Распоряжение Губернатора Кировской области от 06.03.1997 № 281

 


                    АДМИНИСТРАЦИЯ КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ

                                      Утратилo силу - Постановление
                                      Губернатора Кировской области
                                         от 27.07.2001 г. N 256

от 06.03.97 N 281
  г. Киров обл.

О правилах приема иностранных делегаций
в администрации Кировской области


     С целью упорядочения приема иностранных делегаций в администрации
Кировской области, в связи с увеличением потока иностранных граждан на
территории Кировской области:

     1. Утвердить Положение о правилах приема иностранных делегаций  в
администрации Кировской области. Прилагается.

     2. Рекомендовать     подразделениям     администрации     области
руководствоваться прилагаемой методикой.

     3. Контроль    за    выполнением    Положения     подразделениями
администрации   Кировской   области   возложить   на   управление   по
международным связям и внешнеэкономической деятельности (Васильева  Т.
А.)

     4. Настоящее распоряжение вступает в силу с момента подписания.

     5. Распоряжение администрации Кировской  области  от  20.12.94  N
1177 считать утратившим силу.


Первый заместитель
Губернатора области   А. Л. Могилюк


                                           УТВЕРЖДЕНО
                                           распоряжением Губернатора
                                           области от 06.03.97 N 281



                               ПОЛОЖЕНИЕ
                о правилах приема иностранных делегаций
                   в администрации Кировской области


     1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

     1.1. Настоящий  документ   определяет   единый   порядок   приема
структурными    подразделениями   администрации   Кировской    области
иностранных   делегаций,   а  также  отдельных   граждан   иностранных
государств,  прибывающих по линии международного, научно-технического,
торгово-экономического и культурного сотрудничества.
     1.2. Положение  является  обязательным   для   выполнения   всеми
подразделениями администрации.

     2. ОСНОВАНИЕ ДЛЯ ПРИЕМА ДЕЛЕГАЦИИ

     2.1. Прием  официальных   иностранных   делегаций   и   отдельных
иностранных   граждан подразделениями администрации Кировской  области
по   всем   вопросам  международного,  научно-технического,   торгово-
экономического и культурного сотрудничества проводится на основании:
     а) официального  запроса  на  приезд   в   адрес   администрации,
полученного  через  факсимильную,  телексную  или  почтовую  связь   с
обязательным   указанием  цели  приезда,  состава  делегации,   сроков
пребывания и предложениями по программе пребывания;
     б) отдельных решений Губернатора области и его заместителей,
     в) межправительственных и межрегиональных соглашений;
     г) ранее заключенных контрактов, договоров и соглашений.
     2.2. Находящиеся  в  области  по  частным  или  служебным  делам,
проездом,  проживающие  постоянно или временно  на  территории  России
иностранные граждане, планирующие встречи с сотрудниками администрации
области,  должны заблаговременно согласовать данный вопрос в  порядке,
предусмотренном в п. 2.1.
     2.3. По получении информации о  планируемом  визите  или  встрече
управление по МС и ВЭД сообщает советнику по вопросам безопасности при
Губернаторе области сведения о лицах и цели визита иностранных граждан
для подготовки заключения в пределах его компетенции.

     3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ДЕЛЕГАЦИИ

     3.1. Руководители подразделений администрации Кировской  области,
именуемые в дальнейшем "Принимающая сторона", по получении сообщения о
приезде  делегации  не  позднее, чем за 7 дней  до  намеченного  срока
прибытия обязаны:
     направить    в    управление    по   международным    связям    и
внешнеэкономической   деятельности  служебную   записку,   в   которой
необходимо указать:
     цель приезда;
     состав делегации;
     срок пребывания;
     краткую характеристику сферы деятельности фирмы, организации.
     К  служебной  записке  прикладывается официальный  запрос  фирмы,
организации на приезд.
     Управление   по   международным  связям   и   внешнеэкономической
деятельности  готовит заключение по вопросу о целесообразности  приема
иностранной   делегации   с  учетом  мнения  советника   по   вопросам
безопасности и представляет его на утверждение Губернатору области.
     После  получения  согласия на приезд,  управление  по  МС  и  ВЭД
направляет  по  факсимильной  или  телексной  связи  в  адрес   фирмы,
организации подтверждение о приеме делегации.
     3.2. В срок за 3 дня до прибытия  делегации  принимающая  сторона
совместно   с   управлением  по  МС  и  ВЭД  разрабатывает   программу
пребывания,   составляет  смету  расходов   на   прием   делегации   в
соответствии  с нормами действующего, законодательства,  регулирующими
прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц.
     3.3. При разработке программы приема делегаций следует  учитывать
следующее:
     цель приема;
     состав лиц, принимающих участие в переговорах и их задачи;
     организацию переговоров;
     посещение ведомств, организаций, предприятий;
     требование    сохранения   коммерческой   тайны   или    вопросов
безопасности с приглашением необходимых специалистов.
     Программа должна быть распределена по времени с учетом:
     переездов;
     подписания итогового документа;
     культурной  программы  (экскурсии,  посещение  музеев,  выставок,
театров);
     организации питания и других вопросов;
     проведение пресс-конференций (в случае необходимости).
     3.4. В цепях координации  действий  управления  по  международным
связям  и  внешнеэкономической  деятельности  и  принимающей  стороны,
последняя назначает ответственного за выполнение программы.
     3.5. Программа  на  прием  делегации  утверждается   Губернатором
области. Порядок оформления программы аналогичный указанному в п. 3.1.
     3.6. Вся   иностранная   корреспонденция,   касающаяся    приезда
иностранных  делегаций, а также вся деловая переписка  с  иностранными
организациями и отдельными иностранными гражданами должна проходить по
почте, факсимильной или телексной связи управления по МС и ВЭД (62-16-
27)  или  администрации области (62-89-58) с последующей  передачей  в
управление по МС и ВЭД.
     3.7. Указанная информация относится к категории "служебная тайна"
и  может  передаваться третьим лицам, имеющим право  доступа  к  такой
информации  в соответствии с их служебным положением и функциональными
обязанностями, по официальному запросу.

     4. ОРГАНИЗАЦИЯ И ТЕХНИКА ВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ
        С ИНОСТРАННЫМИ ДЕЛЕГАЦИЯМИ

     ПОДГОТОВКА К ПРОВЕДЕНИЮ ПЕРЕГОВОРОВ

     4.1. Переговоры могут быть  плановыми  и  незапланированными,  но
любые переговоры требуют тщательной подготовки.
     4.2. Перед  сложными   переговорами   проводятся   совещания   по
подготовке    к    переговорам,   составляются   с   заинтересованными
организациями  проекты протоколов, соглашений и контрактов,  изучается
вся предшествующая деловая переписка с партнерами.

     ТЕХНИКА ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ

     4.3. Переговоры проводятся руководителями принимающей стороны или
по  их  поручению оперативным составом, должностной уровень участников
которого  определяется руководством принимающей стороны в  зависимости
от целей переговоров и уровня представителей иностранных партнеров.
     4.4. Необходимо стремиться к оптимизации  состава  участников  от
принимающей   стороны,  ограничивая  его  только  теми   без   которых
невозможно решение вопросов, являющихся предметом переговоров.
     4.5. При размещении за столом переговоров обязательно должен быть
соблюден  принцип  равноправия сторон. Для главы  принимающей  стороны
недопустимо принимать гостей, оставаясь за своим рабочим столом.
     4.6. В  соответствии  с  требованиями  международного   протокола
принимаемую делегацию желательно размещать за столом переговоров лицом
к окнам и, ни в коем случае, не к двери.
     4.7. После   рассадки   проводится    представление    участников
переговоров   с   обменом  визитными  карточками,  обязательными   для
исполнения при переговорах.
     При этом следует обращать внимание на следующее:
     визитные   карточки  вручаются  не  во  время   приветствия   или
знакомства, а за столом переговоров;
     врученные визитные карточки необходимо внимательно рассмотреть  и
положить  на  стол  переговоров так, чтобы они служили  ориентиром  во
избежание ошибок при произнесении имен иностранных партнеров.
     4.8. Представитель   управления   по   международным   связям   и
внешнеэкономической деятельности ведет протокол беседы  с  иностранной
делегацией,  который используется при составлении отчета о результатах
встречи.   Журнал   ведения  протоколов  хранится  в   управлении   по
международным  связям и внешнеэкономической деятельности.  Аналогичным
образом  протоколируются  встречи на уровне руководящих  работников  и
специалистов в соответствующих департамент и управлениях.
     4.9. На переговорах рекомендуется использовать переводчика,  даже
при  владении  иностранными  языками.  При  использовании  переводчика
участники   переговоров  имеют  дополнительное   время   для   анализа
аргументов  партнера  и принятия более обдуманных решений.  Необходимо
учитывать,  что иностранцы, ведущие переговоры на своем  языке,  могут
владеть   русским  языком  в  достаточной  степени,   чтобы   понимать
содержание  фраз,  которыми  обмениваются  между  собой  представители
принимающей стороны.
     4.10. Переговоры ведет только руководитель делегации  принимающей
стороны.   В  случае  необходимости  он  консультируется   с   другими
участниками  переговоров и только он может предоставить им возможность
высказывать свое мнение.
     4.11. В целях личной и информационной безопасности  рекомендуется
привлекать   для   осуществления   перевода   во   время   переговоров
специалистов с российской стороны, а также представителя управления по
МС и ВЭД.
     4.12. В настоящее время в связи с  передачей  большого  объема  и
осуществлением   согласований  по  телефону,  телексу   и   телефаксу,
необходимо    особенно    четко   контролировать    исполнение    всем
договоренностей, достигнутых при использовании данных каналов связи.

     ПОДПИСАНИЕ ИТОГОВОГО ДОКУМЕНТА

     4.13. Необходимо помнить, что  сторона,  которая  готовит  проект
итогового   документа   для   подписания,   приобретает   определенные
преимущества, так как имеет возможность сформулировать текст документа
в   наиболее  выгодной  для  себя  интерпретации.  В  дальнейшем   при
обсуждении этого документа партнер может внести поправки, но при  этом
ему надо доказать им обоснованность.

     5. ОТЧЕТНОСТЬ, УЧЕТ И КОНТРОЛЬ

     5.1. Принимающая сторона оформляет отчет  о  ходе  и  результатах
переговоров  и  в  3-х дневный срок представляет его в  управление  по
международным   связям   и   внешнеэкономической   деятельности    для
последующей  обработки и учета. Управление по международным  связям  и
внешнеэкономической  деятельности  систематически  обобщает  отчеты  и
представляет руководству материалы о результатах работы с иностранными
делегациями и отдельными иностранными гражданами для принятия решений.
     5.2. Вся информация о состоявшихся встречах, переговорах, деловых
предложениях зарубежных партнеров, а также их намерениях учитывается в
кратком  формализованном виде для использования в  компьютерном  банке
данных   и  подготовки  аналитических  материалов  в  соответствии   с
отдельной инструкцией.
     5.3. Контроль  за   выполнением   подразделениями   администрации
Кировской  области настоящего Положения возлагается на  управление  по
международным связям и внешнеэкономической деятельности.