Указ главы администрации Оренбургской области от 01.08.2001 № 21-ук

 
                               У К А З

               ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

                                     Утратил силу - Указ Губернатора
                                          Оренбургской области
                                        от 26.07.2007 г. N 94-ук

01.08.2001 N 21-ук


         Об утверждении положения об отделе документационного
                  обеспечения администрации области


     На основании статьи 48  Устава  (Основного  Закона)  Оренбургской
области п о с т а н о в л я ю :
     1. Утвердить положение об  отделе  документационного  обеспечения
администрации области согласно приложению.
     2. Признать утратившим силу положение об отделе  делопроизводства
аппарата главы администрации области, утвержденное распоряжением главы
администрации области от 17.08.94 N 622-р.
     3. Контроль   за   исполнением   настоящего  указа  возложить  на
заместителя главы - руководителя аппарата главы администрации  области
Трофимова Ю.В.
     4. Указ вступает в силу со дня его подписания.


     Глава администрации          А.А. Чернышев


                                                Приложение
                                                к указу главы
                                                администрации области
                                                от 01.08.2001 N 21-ук


                              ПОЛОЖЕНИЕ
    об отделе документационного обеспечения администрации области


                          I. Общие положения

     1.1. Отдел документационного  обеспечения  администрации  области
(далее именуется - отдел) является структурным подразделением аппарата
главы администрации области.
     Структура и штатная численность отдела утверждаются руководителем
аппарата главы администрации области.
     2.2. Свою работу отдел осуществляет в соответствии с Конституцией
Российской  Федерации,  законами  Российской  Федерации,   указами   и
распоряжениями   Президента   Российской   Федерации,  постановлениями
администрации области,  указами и распоряжениями  главы  администрации
области,   приказами   и   поручениями   руководителя  аппарата  главы
администрации области и настоящим Положением.

                 II. Основные задачи и функции отдела

     2.1. Основными задачами отдела являются:
     организация и   обеспечение   функционирования  в  подразделениях
администрации области единой системы документационного обеспечения;
     совершенствование форм   и  методов  делопроизводства  на  основе
единой  технической  политики,  применения  современной  компьютерной,
копировально-множительной, машинописной и оргтехники;
     обеспечение быстрого   и   четкого   прохождения   документов   в
администрации  области,  проведение систематического анализа служебной
переписки,  представление  предложений  руководителю  аппарата   главы
администрации   по   её   сокращению,   нормализации   и   оптимизации
документооборота в администрации области;
     организационно-методическое руководство                  службами
документационного обеспечения в администрации области;
     разработка сводной номенклатуры дел администрации области;
     оформление и  выпуск  указов,  распоряжений  главы  администрации
области,    постановлений    администрации    области,   постановлений
правительства области;
     документационное обеспечение подразделений администрации области;
     документационное обеспечение и техническое обслуживание совещаний
и   иных   мероприятий,  проводимых  главой  администрации  области  и
руководителем аппарата главы администрации, заседаний правительства;
     прием, учет,   направление   и   доставка  поступающей  служебной
корреспонденции;
     отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции;
     справочная работа по входящим и исходящим документам;
     техническое обеспечение    работы   с   документами,   выполнение
машинописных,    диктофонно-машинописных,    копировально-множительных
работ;
     отбор, учет,  хранение  документов,  подлежащих  сдаче  в  архив,
организация справочно-информационной работы по ним;
     совершенствование документационного обеспечения  в  администрации
области  на  основании  применения  современных программно-технических
комплексов подготовки и обработки документов;
     обеспечение изготовления   печатей,   штампов,  печатно-бланочной
продукции, используемых в администрации области.
     2.2. При осуществлении своих функций отдел:
     взаимодействует со  структурными  подразделениями   администрации
области  по вопросам организации и совершенствования документационного
обеспечения;
     совместно с   отделом   учета   и  подготовки  кадров  управления
государственной  службы  и  по  работе  с  территориями  администрации
области организует учебу по вопросам документационного обеспечения;
     взаимодействует с аппаратом  Законодательного  Собрания  области,
аппаратами    департаментов,    управлений,    комитетов   и   отделов
администрации   области    в    целях    создания    Единой    системы
документационного     обеспечения     и    делопроизводства    органов
государственной власти и выполняет указания руководства аппарата главы
администрации  по  вопросам подготовки и проведения совещаний и других
мероприятий;
     подготавливает с   участием  других  подразделений  администрации
области  инструкции  и   методические   материалы,   направленные   на
организацию   работы   в   рамках   единой  системы  документационного
обеспечения;
     изучает опыт работы других регионов в области документоведения;
     участвует в     формировании     заказов     на      приобретение
копировально-множительной,  машинописной,  звукозаписывающей  и другой
оргтехники, канцелярских принадлежностей;
     имеет печать   со   своим   наименованием  для  оформления  копий
нормативных правовых и правовых документов и ведения делопроизводства;
     разрабатывает и  реализует  технологии  внутреннего  безбумажного
оборота;
     внедряет электронные   методы  хранения  и  подготовки  бланочной
продукции;
     выполняет оперативные    работы    и   поручения,   связанные   с
изготовлением полиграфической продукции на  основе  автоматизированных
принт-офисных технологий;
     ведет переписку по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
     2.3. Отдел имеет право:
     запрашивать и  получать  от  структурных  подразделений  аппарата
главы администрации области,  департаментов,  управлений,  комитетов и
отделов материалы и информацию,  связанные с  осуществлением  функций,
возложенных  на  отдел,  требовать  своевременное  представление  всех
необходимых материалов к заседаниям, совещаниям и другим мероприятиям,
проводимым   главой   администрации  и  руководителем  аппарата  главы
администраций области;
     осуществлять контроль,   организовывать   и   проводить  проверки
соблюдения установленного порядка работы с документами  в  структурных
подразделениях администрации области;
     возвращать исполнителям   в   структурные   подразделения   главы
администрации области,  департаменты,  отделы,  комитеты, управления и
органы  исполнительной  власти  на  местах  для  доработки   служебную
корреспонденцию, оформленную с нарушением установленных правил;
     привлекать по согласованию с руководителем аппарата  специалистов
научно-исследовательских  организаций и иных учреждений для подготовки
инструкций, методик и других материалов по делопроизводству, выработки
рекомендаций  по рационализации документационных процессов,  повышению
эффективности и культуры управленческого труда.
     2.4. Требования  отдела  по  устранению  выявленных недостатков и
нарушений в оформлении проектов указов,  распоряжений и постановлений,
материалов   и   служебной   корреспонденции,   поступающих   в  адрес
руководителей  администрации  области,  являются   обязательными   для
структурных подразделений администрации области,  делопроизводственных
подразделений   департаментов,   управлений,   комитетов   и   отделов
администрации области.

                 III. Организация деятельности отдела

     3.1. Отдел  документационного  обеспечения  администрации области
возглавляет начальник  отдела,  который  назначается  на  должность  и
освобождается   от   должности   главой   администрации   области   по
представлению руководителя аппарата главы администрации области.
     Начальник отдела    подчиняется    непосредственно   руководителю
аппарата главы администрации области.
     Работники отдела  назначаются  на  должность  и  освобождаются от
должности  руководителем  аппарата  главы  администрации  области   по
представлению начальника отдела.
     3.2. Начальник отдела:
     руководит деятельностью   отдела,   в   состав   которого  входят
структурные  подразделения,  выполняющие   функции   документационного
обеспечения,   специалисты   приемных   главы   и  заместителей  главы
администрации области;
     принимает решения  по вопросам,  относящимся к сфере деятельности
отдела;
     подготавливает предложения,   визирует  в  установленном  порядке
документы, связанные с деятельностью отдела;
     согласовывает подготавливаемые    структурными    подразделениями
администрации    области    документы    и     материалы,     которыми
предусматривается  внесение  дополнений  и  изменений в единую систему
документационного обеспечения;
     вносит предложения  по  должностной инструкции работников отдела,
по улучшению условий оплаты труда работников, их поощрению и наложению
на них взысканий;
     несет ответственность за качество  и  своевременность  выполнения
задач и функций, возложенных на отдел настоящим Положением.
     3.3. Должностная  инструкция   работников   отдела   утверждается
приказом руководителя аппарата главы администрации области.

                 IV. Прекращение деятельности отдела

     Деятельность отдела  документационного  обеспечения  прекращается
указом  главы  администрации  области  в  соответствии  с  действующим
законодательством.