Постановление Правительства Чеченской Республики от 14.09.2009 № 167

     



                ПРАВИТЕЛЬСТВО ЧЕЧЕНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

                           ПОСТАНОВЛЕНИЕ

    
  Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной
                    власти Чеченской Республики

    В   соответствии   со   статьей    11    Федерального    закона
"Об информации, информационных технологиях и о  защите  информации"
Правительство Чеченской Республики ПОСТАНОВЛЯЕТ:
    1. Утвердить прилагаемые  Правила  делопроизводства  в  органах
исполнительной власти Чеченской Республики.
    2. Делопроизводство в органах исполнительной  власти  Чеченской
Республики осуществлять в соответствии с Правилами делопроизводства
в органах исполнительной власти Чеченской Республики.
    3. Рекомендовать органам местного  самоуправления  в  Чеченской
Республике организовать ведение делопроизводства  с  учетом  Правил
делопроизводства  в   органах   исполнительной   власти   Чеченской
Республики, утвержденных настоящим постановлением.
    4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его  принятия
и подлежит официальному опубликованию.

    
    Председатель 
    Правительства Чеченской Республики                О.Байсултанов

    г.Грозный
    14 сентября 2009 г
    N 167


    УТВЕРЖДЕНЫ
    постановлением Правительства
    Чеченской Республики
    от 14 сентября 2009 г
    N 167

                              ПРАВИЛА
         делопроизводства в органах исполнительной власти
                       Чеченской Республики
                         
                        I. Общие положения

    1. Настоящие    Правила    устанавливают     единый     порядок
делопроизводства  в   органах   исполнительной   власти   Чеченской
Республики (далее - орган исполнительной власти).
    2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию
работы с документами, содержащими государственную тайну.
    3. Орган исполнительной власти на  основе  настоящих  Правил  с
учетом  условий  и  специфики  своей   деятельности   разрабатывает
инструкцию по делопроизводству, утверждаемую  руководителем  органа
исполнительной власти.
    4. Организация   и   ведение    делопроизводства    в    органе
исполнительной   власти   Чеченской    Республики    осуществляются
структурным подразделением органа исполнительной  власти  Чеченской
Республики,   на   которое    возложены    функции    по    ведению
делопроизводства,  а  также  лицами,  ответственными   за   ведение
делопроизводства  в  других   структурных   подразделениях   органа
исполнительной власти Чеченской Республики.

                        II. Основные понятия

    1.   В   настоящих  Правилах  используются  следующие  основные  
понятия:
    документирование  -   фиксация   информации   на   материальных
носителях в установленном порядке;
    делопроизводство  -   деятельность,   обеспечивающая   создание
официальных документов  и  организацию  работы  с  ними  в  органах
исполнительной власти;
    документ  -  официальный  документ,  созданный  государственным
органом,   органом   местного   самоуправления,   юридическим   или
физическим лицом, оформленный в установленном порядке и  включенный
в документооборот органа исполнительной власти;
    документооборот - движение документов с момента их создания или
получения до  завершения  исполнения,  помещения  в  дело  и  (или)
отправки;
    реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
    подлинник   документа   -  первый  или  единственный  экземпляр  
документа;
    копия   документа   -   документ,   полностью   воспроизводящий
информацию подлинника документа и его внешние признаки, не  имеющий
юридической силы;
    регистрация документа - присвоение  документу  регистрационного
номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
    номенклатура дел -  систематизированный  перечень  наименований
дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков
их хранения;
    дело  -  совокупность  документов   или   отдельный   документ,
относящиеся  к  одному  вопросу  или  участку  деятельности  органа
исполнительной власти;
    служба  делопроизводства  -  структурное  подразделение  органа
исполнительной власти, на  которое  возложены  функции  по  ведению
делопроизводства,  а   также   лица,   ответственные   за   ведение
делопроизводства  в  других   структурных   подразделениях   органа
исполнительной власти.

      III. Создание документов в органе исполнительной власти

    1. Документы,  создаваемые  в  органе  исполнительной   власти,
оформляются на бланках, на стандартных  листах  бумаги  формата  А4
(210 х 297 мм) или А5 (148  х  210  мм)  либо  в  виде  электронных
документов, печатаются шрифтом Times New Roman, как правило, N 14 и
должны иметь установленный состав  реквизитов,  их  расположение  и
оформление.
    2. Бланки  органа  исполнительной  власти  разрабатываются   на
основе углового или продольного варианта  расположения  реквизитов.
При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом
углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка  располагаются
посередине листа вдоль верхнего поля.
    3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так  и  на
стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее  20  мм-левое,
10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
    4. Образцы бланков утверждаются  приказом  руководителя  органа
исполнительной  власти  отдельно  либо  в  составе  инструкции   по
делопроизводству.
    5. Реквизитами документов, создаваемых в процессе  деятельности
органа исполнительной власти, являются:
    5.1. герб Чеченской Республики;
    5.2. наименование органа исполнительной власти;
    5.3. должность лица, подписавшего документ;
    5.4. подпись должностного лица;
    5.5. вид документа;
    5.6. место составления (издания) документа;
    5.7. справочные данные об органе исполнительной власти;
    5.8. адресат;
    5.9. дата документа;
    5.10. регистрационный номер документа;
    5.11. наименование документа;
    5.12. текст документа;
    5.13. ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
    5.14. отметка о наличии приложений;
    5.15. гриф согласования;
    5.16. гриф утверждения;
    5.17. виза;
    5.18. оттиск печати;
    5.19. отметка о заверении копии;
    5.20. отметка об исполнителе;
    5.21. указания по исполнению документа;
    5.22. отметка о контроле документа;
    5.23. отметка об исполнении документа;
    5.24. отметка о конфиденциальности.

    6.   Состав  реквизитов  документа  определяется  его  видом  и  
назначением.
    7. Согласование  документа  в  органе   исполнительной   власти
оформляется  визой   уполномоченного   должностного   лица   органа
исполнительной власти. Согласование документа, созданного в  органе
исполнительной власти, с другими органами государственной власти  и
организациями оформляется грифом (листом) согласования,  протоколом
или письмом о согласовании.

      IV. Требования к организации документооборота в органе
                       исполнительной власти

    1. В документообороте органа исполнительной  власти  выделяются
следующие документопотоки:
    а) поступающая документация (входящая);
    б) отправляемая документация (исходящая);
    в) внутренняя документация,
    2. В  органе  исполнительной   власти   доставка   и   отправка
документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской
связи и электросвязи.
    3. Документы,  поступающие  в  орган   исполнительной   власти,
проходят   в   службе   делопроизводства    первичную    обработку,
регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству  на
рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются
в дела.
    4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку
правильности доставки документов и наличия документов и  приложений
к ним, а также распределение  документов  на  регистрируемые  и  не
подлежащие регистрации.
    5. Регистрация  поступивших  документов   осуществляется,   как
правило, в день поступления, создаваемых | в  день  подписания  или
утверждения либо на следующий рабочий день.
    6. Обращения  граждан  регистрируются  и  формируются  в   дела
отдельно от других документов органа исполнительной власти.
    7. Зарегистрированные     документы     передаются      службой
делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной
власти или по решению руководителя органа исполнительной  власти  -
иным должностным лицам органа исполнительной  власти.  Документы  с
указаниями  по  исполнению  передаются   службой   делопроизводства
исполнителям.
    8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение
органа   исполнительной   власти,   ответственное   за   исполнение
документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник  документа
передается в структурное  подразделение,  являющееся  ответственным
исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
    9. Документы после их  подписания  руководителем  (заместителем
руководителя) органа  исполнительной  власти  передаются  в  службу
делопроизводства для регистрации и отправки.
    10. Служба делопроизводства осуществляет проверку  правильности
оформления  документа,  комплектности  документа   и   соответствия
количества  экземпляров  документа  списку  рассылки.   Неправильно
оформленные документы возвращаются исполнителю.
    11. Документы подлежат отправке в день их  регистрации  или  на
следующий рабочий день.
    12. Передача  документов  между  структурными   подразделениями
органа   исполнительной   власти   осуществляется   через    службу
делопроизводства.
    13. В органе  исполнительной  власти  службой  делопроизводства
ведется учет поступающих, создаваемых  и  отправляемых  документов.
Данные о количестве документов  обобщаются,  анализируются  службой
делопроизводства    и    представляются     руководителю     органа
исполнительной власти в установленном им порядке.
    14. В целях учета и поиска документов  в  системе  электронного
документооборота   органа   исполнительной   власти    используются
обязательные сведения о документах согласно приложению,  В  системе
электронного документооборота органа  исполнительной  власти  могут
использоваться дополнительные сведения о документах.

        V. Документальный фонд органа исполнительной власти

    1. Орган исполнительной власти:
    1.1. формирует  свой  документальный  фонд  из  образующихся  в
процессе его деятельности документов;
    1.2. разрабатывает и  утверждает  по  согласованию  с  Архивным
управлением Правительства Чеченской Республики перечень документов,
образующихся в  процессе  его  деятельности,  а  также  в  процессе
деятельности подведомственных ему организаций, с  указанием  сроков
хранения.
    3. Формирование  документального  фонда  органа  исполнительной
власти осуществляется службой  делопроизводства  путем  составления
номенклатуры дел, формирования и  оформления  дел,  обеспечения  их
сохранности, учета и передачи дел  в  архив  органа  исполнительной
власти.
    4. Номенклатура дел органа исполнительной власти:
    4.1. составляется   службой    делопроизводства    на    основе
номенклатур дел структурных подразделений;
    4.2. утверждается   после   ее   согласования   с   центральной
экспертной комиссией  органа  исполнительной  власти  руководителем
органа исполнительной власти  не  позднее  конца  текущего  года  и
вводится в действие с 1 января следующего года;
    4.3. один раз в 5 лет согласовывается  с  экспертно-проверочной
комиссией   Архивного   управления   Чеченской   Республики,   куда
передаются  на  постоянное   хранение   образующиеся   в   процессе
деятельности органа исполнительной власти документы;
    4.4. в   случае   изменения   функций   и   структуры    органа
исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной
комиссией Архивного управления Правительства Чеченской Республики.
    5. Наименованиями    разделов    номенклатуры    дел     органа
исполнительной    власти    являются    наименования    структурных
подразделений органа исполнительной власти.
    6. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также
с   соблюдением   принципов   систематизации   документов   и    их
распределения (группировки) на дела постоянного, временного  (свыше
10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела
временного (до 10 лет включительно) хранения.
    7. Дела со дня их  формирования  до  передачи  в  архив  органа
исполнительной власти или на  уничтожение  хранятся  в  структурных
подразделениях по месту их формирования.
    8. Дела   выдаются   во   временное   пользование   сотрудникам
структурных  подразделений  на  срок,  определяемый   руководителем
органа  исполнительной  власти,  и  после  его  истечения  подлежат
возврату.
    Иным государственным органам и организациям  дела  выдаются  на
основании их письменных запросов с разрешения  руководителя  органа
исполнительной власти  или  его  заместителя,  курирующего  вопросы
делопроизводства.
    9. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и  производится  с  разрешения  руководителя
органа исполнительной власти с оставлением в деле копии  документа,
заверенной в  установленном  порядке,  и  акта  о  причинах  выдачи
подлинника.
    10. Дела постоянного  и  временного  (свыше  10  лет)  хранения
передаются в архив органа исполнительной власти не ранее чем  через
1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их  использования
или хранения в структурных подразделениях.  Передача  дел  в  архив
органа исполнительной власти производится на основании  описей  дел
постоянного хранения, временного  (свыше  10  лет)  хранения  и  по
личному составу, составляемых в структурных  подразделениях  органа
исполнительной власти. Дела временного  (до  10  лет  включительно)
хранения в архив  органа  исполнительной  власти  не  передаются  и
подлежат уничтожению в установленном порядке.
    11. Основой составления описей  дел  постоянного  и  временного
(свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
    12. Порядок  составления  номенклатуры  дел   и   описей   дел,
формирования и оформления дел, а также уничтожения  дел  временного
хранения  в  органе  исполнительной  власти  определяется   органом
исполнительной власти в области архивного дела.
    
    VI. Особенности работы с электронными документами в органе
                       исполнительной власти

    1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в
системе электронного документооборота органа исполнительной власти.
    2. Для подписания электронных документов органа  исполнительной
власти используются электронные цифровые подписи (далее также ЭЦП).
Используемые средства  электронной  цифровой  подписи  должны  быть
сертифицированы в установленном порядке.
    3. При рассмотрении и согласовании  электронных  документов  из
системы электронного документооборота органа исполнительной  власти
могут использоваться способы подтверждения действий с  электронными
документами,  при   которых   электронная   цифровая   подпись   не
используется (например, логин и пароль доступа).
    4. Прием  и  отправка  электронных  документов   осуществляются
службой делопроизводства.
    5. При получении электронных  документов  с  проставленным  ЭЦП
служба   делопроизводства   осуществляет    проверку    подлинности
электронной цифровой подписи.
    6. При   передаче   поступивших   электронных   документов   на
рассмотрение руководителя органа исполнительной власти, направлении
электронных документов в структурные подразделения и  ответственным
исполнителям органа  исполнительной  власти,  отправке  электронных
документов и хранении электронных документов вместе с  электронными
документами передаются (указываются, хранятся)  их  регистрационные
данные.
    7. Единицей учета электронного документа  является  электронный
документ,     зарегистрированный     в     системе     электронного
документооборота органа исполнительной власти.
    8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в
соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти.
    9. При  составлении  номенклатуры  дел  указывается,  что  дело
ведется в электронном виде.
    10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению
в установленном порядке в органе исполнительной  власти  в  течение
сроков, предусмотренных  для  аналогичных  документов  на  бумажном
носителе.
    11. После  истечения   срока,   установленного   для   хранения
электронных дел  (электронных  документов),  на  основании  акта  о
выделении их  к  уничтожению,  утверждаемого  руководителем  органа
исполнительной  власти,  указанные  электронные  дела  (электронные
документы) подлежат уничтожению.
                                     

    ПРИЛОЖЕНИЕ 
    к Правилам делопроизводства 
    в органах исполнительной 
    власти Чеченской Республики

                             ПЕРЕЧЕНЬ
 обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и
поиска документов в системах электронного документооборота органов
                       исполнительной власти

1. Адресант
2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Вид документа
5. Дата документа
6. Номер документа
7. Дата поступления документа
8. Входящий номер документа
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
10. Наименование текста
11. Индекс дела
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности