Постановление Местной администрации г. Нальчика от 15.07.2015 № 1326

МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА НАЛЬЧИК

КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ №1326

15 июля 2015 г.

Об утверждении административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Организация комплектования архивного отдела архивными документами»

В целях исполнения требований Федерального закона №210-ФЗ от 27 июля 2010 года «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» и в соответствии с постановлением Местной администрации городского округа Нальчик от 21 декабря 2011 года №2848 «О правилах разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг», Местная администрация городского округа Нальчик п о с т а н о в л я е т:

1.Утвердить административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Организация комплектования архивного отдела архивными документами».

2.Опубликовать данное постановление в газете «Нальчик» и разместить на официальном сайте городского округа Нальчик.

3.Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами – руководителя аппарата Местной администрации городского округа Нальчик Т.Х.Ошхунова.

Глава местной администрации

городского округа Нальчик                                                             М.М.Кодзоков

ло

Утвержден

постановлением Местной администрации

городского округа Нальчик

от «15» июля  2015г. №1326

Административный регламент

по предоставлению муниципальной услуги

«Организация комплектования архивного отдела архивными документами»

1.Общие положения

1.1. Административный регламент (далее - Регламент)  по предоставлению архивным отделом Местной администрации городского Нальчик (далее - архивный отдел) муниципальной услуги «Организация комплектования архивного отдела архивными документами» (далее – муниципальная услуга) определяет сроки исполнения и последовательность действий (административные процедуры) архивного отдела, порядок взаимодействия архивного отдела с учреждениями, организациями и предприятиями при осуществлении полномочий по исполнению муниципальной услуги.

1.2. Муниципальная услуга предоставляется юридическим лицам либо их уполномоченным представителям, обратившимся с заявлением о предоставлении муниципальной услуги (далее – Заявитель).

1.3. Требования к порядку информирования о правилах предоставления муниципальной услуги.

1.3.1 Заявитель либо его представитель может обратиться за получением необходимой информации для получения муниципальной услуги в архивный отдел Местной администрации городского округа Нальчик (далее – архивный отдел) по адресу: 360000, Кабардино-Балкарская Республика, г.Нальчик, пр.Шогенцукова, д.17, кабинет 42.

Прием граждан осуществляется: понедельник-пятница с 14-00 до 17-00 часов. Выходные дни: суббота, воскресенье. 

Телефон для справок архивного отдела: 42-16-46;

Адрес официального сайта городского округа Нальчик: www.na.adm-kbr.ru.

Адрес электронной почты Местной администрации городского округа Нальчик: [e-mail].

Адрес федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»: www.gosuslugi.ru;

1.3.2 Заявитель либо его представитель может также обратиться за получением необходимой информации в Государственное бюджетное учреждение «Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг Кабардино-Балкарской Республики» (далее – ГБУ «МФЦ») по адресу: 360000, Кабардино-Балкарская Республика, г.Нальчик, ул.Хуранова,9.

График работы: с 09-00 до 20-00, без перерыва, выходной – воскресенье.

Адрес официального сайта ГБУ «МФЦ»: мфцкбр.рф.

Адрес электронной почты ГБУ «МФЦ»: [e-mail].

Телефон для справок в ГБУ «МФЦ»: 42-10-21.

1.3.3 При ответах на телефонные звонки должностное лицо подробно, со ссылками на соответствующие нормативно-правовые акты, информирует Заявителей по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о должности сотрудника, фамилии, имени, отчестве принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать десяти минут.

В случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы архивного отдела).

1.3.4 На информационном стенде, размещенном рядом с кабинетом архивного отдела, указан график приема граждан, перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги и образец заполнения заявления. Телефон для справок: 42-16-46.

На официальном сайте городского округа Нальчик и в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» в сети Интернет размещается вся необходимая для получения муниципальной услуги информация.

2.Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: «Организация комплектования архивного отдела архивными документами».

2.2. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом, а также ГБУ «МФЦ».

В соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года №2010-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, не вправе требовать от Заявителя осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы и организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными  для предоставления муниципальной услуги, утвержденный нормативно-правовым актом Местной администрацией городского округа Нальчик.

2.3.Результатом предоставления муниципальной услуги является:

-принятие документов юридического лица на хранение в архивный отдел и подписание акта о приёме-передаче документов обеими сторонами или отказ в приёме документов.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

Срок исполнения письменных обращений определяется в соответствии с действующим законодательством до 30 дней.

2.5.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:

-Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 г.;

-Федеральный закон от 27.07.2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

-Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

-Федеральный закон от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

-Федеральный закон от 06.10.2003 г. №131-Ф3 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

-Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

-Основные правила работы архивов организаций (Федеральная архивная служба России, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела), 2002 год.

-постановление главы Администрации г.Нальчика №203 от 21 февраля 2003 года «О Регламенте местной Администрации города Нальчика»;

-Положение архивного отдела Местной администрации г.о.Нальчик, утвержденное постановлением Местной администрации г.о.Нальчика от 31 декабря 2013 г. №2712.

2.6.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

-утвержденные экспертно-проверочной комиссией Архивной службы КБР описи дел постоянного хранения (в 4-х экземплярах) и описи дел по личному составу (в 3-х экземплярах);

-историческая справка о юридическом лице (при первом приёме), дополнение к исторической справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах);

-справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены.

2.7. В соответствии с требованиями пунктов 1 и 2 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» установлен запрет требовать от Заявителя:

-представления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

-представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кабардино-Балкарской Республики и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении структурных подразделений Местной администрации г.о.Нальчик.

2.8. В предоставлении муниципальной услуги может быть отказано:

-нарушение требований, установленных пунктом 2.6 настоящего административного регламента;

-документы не относятся к источникам комплектования АФ КБР;

-документы не прошли техническую обработку.

В случае отказа в предоставлении муниципальной услуги Заявителю направляется письменное сообщение об отказе в представлении информации с разъяснением причин, послуживших основанием для отказа.

2.9. Основания для отказа в приеме документов для предоставления муниципальной услуги:

-непредставление или представление не в полном объеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

-текст заявления не поддается прочтению;

-текст заявления содержит ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

2.10. Основанием для приостановления исполнения муниципальной услуги является желание Заявителя.

2.11. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.        

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать более 15 минут.

2.13. Срок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 30 минут.

2.14. Требования к местам предоставления муниципальной услуги:

-помещение для работы с Заявителями должно быть оборудовано в соответствии с требованиями санитарных норм и правилами пожарной безопасности;

-кабинеты архивного отдела должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета и названия отдела;

-помещение для предоставления муниципальной услуги должно быть оснащено стульями, столами, телефонной связью, компьютером с возможностью печати;

-для ожидания заинтересованных лиц отводится специальное место, оборудованное стульями.

2.15. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

2.15.1 Показателями оценки доступности муниципальной услуги являются:

-транспортная доступность к месту предоставления муниципальной услуги (5 минут ходьбы от остановочного пункта);

-обеспечение беспрепятственного доступа граждан с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется услуга;

-размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на официальном сайте городского округа Нальчик, а также в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)»

2.15.2. Показателями оценки качества муниципальной услуги являются:

-количество взаимодействий с должностным лицом, ответственным за предоставление муниципальной услуги – 2 (1 – обращение за предоставлением муниципальной услуги, 1 – получение конечного результата);

-соблюдение должностным лицом, ответственным за предоставление, сроков предоставления муниципальной услуги;

         -соблюдение сроков ожидания в очереди при предоставлении муниципальной услуги (при подаче заявления на предоставление муниципальной услуги – менее 15 минут; при получении конечного результата – менее 15 минут);

         -отсутствие поданных в установленном порядке жалоб со стороны Заявителей на качество предоставления муниципальной услуги, действия (бездействия) должностного лица, ответственного за предоставление муниципальной услуги, при предоставлении муниципальной услуги.

2.16. Организация предоставления муниципальной услуги в электронной форме утверждена распоряжением Правительства Кабардино-Балкарской Республики от 29 апреля 2010 года № 158-рп «О мерах по обеспечению перехода на предоставление государственных и муниципальных услуг (функций) в электронном виде».

В федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» размещается следующая информация:

-перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

-перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

-сроки оказания муниципальной услуги;

-формы заявлений на предоставление муниципальной услуги, и обеспечивается доступ к ним для копирования и заполнения в электронном виде.

Предоставление государственных и муниципальных услуг в ГБУ «МФЦ» осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Кабардино-балкарской Республики, правовыми актами по принципу «одного окна», в соответствии с которыми предоставление муниципальной услуги осуществляется после однократного обращения Заявителя с соответствующим запросом, а взаимодействие с органом, предоставляющим муниципальную услугу, осуществляется ГБУ «МФЦ» без участия Заявителя в соответствии с нормативными правовыми актами и соглашением о взаимодействии между ГБУ «МФЦ» и Местной администрацией городского округа Нальчик.

3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Предоставление муниципальной услуги представлено блок – схемой (Приложение №1) и включает в себя следующие административные процедуры:

-прием и регистрация заявления

-прием и анализ документов 

-подписание акта о приёме-передаче документов или отказ в приёме документов.

Ответственным за исполнение административных процедур является должностное лицо отдела, ответственное за предоставление муниципальной услуги (далее – исполнитель).

3.2. Административная процедура «Прием и регистрация заявления» осуществляется архивным отделом и общим отделом Местной администрации городского округа Нальчик в зависимости от того, куда обратился Заявитель.

Заявитель может обратиться за получением муниципальной услуги также в ГБУ «МФЦ».

Регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в течение 30 минут.

В случае обращения Заявителя через общий отдел Местной администрации городского округа Нальчик, заявление о предоставлении муниципальной услуги передается в архивный отдел в течение 3 рабочих дней.

Рассмотрение исполнителем заявления и приложенных к нему  документов осуществляется в течение 3 дней.

3.3. Административная процедура «Прием и анализ документов» осуществляется в течение 20 рабочих дней.

3.3.1. архивные документы принимаются в муниципальный архив в упорядоченном состоянии;

-все работы связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением, технической обработкой и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих документы на хранение;

-архивные документы принимаются в архивный отдел на хранение по утвержденным экспертно-проверочной комиссией Архивной службы КБР описям дел постоянного хранения и по личному составу;

-представляется историческая справка о юридическом лице (при первом приёме), дополнение к исторической справке со сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (при последующих приемах);

-представляется справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение в архивный отдел, в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены. Организация - источник комплектования архивного отдела - принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.

3.4. Административная процедура «Подписание акта о приёме-передаче документов или отказ в приёме документов» осуществляется на следующий день после завершения приема и анализа документов.

3.4.1.При поступлении документов в архивный отдел составляется акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается: номер и дата акта, количество дел, крайние даты дел.

3.4.2.Акт приёма-передачи подписывается двумя сторонами, утверждается управляющим делами – руководителем аппарата Местной администрации г.о.Нальчик. Один экземпляр документа остаётся в архивном отделе, другой - у юридического лица.

3.4.3. Отказ в приёме документов подписывается управляющим делами – руководителем аппарата Местной администрации г.о.Нальчик или начальником архивного отдела в зависимости от того, куда обратился Заявитель.

4.Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений работниками архивного отдела, осуществляется должностными лицами архивного отдела, участвующими в предоставлении муниципальной услуги, осуществляется путем проведения начальником архивного отдела проверок соблюдения и исполнения положений настоящего административного регламента, иных правовых актов.

4.2. Проверки могут быть плановые (осуществляются на основании годовых планов работы архивного отдела) и внеплановые. Проверка может осуществляться на основании жалоб Заявителей.

4.3. Все должностные лица, участвующие в предоставлении данной муниципальной услуги, несут ответственность за выполнение своих обязанностей и соблюдение сроков выполнения административных процедур.

4.4. Персональная ответственность специалиста закрепляется в его должностной инструкции в соответствии с требованиями законодательства.

4.5. Контроль за предоставлением муниципальной услуги со стороны юридических лиц не предусмотрен.

5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействий) структурного подразделения, предоставляющего

муниципальную услугу, а также должностных лиц

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействий) и решений отдела и ответственного должностного лица при предоставлении муниципальной услуги в досудебном и судебном порядке.

5.2. Предметом жалобы является решения или действия (бездействия) отдела и ответственного должностного лица при предоставлении муниципальной услуги.

5.3. Заявитель имеет право обратиться с жалобой лично или направить обращение в письменной форме или в форме электронного документа Главе местной администрации г.о.Нальчик, начальнику отдела.

5.3.1 Заявитель имеет право направить жалобу по почте, через ГБУ «МФЦ», с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официального сайта городского округа Нальчик, федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», а также может обратиться с жалобой лично.

5.4. Порядок подачи и рассмотрения жалобы:

5.4.1 Основанием для начала процедуры досудебного обжалования является регистрация жалобы.

5.4.2 Жалоба должна содержать:

-наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

-фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте нахождения Заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ Заявителю;

-сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица;

-доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

5.4.3 Заявитель может обратиться с жалобой также в случаях:

-нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

-нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

-требование представления заявителем документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления муниципальной услуги;

-отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления муниципальной услуги;

-отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

-требование внесения заявителем при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

-отказ органа, предоставляющего государственную услугу, его должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.4.4 В случае подачи жалобы при личном приеме Заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.4.5 В случае если жалоба подается через представителя Заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя.

5.4.6 Прием жалоб в письменной форме осуществляется в месте, где Заявитель подавал запрос на получение муниципальной услуги, нарушение порядка которой обжалуется, либо в месте, где Заявителем получен результат указанной муниципальной услуги.

Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.

5.4.7 Прием жалоб осуществляется в соответствии с режимом работы архивного отдела, указанном в пункте 1.3.1.

5.4.8 В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», а также официального сайта городского округа Нальчик;

5.4.9 При подаче жалобы в электронном виде документ, указанный в пункте 5.4.5, может быть представлен в форме электронного документа, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность Заявителя, не требуется.

5.5. Срок рассмотрения жалобы не должен превышать 15 рабочих дней с момента регистрации такого обращения, а в случае обжалования отказа в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

-наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

-подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

-наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящих Правил в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

5.6.1 Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган вправе оставить жалобу без ответа в следующих случаях:

-наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

-отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и (или) почтовый адрес заявителя, указанные в жалобе.

5.7. По результатам рассмотрения жалобы принимается решение об удовлетворении требований Заявителя либо об отказе в удовлетворении жалобы. Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения обращения, направляется Заявителю (по желанию Заявителя в электронной форме) не позднее дня, следующего за днем принятия решения.  

5.8. Заявитель имеет право на получении информации и документов, необходимых ему для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.9. Порядок подачи и рассмотрения жалобы размещен на официальном сайте городского округа Нальчик.

Приложение №1

к Административному регламенту по предоставлению муниципальной услуги

«Организация комплектования архивного отдела архивными документами»

Блок-схема

предоставления муниципальной услуги

Заявитель

Прием и регистрация заявления

архивным, общим отделами

Местной администрации г.о.Нальчик, МФЦ

 

Прием и анализ документов

 

подписание акта о приёме-передаче документов

отказ в приёме документов