Постановление Администрации г.Волгограда от 07.04.2003 № 417

 



                               Постановление                          

                      Администрации города Волгограда                 


      от 7 апреля 2003 г.
      N 417


         Об утверждении Положения об архивном отделе администрации    
                              Волгограда                              

      В целях проведения  согласованной  политики  в  развитии  единой
системы   Архивного  фонда  Российской  Федерации,  в  соответствии  с
Постановлением Волгоградского городского Совета народных депутатов  от
28   ноября   2002  г.  N  46/858  "О  схеме  и  структуре  управления
Волгоградом", руководствуясь пунктом 4 статьи 40  Устава  города-героя
Волгограда, постановляю:
      1.  Утвердить  Положение  об   архивном   отделе   администрации
Волгограда (прилагается).
      2.  Заместителю   главы,   управляющему   делами   администрации
Волгограда  Овчинцеву В.П. до 20 мая 2003 г. обеспечить архивный отдел
администрации Волгограда необходимой материально-технической базой.
      3. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на
заместителя   главы,   управляющего  делами  администрации  Волгограда
Овчинцева В.П.

      Глава администрации                                    Ю.В.Чехов

        Положение об архивном отделе администрации Волгограда (утв.   
 Постановлением главы администрации Волгограда от 7 апреля 2003 г. N  
                                 417)                                 

                             1. Общие положения                       

      1.1. Архивный отдел администрации Волгограда  (далее  -  Отдел),
как   структурное  подразделение  аппарата  администрации  Волгограда,
создан на основании  Постановления  Волгоградского  городского  Совета
народных  депутатов от 28 ноября 2002 г. N 46/858 "О схеме и структуре
управления  Волгоградом",  в  соответствии  с  Законом   Волгоградской
области  от 22 апреля 1996 г. N 59-ОД "Об архивном фонде Волгоградской
области и архивах", Уставом города-героя Волгограда в целях выполнения
функций    администрации    Волгограда,    обеспечения    деятельности
структурных   подразделений   администрации   Волгограда,   а    также
координации   деятельности   муниципальных  организаций  Волгограда  в
области архивного дела.
      1.2. Отдел в  своей  деятельности  руководствуется  Конституцией
Российской  Федерации,  федеральными  законами  и  иными  нормативными
правовыми актами Российской Федерации, Волгоградской области,  Уставом
города-героя    Волгограда,    правовыми   актами   органов   местного
самоуправления   Волгограда,    а    также    нормативно-методическими
документами Федеральной архивной службы России, комитета по управлению
архивами администрации Волгоградской области, настоящим Положением.
      1.3.  Отдел  пользуется  печатью  администрации   Волгограда   в
установленном  порядке,  в  том  числе для заверения архивных справок,
копий и  выписок  из  документов,  имеет  угловой  штамп  и  бланки  с
указанием своего наименования.
      1.4.  Отдел  несет  ответственность  за  состояние,  развитие  и
совершенствование   архивного   дела   в   администрации   Волгограда,
организациях   Волгограда,   отнесенных    к    муниципальной    форме
собственности.
      1.5. Отдел осуществляет организационно-методическое  руководство
муниципальным учреждением "Волгоградский городской архив документов по
личному составу".
      1.6. Отдел хранит документы администрации Волгограда временно до
передачи   их   на   постоянное   хранение   в  Государственный  архив
Волгоградской области.
      1.7. Указания Отдела по вопросам архивного дела обязательны  для
выполнения  на  территории  Волгограда  для  организаций, отнесенных к
муниципальной форме собственности.

                         2. Основные задачи Отдела                    

      2.1. Обеспечение сохранности и учета документов, образующихся  в
результате деятельности администрации Волгограда.
      2.2.  Информационное   обеспечение   структурных   подразделений
администрации  Волгограда,  удовлетворение  прав  граждан  на архивную
информацию,  образующуюся  в  результате  деятельности   администрации
Волгограда; организация использования документов.
      2.3.   Организационно-методическое   руководство   деятельностью
архивов структурных подразделений администрации Волгограда.
      2.4.  Организация  единого  делопроизводства   в   администрации
Волгограда по вопросам своей компетенции.
      2.5. Анализ состояния архивного дела в Волгограде и  определение
направления  его  развития  по  согласованию с комитетом по управлению
архивами администрации Волгоградской области.

                             3. Функции Отдела                        

      Отдел для выполнения своих задач:
      3.1. Обеспечивает хранение и  учет  документов,  образующихся  в
результате  деятельности  администрации  Волгограда, принимает меры по
созданию оптимальных условий  хранения  документов  и  обеспечению  их
физической сохранности.
      3.2.  Проводит  в  установленном  порядке  экспертизу   ценности
документов, хранящихся в Отделе.
      3.3.  Создает  и  совершенствует  научно-справочный  аппарат   к
документам,   хранящимся   в   Отделе   и   муниципальном   учреждении
"Волгоградский городской архив документов по личному составу", с целью
оперативного использования содержащейся в них информации.
      3.4.   Информирует   структурные   подразделения   администрации
Волгограда,  иные организации города о составе и содержании документов
Отдела по актуальной тематике, исполняет  их  запросы  на  документную
информацию.
      3.5. В  установленном  порядке  представляет  документы  органам
местного   самоуправления,   организациям   и  гражданам  с  целью  их
практического  использования;  исполняет  социально-правовые   запросы
организаций  и  граждан,  выдает  заверенные  в  установленном порядке
справки, копии и выписки из документов, хранящихся в Отделе.
      3.6.    Подготавливает    и    представляет    на    утверждение
экспертно-проверочной   комиссии   комитета   по  управлению  архивами
администрации Волгоградской области описи  дел  постоянного  хранения,
образовавшихся в результате деятельности администрации Волгограда.
      3.7. Рассматривает и согласовывает описи дел по личному  составу
администрации Волгограда.
      3.8. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов  и
организации  документов  в  делопроизводстве организаций, отнесенных к
муниципальной форме  собственности,  распространяет  их  положительный
опыт:  проводит  совещания,  семинары,  консультации  и инструктажи по
вопросам  организации  и  методики  работы  ведомственных  архивов   и
организации   документов  в  делопроизводстве,  а  также  деятельности
экспертных комиссий.
      3.9. В установленном порядке подготавливает и передает документы
аппарата   администрации  Волгограда  и  описи  к  ним  на  постоянное
хранение в Государственный архив Волгоградской области.
      3.10. Рассматривает заявления,  предложения  и  жалобы  граждан,
проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела.
      3.11.  Внедряет  в  практику  работы  администрации   Волгограда
нормативно-методические документы по архивному делу и делопроизводству
(в  том  числе  инструкции  по  делопроизводству),  автоматизированные
технологии обработки и поиска документной информации.
      3.12.  В  пределах   своей   компетенции   организует   создание
автоматизированных  баз  данных,  а  также традиционных видов архивных
справочников для обеспечения поиска информации о составе и  содержании
документов, находящихся в Отделе.
      3.13. Участвует в подготовке  проектов  законодательных  и  иных
нормативных  правовых  актов  федерального,  областного  и  городского
уровней по вопросам развития архивной службы.

                       4. Права и обязанности Отдела                  

      Отдел имеет право и обязан:
      4.1. Представлять администрацию  Волгограда  по  всем  вопросам,
входящим в компетенцию Отдела.
      4.2.  Запрашивать  и  получать  от   структурных   подразделений
администрации   Волгограда,   организаций   Волгограда,  отнесенных  к
муниципальной форме собственности, необходимые материалы  о  работе  и
состоянии   ведомственных   архивов   и   организации   документов   в
делопроизводстве.
      4.3.  Содействовать   заключению   договоров   с   организациями
Волгограда   о   взаимном   сотрудничестве   в   вопросах  организации
делопроизводства и ведомственного хранения документов.
      4.4. Принимать участие  в  совещаниях,  семинарах,  проверках  и
других   мероприятиях,   проводимых   администрацией   Волгограда,  ее
структурными подразделениями, по вопросам архивного дела и организации
документов   в   делопроизводстве,  участвовать  в  работе  экспертных
комиссий учреждений, организаций и предприятий Волгограда,  отнесенных
к муниципальной форме собственности.
      4.5.   Вносить   на   рассмотрение   администрации    Волгограда
предложения   по   развитию   архивного  дела,  улучшению  обеспечения
сохранности, комплектования и использования документов,  хранящихся  в
Отделе,  совершенствованию  работы ведомственных архивов и организации
документов в делопроизводстве  администрации  Волгограда,  организаций
Волгограда, отнесенных к муниципальной форме собственности.

                        5. Организация работы Отдела                  

      5.1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от
должности    главой    администрации   Волгограда   по   представлению
управляющего делами администрации Волгограда.
      5.2. Начальник Отдела:
      5.2.1.  Организует  деятельность  Отдела  и  несет  персональную
ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач.
      5.2.2. Осуществляет оперативное руководство Отделом.
      5.2.3. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в
Волгограде  перед  главой администрации Волгограда, управляющим делами
администрации  Волгограда  и  представляет  в  комитет  по  управлению
архивами  администрации  Волгоградской области в установленном порядке
информацию о деятельности Отдела и подведомственных ему учреждений.
      5.2.4. Вносит  предложения  главе  администрации  Волгограда  по
утверждению штатного расписания Отдела.
      5.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами
и  инструкциями,  действующими  в  системе Федеральной архивной службы
России, на основе годового  плана  работы,  утвержденного  управляющим
делами  администрации  Волгограда  с  учетом  рекомендаций комитета по
управлению архивами администрации Волгоградской области.
      5.4. Отдел осуществляет свою работу во взаимодействии  со  всеми
структурными  подразделениями  администрации  Волгограда, комитетом по
управлению архивами администрации Волгоградской области.
      5.5. Обеспечение Отдела помещениями, отвечающими требованиям  по
хранению    документов,   его   содержание,   техническое   оснащение,
оборудование,  охрана,  транспортное  обслуживание,  создание  других,
необходимых   для   работы   условий   осуществляется   администрацией
Волгограда за счет городского бюджета.

                    6. Реорганизация и ликвидация Отдела              

      Реорганизация  и   ликвидация   Отдела   осуществляется   главой
администрации Волгограда в установленном порядке.


                                      Аппарат администрации Волгограда