адресом электронной почты администрации области
является адрес: [email protected]
     Допускается специалистам     аппарата     администрации     иметь
индивидуальные адреса электронной почты.
     1.2. В  администрации  области прием электронных копий документов
для отправки и отправка осуществляются в течение рабочего дня  главным
специалистом по информатизации делопроизводства общего отдела аппарата
администрации или в его отсутствие - специалистами  канцелярии  общего
отдела.
     1.3. По   электронной   почте    производится    направление    в
исполнительные органы государственной власти области,  органы местного
самоуправления,    территориальные    органы    федеральных    органов
исполнительной власти и другие организации (далее - подразделения):
     планов работы администрации области;
     обзоров правовых актов губернатора области;
     методической и справочной информации;
     запросов на представление оперативной информации;
     приглашений на совещания;
     других информационно-справочных документов.
     1.4. По указанию руководителей администрации области или  просьбе
руководителей  исполнительных органов государственной власти области и
структурных подразделений аппарата администрации  области  допускается
рассылка  служебных  писем  администрации  области,  актов губернатора
области как неофициальных электронных копий с последующим направлением
копий на бумажном носителе.
     1.5. Подразделения      должны      обеспечить      бесперебойное
функционирование электронной почты с выходом на связь не реже двух раз
в день: с 9.00 до 10.00 и с 16.00 до 17.00.
     1.6. Для  обработки,  передачи и приема информации по электронной
почте в подразделении назначается  ответственный  (по  возможности  из
числа специалистов делопроизводственной службы) - оператор электронной
почты.
     1.7. Все  передаваемые  по  электронной почте файлы должны пройти
проверку антивирусными  средствами.  Ответственность  за  ненадлежащую
подготовку  информации  к передаче по электронной почте несет оператор
электронной почты.
     1.8. Передаваемые   с   помощью   электронной  почты  официальные
документы должны иметь подлинник документа на бумажной основе.
     1.9. Электронные  копии  справочно-информационных материалов,  не
имеющие   исходящего   регистрационного   номера,   при    отправлении
электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться
с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.
     1.10. Подготовка  документов  и другой информации для отправки по
электронной  почте  должна  осуществляться   в   текстовом   редакторе
Microsoft  Word 97 или в электронных таблицах Microsoft Excel 97.  При
использовании других программ для  подготовки  документов  отправитель
должен  выяснить  возможность  принимающей  стороны  прочитать  данное
сообщение,  а в сопроводительном  письме  указать  формат  переданного
вложения.
     1.11. В  случае  отсутствия  в  органах  местного  самоуправления
адреса   электронной   почты   в  сети  Интернет  для  приема-передачи
информации  может  использоваться  электронная  почта   ГАС   "Выборы"
(почтовый    ящик    администрации    области    в    ГАС    "Выборы":
[email protected]).
     Делопроизводственные службы органов местного самоуправления могут
завести  отдельные  почтовые  ящики  в  ГАС   "Выборы"   при   наличии
необходимых   программных  и  технических  средств,  сделав  заявку  в
Пермскую областную избирательную комиссию.
     Прием-передачу информации в ГАС "Выборы" осуществляют специалисты
делопроизводственных служб либо системные администраторы ГАС  "Выборы"
(при  отсутствии  отдельного  почтового  ящика  в делопроизводственной
службе).  При  получении  документа  системным   администратором   ГАС
"Выборы"     документ    распечатывается    им    и    передается    в
делопроизводственную службу.
     При использовании  электронной  почты  ГАС  "Выборы" данные перед
отправкой  подлежат  обязательному  сжатию  средствами   архивирования
(архиватором arj). Без согласования с получателем запрещается передача
информации размером более 500 Кбт.
     Обмен сообщениями   между   администрацией   области  и  органами
местного самоуправления, использующими электронную почту ГАС "Выборы",
производится только общим отделом аппарата администрации области.

          2. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ, ПЕРЕДАЧИ И ПРИЕМА ДОКУМЕНТОВ
                         ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ

     2.1. Исполнитель   оформляет   документ    в    соответствии    с
требованиями,  предъявляемыми  к оформлению официальных документов,  и
представляет  электронную  копию  документа   на   дискете   оператору
электронной почты.
     2.2. Оператор электронной  почты  отправляет  документ  адресату,
указывает  дату  и  время  отправки  в журнале регистрации электронной
почты.  После  отправки  электронная  копия  на  дискете  возвращается
исполнителю.
     2.3. После получения уведомления о получении  документа  оператор
электронной  почты  указывает  в журнале регистрации электронной почты
дату, время, фамилию должностного лица, подтвердившего получение.
     2.4. Переданная  электронная  копия  документа  в  течение месяца
хранится на жестком диске компьютера, с которого передали информацию.
     2.5. При   отправлении  файлов  с  сопроводительным  письмом  оно
регистрируется в канцелярии и вместе с файлами передается адресату.
     2.6. При получении электронного сообщения оператор:
     распечатывает электронную копию на бумагу в 1 экз.,  регистрирует
в журнале регистрации электронной почты;
     передает копию документа на  бумажной  основе  в  канцелярию  для
регистрации и передачи адресату;
     передает уведомление отправителю о получении документа.  В случае
невозможности распечатывания документа уведомляет об этом отправителя.
     После распечатывания бумажной  копии  электронная  информация  на
жестком диске компьютера сохраняется в течение месяца.
     2.7. Передаваемая   и   принимаемая    по    электронной    почте
корреспонденция регистрируется в журнале.
     В журнале регистрации  входящей  корреспонденции,  получаемой  по
электронной почте, указываются:
     дата, время получения;
     входящий номер;
     автор-отправитель;
     адресат-получатель;
     краткое содержание;
     имя файла-документа;
     фамилия, инициалы оператора.
     В журнале регистрации исходящей корреспонденции,  отправляемой по
электронной почте, указываются:
     дата, время передачи;
     исходящий номер;
     адресат-получатель;
     автор-отправитель;
     краткое содержание;
     имя файла-документа;
     фамилия, инициалы оператора;
     дата, время, фамилия и инициалы лица, подтвердившего получение.