Распоряжение Администрации г.Нижнего Новгорода от 07.09.2016 № 1251-р

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

07.09.2016                                                                 № 1251-р

О внесении изменений в распоряжение администрации города Нижнего Новгорода от 22.06.2012 № 266-р

В соответствии со статьей 52.1 Устава города Нижнего Новгорода:

Внести изменения в Порядок организации  контроля исполнения документов в администрации города Нижнего Новгорода, утвержденный распоряжением администрации города Нижнего Новгорода от 22.06.2012 № 266-р (в редакции от 31.12.2013 №583-р), изложив его в новой прилагаемой редакции.

Глава администрации города

С.В.Белов

Приложение

к распоряжению администрации

города

от 07.09.2016  № 1251-р

Порядок

организации контроля исполнения документов

в администрации города Нижнего Новгорода

1. Общие положения

1.1. Порядок организации контроля исполнения документов в администрации города Нижнего Новгорода (далее – Порядок) разработан в целях укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности контроля  исполнения отраслевыми (функциональными) структурными подразделениями и территориальными органами администрации города Нижнего Новгорода (далее – структурные подразделения администрации города) документов, требующих контроля исполнения.

1.2. Порядок определяет последовательность действий при осуществлении контроля, сроки исполнения контрольных документов, регламентирует обязанности, ответственность и взаимодействие исполнителей документов и лиц, осуществляющих контроль.

1.3. Контроль исполнения документов в структурных подразделениях администрации города Нижнего Новгорода (далее – администрация города) осуществляется в соответствии с:

Уставом города Нижнего Новгорода, утвержденным постановлением городской Думы города Нижнего Новгорода от 23.11.2005 № 91;

Регламентом администрации города Нижнего Новгорода, утвержденным постановлением администрации города Нижнего Новгорода от 12.01.2012 № 114 (c изменениями от 09.08.2016 № 2351) (далее – Регламент);

Инструкцией по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода, утвержденной распоряжением администрации города Нижнего Новгорода от 19.10.2011 № 478-р (с изменениями от 09.08.2016 № 1102-р) (далее – Инструкция по делопроизводству);

Положением о департаменте организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации города Нижнего Новгорода, утвержденным постановлением администрации города Нижнего Новгорода от 11.04.2011 № 1347 (с изменениями от 19.10.2015 № 2179);

настоящим Порядком.

1.4. Задачей контроля исполнения документов является обеспечение своевременного, качественного исполнения заданий и поручений, зафиксированных в контрольных документах, а также выявление и устранение причин, препятствующих их надлежащему исполнению.

1.5. Основные термины и понятия:

Разработчик документа – структурное подразделение администрации города, муниципальное предприятие, муниципальное учреждение города Нижнего Новгорода, подготовившее контрольный документ.

Исполнитель документа – заместитель главы администрации города, руководитель структурного подразделения администрации города, которому главой администрации города либо заместителем главы администрации города было поручено исполнение контрольного документа.

Должностное лицо - контролёр – непосредственно глава администрации города либо заместитель главы администрации города, руководитель структурного подразделения администрации города, которому главой администрации города поручено осуществлять контроль исполнения документа.

Ответственный сотрудник – сотрудник структурного подразделения администрации города или территориального органа, в должностные обязанности которого входит документационное обеспечение структурного подразделения или территориального органа.

ПДОС – постоянно действующее оперативное совещание, проводимое еженедельно главой администрации города по понедельникам с руководителями структурных подразделений администрации города, ресурсоснабжающих организаций города, иными должностными лицами.

КИД – автоматизированная подсистема «Контроль исполнения документов».

ЕСЭДД – единая система электронного документооборота и делопроизводства.

Служба контроля – сотрудники департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации, в должностные обязанности которых входит непосредственное осуществление контроля исполнения документов.

Служба ДОУ – сотрудники департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации, в должностные обязанности которых входит документационное обеспечение деятельности администрации города.

1.6. На контроль ставятся следующие документы (далее – контрольный документ):

муниципальные правовые акты города Нижнего Новгорода;

поручения главы администрации города, в том числе данные в ходе проведения ПДОС и рабочих совещаний;

поручения главы города Нижнего Новгорода;

поручения Губернатора Нижегородской области, Правительства Нижегородской области, поступившие на исполнение в администрацию города;

документы, поступившие из иных органов государственной власти, из правоохранительных органов, от депутатов всех уровней;

письменные обращения (протесты, представления, требования),  поступившие в администрацию города Нижнего Новгорода  из прокуратуры любого уровня;

документы (письменные обращения), поставленные на контроль главой администрации города или заместителем главы администрации города (за исключением глав администраций районов города).

1.7. Контроль исполнения документов в администрации города осуществляется с помощью автоматизированных систем ЕСЭДД и КИД.

1.8. Адрес и телефоны службы контроля, осуществляющей автоматизированный контроль исполнения контрольных документов в администрации города: Кремль, корп.5, каб.230, тел. [phone].

2. Постановка документа на контроль

2.1. Постановка на контроль поручений главы администрации города,

данных на ПДОС и в ходе проведения рабочих совещаний

2.1.1. Устные поручения главы администрации города, данные исполнителям на ПДОС, оформляются службой контроля в день его проведения в письменном виде на бланке поручения главы администрации города и направляются главе администрации города на  подпись.

2.1.2. Устные поручения главы администрации города, данные исполнителям в ходе проведения рабочего совещания, оформляются организатором проведения рабочего совещания в виде протокола, который  в 2-дневный срок направляется главе администрации города на подпись. Протокол должен быть оформлен в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству. При необходимости в протоколе может быть указано структурное подразделение, ответственное за подготовку сводной информации о ходе его исполнения, а также должностное лицо-контролер, которому главой администрации города было поручено осуществлять контроль исполнения документа.

2.1.3. Подписанные главой администрации города протоколы и поручения регистрируются службой ДОУ в подсистеме КИД и передаются (на бумажном носителе) в службу контроля для постановки на автоматизированный контроль и направления исполнителям.

2.1.4. В соответствии с номенклатурой дел сотрудник службы контроля формирует дела, в которые помещает соответственно оригинал поручений с ПДОС и оригинал протокола рабочего совещания.

2.2. Постановка на контроль правовых актов администрации города

2.2.1. Правовые акты администрации города, поступившие в департамент организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации по рассылке из департамента правового обеспечения администрации города Нижнего Новгорода, ставятся на автоматизированный контроль в соответствии с резолюцией директора департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации или его заместителя (без предварительной регистрации  службой ДОУ).

2.3. Постановка на контроль документов, поступивших из городской

Думы города Нижнего Новгорода и органов государственной

власти Нижегородской области

2.3.1. Правовые акты городской Думы города Нижнего Новгорода, Губернатора и Правительства Нижегородской области, протоколы совещаний, проводимых под председательством главы города Нижнего Новгорода, Губернатора Нижегородской области, протоколы заседаний Правительства Нижегородской области, Законы Нижегородской области при поступлении в администрацию города Нижнего Новгорода регистрируются службой ДОУ в подсистеме КИД и направляются на рассмотрение главе администрации города либо его заместителям (за исключением глав администраций районов города) в соответствии с распределением обязанностей.

2.3.2. Документ, поставленный на контроль главой администрации города либо его заместителями (за исключением глав администраций районов города), передается в службу контроля для постановки его на автоматизированный контроль и направления исполнителям.

2.4. Постановка на контроль письменных обращений

2.4.1. Постановке на автоматизированный контроль в службе контроля подлежат следующие письменные обращения, поступившие в адрес администрации города, главы администрации города и заместителей главы администрации города (за исключением глав администраций районов города):

обращения главы города Нижнего Новгорода;

обращения и запросы депутатов всех уровней;

документы, поступившие из органов государственной власти и из правоохранительных органов;

протесты, представления, требования прокуратуры любого уровня;

иные обращения, поставленные на контроль главой администрации города либо его заместителями (за исключением глав администраций районов города).

2.4.2. Обращения, перечисленные в п.п. 2.4.1 настоящего Порядка, после поступления в администрацию города регистрируются сотрудниками службы ДОУ в ЕСЭДД и направляются на рассмотрение главе администрации города либо его заместителям (за исключением глав администраций районов города) в соответствии с распределением обязанностей.

2.4.3. Обращения после их рассмотрения главой администрации города либо его заместителями (за исключением глав администраций районов города) передаются в службу контроля для постановки на автоматизированный контроль и направления исполнителям.

3. Контроль исполнения документа

3.1. Служба контроля еженедельно проводит анализ фактического исполнения всех находящихся на автоматизированном контроле документов. Сводка об их исполнении формируется еженедельно (по четвергам) для предварительной оценки состояния исполнительской дисциплины за отчетную неделю и последующего (по пятницам) информирования главы администрации города. 

3.2. Служба контроля еженедельно направляет исполнителям информацию-напоминание о документах, срок исполнения которых заканчивается в течение предстоящей недели.

3.3. Ответственный сотрудник структурного подразделения администрации города:

организует учёт документов, поступивших в структурное подразделение администрации города, и их исполнение в соответствии с установленными сроками;

информирует руководителя структурного подразделения администрации города, сотрудником которого он является, и напоминает сотрудникам-исполнителям документов о приближающихся сроках исполнения не менее чем за 3 календарных дня до истечения контрольного срока;

контролирует представление структурным подразделением администрации города, сотрудником которого он является, информации об исполнении документа должностному лицу-контролёру и в службу контроля;

проверяет правильность заполнения непосредственным исполнителем документа данных в соответствующих информационных системах, в том числе наличие вложения – электронного образа документа;

отчитывается перед службой контроля об исполнении поступивших документов. 

4. Сроки исполнения документов,

снятие документа с контроля

4.1. Сроки исполнения документов отражены в Регламенте и исчисляются в календарных днях с даты их регистрации службой ДОУ.

4.2. Если срок исполнения документа указан в формате «до даты», то последним днем исполнения документа является рабочий день, предшествующий указанной дате.

4.3. Если срок исполнения документа определен календарной датой или указан в формате «не позднее», то последним днем исполнения считается указанная календарная дата.

4.4. Если срок исполнения документа выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, то последним днем исполнения документа является следующий за ним рабочий день.

4.5. Если по объективным причинам возникла необходимость продления срока исполнения контрольного документа, исполнитель не позднее чем за 3 календарных дня до истечения установленного срока направляет должностному лицу-контролёру мотивированную просьбу о продлении срока.

4.6. Изменение срока исполнения документа производится только лицом, установившим этот срок, которое вправе принять одно из следующих решений:

продлить срок исполнения документа (с указанием конкретного срока);

снять документ с контроля.

4.7. Специалист службы контроля вводит в соответствующую АИС информацию о продлении срока исполнения документа либо о снятии его с контроля в соответствии с полученной резолюцией должностного лица-контролёра.

4.8. Срок исполнения контрольных документов с резолюцией «срочно», «оперативно», «незамедлительно» продлению не подлежит.

4.9. Документ снимается с контроля в случае полного его исполнения либо в соответствии с резолюцией должностного лица-контролера о снятии документа с контроля. Правовой акт, поставленный на автоматизированный контроль, снимается с контроля также в случае его отмены.

5. Исполнительская дисциплина

5.1. Исполнительская дисциплина, то есть своевременность исполнения контрольных документов, оценивается:

с помощью информационных систем, обеспечивающих автоматизированный контроль исполнения документов;

в ходе проведения службой контроля плановых проверок в структурных подразделениях администрации города согласно утвержденному графику и внеплановых, проводимых по поручению главы администрации города, заместителя главы администрации города, в функциональном подчинении которого находится департамент организационно кадрового обеспечения деятельности администрации, директора департамента организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации и его заместителя.

5.2. Руководители структурных подразделений администрации города и непосредственные исполнители контрольных документов несут персональную ответственность и могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности за неисполнение либо ненадлежащее исполнение контрольных документов.