Постановление Администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" Республики Марий Эл от 11.11.2015 № 2162

РЕСПУБЛИКА МАРИЙ ЭЛ

АДМИНИСТРАЦИЯ

ГОРОДСКОГО ОКРУГА

"ГОРОД ЙОШКАР-ОЛА"

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 11.11.2015 № 2162

О Порядке организации работы с обращениями граждан в администрации городского округа "Город Йошкар-Ола"

В соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Указом Президента Республики Марий Эл от 7 ноября 2006 г. № 195 "О порядке организации работы с обращениями граждан в Администрации Главы Республики Марий Эл и в органах исполнительной власти Республики Марий Эл" (в ред. от 01.07.2011 № 6), в целях защиты прав, свобод и законных интересов граждан и обеспечения реализации их права на обращения в администрацию городского округа "Город Йошкар-Ола" п о с т а н о в л я ю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок организации работы с обращениями граждан в администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" (далее -Порядок).

2. Организацию работы с обращениями граждан в администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" возложить на сектор по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".

3. Руководителям структурных подразделений администрации городского округа "Город Йошкар-Ола":

привести в соответствие с требованиями Порядка положения о структурных подразделениях и должностные инструкции муниципальных служащих в части, касающейся работы с обращениями граждан;

осуществлять в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений граждан;

анализировать содержание поступающих обращений, принимать меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

4. Возложить персональную ответственность за соблюдение установленных действующим законодательством Российской Федерации порядка и сроков рассмотрения обращений граждан в структурных подразделениях администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" на руководителей структурных подразделений администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя мэра города Йошкар-Олы Ефремову Л.А.

Мэр

города Йошкар-Олы                                                     П.Плотников

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрации

городского округа

"Город Йошкар-Ола"

от 11.11.2015 № 2162

ПОРЯДОК

организации работы с обращениями граждан в администрации городского округа "Город Йошкар-Ола"

1. Общие положения

1. Настоящий порядок организации работы с обращениями граждан в администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" (далее - Порядок)устанавливает положения, направленные на защиту прав граждан на обращения в администрацию городского округа "Город Йошкар-Ола", особенности организации работы с письменными обращениями граждан, а также порядок проведения личного приема граждан мэром города Йошкар-Олы, первым заместителем, заместителями мэра города Йошкар-Олы.

2. В работе с обращениями граждан должностные лица администрации городского округа "Город Йошкар-Ола" (далее - администрация) руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05. 2006 года №59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон №59-ФЗ), Конституцией и законами Республики Марий Эл, настоящим Порядком организации работы с обращениями граждан в администрации городского округа "Город Йошкар-Ола", положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями муниципальных служащих.

3. В тексте настоящего Порядка используются основные термины, установленные статьей 4 Федерального закона №59-ФЗ.

2. Особенности приема и регистрации обращений граждан

4. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел в секторе по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации городского округа "Город Йошкар-Ола"(далее - сектор по работе с обращениями граждан).

Поступающие в администрацию письменные обращения граждан первоначально поступают в канцелярию отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан, которая в день их поступления проверяет правильность доставки, производит вскрытие конвертов, проверяет целостность вложений и в расконвертованном виде вместе с конвертом передает в сектор по работе с обращениями граждан для регистрации.

Ошибочно присланные письма (не по адресу) возвращаются на почту(экспедитору) невскрытыми. Служебные письма, то есть документы, отпечатанные на официальных бланках или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей, в журнале регистрации письменных обращений граждан не регистрируются. Дальнейшая работа с ними осуществляется в порядке, установленном для служебного делопроизводства. Посылки от граждан с пометкой "лично" передаются должностным лицам администрации невскрытыми.

5. Все обращения, поступающие в администрацию, и документы, связанные с их рассмотрением, подлежат обязательной регистрации в течение 3-х дней с момента поступления в администрацию или должностному лицу администрации с записью в журнале регистрации обращений граждан.

Обращения, поступившие в администрацию или должностному лицу администрации по информационным системам общего пользования, подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, предусмотренном для письменных обращений на бумажных носителях.

В обращении, поданном в форме электронного документа, гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Ответ на обращение, поступившее в администрацию в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

6. Перед регистрацией обращения проверяются на повторность. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, на которое ранее был дан ответ заявителю. Письма одного и того же лица по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока направления ответа на предыдущее обращение, являются первичными и регистрируются за тем же регистрационным номером с указанием - "второе", "третье" и так далее. Письма, поступившие от одного и того же лица, но по разным вопросам, не являются повторными.

7. При регистрации письменного обращения в правом нижнем углу первого листа на свободном от текста месте проставляется мастичный оттиск штампа администрации городского округа "Город Йошкар-Ола", в котором указывается:

- дата регистрации обращения;

- регистрационный номер, состоящий из буквенно-цифрового шифра, в котором буквенный индекс "з" означает "заявление", проставляется на всех обращениях; цифры означают порядковый номер по журналу регистрации, регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1.

На поздравительных открытках, официальных поздравлениях(поздравительных адресах), материалах информационного характера, приглашениях на торжества и т.п. регистрационный штамп не проставляется. Их учет осуществляется отдельно.

8. На каждое зарегистрированное обращение граждан заводится учетно-регистрационная карточка, в которой указываются регистрационный номер и дата регистрации обращения, необходимая информация о его авторе, краткое содержание обращения. Все сведения, заносимые в карточку, не должны допускать двойного толкования. При необходимости допускается подчеркивание(выделение цветным маркером) наиболее значимых частей текста обращения, либо приложение служебной записки (аннотации) к письму или текста его перевода с языка, не являющегося государственным языком Республики Марий Эл.

9. Срок рассмотрения обращения граждан исчисляется с даты регистрации обращения в секторе по работе с обращениями граждан.

3. Особенности рассмотрения отдельных обращений

10. В зависимости от содержащихся в обращении вопросов должностное лицо администрации (мэр города Йошкар-Олы, первый заместитель, заместители мэра города Йошкар-Олы), осуществляющее первичное рассмотрение обращения, направляет обращение с приложенными к нему документами на исполнение с резолюцией руководителям органов и структурных подразделений администрации в соответствии с распределением обязанностей между ними, либо должностному лицу, указанному в обращении, за исключением случаев, установленных частями 6и 7 статьи 8 Федерального закона №59-ФЗ.

Если в соответствии с запретом, установленным частью 6 статьи 8 Федерального закона №59-ФЗ, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

Обращения, содержащие жалобы на неудовлетворительную работу руководителей структурных подразделений администрации, иных должностных лиц направляются мэру города Йошкар-Олы или курирующему заместителю мэра города Йошкар-Олы.

Руководители органов и структурных подразделений администрации обязаны исполнить поручение, содержащееся в резолюции должностного лица. Варианты рассмотрения:

а) рассмотреть обращение с направлением в установленные законодательством сроки ответа гражданину;

б) рассмотреть обращение с направлением уведомления гражданину о принятии обращения к рассмотрению с продлением срока его рассмотрения. Срок рассмотрения в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона №59-ФЗ, может быть продлен не более чем на 30 дней;

в) направить обращение на рассмотрение в орган или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленного в обращении вопроса, с уведомлением об этом гражданина в течение 7 дней со дня регистрации, за исключением случая содержащегося в части 4 статьи 11 Федерального закона №59-ФЗ. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

г)  выявить обращения, для которых статьей 11 Федерального закона №59-ФЗ, предусмотрен отдельный порядок рассмотрения <1>:

- анонимное обращение с решением списать обращение в дело без направления ответа гражданину;

- анонимное обращение, содержащее сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, с решением о направлении обращения в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- обращение, в котором обжалуется судебное решение, с решением о направлении в течение 7 дней со дня регистрации обращения ответа гражданину о возвращении ему обращения с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

- обращение с вопросом, ответ на который не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, с решением о направлении гражданину ответа о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

- обращение, содержащее вопросы, на которые гражданину неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, с решением о направлении заявителю ответа о безосновательности очередного обращения и прекращении с ним переписки;

- обращение, по которому была прекращена переписка, с решением списать обращение в дело с направлением уведомления гражданину о ранее принятом решении о прекращении переписки по поставленному в обращении вопросу с указанием регистрационного номера и даты ответа о прекращении переписки;

- обращение, не поддающееся прочтению, если фамилия и почтовый адрес гражданина поддаются прочтению с решением о направлении ответа о невозможности прочтения обращения;

- обращения, не поддающиеся прочтению, если одновременно фамилия и почтовый адрес гражданина не поддаются прочтению с решением списать обращение в дело без направления ответа;

- обращения противоправного характера с решением:

об оставлении обращения без ответа по существу поставленных в нем вопросов и направлением гражданину ответа о недопустимости злоупотребления правом;

о рассмотрении обращения с направлением гражданину ответа по существу поставленных в нем вопросов с информацией о недопустимости злоупотребления правом;

о направлении обращения на рассмотрение с уведомлением гражданина об этом и с информацией о недопустимости злоупотребления правом;

дополнительно о направлении обращения:

в органы прокуратуры для рассмотрения вопроса о возбуждении дела об административном правонарушении по обращению, содержащему оскорбления, выраженные в неприличной форме, непристойную лексику и фразеологию, оскорбляющую общественную мораль и нарушающую нормы общественных приличий, с сообщением об этом гражданину;

в органы внутренних дел для организации проверки в рамках уголовно -процессуального законодательства по факту угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, либо членов его семьи.

д)  выявить обращения, порядок рассмотрения которых регулируется не Федеральным законом №59-ФЗ, а иными законодательными актами, устанавливающими иные порядок и сроки рассмотрения обращения.

11. Поручения мэра города Йошкар-Олы, первого заместителя (заместителей)мэра города Йошкар-Олы по обращениям граждан подлежат исполнению в соответствии с резолюцией в следующие сроки:

в течение специального срока, если он установлен законодательными, нормативно-правовыми актами;

остальные - в течение 30 дней со дня первичной регистрации обращения.

12. Оригиналы письменных обращений, имеющие пометки "Контроль" и "Подлежит возврату", подлежат возврату вместе с копией ответа заявителю в тот орган, откуда они поступили, если в резолюции не указано иное.

13. Письменные обращения с просьбами о личном приеме у должностных лиц администрации рассматриваются как обычные обращения. При необходимости гражданам направляются сообщения о порядке предварительной записи на прием, а обращения оформляются "В дело" как исполненные.

4. Порядок организации и проведения личного приема граждан

14. В целях оперативного и эффективного рассмотрения обращений граждан проводится личный прием граждан мэром города Йошкар-Олы, первым заместителем, заместителями мэра.

15. Личный прием граждан в администрации проводится:

- ежедневно без предварительной записи - сотрудниками сектора по работе с обращениями граждан с 8 час. 00 мин. до 12 час. 00 мин. (кроме выходных и праздничных дней), в четверг-с 8 час. 00 мин. до 16 час. 00 мин. по вопросам, не требующим дополнительного рассмотрения и проверок;

- по предварительной записи - мэром города Йошкар-Олы, первым заместителем и заместителями мэра города Йошкар-Олы по вопросам, отнесенным к их компетенции, - в дни, установленные графиком приема граждан (далее -график). График составляется должностным лицом, ответственным за организацию личного приема граждан. График ежегодно утверждается мэром города Йошкар-Олы.

Информация о месте, времени приема доводится до сведения граждан через официальный сайт администрации (www.i-ola.ru) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и информационный стенд, размещенный в фойе администрации в доступном для граждан месте.

16. Предварительная запись на прием организуется сотрудниками сектора по работе с обращениями граждан ежедневно с 8 час. 00 мин. до 12 час. 00 мин. (кроме выходных и праздничных дней), в четверг - с 8 час. 00 мин. до 16 час. 00мин., после личной встречи с заявителями и предъявления ими документов, удостоверяющих личность. Запись на прием к первому заместителю мэра и заместителям мэра города Йошкар-Олы ведется с учетом тематики обращений в соответствии с распределением обязанностей. Запись на прием к мэру города Йошкар-Олы производится только после предварительного приема в соответствующем структурном подразделении и после приема у заместителя мэра города Йошкар-Олы, курирующего данный вопрос. Запись на прием прекращается в случае, если число записавшихся к должностному лицу превышает 10 человек.

17. Материалы по личному приему граждан (список граждан, записавшихся на прием, имеющуюся переписку по вопросам приема, документы, представленные гражданами по вносимым на прием вопросам и т.п.) передаются должностному лицу, ведущему личный прием.

18. Проведение личного приема граждан осуществляется в порядке, установленном статьей 13 Федерального закона №59-ФЗ. Кроме того:

- к проведению личного приема привлекаются руководители структурных подразделений и муниципальные служащие, в должностные обязанности которых входят рассматриваемые вопросы;

- в дни и часы, установленные для личного приема, ожидающие приема граждане приглашаются на прием в порядке очередности. Преимущественным правом внеочередного приема пользуются беременные женщины, граждане с малолетними детьми, а также граждане, пользующиеся льготами в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Марий Эл;

- лица, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, употребляющие нецензурные либо оскорбительные выражения, содержащие угрозы жизни, здоровью, имуществу должностных лиц, сотрудников, других граждан, на личный прием не допускаются;

- при нарушении посетителем общественного порядка и совершении других противоправных действий принимаются меры по их пресечению. Информация о поведении граждан отражается в регистрационной карточке личного приема;

- в записи на прием может быть отказано, если решение вопроса, содержащегося в обращении гражданина, не относится к компетенции администрации городского округа "Город Йошкар-Ола".

19. Письменные обращения граждан, поступившие в ходе личного приема, передаются в сектор по работе с обращениями граждан. Дальнейшая работа с ними проводится в установленном порядке.

20. Содержание и результаты устного обращения заносятся в карточку личного приема гражданина, которая ведется на бумажном носителе. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Копия карточки личного приема гражданина с поручением должностного лица, проводившего прием, или уполномоченного на то лица, направляется в органы и структурные подразделения администрации для письменного ответа гражданину, сделавшему устное обращение. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

21. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

22. Структурные подразделения ведут прием граждан по вопросам своей деятельности, в соответствии с Положениями о структурных подразделениях и административными регламентами.

5.Особенности осуществления контроля

23. С целью защиты и восстановления прав, свобод и основанных на действующем законодательстве интересов граждан, своевременного выявления и устранения причин их нарушения, анализа и обобщения обращений по количеству и характеру должностные лица администрации в пределах своей компетенции осуществляют контроль за соблюдением настоящего Порядка.

24. Контролю подлежат обращения граждан, в которых сообщается о нарушении их прав, свобод и законных интересов, а также обращения, поступившие в администрацию с резолюцией "Доложить", "Проинформировать", имеющие пометку о конкретном сроке исполнения поручения, а также имеющие оттиск штампов "Контроль" и (или) "Подлежит возврату".

25. На контроль ставятся все обращения, требующие ответа. Контроль за объективным, всесторонним и своевременным рассмотрением обращений возлагается на должностных лиц администрации городского округа "Город Йошкар-Ола", либо уполномоченных на то лиц.

26. Мэр города Йошкар-Олы, первый заместитель, заместители мэра города Йошкар-Олы и руководители органов и структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за правильность определения исполнителей, принятие решений по обращениям. Исполнители несут персональную ответственность за качественное и своевременное исполнение поручений по обращениям, своевременность извещения руководителей о необходимости продления сроков исполнения поручений по обращениям, содержание и оформление подготовленных ответов. Сотрудники сектора по работе с обращениями граждан несут персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений, обеспечение контроля за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений, установленных Федеральным законом№59-ФЗ.

27. Заведующий сектором по работе с обращениями граждан наделяется полномочиями по подготовке и подписанию следующих документов:

- докладных записок на имя курирующего заместителя мэра города Йошкар-Олы о нарушениях сроков рассмотрения и исполнения обращений граждан;

- служебных записок, направленных на решение оперативных вопросов, возникающих при работе с обращениями граждан;

- справок, отчетов и других информационно-аналитических материалов по работе с обращениями граждан.

28. Обращения граждан считаются исполненными и могут быть сняты с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны ответы заявителям. После получения ответа на обращение специалист сектора по работе с обращениями граждан вносит информацию об исполнении обращения в учетно-регистрационную карточку. Затем ответ и обращение с приложениями представляется мэру города Йошкар-Олы, первому заместителю или заместителю мэра города Йошкар-Олы, рассмотревшему данное обращение, для ознакомления и принятия решения о снятии обращения с контроля. После принятия окончательного решения по обращению переписка подлежит закрытию в дело на основании:

- резолюции "В дело" должностного лица, давшего поручение о рассмотрении обращения;

- письменного ответа гражданину за подписью должностного лица, давшего поручение о рассмотрении обращения или уполномоченного на то лица.

Затем обращение с приложениями и ответом возвращаются в сектор по работе с обращениями граждан.

29. Для обеспечения контроля за соблюдением порядка и сроков рассмотрения обращений сектор по работе с обращениями граждан направляет исполнителям напоминания о сроке исполнения обращений. Данные о состоянии исполнительской дисциплины еженедельно доводятся сектором по работе с обращениями граждан до сведения мэра города Йошкар-Олы и курирующего заместителя мэра города Йошкар-Олы. Аналитическая работа по обращениям граждан ведется сектором по работе с обращениями граждан во взаимодействии со всеми органами и структурными подразделениями администрации городского округа "Город Йошкар-Ола". Сектором по работе с обращениями граждан регулярно проводится аналитическая работа путем составления квартальной и годовой отчетности.

30. С целью объективного и полного рассмотрения вопросов по существу обращения, осуществления контроля за устранением причин, послуживших основанием для повторных и неоднократных обращений, должностное лицо, рассматривающее обращение, может обеспечить его рассмотрение с выездом на место.

6. Ответственность за нарушение настоящего Порядка

31. Должностные лица, виновные в нарушении настоящего Порядка, несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации и Республики Марий Эл.

<1> Сборник методических рекомендаций и документов, в том числе в электронном виде, по работе с обращениями и запросами российских и иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, в приемных Президента Российской Федерации, в государственных органах и органах местного самоуправления, утвержденных подпунктом 2.1 пункта 2 решения рабочей группы при Администрации Президента Российской Федерации по координации и оценке работы с обращениями граждан и организаций (протокол заседания №9 от 19 февраля 2015 года) №А1-611в.