Указ Главы Республики Мордовия от 11.03.1997 № 31

 





                                 УКАЗ

                      ГЛАВЫ РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

                                     Утратил силу - Указ Главы
                                        Республики Мордовия
                                     от 10.10.2005 г. N 157-УГ

                  Об утверждении Положения о порядке
                  ведения личных дел государственных
                     служащих Республики Мордовия

     На основании    статьи    8   Закона   Республики   Мордовия   "О
государственной службе Республики Мордовия"  и  в  целях  упорядочения
ведения   личных  дел  государственных  служащих  Республики  Мордовия
ПОСТАНОВЛЯЮ:
     1. Утвердить  прилагаемое  Положение о порядке ведения личных дел
государственных служащих Республики Мордовия.
     2. Установить,  что  расходы,  связанные  с упорядочением ведения
личных дел государственных служащих Республики Мордовия,  производятся
за   счет   средств,  предусмотренных  в  республиканском  бюджете  на
содержание органов  государственной  власти  или  их  аппаратов,  иных
государственных  органов,  образованных  в соответствии с Конституцией
Республики Мордовия.
     3. Рекомендовать   органам   местного  самоуправления  Республики
Мордовия   руководствоваться   положениями   настоящего   Указа    при
упорядочении   ведения   личных  дел  муниципальных  служащих  органов
местного самоуправления.
     4. Правительству  Республики  Мордовия в 2-месячный срок привести
свои нормативные правовые акты в соответствие с настоящим Указом.
     5. Настоящий Указ вступает в силу с момента его подписания.


     Глава Республики Мордовия                           Н.И.МЕРКУШКИН

     г.Саранск
     11 марта  1997 года
     N 31



                                               Утверждено
                                               Указом Главы
                                               Республики Мордовия
                                               от 11 марта 1997г. N 31


                              ПОЛОЖЕНИЕ

             о порядке ведения личных дел государственных
                     служащих Республики Мордовия

     1. Личное дело является основным документом,  содержащим сведения
о прохождении государственным служащим Республики  Мордовия  (далее  -
государственный служащий) государственной службы.
     2. Личные дела государственных  служащих  оформляются  и  ведутся
кадровой службой государственного органа по форме согласно приложениям
к настоящему  Положению.  Обложки  личного  дела  должны  быть  строго
определенного   размера   (23х34 см)   и   содержать   титульный  лист
установленного образца (приложение 1 к Положению).
     При переводе    государственного   служащего   на   новое   место
государственной  службы  личное  дело  передается  по   новому   месту
государственной    службы.    Ведение   нескольких   дел   на   одного
государственного служащего не допускается.
     Государственный служащий  имеет  право  на  ознакомление  в любое
время со всеми материалами своего личного дела,  а также с документами
до внесения их в его личное дело. Государственный служащий имеет право
потребовать приобщения к личному делу своих объяснений.
     3. В  личном деле содержатся:  анкета (приложение 2 к Положению),
послужной список (приложение 3 к Положению), документы, подтверждающие
стаж  государственной  службы,  включая ее отдельные периоды,  справка
(приложение  4  к   Положению),   личное   заявление   о   приеме   на
государственную     службу,     копии    документов,    подтверждающих
профессиональное  образование,  справки  из  органов   государственной
налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении и
полученных  доходах,  медицинское  заключение  о  состоянии  здоровья,
заключение    по    результатам    испытательного    срока,    решения
государственной   конкурсной   комиссии   о   сдаче   государственного
квалификационного    экзамена,    результаты   аттестаций,   служебные
характеристики и прочие документы,  связанные  с  оформлением  данного
лица на государственную службу и ее прохождением.
     В личном деле также хранятся документы,  относящиеся  к  трудовой
деятельности   конкретного  лица  до  поступления  на  государственную
службу,  материалы,  связанные с военной службой,  службой  в  органах
внутренних дел,  в таможенных органах, в органах налоговой полиции, на
должностях прокурорских работников,  а  также  службах  в  аналогичных
государственных структурах СССР и стран-участниц СНГ.
     Кроме того,  личное  дело  содержит  заключения   по   материалам
служебных  проверок,  связанных с нарушениями государственным служащим
служебной дисциплины.  Указанные  документы  хранятся  в  личном  деле
государственного  служащего  не  более  1  года  со  дня совершения им
дисциплинарного проступка.
     4. Послужной   список   государственного   служащего   Республики
Мордовия составляется  кадровой  службой  государственного  органа  на
основании анкеты, трудовой книжки, нормативных правовых актов и других
документов. Внесение в послужной список данных, не предусмотренных его
формой, не допускается.
     С оформленным   послужным   списком   государственный    служащий
знакомится  под  расписку.  После этого послужной список подписывается
руководителем кадровой службы государственного  органа  с  приложением
печати.
     5. При  составлении  и  последующем  ведении  послужного   списка
необходимо руководствоваться следующим:
     5.1. В разделе 3 в хронологическом  порядке  производятся  записи
сведений  о  прохождении  государственной службы,  в том числе военной
службы,  службы в органах внутренних  дел,  в  таможенных  органах,  в
органах  налоговой полиции,  на должностях прокурорских работников,  а
также службы в аналогичных государственных структурах СССР и  стран  -
участниц СНГ.
     Основаниями для внесения записей в раздел 3 являются  нормативные
правовые  акты  Российской  Федерации  и Республики Мордовия,  приказы
руководителя государственного органа, трудовая книжка. военный билет.
     В случае    увольнения    государственного    служащего   записи,
произведенные  в   разделе   3,   заверяются   подписью   руководителя
государственного органа или его заместителя и печатью.
     5.2. В разделе 4  отражаются  результаты  конкурса  на  замещение
вакантной   государственной   должности,   испытания   при   замещении
государственной должности, аттестаций.
     Рекомендации государственной конкурсной (аттестационной) комиссии
и сведения о результатах испытаний записываются в строгом соответствии
с принятыми решениями.
     5.3. Раздел 5 содержит сведения о сдаче государственным  служащим
квалификационных  экзаменов  и  результатах  аттестаций для присвоения
квалификационных разрядов.
     5.4. В  раздел  6  в  хронологическом  порядке  заносятся периоды
службы, в течение которых государственный служащий выполняет служебные
обязанности  в местностях с особыми условиями,  для которых установлен
особый режим,  дающий право на льготы при исчислении стажа для пенсии,
установление надбавок к заработной плате и т.п.
     5.5. Раздел 7 содержит сведения о травмах (ранениях),  полученных
государственным служащим при прохождении им государственной службы.
     5.6. Раздел 8 содержит  сведения  о  присвоении  государственному
служащему   знаков   отличия   Российской   Федерации,  о  награждении
государственного  служащего  государственными   наградами   Российской
Федерации  и  Республики  Мордовия,  бывшего  Союза  ССР,  иностранных
государств и иных поощрениях.
     5.7. В  разделе  9  записываются  выезды  за  границу в служебную
командировку в период прохождения государственной службы  с  указанием
цели поездки.
     5.8. В разделе 10 записываются данные о  работе  государственного
служащего на выборных должностях.
     6. Послужной список должен вестись на  протяжении  всего  периода
прохождения   государственной   службы.  В  случае  изменения  данных,
изложенных в послужном списке,  государственный служащий  сообщает  об
этом в письменной форме в кадровую службу государственного органа. При
поступлении на государственную службу кандидатом представляется анкета
и справка, которые приобщаются к материалам его личного дела. В правом
углу анкеты помещается фотография государственного служащего  размером
3х4см.
     7. Документы,  находящиеся в личном деле,нумеруются и вносятся  в
опись установленной формы (приложение 5 к Положению).  Каждый документ
записывается отдельно с указанием его наименования,  количества листов
и даты приобщения к материалам личного дела. При передаче личных дел в
другие государственные органы опись документов,  находящихся в  личном
деле, заверяется работниками кадровой службы государственного органа.
     8. Оформление,  уточнение  отдельных   периодов   государственной
службы   и  выверка  личного  дела,  а  также  обновление  необходимых
материалов   и   документов   об   изменениях   в    учетных    данных
государственного    служащего    осуществляется    кадровой    службой
государственного органа.
     9. Изъятие  документов  из  личного дела,  а также хранение в нем
документов,  не предусмотренных настоящим Положением,  не допускается.
Изъятие  документов  может  быть  произведено в исключительных случаях
лишь с разрешения руководителя кадровой службы государственного органа
(его  аппарата).  Вместо изъятого документа в личное дело вкладывается
справка с указанием причин  изъятия  документа  и  визой  руководителя
кадровой службы, разрешившего изъятие документа.
     10. Учет и ответственность за хранение личных дел возлагаются  на
кадровую службу государственного органа.
     Учет личных дел производится в инвентарной книге (приложение 6  к
Положению)
     Не реже одного раза в два года производится инвентаризация личных
дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге),  о чем
составляется соответствующий акт.
     Выдача личных  дел  для  временного  пользования  производится по
контрольной карточке (приложение 7 к Положению),  находящейся в каждом
личном деле, в которой расписывается получатель или указывается, когда
выслано личное дело.
     При возвращении  личного  дела в контрольной карточке указывается
дата возвращения.
     Право выдачи  (пересылки) личных дел предоставляется руководителю
кадровой службы государственного органа (его аппарата).
     При переводе  государственных  служащих  на новое место службы их
личные дела высылаются к новому месту службы не позднее 5 суток со дня
издания  приказа  о  переводе.  В  инвентарной книге делается запись с
указанием, когда и при каком исходящем номере выслано личное дело.
     11. При    прекращении   государственной   службы   личное   дело
государственного служащего в 3-месячный срок  передается  на  архивное
хранение.  При  этом  в  раздел 3 послужного списка вносится запись об
основании прекращения государственной службы с номером и датой издания
соответствующего нормативного правового акта.


                                                          Приложение 1

                      (Герб Республики Мордовия)

                         РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
                         РЕСПУБЛИКА МОРДОВИЯ

                             ЛИЧНОЕ ДЕЛО

                      государственного служащего
                         Республики Мордовия

               _______________________________________
                              (фамилия)
               _______________________________________
                           (имя, отчество)

                              Личное дело N ____

                                                          Приложение 2

                                                 -----------¬
                                                 ¦  Место   ¦
                                                 ¦для фото- ¦
                                                 ¦ графии   ¦
                                                 ¦3 х 4 см. ¦
                                                 ¦          ¦
                                                 L-----------
                             А Н К Е Т А
                    (заполняется собственноручно)

     1.Фамилия _________________________________________________
       Имя _____________________________________________________
       Отчество ________________________________________________

------------------------------------T--------------------------------¬
2. Если изменяли фамилию, имя       ¦                                ¦
   или отчество, то укажите их,     ¦                                ¦
   а также когда, где и по какой    ¦                                ¦
   причине изменяли                 ¦                                ¦
------------------------------------+--------------------------------+
3. Год, число, месяц и место        ¦                                ¦
   рождения (село, деревня, город,  ¦                                ¦
   район, область, край, республика)¦                                ¦
------------------------------------+--------------------------------+
4  Гражданство (если изменяли, то   ¦                                ¦
   укажите,когда и по какой причине)¦                                ¦
------------------------------------+--------------------------------+
5. Профессиональное образование,    ¦                                ¦
   когда  и какие учебные заведения ¦                                ¦
   оканчивали, номера дипломов      ¦                                ¦
   Специальность по диплому         ¦                                ¦
   Квалификация по диплому          ¦                                ¦
------------------------------------+--------------------------------+
6. Ученая степень, ученое звание,   ¦                                ¦
   когда присвоены, номера дипломов ¦                                ¦
------------------------------------+--------------------------------+
7. Какими иностранными языками и    ¦                                ¦
   языками народов Российской       ¦                                ¦
   Федерации владеете и в какой     ¦                                ¦
   степени (читаете и можете        ¦                                ¦
   объясняться, владеете свободно)  ¦                                ¦
------------------------------------+--------------------------------+
8. Были ли Вы судимы, когда и за что¦                                ¦
------------------------------------+--------------------------------+
9. Были ли за границей, где, когда и¦                                ¦
   с какой целью                    ¦                                ¦
------------------------------------+---------------------------------

     10. Выполняемая  работа  с  начала трудовой деятельности (включая
учебу в высших  и  средних  специальных  учебных  заведениях,  военную
службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и
т.п.).
     При заполнении данного пункта  необходимо  именовать  учреждения,
организации  и  предприятия  так,  как  они  назывались  в свое время,
военную службу записывать с  указанием  должности  и  номера  воинской
части.
--------------T--------------------------T---------------------------¬
Месяц и год   ¦ Должность с указанием    ¦      Местонахождение      ¦
-------T------+ учреждения, организации, ¦  учреждения,организации,  ¦
поступ-¦ ухода¦ предприятия (независимо  ¦        предприятия        ¦
ления  ¦      ¦ от собственности и ве-   ¦                           ¦
       ¦      ¦ домственной принадлежно- ¦                           ¦
       ¦      ¦ сти)                     ¦                           ¦
-------+------+--------------------------+---------------------------+
              ¦                          ¦                           ¦
--------------+--------------------------+----------------------------

     11. Ваши близкие родственники
--------------T------------T----------T---------------T--------------¬
    Степень   ¦Фамилия,имя,¦Год,место ¦Место работы,  ¦ Адрес места  ¦
    родства   ¦отчество*   ¦рождения  ¦должность      ¦ жительства   ¦
--------------+------------+----------+---------------+--------------+
              ¦            ¦          ¦               ¦              ¦
--------------+------------+----------+---------------+---------------

     * Если родственники изменяли фамилии, имена, отчества, то
       необходимо указать их прежние фамилии, имена, отчества.

     12. Имеются ли у Вас или жены (мужа) родственники за
         границей ______________________________________________

     13. Отношение к воинской обязанности и воинское
         звание ________________________________________________

     14. Домашний адрес и номер телефона _______________________
         _______________________________________________________
         _______________________________________________________
         _______________________________________________________
     15. Паспорт или документ, его заменяющий __________________
         _______________________________________________________
                  (номер, серия, кем и когда выдан)

     16. Дополнительные сведения (государственные награды,
         поощрения, участие в выборных органах, а также
         другая информация, которую оформляемый желает
         сообщить о себе) ______________________________________
         _______________________________________________________
         _______________________________________________________
         _______________________________________________________
         _______________________________________________________
         _______________________________________________________
         _______________________________________________________


     "____" ____________19____г.                Подпись ______
            (дата заполнения)

     Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого
соответствуют документам,  удостоверяющим личность, записям в трудовой
книжке, документам об образовании, воинской службе.


     М.П.

                     ___________________________________________
                    (подпись, фамилия работника кадровой службы)


     "____" _______________19____г.


                                                          Приложение 3

                           ПОСЛУЖНОЙ СПИСОК

            государственной служащего Республики Мордовия
            _____________________________________________
                              (фамилия)
            _____________________________________________
                           (имя, отчество)

-------------------------------T-------------------------------------¬
   Квалификационный разряд     ¦ Основание (наименование нормативного¦
                               ¦     правового акта, дата и номер)   ¦
-------------------------------+-------------------------------------+
            1                  ¦                   2                 ¦
-------------------------------+--------------------------------------
     1. Число, месяц и год рождения.
     2. Повышение квалификации (где и когда проходил).
     3. Данные о государственной службе, в том числе о военной службе,
службе  в  органах  внутренних  дел,  в таможенных органах,  в органах
налоговой полиции,  на должностях прокурорских работников,  а также  о
службах  в  аналогичных  государственных  структурах  СССР  и  стран -
участниц СНГ
----------T-----------T------------T-----------------T---------------¬
 С какого ¦  По какое ¦            ¦Место службы (наи¦Основание (наи-¦
 времени  ¦  время    ¦ Занимаемая ¦менование государ¦менование норма¦
 (число,  ¦  (число,  ¦ должность  ¦ственной органа и¦тивного правово¦
 месяц,   ¦  месяц,   ¦            ¦ его структурных ¦го акта, дата и¦
 год)     ¦  год)     ¦            ¦  подразделений) ¦      номер)   ¦
----------+-----------+------------+-----------------+---------------+
    1     ¦   2       ¦      3     ¦        4        ¦       5       ¦
----------+-----------+------------+-----------------+----------------
     4. Результаты испытаний, аттестаций по государственной должности
-----------T--------------------T------------------------------------¬
           ¦    Основание для   ¦                                    ¦
   Время   ¦     проведения     ¦  Выводы по результатам испытаний,  ¦
 проведения¦     испытаний,     ¦аттестаций. Высказанные рекомендации¦
           ¦     аттестации     ¦                                    ¦
-----------+--------------------+------------------------------------+
     1     ¦         2          ¦                 3                  ¦
-----------+--------------------+-------------------------------------
     5. Результаты  сдачи  государственных  квалификационных экзаменов
или аттестации для присвоения квалификационных разрядов
-----------T--------------------T------------------------------------¬
           ¦     По какому      ¦                                    ¦
   Время   ¦ квалификационному  ¦    Результаты квалификационного    ¦
 проведения¦      разряду       ¦      экзамена или аттестации       ¦
           ¦                    ¦                                    ¦
-----------+--------------------+------------------------------------+
     1     ¦         2          ¦                  3                 ¦
-----------+--------------------+-------------------------------------
     6. Выполнение  служебных  обязанностей  в  местностях  с  особыми
условиями
--------------------T---------T--------T-----------------------------¬
                    ¦ С какого¦По какое¦                             ¦
    Наименование    ¦ времени ¦время   ¦Основание (наименование нор- ¦
     местности      ¦ (число, ¦(число, ¦ мативного правового акта,   ¦
                    ¦ месяц,  ¦месяц,  ¦        дата и номер)        ¦
                    ¦ год)    ¦год)    ¦                             ¦
--------------------+---------+--------+-----------------------------+
         1          ¦    2    ¦   3    ¦               4             ¦
--------------------+---------+--------+------------------------------
     7. Сведения  о  травмах  (ранениях)  государственного  служащего,
полученных им при прохождении государственной службы
--------------------------------------------------------T------------¬
             Характер травм (ранений)                   ¦    Год     ¦
--------------------------------------------------------+------------+
                          1                             ¦      2     ¦
--------------------------------------------------------+-------------
     8. Сведения о поощрениях государственного служащего
----------------------------------------T----------------------------¬
 Чем награжден (поощрен) и за что       ¦  Основание (наименование   ¦
                                        ¦  документа, дата и номер)  ¦
----------------------------------------+----------------------------+
                 1                      ¦               2            ¦
----------------------------------------+-----------------------------
     9. Пребывание за границей в служебных командировках
-------------------T--------------------------T----------------------¬
   Где и с какой   ¦     С какого времени     ¦По какое время (число,¦
        целью      ¦    (число, месяц, год)   ¦     месяц, год)      ¦
-------------------+--------------------------+----------------------+
         1         ¦             2            ¦           3          ¦
-------------------+--------------------------+-----------------------
     10. Данные   о  работе  государственного  служащего  на  выборных
должностях
-------------T----------------T--------------------------------------¬
 Наименование¦Избран (число   ¦Срок окончания (досрочного прекращения¦
    органа   ¦  месяц,год)    ¦полномочий (число,месяц,год)          ¦
-------------+----------------+--------------------------------------+
       1     ¦        2       ¦                  3                   ¦
-------------+----------------+---------------------------------------

     Послужной список составлен "____"____________________ г.
_____________________________________________________________________
кто составил (указать должность, наименование государственного органа,
инициалы и фамилия)

     Руководитель кадровой службы
_____________________________________________________________________
(наименование государственного органа, должность, инициалы и фамилия)

     Место печати

     Расписка в подтверждении    Дата _________________ г. ________
     правильности записанных     Дата _________________ г. ________
     сведений                    Дата _________________ г. ________


                                                          Приложение 4

                               СПРАВКА

          __________________________________________________
                       (фамилия, имя, отчество)

     Год рождения            Место рождения          Национальность

     Образование             Окончил (когда, что)

     Специальность по образованию

     Какими иностранными     Является ли депутатом
     языками владеете

     Имеет ли государст-     Был ли за границей (когда, где)
     венные награды (какие)

                           РАБОТА В ПРОШЛОМ


      _________________________________________________________
      (должность, инициалы, фамилия, подпись работника кадровой
                   службы государственного органа)




                                                          Приложение 5

                                ОПИСЬ

                 документов, имеющихся в личном деле

      _________________________________________________________
                      (фамилия, имя и отчество)

----T----------------T--------------T----------T---------T-----------¬
    ¦                ¦Дата включения¦          ¦  Дата   ¦ Кем изъят ¦
  N ¦  Наименование  ¦ документа в  ¦Количество¦ изъятия ¦документ и ¦
 п/п¦   документа    ¦ личное дело  ¦  листов  ¦документа¦ по какой  ¦
    ¦                ¦              ¦          ¦         ¦  причине  ¦
----+----------------+--------------+----------+---------+-----------+
  1 ¦       2        ¦       3      ¦     4    ¦    5    ¦     6     ¦
----+----------------+--------------+----------+---------+------------


                                                          Приложение 6

                          ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА

             по учету личных дел государственных служащих
                         Республики Мордовия

        _____________________________________________________
                (наименование государственного органа)

                                Начата "____"______________________ г.
                                Окончена "____"____________________ г.

--------T-------------------------T-----------T---------------------¬
    N   ¦                         ¦    Дата   ¦   Отметка о снятии  ¦
 личного¦  Фамилия, имя, отчество ¦поступления¦        с учета      ¦
  дела  ¦                         ¦           ¦                     ¦
--------+-------------------------+-----------+---------------------+
    1   ¦            2            ¦     3     ¦           4         ¦
--------+-------------------------+-----------+----------------------


                                                          Приложение 7

                         Контрольная карточка
                         личного дела N _____


     1. Фамилия ______________________________________________
     2. Имя, отчество ________________________________________
     3. Место работы _________________________________________

                    Отметка о выдаче личного дела
  ----------T--------------T------------T----------T----------¬
  ¦ Дата    ¦  Кому выдано ¦  Расписка  ¦ Номер    ¦  Дата    ¦
  ¦ выдачи  ¦              ¦            ¦ телефона ¦  возврата¦
  L---------+--------------+------------+----------+-----------
  ----------+--------------+------------+----------+----------
  ----------+--------------+------------+----------+----------
  ----------+--------------+------------+----------+----------
  ----------+--------------+------------+----------+----------

                Оборотная сторона контрольной карточки

 -----------T--------------T------------T----------T----------¬
 ¦  Дата    ¦  Кому выдано ¦  Расписка  ¦ Номер    ¦  Дата    ¦
 ¦  выдачи  ¦              ¦            ¦ телефона ¦  возврата¦
 L----------+--------------+------------+----------+-----------
  ----------+--------------+------------+----------+----------
  ----------+--------------+------------+----------+----------
  ----------+--------------+------------+----------+----------
  ----------+--------------+------------+----------+----------

                Отметка о снятии с учета личного дела

     Личное дело выслано _____________________________________
                         (наименование государственного органа)

     Дата отправки личного дела "___" __________19__г.


     "____" _____________19__г.                Подпись