Постановление Администрации г.Волгограда от 28.04.2003 № 507

                             



                              Постановление                          

                      Администрации города Волгограда                 


      от 28 апреля 2003 г.
      N 507


                   Об утверждении должностных инструкций     
         

      Постановляю:
      утвердить   должностные   инструкции   муниципальных    служащих
архивного отдела администрации Волгограда (прилагаются).


     Глава администрации                                     Ю.В.Чехов




      Должностная инструкция начальника архивного отдела администрации
 Волгограда (утв. Постановлением главы администрации Волгограда   от  
                       28 апреля 2003 г. N 507)                       

                             1. Общие положения                       

      1.1.  Должность  начальника   архивного   отдела   администрации
Волгограда учреждается администрацией Волгограда в целях осуществления
руководства архивным  отделом  администрации  Волгограда,  организации
единой  системы делопроизводства администрации Волгограда, обеспечения
развития  и  совершенствования  архивного  дела  в  органах   местного
самоуправления  Волгограда,  муниципальных  учреждений  и  предприятий
Волгограда.
      1.2. Начальник архивного отдела администрации Волгограда  (далее
-   начальник   отдела)  работает  под  непосредственным  руководством
заместителя главы, управляющего делами администрации Волгограда.
      1.3.  Начальник  отдела  в  своей  деятельности  руководствуется
Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными
правовыми  актами  Президента  Российской   Федерации,   Правительства
Российской   Федерации,   органов   государственной   власти  субъекта
Российской  Федерации  -  Волгоградской  области,  органов  городского
самоуправления  Волгограда, Законом Волгоградской области от 22 апреля
1996 г. N 59-ОД "Об архивном фонде Волгоградской области  и  архивах",
Уставом  города-героя Волгограда и настоящей должностной инструкцией в
целях выполнения функций администрации Волгограда в области  архивного
дела,  а  также  координации  деятельности  муниципальных  учреждений,
организаций, предприятий и граждан в области архивного дела.
      1.4.   Начальник   отдела   является   муниципальным    служащим
муниципальной  службы.  Должность начальника отдела относится к высшим
должностям категории "В" Реестра муниципальных должностей Волгограда.
      1.5. Начальник отдела назначается и освобождается от  занимаемой
должности    распоряжением    главы    администрации   Волгограда   по
представлению заместителя  главы,  управляющего  делами  администрации
Волгограда.
      1.6. В период временного отсутствия начальника архивного  отдела
администрации  Волгограда  (командировка,  отпуск, болезнь и т.п.) его
обязанности выполняет работник администрации  Волгограда,  назначаемый
заместителем главы, управляющим делами администрации Волгограда.

                       2. Квалификационные требования                 

      Муниципальный служащий для замещения должности начальника отдела
должен соответствовать следующим квалификационным требованиям:
      2.1. По профессиональному образованию:  высшее  профессиональное
образование   по   специальности   "Государственное   и  муниципальное
управление"   либо   по   специализации    муниципальных    должностей
муниципальной службы, или образование, считающееся равноценным.
      2.2.  По  стажу  и   опыту   работы   по   специальности:   стаж
муниципальной  службы на главных должностях не менее двух лет или стаж
работы по специальности не менее пяти лет.
      2.3. По знанию правовых актов: Конституции Российской Федерации,
федеральных  законов, Устава (Основного закона) Волгоградской области,
Устава  города-героя  Волгограда,   законов   Волгоградской   области,
нормативных  правовых актов органов местного самоуправления Волгограда
применительно к исполнению обязанностей по замещаемой должности.

                             3. Основные задачи                       

      Начальник отдела:
      3.1.  Организует  деятельность  архивного  отдела  администрации
Волгограда в пределах его компетенции.
      3.2. Осуществляет  руководство  архивным  отделом  администрации
Волгограда.
      3.3.  Организует   единое   делопроизводство   в   администрации
Волгограда  в  пределах  компетенции  архивного  отдела  администрации
Волгограда.
      3.4.   Обеспечивает   организационно-методическое    руководство
деятельностью муниципального учреждения "Волгоградский городской архив
документов по личному составу".
      3.5. Совместно с  областным  архивным  учреждением  участвует  в
организации  системы  учета  и  хранения документов по личному составу
предприятий  и  организаций   Волгограда   независимо   от   их   форм
собственности.

                               4. Обязанности                         

      Начальник отдела обязан:
      4.1. Организовать четкую работу архивного  отдела  администрации
Волгограда по вопросам архивного дела.
      4.2. Осуществлять личный контроль за обеспечением сохранности  и
учета документов, образующихся в результате деятельности администрации
Волгограда, принимать меры по созданию  оптимальных  условий  хранения
документов  и  обеспечению их физической сохранности в архивном отделе
администрации Волгограда.
      4.3.  Отчитываться  о  работе  архивного  отдела   администрации
Волгограда  и  состоянии  архивного  дела  в  Волгограде  перед главой
администрации Волгограда  и  заместителем  главы,  управляющим  делами
администрации Волгограда.
      4.4.  По  указанию  заместителя   главы,   управляющего   делами
администрации  Волгограда  принимать  участие  в  подготовке  проектов
постановлений, распоряжений и справочных материалов к ним по вопросам,
относящимся к компетенции архивного отдела администрации Волгограда.
      4.5.  С  разрешения  заместителя  главы,   управляющего   делами
администрации   Волгограда  представлять  документы  архивного  отдела
администрации Волгограда органам местного  самоуправления  Волгограда,
учреждениям  и  гражданам  с  целью  их  практического  использования;
исполнять  социально-правовые  запросы  граждан,   выдавать   архивные
справки, копии, выписки из документов.
      4.6. Обобщать практику  работы  архивного  отдела  администрации
Волгограда  и  организации работы с документами аппарата администрации
Волгограда  в  делопроизводстве  ее   территориальных   и   отраслевых
структурных   подразделений,   а   также  муниципальных  учреждений  и
предприятий; распространять положительный опыт:  проводить  совещания,
семинары,   консультации  и  инструктажи  по  вопросам  организации  и
методики работы архивов и организации работы с документами.
      4.7.  Внедрять  в  практику  работы   администрации   Волгограда
нормативно-методические     документы     по    архивному    делу    и
делопроизводству,  прогрессивные  методы   труда,   автоматизированные
технологии  поиска  и обработки документной информации, передовой опыт
работы.
      4.8. Рассматривать  заявления,  предложения  и  жалобы  граждан,
проводить   прием  граждан  по  вопросам,  относящимся  к  компетенции
архивного отдела администрации Волгограда.
      4.9. В пределах  своей  компетенции  участвовать  в  организации
создания  автоматизированных баз данных учета и хранения документов, а
также традиционных видов архивных справочников для обеспечения  поиска
информации  о  составе и содержании документов, находящихся в архивном
отделе администрации Волгограда, архивах территориальных и  отраслевых
структурных   подразделений  администрации  Волгограда,  муниципальных
организациях Волгограда.
      4.10. Постоянно  повышать  свою  профессиональную  квалификацию,
совершенствовать работу органов городского самоуправления Волгограда в
области  делопроизводства  и  архивного   дела,   основ   действующего
законодательства,     внедрять     элементы     научной    организации
управленческого труда, обеспечивать высокую дисциплину  и  культуру  в
работе,   развивать  чувство  высокой  ответственности  за  порученный
участок, деловитость, исполнительность, умение работать с людьми.

                                  5. Права                            

      Начальник отдела имеет право:
      5.1. Требовать от  руководителей  территориальных  и  отраслевых
структурных   подразделений   администрации  Волгограда  представления
материалов,  необходимых  для   осуществления   работы,   входящей   в
компетенцию архивного отдела администрации Волгограда.
      5.2. Распределять должностные обязанности сотрудников  архивного
отдела   администрации   Волгограда,   ходатайствовать  о  направлении
работников отдела на учебу, курсы повышения квалификации.
      5.3.  Вносить  предложения  главе  администрации  Волгограда  по
утверждению   штатного   расписания   архивного  отдела  администрации
Волгограда.
      5.4. Представлять администрацию  Волгограда  по  всем  вопросам,
входящим в компетенцию отдела.
      5.5.  Получать   от   предприятий   и   учреждений   Волгограда,
относящихся к муниципальной форме собственности, необходимые материалы
о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов  в
делопроизводстве.
      5.6.  В  пределах  своей  компетенции  содействовать  заключению
договоров  с  организациями  Волгограда  о  взаимном  сотрудничестве в
вопросах  организации  делопроизводства  и   ведомственного   хранения
документов.
      5.7. Принимать участие  в  совещаниях,  семинарах,  проверках  и
других   мероприятиях,   проводимых   администрацией   Волгограда,  ее
территориальными  и  отраслевыми  структурными   подразделениями,   по
вопросам  работы  ведомственных  архивов  и  организации  документов в
делопроизводстве, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений,
организаций и предприятий Волгограда.
      5.8. Вносить  на  рассмотрение  главе  администрации  Волгограда
предложения   по   развитию   архивного  дела,  улучшению  обеспечения
сохранности, комплектования и использования документов,  хранящихся  в
архиве  аппарата  администрации  Волгограда;  совершенствованию работы
ведомственных архивов  и  организации  документов  в  делопроизводстве
учреждений, организаций и предприятий Волгограда.
      5.9. Вносить предложения по  совершенствованию  работы  аппарата
администрации Волгограда.

                             6. Ответственность                       

      Начальник отдела несет ответственность за:
      6.1.  Качественное  и  своевременное  исполнение   обязанностей,
возложенных на него настоящей должностной инструкцией.
      6.2. Соблюдение требований охраны труда.
      6.3.  Соблюдение   правил   внутреннего   трудового   распорядка
администрации Волгограда.

      Заместитель главы, управляющий
      делами  администрации Волгограда                 В.П.Овчинцев
               


        Должностная инструкция ведущего специалиста архивного отдела  
  администрации Волгограда (утв. Постановлением главы администрации   
                Волгограда от 28 апреля 2003 г. N 507)                

                             1. Общие положения                       

      1.1.   Должность   ведущего   специалиста    архивного    отдела
администрации  Волгограда (далее - ведущий специалист) учреждается для
обеспечения полномочий администрации Волгограда  в  области  архивного
дела.
      1.2. Ведущий специалист  в  своей  деятельности  руководствуется
Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными
правовыми  актами  Президента  Российской   Федерации,   Правительства
Российской   Федерации,   органов   государственной   власти  субъекта
Российской Федерации -  Волгоградской  области  и  органов  городского
самоуправления  Волгограда, Законом Волгоградской области от 22 апреля
1996 г. N 59-ОД "Об архивном фонде Волгоградской области  и  архивах",
настоящей инструкцией.
      1.3. Ведущий специалист непосредственно  подчиняется  начальнику
архивного отдела администрации Волгограда.
      1.4. Ведущий специалист назначается и освобождается от должности
распоряжением   главы   администрации   Волгограда   по  представлению
начальника архивного отдела администрации Волгограда, согласованному с
заместителем главы, управляющим делами администрации Волгограда.
      1.5.  Ведущий   специалист   является   муниципальным   служащим
муниципальной  службы.  Должность  ведущего  специалиста  относится  к
старшей  группе  должностей  категории   "В"   Реестра   муниципальных
должностей Волгограда.

                       2. Квалификационные требования                 

      Муниципальный  служащий   для   замещения   должности   ведущего
специалиста    должен   соответствовать   следующим   квалификационным
требованиям:
      2.1.    По    профессиональному    образованию:    высшее    или
среднепрофессиональное образование по специальности "Государственное и
муниципальное  управление"   либо   по   специализации   муниципальных
должностей   муниципальной   службы,   или   образование,  считающееся
равноценным.
      2.2. По стажу и опыту работы по специальности:  стаж  работы  по
специальности не менее трех лет.
      2.3. По знанию правовых актов: Конституции Российской Федерации,
федеральных  законов, Устава (Основного закона) Волгоградской области,
Устава  города-героя  Волгограда,   законов   Волгоградской   области,
нормативных  правовых актов органов местного самоуправления Волгограда
применительно к исполнению обязанностей по замещаемой должности.

                             3. Основные задачи                       

      Ведущий специалист:
      3.1. Обеспечивает хранение и  учет  документов,  образующихся  в
результате  деятельности  администрации  Волгограда, принимает меры по
созданию оптимальных условий  хранения  документов  и  обеспечению  их
физической сохранности.
      3.2.  Создает  и  совершенствует  научно-справочный  аппарат   к
документам, хранящимся в архивном отделе администрации Волгограда.
      3.3.   Подготавливает   описи    дел    постоянного    хранения,
образовавшихся в результате деятельности администрации Волгограда.

                               4. Обязанности                         

      Ведущий специалист обязан:
      4.1.  Принимать  от  территориальных  и  отраслевых  структурных
подразделений аппарата администрации Волгограда документы, законченные
делопроизводством и подлежащие хранению в архиве.
      4.2. Участвовать в установленном порядке в  экспертизе  ценности
документов, хранящихся в архивном отделе администрации Волгограда.
      4.3. Участвовать в оформлении документов аппарата  администрации
Волгограда  и  описи  к  ним  на постоянное хранение в Государственный
архив Волгоградский области.
      4.4.  В  пределах  своей  компетенции  участвовать  в   создании
автоматизированных  баз  данных  учета  и хранения документов, а также
традиционных  видов  архивных  справочников  для  обеспечения   поиска
информации  о  составе и содержании документов, находящихся в архивном
отделе администрации Волгограда.
      4.5. Оказывать методическую помощь территориальным и  отраслевым
структурным   подразделениям   администрации  Волгограда  по  вопросам
организации делопроизводства и хранения документов.
      4.6.  Участвовать  в  подготовке  правовых  актов  администрации
Волгограда по вопросам развития архивной службы.
      4.7.  Участвовать  в  подготовке   номенклатуры   дел   аппарата
администрации Волгограда.
      4.8.  Производить  прием  электронной  почты,   поступающей   от
государственных органов Российской Федерации.
      4.9. Производить передачу телеграмм администрации Волгограда  на
русском языке.
      4.10. Осуществлять прием  телеграмм  по  аппарату  администрации
Волгограда как международных, так и простых.
      4.11. Производить регистрацию исходящих телеграмм в  специальном
журнале.
      4.12.  Составлять  квартальные,  полугодовые  и  годовые  отчеты
исходящих телеграмм Министерства связи Российской Федерации.
      4.13.  Соблюдать  правила  противопожарной  защиты  в  помещении
архивного отдела администрации Волгограда.
      4.14.  Знать  распределение  обязанностей   между   руководством
администрации Волгограда.
      4.15. Знать структуру и  основные  функции  служб  администрации
Волгограда  и  территориальных структурных подразделений администрации
Волгограда.
      4.16. Знать делопроизводство администрации Волгограда.

                                  5. Права                            

      Ведущий специалист имеет право:
      5.1.    Требовать     надлежащего     оформления     документов,
предназначенных для сдачи в архивный отдел администрации Волгограда.
      5.2.  Вносить  предложения  по   совершенствованию   работы   по
вопросам,   входящим  в  компетенцию  архивного  отдела  администрации
Волгограда.
      5.3. Информировать  начальника  архивного  отдела  администрации
Волгограда   о   фактах   нарушения   установленных   правил  хранения
документов.
      5.4. Давать гражданам разъяснения справочного характера.

                             6. Ответственность                       

      Ведущий специалист несет ответственность за:
      6.1. Качественное и своевременное выполнение всех  видов  работ,
находящихся в его компетенции.
      6.2.  Качественное  и  своевременное  выполнение   обязанностей,
возложенных на него настоящей должностной инструкцией.
      6.3.  Выполнение   правил   и   норм   охраны   труда,   техники
безопасности,    противопожарной   безопасности,   соблюдение   правил
внутреннего распорядка администрации Волгограда.
      6.4. Неразглашение сведений, охраняемых законом.

Заместитель главы, управляющий
делами  администрации Волгограда                          В.П.Овчинцев