Распоряжение Мэра г. Йошкар-Олы Республики Марий Эл от 30.06.2006 № 42 р

 



                         РЕСПУБЛИКА МАРИЙ ЭЛ

                        МЭР ГОРОДА ЙОШКАР-ОЛЫ

                             РАСПОРЯЖЕНИЕ


                       от 30.06.2006 г. N 42 р
                               

         Об утверждении Положения об отделе делопроизводства
          администрации городского округа "Город Йошкар-Ола"
    

     В соответствии   с   Уставом  муниципального  образования  "Город
Йошкар-Ола":
     1. Утвердить  прилагаемое  Положение  об  отделе делопроизводства
администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".
     2. Контроль  за  исполнением настоящего распоряжения возложить на
заместителя мэра города Йошкар-Олы Загайнова А.В.
                               
                               
Мэр
города Йошкар-Олы          О.Войнов



     УТВЕРЖДЕНО
     распоряжением мэра
     города Йошкар-Олы
                                
                                

                              ПОЛОЖЕНИЕ
         ОБ ОТДЕЛЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО
                      ОКРУГА "ГОРОД ЙОШКАР-ОЛА"
                                
                          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
    
     1.1. Отдел делопроизводства (далее - отдел) является  структурным
подразделением администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".
     1.2. Отдел в своей работе руководствуется:
     - федеральными  законами  Российской Федерации и Республики Марий
Эл;
     - указами  и  распоряжениями  Президента  Российской  Федерации и
Президента Республики Марий Эл;
     - постановлениями   и   распоряжениями  Правительства  Российской
Федерации и Правительства Республики Марий Эл;
     - Уставом муниципального образования "Город Йошкар-Ола";
     - постановлениями и распоряжениями мэра города Йошкар-Олы;
     - действующими нормативными,  методическими документами в области
документационного обеспечения управления,  делопроизводства, архивного
дела;
     - инструкцией по делопроизводству;
     - настоящим Положением.
     1.3. Отдел   имеет   круглые   печати   с   обозначением   своего
наименования, соответствующие штампы, бланк письма.
                                
                      2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
   
     Основными задачами отдела являются:
     2.1. Обеспечение  организации  делопроизводства  в  администрации
городского   округа  "Город  Йошкар-Ола"  (далее  -  администрации)  в
соответствии  с  инструкцией   по   делопроизводству   и   Регламентом
администрации.
     2.2. Организация  и  обеспечение   единого   порядка   работы   с
документами в структурных подразделениях администрации.
     2.3. Совершенствование  форм   и   методов   делопроизводства   в
администрации.
     2.4. Обеспечение установленного порядка оформления,  регистрации,
учета и своевременного доведения до населения городского округа "Город
Йошкар-Ола" постановлений и распоряжений мэра города Йошкар-Олы.
     2.5. Организация   и   осуществление   контроля   за  исполнением
постановлений и распоряжений мэра города Йошкар-Олы,  решений Собрания
депутатов  городского округа "Город Йошкар-Ола",  решений Президента и
Правительства Республики  Марий  Эл  в  части,  касающейся  полномочий
администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".
     2.6. Прием,  первичное   рассмотрение   документов   и   почтовой
корреспонденции,  поступающей  в адрес мэра города,  его заместителей,
направление   ее   для   последующего   рассмотрения   в   структурные
подразделения администрации.
     2.7. Организация работы с исходящей корреспонденцией.
     2.8. Осуществление   контроля   за   своевременным  прохождением,
исполнением  и  качественным  оформлением  документов  в   структурных
подразделениях администрации, анализ исполнительской дисциплины.
     2.9. Учет объема документооборота в отделе.
     2.10. Участие   в  разработке,  внедрении  новых  технологических
процессов работы с документами и  документной  информацией  на  основе
использования средств организационной и вычислительной техники.
     2.11. Организация методической помощи в работе  с  документами  в
структурных подразделениях администрации.
     2.12. Подготовка документов отдела к передаче в архив.
     2.13. Организация  и обеспечение установленного порядка допуска к
служебным документам в администрации.

                          3. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
   
     В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет
следующие функции:
     3.1. Организует в целом делопроизводство в администрации.
     3.2. Осуществляет  регистрацию,  учет,  рассылку распорядительных
документов мэра города Йошкар-Олы.
     3.3. Осуществляет   организационно-технические   мероприятия   по
подготовке, изданию и рассылке распорядительных документов мэра города
Йошкар-Олы.
     3.4. Осуществляет  организацию  электронной   нормативно-правовой
базы распорядительных документов мэра города Йошкар-Олы.
     3.5. Обеспечивает своевременное рассмотрение входящих  документов
мэром,  заместителями  мэра  города в соответствии с распределением их
обязанностей.
     3.6. Проверяет качество оформления документов,  представляемых на
подпись мэру города Йошкар-Олы и его заместителям.
     3.7. Осуществляет прием,  регистрацию, учет, хранение, доставку и
рассылку корреспонденции (входящей, исходящей), в том числе переданной
по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.
     3.8. Обеспечивает соответствующий режим доступа  к  документам  и
использования информации, содержащейся в них, в администрации.
     3.9. Принимает  участие  в  постановке   задач,   проектировании,
эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения)
автоматизированных   информационных   систем,   а    также    новейших
информационных  технологий  (в  том числе безбумажных),  применяемых в
администрации.
     3.10. Осуществляет регистрацию и хранение договоров,  заключенных
администрацией городского округа "Город Йошкар-Ола".
     3.11. Осуществляет    в   установленном   порядке   удостоверение
подлинности документов,  подписанных мэром города Йошкар-Олы  или  его
заместителями, гербовой печатью администрации городского округа "Город
Йошкар-Ола".
     3.12. Организует  и  осуществляет машинописное (или с применением
средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное
размножение документов для администрации.
     3.13. Осуществляет  контроль  за  прохождением,   исполнением   и
оформлением документов в администрации в установленные сроки, обобщает
сведения о ходе и результатах  исполнения  документов,  систематически
информирует  мэра  города  Йошкар-Олы  и  его  заместителей  по данным
вопросам.
     3.14. Осуществляет  методическое руководство деятельностью других
структурных подразделений администрации по вопросам делопроизводства.
     3.15. Осуществляет    в    рамках   своей   компетенции   ведение
делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции
и другой информации по электронным каналам связи.
     3.16. Осуществляет  организацию   ведения   нормативно-справочной
информации, относящейся к функциям отдела.
     3.17. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту  сведений,
составляющих  государственную  тайну,  и  иных  сведений ограниченного
распространения в администрации.
     3.18. Организует  и  осуществляет  формирование и ведение сводной
номенклатуры  дел  в  администрации  совместно  с  архивным   сектором
управления делами.
     3.19. Осуществляет формирование дел,  подготовку  их  к  сдаче  в
архив, хранение текущих документов в отделе.
     Возложение на отдел функций,  не относящихся к  делопроизводству,
не допускается.

                               4. ПРАВА
    
     Отдел делопроизводства  для  решения  возложенных  на  него задач
имеет право:
     4.1. Осуществлять   проверку   организации   делопроизводства   в
структурных  подразделениях  администрации,  о  результатах   проверок
докладывать   руководителям  структурных  подразделений,  мэру  города
Йошкар-Олы и его заместителям для принятия соответствующих мер;
     4.2. Запрашивать   и   получать   в   установленном   порядке  от
структурных  подразделений  администрации  сведения,  необходимые  для
выполнения возложенных на отдел функций.
     4.3. Запрашивать  от  руководства  и  структурных   подразделений
администрации   необходимые   документы   по   вопросам,  связанным  с
реализацией возложенных на отдел прав и обязанностей.
     4.4. Требовать   от   руководителей   структурных   подразделений
администрации выполнения установленных правил  работы  с  документами,
входящей   и  исходящей  корреспонденцией,  своевременного  исполнения
распоряжений мэра города Йошкар-Олы и его заместителей.
     4.5. Вносить  руководству предложения по совершенствованию форм и
методов   работы   с   документами   в   структурных    подразделениях
администрации.
     4.6. Возвращать   исполнителям   в   структурные    подразделения
администрации  на  доработку  документы,  подготовленные  с нарушением
установленных требований.
     4.7. Привлекать  в установленном порядке специалистов структурных
подразделений  администрации  к  подготовке  проектов  документов   по
вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива.
     4.8. Вносить   предложения   руководству    о    привлечении    к
дисциплинарной   ответственности   должностных  лиц  администрации  за
нарушения установленных правил работы с документами.

              5. СТРУКТУРА И ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ В ОТДЕЛЕ
   
     5.1. В состав отдела входят:
     - канцелярия;
     - протокольная часть;
     - подразделение по защите государственной тайны;
     - машинописное бюро.
     5.2. Структура    и   штатная   численность   работников   отдела
устанавливается мэром города Йошкар-Олы по  представлению  заместителя
мэра, курирующего отдел.
     5.3. Отдел возглавляет начальник отдела,  который назначается  на
должность  и  освобождается  от  должности  мэром города Йошкар-Олы по
представлению заместителя мэра, курирующего отдел.
     5.4. Работники отдела назначаются на должность и освобождаются от
должности мэром города Йошкар-Олы по представлению начальника отдела в
установленном порядке.
     5.5. Деятельность работников отдела регламентируется должностными
инструкциями, которые утверждаются курирующим заместителем мэра города
Йошкар-Олы.
     5.6. Начальник отдела:
     5.6.1. руководит  деятельностью   отдела,   обеспечивая   решение
возложенных на отдел задач;
     5.6.2. определяет функции  работников  отдела  и  их  должностные
обязанности;
     5.6.3 вносит в  установленном  порядке  предложения  о  поощрении
работников отдела и применении к ним мер дисциплинарного воздействия;
     5.6.4. подписывает  служебную  документацию  в   пределах   своей
компетенции.
                               
                          6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
   
     6.1. Всю  полноту  ответственности  за качество и своевременность
выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач  и  функций
несет  начальник  отдела с учетом прав,  предоставленных ему настоящим
Положением.
     6.2. Степень  ответственности  работников  отдела устанавливается
должностными инструкциями.