Постановление Правительства Республики Марий Эл от 01.07.2000 № 249

                   ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ МАРИЙ ЭЛ

                            ПОСТАНОВЛЕНИЕ
                       от 1 июля 2000 г. N 249

           ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА ОФОРМЛЕНИЯ, РЕГИСТРАЦИИ И
        ХРАНЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВАХ

     В соответствии с Федеральным законом "Об акционерных обществах" и
впредь  до  принятия  федерального   нормативного   акта   о   порядке
оформления,  регистрации и хранения документов в акционерных обществах
Правительство Республики Марий Эл постановляет:
     1. Утвердить  прилагаемый  Порядок  оформления,   регистрации   и
хранения отдельных документов в акционерных обществах.
     2. Настоящий Порядок обязателен для исполнения всеми акционерными
обществами, действующими на территории Республики Марий Эл.
     3. Контроль  за  исполнением  Порядка  оформления,  регистрации и
хранения отдельных документов в  акционерных  обществах  возложить  на
службу  Региональной  комиссии по ценным бумагам и фондовому рынку при
Правительстве Республики Марий Эл.

     Глава Правительства
     Республики Марий Эл           В.КИСЛИЦЫН





                              Утвержден
                     постановлением Правительства
                         Республики Марий Эл
                       от 1 июля 2000 г. N 249

                               ПОРЯДОК
       ОФОРМЛЕНИЯ, РЕГИСТРАЦИИ И ХРАНЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
                       В АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВАХ

     1. Настоящий Порядок определяет процедуру оформления, регистрации
и  хранения  документов  (протоколов),  принятых  по  решению   общего
собрания  акционеров  и совета директоров акционерного общества (далее
именуется - общество),  иных документов,  связанных с  работой  данных
органов управления.
     2. Все документы,  поступающие в адрес общего собрания акционеров
и  совета  директоров  общества,  подлежат  обязательной регистрации в
журналах регистрации  входящей  (исходящей)  корреспонденции  согласно
приложению N 1.
     3. Протоколы заседаний совета  директоров  общества  и  протоколы
общих  собраний  акционеров  регистрируются  соответственно в журналах
регистрации  протоколов  заседаний  совета   директоров   общества   и
протоколов   общих  собраний  акционеров  (далее  именуется  -  журнал
регистрации) согласно приложению N 2.
     4. Каждому протоколу присваивается порядковый номер с последующей
записью необходимых сведений о документе в журнале регистрации.
     5. В целях исключения возможной замены порядковых номеров  журнал
регистрации должен быть предварительно прошит, пронумерован и скреплен
печатью общества.
     6. Протокол подлежит регистрации в журнале в день его подписания.
     7. Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее 15
дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба
экземпляра   подписываются   председательствующим  на  общем  собрании
акционеров и секретарем общего собрания акционеров.
     8. К протоколу общего собрания акционеров прилагаются:
     список акционеров,  принявших участие в общем собрании акционеров
(с  приложением  доверенностей на представление интересов акционеров в
случае участия в собрании доверенных лиц);
     протоколы счетной комиссии по результатам регистрации акционеров,
принимающих участие в собрании,  по итогам голосования по  каждому  из
вопросов повестки дня собрания;
     годовой отчет общества (при проведении годового  общего  собрания
акционеров);
     бухгалтерский баланс,  счет  прибылей  и  убытков,  распределение
прибылей  и  убытков  (формы  годовой  бухгалтерской отчетности) - при
проведении годового общего собрания акционеров;
     аудиторское заключение  (при  проведении годового общего собрания
акционеров);
     отчет ревизионной  комиссии  общества  (при  проведении  годового
общего собрания акционеров);
     другие документы, рассматриваемые общим собранием акционеров;
     бюллетени для  голосования,  опечатанные  и  подписанные  членами
счетной комиссии.
     9. Протокол заседания совета директоров общества составляется  не
позднее  10  дней  после проведения заседания в двух экземплярах.  Оба
экземпляра  подписываются  председательствующим  на  заседании  совета
директоров общества.
     10. К протоколу заседания совета директоров общества  прилагаются
документы и материалы, рассматриваемые на заседании.
     11. В зависимости от выбранной системы  ведения  делопроизводства
ответственность   за   сохранность   внутренних   документов  общества
возлагается либо  на  единоличный  исполнительный  орган  (при  едином
ведении делопроизводства),  либо на единоличный исполнительный орган и
председателя совета директоров (при двойном ведении делопроизводства).
     12. Единая система  делопроизводства  предусматривает  назначение
приказом руководителя одного ответственного лица, обеспечивающего учет
и  сохранность  документов,  принятых  по  решению   общего   собрания
акционеров и совета директоров общества.
     13. Двойная  система  ведения  делопроизводства   предусматривает
назначение двух ответственных лиц, одно их которых обеспечивает учет и
сохранность  документов,   принятых   по   решению   общего   собрания
акционеров, второе - документов, принятых по решению совета директоров
общества.
     14. При  смене  ответственного  (-ых) за ведение делопроизводства
лица (лиц) документы передаются вновь назначенному (-ым) лицу  (лицам)
по  акту  приема - передачи согласно приложению N 3.  Для передачи дел
создается  комиссия  (третье  лицо),   персональный   состав   которой
утверждается приказом руководителя.
     15. В  обязанности  ответственного  (-ых)  лица   (лиц)   входит:
пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью каждый протокол.
     16. Надлежащим образом оформленный  протокол  хранится  по  месту
нахождения исполнительного органа общества или в ином месте, известном
и   доступном   для   акционеров,   кредиторов   общества    и    иных
заинтересованных лиц.
     17. Протоколы  общих  собраний  акционеров  и  заседаний   совета
директоров общества являются документами постоянного хранения.
     18. Вторые экземпляры  подписанных  протоколов  сдаются  в  архив
общества  ответственному  по  архиву лицу (также назначаемому приказом
руководителя)  для  обеспечения  постоянного  хранения   дел,   первые
экземпляры сдаются в архив по истечении 10 лет.
     19. Делам,  сданным в архив, в обязательном порядке присваивается
архивный  шифр  с  последующей записью в журнале поступления и выбытия
документов из архива согласно приложению N 4.
     20. Выдача дел из хранилища  во  временное  пользование  подлежит
обязательной регистрации в журнале поступления и выбытия документов из
архива.





                            Приложение N 1
                  к Порядку оформления, регистрации
                   и хранения отдельных документов
                       в акционерных обществах

                                ЖУРНАЛ
         ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, ПОСТУПИВШЕЙ В АДРЕС СОВЕТА
                   ДИРЕКТОРОВ АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА
                     (ОБЩЕГО СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВ)

     ------------------------------------------------------------------
     ¦ N ¦   Дата    ¦  От кого  ¦  Краткое  ¦    Срок    ¦    ФИО    ¦
     ¦п/п¦поступления¦ поступило ¦содержание ¦ исполнения ¦исполнителя¦
     -----------------------------------------------------------------¦
     ¦ 1 ¦     2     ¦     3     ¦     4     ¦      5     ¦     6     ¦
     ¦----------------------------------------------------------------¦
     ¦   ¦           ¦           ¦           ¦            ¦           ¦
     ------------------------------------------------------------------

                                ЖУРНАЛ
             ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ
          АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА (ОБЩЕГО СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВ)

     ------------------------------------------------------------------
     ¦ N ¦    Дата   ¦    Кому  ¦   Краткое содержание   ¦ФИО, подпись¦
     ¦п/п¦отправления¦отправлено¦(при отказе - основание)¦исполнителя ¦
     -----------------------------------------------------------------¦
     ¦ 1 ¦     2     ¦     3    ¦           4            ¦      5     ¦
     -----------------------------------------------------------------¦
     ¦   ¦           ¦          ¦                        ¦            ¦
     ------------------------------------------------------------------





                            Приложение N 2
                  к Порядку оформления, регистрации
                   и хранения отдельных документов
                       в акционерных обществах

                                ЖУРНАЛ
           РЕГИСТРАЦИИ ПРОТОКОЛОВ ОБЩИХ СОБРАНИЙ АКЦИОНЕРОВ
     ------------------------------------------------------------------
     ¦ N ¦Дата  ¦Дата  ¦Вопро-¦Количество акций, ¦Итоги¦Приня-¦подпись¦
     ¦п/п¦прове-¦соста-¦сы по-¦принявших участие ¦голо-¦тые   ¦ответ- ¦
     ¦   ¦дения ¦вления¦вестки¦  в голосовании   ¦сова-¦реше- ¦ствен- ¦
     ¦   ¦собра-¦прото-¦дня   -------------------¦ния  ¦ния   ¦ного   ¦
     ¦   ¦ния   ¦кола  ¦      ¦обыкно-¦привилеги-¦     ¦      ¦лица   ¦
     ¦   ¦      ¦      ¦      ¦венные ¦рованные  ¦     ¦      ¦       ¦
     -----------------------------------------------------------------¦
     ¦ 1 ¦   2  ¦   3  ¦   4  ¦   5   ¦     6    ¦  7  ¦   8  ¦   9   ¦
     -----------------------------------------------------------------¦
     ¦   ¦      ¦      ¦      ¦       ¦          ¦     ¦      ¦       ¦
     ------------------------------------------------------------------

                                ЖУРНАЛ
          РЕГИСТРАЦИИ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

     ------------------------------------------------------------------
     ¦ N ¦Дата  ¦Дата  ¦Воп- ¦Количество членов ¦Итоги¦Приня-¦Подпись ¦
     ¦п/п¦прове-¦соста-¦росы ¦совета директоров,¦голо-¦тые   ¦ответст-¦
     ¦   ¦дения ¦вления¦пове-¦принявших участие ¦сова-¦реше- ¦венного ¦
     ¦   ¦собра-¦прото-¦стки ¦   в заседании    ¦ния  ¦ния   ¦лица    ¦
     ¦   ¦ния   ¦кола  ¦дня  ¦                  ¦     ¦      ¦        ¦
     -----------------------------------------------------------------¦
     ¦ 1 ¦   2  ¦   3  ¦  4  ¦        5         ¦  6  ¦   7  ¦    8   ¦
     -----------------------------------------------------------------¦
     ¦   ¦      ¦      ¦     ¦                  ¦     ¦      ¦        ¦
     ------------------------------------------------------------------





                            Приложение N 3
                  к Порядку оформления, регистрации
                   и хранения отдельных документов
                       в акционерных обществах

                                 АКТ
                     ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

     Наименование организации

     Акт приема - передачи                            УТВЕРЖДАЮ
     при смене  ответственного  лица           Наименование   должности
     (либо руководителя организации,           руководителя организации
     председателя совета директоров)           Подпись             Дата

     Дата

     В соответствии с приказом от _____________________ N _____________
     _________________________________________________________ передал,
                      (ФИО передающего)
     а _________________________________________________________ принял
                      (ФИО принимающего)
     в присутствии комиссии (третьего лица),  образованной на основании
     данного приказа, в составе председателя __________________________
                                                        (ФИО)
     и членов _________________________________________________________
     __________________________________________________________________
                                   (ФИО)
     документы архива,  страховые копии документов, журналы регистрации
     за _____________________ годы.

     ------------------------------------------------------------------
     ¦ N ¦Наименование документов¦Общее количество ¦ Временной период ¦
     ¦п/п¦     (номер дела)      ¦                 ¦                  ¦
     -----------------------------------------------------------------¦
     ¦ 1 ¦          2            ¦        3        ¦        4         ¦
     -----------------------------------------------------------------¦
     ¦   ¦                       ¦                 ¦                  ¦
     ------------------------------------------------------------------

     Передал:                                      Подпись

     Принял:                                       Подпись

     Председатель Комиссии (третье лицо)           Подпись

     Члены Комиссии                                Подписи





                            Приложение N 4
                  к Порядку оформления, регистрации
                   и хранения отдельных документов
                       в акционерных обществах

                                ЖУРНАЛ
              ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВА

     ------------------------------------------------------------------
     ¦Архивный¦Наименование¦Дата пос-¦Дата выдачи во ¦  Срок  ¦  ФИО, ¦
     ¦  шифр  ¦  документа ¦тупления ¦временное поль-¦возврата¦подпись¦
     ¦        ¦            ¦         ¦зование        ¦        ¦       ¦
     -----------------------------------------------------------------¦
     ¦    1   ¦      2     ¦    3    ¦       4       ¦    5   ¦   6   ¦
     -----------------------------------------------------------------¦
     ¦        ¦            ¦         ¦               ¦        ¦       ¦
     ------------------------------------------------------------------