Постановление Правительства Республики Мордовия от 03.10.2011 № 366

ПРАВИТЕЛЬСТВО

РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 3 октября 2011 года № 366

г.Саранск

Об утверждении Правил делопроизводства

в исполнительных органах государственной

власти Республики Мордовия

(В редакции Постановлений Правительства Республики Мордовия

от 23.01.2012 г. № 11; от 05.07.2017 № 393)

В целях установления единого порядка делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия Правительство Республики Мордовия

постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия (далее - Правила).

2. Исполнительным органам государственной власти Республики Мордовия на основе Правил по согласованию с Республиканской архивной службой Республики Мордовия разработать и утвердить инструкции по делопроизводству, принять меры по установлению единого порядка делопроизводства в подведомственных им организациях.

И.о. Председателя Правительства

Республики Мордовия Н. Петрушкин

Утверждены

постановлением Правительства

Республики Мордовия

от 3 октября 2011 года № 366

Правила

делопроизводства в исполнительных органах государственной

власти Республики Мордовия

(В редакции Постановлений Правительства Республики Мордовия

от 23.01.2012 г. № 11; от 05.07.2017 № 393)

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия.

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. Исполнительные органы государственной власти Республики Мордовия на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывают инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия по согласованию с Республиканской архивной службой Республики Мордовия.

Глава 2. Термины и определения

4. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения: (В редакции Постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

«документирование» - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«документооборот» - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«дело» - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия;

«делопроизводство» - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти Республики Мордовия;

«копия документа» - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«номенклатура дел» – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения; (В редакции Постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

«официальный документ» - документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия;

«подлинник документа» - первый или единственный экземпляр документа;

«регистрация документа» – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму; (В редакции Постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

«реквизит документа» – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним; (В редакции Постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

«служба делопроизводства» - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия;

«электронная копия документа» – копия документа, созданная в электронной форме; (В редакции Постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

абзац; (Утратил силу - Постановление Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

«система электронного документооборота» – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов; (В редакции Постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

«электронный документооборот» - документооборот с применением информационной системы. (Дополнен - Постановление Правительства Республики Мордовия от 23.01.2012 г. № 11)

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации. (Дополнен - Постановление Правительства Республики Мордовия от 23.01.2012 г. № 11)

Глава 3. Создание документов в исполнительном органе

государственной власти Республики Мордовия

5. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов. (В редакции Постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

7. Каждый лист документа, оформленного как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия. (В редакции Постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, являются:

1) Государственный герб Республики Мордовия;

2) наименование исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия на русском и национальном языках;

3) наименование структурного подразделения исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия;

4) наименование должности;

5) справочные данные об исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия;

6) наименование вида документа;

7) дата документа;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

10) место составления (издания) документа;

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) адресат;

13) гриф утверждения документа;

14) указания по исполнению документа (резолюция);

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) отметка о контроле;

18) отметка о приложении;

19) подпись;

20) отметка об электронной подписи;

21) гриф согласования документа;

22) виза;

23) печать;

24) отметка о заверении копии;

25) отметка об исполнителе;

26) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27) отметка о поступлении документа;

28) ссылка на документ.

(Пункт в редакции Постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

11. Согласование документа в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия оформляется визой уполномоченного должностного лица исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия. Согласование документа, созданного в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

Глава 4. Требования к организации документооборота в

исполнительном органе государственной власти Республики

Мордовия

12. В документообороте исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия выделяются следующие документопотоки:

1) поступающая документация (входящая);

2) отправляемая документация (исходящая);

3) внутренняя документация.

13. В исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

14. Документы, поступающие в исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации, законодательством Республики Мордовия. (В редакции Постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

17. (Утратил силу - Постановление Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия или по решению руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия иным должностным лицам исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.

(Пункт в редакции Постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия. (Часть дополнена - Постановление Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

20. Документы после их подписания руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки. (В редакции Постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

23. Передача документов между структурными подразделениями исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия осуществляется через службу делопроизводства.

24. В исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия в установленном им порядке.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия могут использоваться дополнительные сведения о документах.

Глава 5. Документальный фонд исполнительного органа

государственной власти Республики Мордовия

26. Исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия:

1) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

2) разрабатывает и утверждает по согласованию с Республиканской архивной службой Республики Мордовия перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

3) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых исполнительным органом государственной власти Республики Мордовия. (Дополнен - Постановление Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

27. Формирование документального фонда исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

28. Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия:

1) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

2) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

3) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Республиканской архивной службы Республики Мордовия;

4) в случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией Республиканской архивной службы Республики Мордовия.

29. Наименованиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия являются наименования структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения. (В редакции Постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, передачи документов на постоянное хранение, а также уничтожения дел временного хранения в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия определяется Республиканской архивной службой Республики Мордовия.

Глава 6. Особенности работы с электронными документами

в исполнительном органе государственной власти

Республики Мордовия

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в межведомственной системе электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства Республики Мордовия.

38. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Республики Мордовия».

В исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

39. Состав электронных документов, создаваемых в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия, установлен Перечнем документов Администрации Главы Республики Мордовия, Аппарата Правительства Республики Мордовия, исполнительных органов государственной власти Республики Мордовия, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утвержденным постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. № 386 «Об утверждении Положения о межведомственном электронном документообороте».

40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

41. В системе электронного документооборота исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

43. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

44. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

45. Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти Республики Мордовия и (или) поступившие в исполнительный орган государственной власти Республики Мордовия на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

46. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в межведомственной системе электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства Республики Мордовия.

47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание».

48. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в межведомственной системе электронного документооборота и автоматизированного делопроизводства Республики Мордовия в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

49. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, утвержденного руководителем исполнительного органа государственной власти Республики Мордовия.

Порядок удаления электронных документов определен разделом 9 Положения о межведомственном электронном документообороте, утвержденного постановлением Правительства Республики Мордовия от 18 августа 2014 г. № 386. Подготовка акта о выделении к уничтожению электронных документов и направление его Оператору СЭД должно быть завершено не позднее 1 марта следующего за отчетным годом.

(Глава в редакции Постановления Правительства Республики Мордовия от 05.07.2017 № 393)

Приложение

к Правилам делопроизводства

в исполнительных органах

государственной власти

Республики Мордовия

(В редакции Постановления

Правительства Республики Мордовия

от 05.07.2017 № 393)

Перечень

обязательных сведений о документах, используемых в целях

учета и поиска документов в системах электронного

документооборота исполнительных органов государственной

власти Республики Мордовия

1. Адресант (автор).

2. Адресат.

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.

4. Наименование вида документа.

5. Дата документа.

6. Регистрационный номер документа.

7. Дата поступления документа.

8. Регистрационный номер входящего документа.

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи).

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа).

11. Индекс дела по номенклатуре дел.

12. Сведения о переадресации документа.

13. Количество листов основного документа.

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений).

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения).

16. Отметка о контроле.

17. Гриф ограничения доступа.

18. Сведения об электронной подписи.

19. Проверка электронной подписи.

20. Подразделение - ответственный исполнитель документа.

21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).