Распоряжение Правительства Республики Мордовия от 08.12.2014 № 825-Р

ПРАВИТЕЛЬСТВО

РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 8 декабря 2014 года № 825-Р

1. В целях реализации постановления Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. № 386 "Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте" утвердить прилагаемый типовой регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия (далее - Типовой регламент).

2. Руководителям исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия в срок до 1 января 2015 г. на основе Типового регламента разработать и утвердить регламенты ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Заместителя Председателя Правительства - Министра экономики Республики Мордовия В.Н.Мазова.

Председатель Правительства

Республики Мордовия В.СУШКОВ

Утвержден

распоряжением Правительства

Республики Мордовия

от 8 декабря 2014 года № 825-Р

Типовой регламент

ведомственного и межведомственного электронного документооборота

и автоматизированного делопроизводства в исполнительном органе

государственной власти Республики Мордовия

Список сокращений

Регистрационная карточка документа	РК
Регистрационная карточка проекта документа	РКПД
Электронная подпись	ЭП
Система электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства	СЭД
Примечание. Выделенный в регламенте курсивом текст заполняется для каждого исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия индивидуально.

1. Общие положения

Регламент ведомственного и межведомственного электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства определяет порядок использования системы электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства при организации делопроизводства в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия.

Система электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства предназначена для управления и обработки документов в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия. СЭД позволяет повысить эффективность деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия за счет:

оптимизации процессов создания, согласования, утверждения документов;

усиления контроля за состоянием исполнения документов и поручений, за состоянием работы с документами и проектами документов;

повышения эффективности работы персонала, сокращения сроков, повышения качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;

создания единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа и хранения документов, обеспечения оперативного поиска необходимой информации;

увеличения скорости прохождения документов между структурными подразделениями и оптимизации потоков информации в электронном виде.

2. Описание объекта автоматизации и иерархической структуры

2.1. Описание объекта автоматизации

Объектом автоматизации являются процессы регистрации и обработки документов, порядок прохождения документов, контроля исполнения поручений и документов в электронном виде с использованием СЭД.

В соответствии с Положением об организационном отделе и инструкцией по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия данные процессы обеспечивают прием, обработку и отправку входящей, исходящей корреспонденции, обращений граждан, а также подготовку, согласование, утверждение и дальнейшую работу с внутренними документами.

Выделяются основные этапы обработки документов и контроля исполнения поручений:

регистрация документов;

внесение резолюции;

исполнение документа;

контроль прохождения и исполнения документов;

поиск документов и поручений;

отправка документов;

формирование отчетной информации.

2.2. Описание иерархической структуры

Исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия - функционально-ориентированное (иерархическое) ведомство, характеризующееся вертикальной структурой и иерархией отношений.

Выделяются следующие уровни иерархии в структуре исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия (рис. 1):

руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия;

заместители руководителя;

отделы исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

Структура

исполнительного органа государственной власти

Республики Мордовия

Рис. 1

3. Объекты информационных процессов

3.1. Роли и права участников в документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия

Перечень сотрудников исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, участвующих в процессе документооборота, с описанием их ролей и прав приведен в таблице 1.

Таблица 1. Перечень сотрудников исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, участвующих в процессе документооборота, с описанием их ролей и прав

№ п/п	Участник процесса	Роль	Права участника процесса
1.	Руководитель исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия	руководитель	создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; визирование проектов документов; утверждение документов
2.	Первый заместитель руководителя	руководитель исполнитель	создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов; утверждение документов
3.	Заместитель руководителя	руководитель исполнитель	создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов; утверждение документов
4.	Заместитель руководителя - начальник отдела	руководитель исполнитель	создание поручений; постановка документов на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений; исполнение документов и поручений; визирование проектов документов; утверждение документов
5.	Начальник организационного отдела	регистратор контролер исполнитель	создание поручений; регистрация документов; создание проектов документов, отчетов, справок; постановка на контроль; снятие поручений с контроля; контроль поручений руководства; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений; отправка исходящей корреспонденции; сдача документов в архив
6.	Консультант организационного отдела	регистратор исполнитель	регистрация документов; создание проектов документов, отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений; отправка исходящей корреспонденции; сдача документов в архив
7.	Начальник отдела	исполнитель	создание поручений; постановка на контроль; снятие поручений с контроля; создание проектов документов, отчетов, справок; визирование проектов документов; исполнение документов и поручений
8.	Заместитель начальника отдела	исполнитель	создание проектов документов, отчетов, справок; исполнение документов и поручений
9.	Консультант отдела	исполнитель	создание проектов документов, отчетов, справок; исполнение документов и поручений

3.2. Документооборот в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия

В настоящее время в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия используется централизованная модель документооборота. Регистрация входящей, исходящей и внутренней документации осуществляется в организационном отделе, что позволяет отслеживать документы от момента регистрации до момента отправки.

В процессе обработки документов производится выдача поручений по документу и осуществляется контроль исполнения поручений. В существующей модели документооборота контроль всех поручений руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия и заместителей руководителя осуществляет начальник организационного отдела.

В таблице 2 приведен перечень групп документов с привязкой к основным процессам документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

Таблица 2. Перечень групп документов исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

№ п.п.	Процессы	Группы документов
	Регистрация документов Организационный отдел	<*> Входящие (письма, переписка, приказы, распоряжения Правительства Республики Мордовия, постановления Правительства Республики Мордовия, законы Республики Мордовия, указы Главы Республики Мордовия, распоряжения Главы Республики Мордовия) <*> Исходящие (письма, информация, предложения, отчеты, планы, сведения, мониторинг, списки) Обращения граждан Внутренние распорядительные документы

______________________

<*> Обмен входящими и исходящими документами в основном осуществляется с:

Правительством Российской Федерации;

Администрацией Главы Республики Мордовия;

Правительством Республики Мордовия;

Аппаратом главного федерального инспектора по Республике Мордовия;

федеральными и республиканскими министерствами, государственными комитетами;

администрациями муниципальных районов Республики Мордовия;

подведомственными учреждениями;

иными организациями и учреждениями.

4. Описание основных процессов подготовки, регистрации

и обработки документов

Процесс подготовки, регистрации и обработки документов осуществляется непосредственно с использованием СЭД.

Ниже приводится описание основных процессов документооборота, разработанных в соответствии с Инструкцией по делопроизводству исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

4.1. Процесс регистрации документов

Регистрация документов осуществляется в СЭД. Порядок внесения документов в СЭД зависит от типа регистрируемого документа. Учитывая данные особенности, процесс регистрации документов подразделяется на следующие виды:

регистрация входящего документа;

регистрация исходящего документа;

регистрация внутреннего документа;

регистрация обращений граждан.

4.1.1. Регистрация входящего документа

Документы, поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия, проходят первичную обработку, регистрацию и далее направляются на рассмотрение руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия с использованием СЭД.

Прием, обработка и регистрация входящих документов производится в организационном отделе.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: № 66 от 15.10.2012).

4.1.2. Регистрация исходящего документа

Исходящие документы регистрируются в организационном отделе с использованием СЭД. Регистрационный номер состоит из номера отдела по номенклатуре и порядкового номера документа в течение года и текущей даты (например: № 3-35 от 03.03.2012).

4.1.3. Регистрация обращения граждан

Обращения граждан регистрируются в организационном отделе с использованием СЭД. Регистрационный номер состоит из порядкового номера документа в течение года, буквенного обозначения "ло" и текущей даты

(например: № 26/ло от 03.03.2012).

4.1.4. Регистрация внутреннего документа

Внутренние документы, разбиты на несколько групп:

приказы по основной деятельности;

приказы по личному составу:

- приказы о приеме, увольнении, переводе

- приказы о командировках, об отпусках, о взысканиях.

Все приказы регистрируются в организационном отделе с использованием СЭД.

Регистрационный номер приказов по личному составу состоит из порядкового номера в течение года, литеры "к" и текущей даты (например: № 17-к от 12.12.2012).

Регистрационный номер приказов по основной деятельности состоит из порядкового номера в течение года и текущей даты (например: № 22 от 12.12.2012).

4.2. Процесс обработки и исполнения документов

В исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия процесс обработки и исполнения документов с использованием СЭД включает в себя следующие функции:

передача зарегистрированного документа;

контроль исполнения поручений;

исполнение поручения и документа;

снятие поручений с контроля.

4.2.1. Передача зарегистрированного документа

Документы, поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются с проектом резолюции на рассмотрение руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия. Руководитель редактирует при необходимости резолюцию, возвращает в организационный отдел, где документы передаются на исполнение согласно отписанной резолюции. Все указанные выше действия осуществляются с использованием СЭД.

4.2.2. Контроль исполнения поручений

Входящие документы ставятся на контроль с использованием СЭД и имеют плановую дату исполнения поручения. Контроль исполнения поручений осуществляется начальником организационного отдела.

Продление сроков исполнения и снятие документа с контроля производится на основании служебной записки или в рабочем порядке по согласованию с руководителем, выдавшим поручение.

4.2.3. Исполнение документа

При получении контрольного поручения готовятся отчеты об исполнении с использованием СЭД. Напоминания об истечении сроков контрольного поручения осуществляются по электронной почте начальником организационного отдела.

Напоминание происходит с указанием реквизитов документа или обращения и сроком исполнения.

4.3. Процесс отправки документов

Отправку исходящих документов с использованием СЭД обеспечивает организационный отдел.

Приложение 1

ОБРАБОТКА

ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

И ПОДГОТОВКА ИСХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

>

Приложение 2

ПОДГОТОВКА

ВНУТРЕННИХ И ИНИЦИАТИВНЫХ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ