Распоряжение администрации Оренбургской области от 14.05.1999 № 407-р

 
     АДМИНИСТРАЦИЯ
      ОРЕНБУРГСКОЙ
        ОБЛАСТИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

  14.05.99  N 407-р

О подключении к Интернет  
электронной        почты
администрации области



     В целях   развития   электронной   почты   администрации  области
(распоряжение главы администрации от 30 декабря 1998 года N 1234-р  "О
сервере  Интернет администрации области"),  придания электронной почте
статуса   официального   вида   документальной    связи,    расширения
взаимодействия   администрации   области  с  органами  государственной
власти,  федеральными  и   муниципальными   структурами   Оренбургской
области, а также российскими и зарубежными партнерами:
     1. Утвердить  официальные  адреса  электронной   почты   в   сети
Интернет:
     - Администрации Оренбургской области          [email protected]
     - Законодательное Собрание                    [email protected]
       Оренбургской области
     - Полномочный представитель Президента        [email protected]
       Российской Федерации в Оренбургской
       области

     2. Утвердить  официальные  адреса  электронной  почты структурных
подразделений администрации области (приложение 1).
     3. Утвердить   положение   об  организации  делопроизводства  при
использовании электронной почты администрации области (приложение 2).
     4. Утвердить    инструкцию    пользования    электронной   почтой
администрации  области  в  структурных  подразделениях   администрации
области (приложение 3).
     5. Поручить решение вопроса о  подключении  к  электронной  почте
администрации  области  органов государственной власти,  федеральных и
муниципальных    структур    Оренбургской    области,    подразделений
администрации   области,   по   их   заявкам,   начальнику  управления
государственной  службы  и  по  работе  с  территориями  администрации
области Шорикову В.А.
     6. Отделу делопроизводства аппарата главы  администрации  области
(Гриценко  Л.О.)  организовать контроль прохождения электронной почты,
поступающей на  официальные  адреса  электронной  почты  администрации
области.
     7. Комитету по информатизации и информационным ресурсам  аппарата
главы администрации области (Чайковский В.И.) обеспечить:
     - администрирование почтового сервера;
     - регистрацию адресов электронной почты;
     - размещение   и   актуализацию   перечня   официальных   адресов
электронной почты на сервере Интернет администрации области.
     8. Структурным подразделениям администрации области, подключённым
к   серверу   электронной  почты  администрации,  обеспечить  прием  и
регистрацию документов, поступающих по электронной почте в их адрес.
     9. Главам  администраций  районов  области  до  30  мая 1999 года
подготовить и утвердить у заместителя главы  -  руководителя  аппарата
главы   администрации   области   Капишникова   П.Н.   мероприятия  по
подключению районных администраций к электронной  почте  администрации
области.
     10. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить  на
заместителя  главы - руководителя аппарата главы администрации области
Капишникова П.Н.
     11. Распоряжение вступает в силу со дня его подписания.



     Глава администрации           В.Елагин


                                                Приложение 1
                                                к  распоряжению главы
                                                администрации области
                                                N 407-р  от  14.05.99


                 Официальные адреса электронной почты
           структурных подразделений администрации области



1. Помощник главы администрации области         [email protected]

2. Помощник первого заместителя главы           [email protected]
администрации области

3. Финансовое управление администрации области  [email protected]

4. Департамент агропромышленного комплекса      [email protected]

5. Помощник заместителя главы администрации     [email protected]
по социальным вопросам

6. Аппарат главы администрации области          [email protected]

7. Управление по инвестициям в строительстве,   [email protected]
жилищно - коммунальном и дорожном хозяйствах

8. Информационно - аналитического  управления   [email protected]

9. Комитет по управлению госимуществом          [email protected]
области

10. Управление международных и                  [email protected]
внешнеэкономических связей

11. Управление делами аппарата главы            [email protected]
администрации области

12. Управление государственной службы и по      [email protected]
работе с территориями

13. Отдел делопроизводства                      [email protected]

14. Управление экономики администрации          [email protected]

15. Управление по региональным торгово-         [email protected]
экономическим связям

16. Администратор электронной почты           [email protected]
администрации области


                                                Приложение 2
                                                к  распоряжению главы
                                                администрации области
                                                N 407-р  от  14.05.99


                              ПОЛОЖЕНИЕ
                   об организации делопроизводства
      при использовании электронной почты администрации области

                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

     1.1. настоящее     Положение     уточняет     правила     ведения
делопроизводства, изложенные  в  инструкции  по   делопроизводству   в
администрации Оренбургской  области,  утвержденной распоряжением главы
администрации от  21  августа  1998  года  N  807-р  (далее  в  тексте
"Инструкция"), и определяет порядок обработки документов, передаваемых
по электронной почте администрации области (далее в тексте "ЭП").
     1.2. Не   подлежат  пересылке  по  ЭП  документы,  имеющие  грифы
ограничения доступа.

                   2. ПРИМЕНЯЕМЫЕ ТЕРМИНЫ И ПОНЯТИЯ

     Электронная почта    -    передача    информации    с     помощью
программно-аппаратного комлпекса    (компьютер,   телекоммуникационные
средства, специализированное программное обеспечение) через  локальные
и глобальные телекоммуникационные сети.
     Документ (документированная  информация)  -  зафиксированная   на
материальном носителе   информация   с  реквизитами,  позволяющими  ее
идентифицировать.
     Электронное письмо - сообщение и/или вложенный файл, передаваемые
по ЭП  через  телекоммуникационные  сети  и  узлы  от  отправителя   к
получателю.
     Сообщение - текст, содержащий передаваемую информацию.
     Вложенный файл   -   нетекстовой   файл,   передаваемый   по  ЭП,
сопровождаемый кратким описанием в сообщении.
     Администратор коммуникационной   службы   -   должностное   лицо,
ответственное за организацию делопроизводства при использовании ЭП.
     Официальный адрес    ЭП   -   адрес,   присвоенный   структурному
подразделению администрации области и  опубликованный  на  официальном
сервере Интернет администрации области.
     Информационный адрес  ЭП  -   адрес,   присвоенный   структурному
подразделению администрации    области    или    отдельному   лицу   и
опубликованный на сервере электронной почты администрации области.


               3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЭП

     3.1. Передаваемые  с  помощью  ЭП официальные сообщения и запросы
(могут передаваться только с официальных адресов ЭП) обязательно имеют
оригинал (прообраз)  исходного документа,  на который распространяются
все существующие правила, предусмотренные вышеназванной Инструкцией.
     3.2. Подразделение-автор   (отправитель)  документа  представляет
администратору ЭП соответствующего уровня  оригинал  документа  и  его
выверенную машиночитаемую копию.
     3.3. Администратор  ЭП   производит   регистрацию   документа   и
проставляет на   бумажном   и   машиночитаемом   вариантах   документа
соответствующие реквизиты.  Документ отправляется по ЭП в течение  2-х
часов с момента его получения от отправителя.
     3.4. На документ,  полученный  от  ЭП,  распространяются  обычные
правила делопроизводства,   как   на   входящий.   Принятый   документ
распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Вся переписка
по ЭП  регистрируется администратором ЭП подразделения администрации в
специальном журнале.  Для  входящей  почты   обязательна   регистрация
времени и сотрудника,  которому передается сообщение. Далее полученный
документ передается   в   соответствии   с    правилами    организации
документооборота.
     3.5. При регистрации документа,  посланного или принятого по  ЭП,
кроме прочего,  делаются пометки о способе получения (ЭП), электронном
адресе отправителя и получателя, дате отправления и получениядокумента.
     3.6. Документы     справочно-информационного    и    технического
характера, не  имеющие   исходящего   регистрационного   номера,   при
отправлении бумажной  копией  не  сопровождаются.  Кроме того,  они не
подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении.
     3.7. Отправке по ЭП подлежат сообщения объемов до 50 килобайт, по
временем актуальности         один-два         дня.          Сообщения
справочно-информационного характера  большого размера (более 50 Кб) со
временем актуальности одна неделя и более должны передаваться  обычным
способом.


                  4. ОСОБЫЕ СЛУЧАИ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ

     4.1. На электронных письмах могут применяться специальные  грифы,
требующие особого порядка обработки документов при использовании ЭП:
     - срочно;
     - уведомление о вручении.
     Постановка указанных грифов на документах,  отправляемых  по  ЭП,
разрешена только руководителям структурных подразделений администрации
области и главам  местного  самоуправления.  Возможно  раздельное  или
совместное применение этих грифов.
     4.2. Гриф "срочно" требует для исходящих  документов  немедленной
регистрации и отправки по ЭП, для входящих - первоочередной распечатки
и передачи его адресату.
     4.3. Гриф   "уведомление   о   вручении"   требует  для  входящих
документов передачи их адресату с  регистрацией  фамилии  и  должности
сотрудника, получившего   документ,  и  времени  вручения.  Полученные
данные отправляются администратом ЭП  отдельным  ответным  электронным
письмом в  адрес  отправителя  и  являются  подтверждением о вручении.
Данная операция   не   связана    с    возможностью    автоматического
подтверждения о доставке, применяемого в системе ЭП.


           5. ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ И КОДОВЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ

     5.1. Официальный  документ,  передаваемый  по  ЭП,  должен  иметь
обязательные реквизиты   и  оригинал  в  соответствии  с  требованиями
Инструкции. Документы   справочно-информационного    и    технического
характера могут не иметь оригинала.
     5.2. Обязательные реквизиты электронного письма состоят:
     - адрес получателя, поле "Кому/From" - адрес ЭП получателя письма;
     - заголовок, поле "Тема/Subj" - наименование (краткое содержание)
передаваемой информации;
     - реквизиты  отправителя,   наименование   подразделения,   номер
телефона, ф.и.о. исполнителя.
     5.3. Характер электронного  письма  (официальное,  информационное
или техническое),   а   также   особые  случаи  отправки  (срочное,  с
уведомлением о   вручении)    обозначаются    в    начала    заголовка
соответствующими кодовыми обозначениями:
     - "О" - официальное;
     - "И" - информационное;
     - "Т" - техническое;
     - "С" - срочное;
     - "У" - уведомление о вручении.
     Кодовые обозначения  или  их  сочетания  отделяются  от заголовка
письма восклицательным знаком "!".  Порядок следования  обозначений  в
сочетаниях должен соответствовать указанному в приведенном списке.
     Например, официальное сообщение с грифом "срочно" и  "уведомление
о вручении" должно иметь в заголовке - "ОСУ!Заголовок письма".
     Информационное сообщение с грифом "уведомление о вручении" должно
иметь в заголовке - "ИУ!Заголовок письма".
     При отсутствии кодовых обозначений считается, что это техническое
письмо без грифов.


                 6. ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭП

     По ЭП    могут    отправляться    только    материалы,    имеющие
информационно-справочный характер, не имеющие юридической силы.
     Ответственность за информацию, переданную по ЭП несут:
     - официальный   адрес   -  руководитель  подразделения,  владелец
официального адреса;
     - информационный адрес - лицо, отправившее электронное письмо.




                                                Приложение 3
                                                к  распоряжению главы
                                                администрации области
                                                N 407-р  от  14.05.99

                              ИНСТРУКЦИЯ
         пользования электронной почтой администрации области
         в структурных подразделениях администрации области.

                         1. Общие положения.

     1.1. Настоящая инструкция определяет порядок и организацию работы
коммуникационной службы электронной почты администрации области (далее
в тексте "ЭП")  в  структурных  подразделениях  администрации  области
согласно  положению "Об организации делопроизводства при использовании
электронной почты администрации области".
     1.2. Настоящая    инструкция    определяет   порядок   работы   с
использованием официальных и информационных адресов ЭП.
     1.3. Общее  руководство  по  работе  в  сети  ЭП  возлагается  на
администратора ЭП администрации области (комитет по  информатизации  и
информационным ресурсам аппарата главы администрации области).
     1.4. В каждом подразделении администрации области, подключённом к
системе   ЭП,   из   числа   сотрудников   подразделения   назначаются
администратор коммуникационный службы ЭП и  оператор  (ы),  замещающий
(е)   администратора   на   время  его  отсутствия,  (далее  в  тексте
"Пользователь ЭП").


     2. Требования к Пользователям ЭП и порядок работы в сети ЭП

     2.1. Пользователями  ЭП  могут  быть лица,  имеющие опыт работы с
компьютерной техникой и аттестованные в комитете по  информатизации  и
информационным ресурсам аппарата главы администрации области.
     2.2. Пользователи ЭП могут использовать электронную почту  только
для выполнения своих прямых служебных обязанностей.
     2.3. Передача  информации  может  осуществляться  либо   в   виде
текстового  ASCII-файла  без  какого-либо  дополнительного оформления,
либо вложенным файлом в формате "doc" MS  Word  6.0  for  Windows  или
межплатформленном "rtf",с оформлением шрифтами Arial Cyr, Courier Cyr,
Times New Roman Cyr.
     2.4. Вложенные  файлы  должны  быть обработаны программами сжатия
PKZIP или ARJ.
     2.5. Перед    передачей    необходима    обязательная    проверка
передаваемых файлов антивирусными  программами,  то  же  рекомендуется
делать с получаемыми файлами.
     2.6. Во        избежание        нарушения        функционирования
программнотехнических    комплексов    передачу   нетекстовых   файлов
необходимо согласовывать с администратором ЭП,  запрещается передавать
любые запускаемые файлы и программное обеспечение. При получении таких
файлов,  особенно от неизвестных  адресатов,  необходимо  связаться  с
администратором ЭП.
     2.7. Пользователям ЭП запрещено подписываться на  телеконференции
и "списки рассылки", без согласования с администратором ЭП.


                 3. Ответственность пользователей ЭП:

     Пользователи ЭП несут  ответственность  в  порядке  установленным
действующим законодательством, в том числе:
     - за конфиденциальность паролей входа в систему ЭП;
     - за  ущерб,  нанесённый в связи с их неправомочными действиями с
использованием ЭП.