РЕСПУБЛИКА КАЛМЫКИЯ
ПРАВИТЕЛЬСТВО
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Об учете архивных документов и архивных
фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия
В соответствии с Законом Республики Калмыкия от 29 июля 2010
года N 195-IV-З «О некоторых вопросах в области архивного дела в
Республике Калмыкия» и в целях урегулирования порядка учета архивных
документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики
Калмыкия и организации работы с уникальными и особо ценными архивными
документами Республики Калмыкия Правительство Республики Калмыкия
постановляет:
Утвердить прилагаемые:
Порядок ведения учета архивных документов и архивных фондов,
относящихся к собственности Республики Калмыкия;
Порядок отнесения и включения архивных документов в
Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных документов
Республики Калмыкия и его ведение.
Председатель Правительства
Республики Калмыкия Л. Иванова
27 июня 2011 г.
N 190
г. Элиста
Утвержден
постановлением Правительства
Республики Калмыкия
от 27 июня 2011 г. N 190
Порядок
ведения учета архивных документов и архивных фондов,
относящихся к собственности Республики Калмыкия
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным
законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в
Российской Федерации», Законом Республики Калмыкия от 29 июня 2010
года N 195-IV-З «О некоторых вопросах в области архивного дела в
Республике Калмыкия», приказом Государственной архивной службы России
от 11 марта 1997 г. N 11 «Об утверждении Регламента государственного
учета документов Архивного фонда Российской Федерации», приказом
Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от
18 января 2007 г. N 19 «Об утверждении Правил организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской
академии наук» и определяет организацию работы по ведению учета
архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности
Республики Калмыкия.
1.2. Постоянное хранение архивных документов и архивных фондов,
относящихся к собственности Республики Калмыкия, и иных архивных
документов осуществляют государственные и муниципальные архивы, музеи
и библиотеки, организации Российской академии наук.
1.3. Временное хранение документов и архивных фондов,
относящихся к собственности Республики Калмыкия, осуществляют
организации, выступающие в качестве источников комплектования
государственных и муниципальных архивов Республики Калмыкия.
1.4. Организации, осуществляющие постоянное, временное хранение
документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики
Калмыкия:
ведут основные и вспомогательные учетные документы,
руководствуясь требованиями Правил организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской
академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых
коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 «Об
утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и
использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях
и библиотеках, организациях Российской академии наук» и Основными
правилами работы организаций, одобренные решением Коллегии Росархива
от 6 февраля 2002 г.;
на основании основных и вспомогательных учетных документов
составляют документы государственного учета, включающие официальную
информацию об объеме, составе и условиях хранения документов и
архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия.
1.5. Уполномоченный орган исполнительной власти Республики
Калмыкия в области архивного дела (далее – уполномоченный орган) на
основании официальной информации об объеме, составе и условиях
хранения документов и архивных фондов, относящихся к собственности
Республики Калмыкия, ведет и составляет сводные документы
государственного учета.
1.6. Документы государственного учета и сводные документы
государственного учета составляются на бумажных носителях и
электронной формах (ПК «Архивный фонд», ПК «Фондовый каталог»).
1.7. Сводные документы государственного учета предоставляются
уполномоченным органом в Федеральное архивное агентство (далее -
Росархив).
2. Ведение государственного учета документов и архивных фондов,
относящихся к собственности Республики Калмыкия
2.1. Государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки:
ежегодно составляют паспорта и 1 раз в 3 года (по состоянию на 1
января года, следующего за отчетным периодом) представляют их в
уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в
области архивного дела;
ежегодно обновляют и пополняют описания архивных фондов в
формате ПК «Архивный фонд» и предоставляют копии информационных
массивов в уполномоченный орган исполнительной власти Республики
Калмыкия в области архивного дела к 1 декабря отчетного года.
2.2. Уполномоченный орган:
1) на основании паспортов, представленных государственными и
муниципальными архивами, музеями и библиотеками составляет сводные
паспорта:
государственных архивов Республики Калмыкия;
муниципальных архивов Республики Калмыкия;
государственных музеев и библиотек Республики Калмыкия;
муниципальных музеев и библиотек Республики Калмыкия;
2) направляет указанные паспорта 1 раз в 3 года в Росархив не
позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.
3) составляет сводный паспорт организаций, выступающих в
качестве источников комплектования государственных и муниципальных
архивов Республики Калмыкия;
4) направляет сводные документы государственного учета в
электронном виде в форме ПК «Архивный фонд» и ПК «Фондовый каталог» в
Росархив ежегодно не позднее 15 февраля года, следующего за отчетным.
2.3. Организации Российской академии наук ведут государственный
учет документов, находящихся на постоянном хранении в соответствии с
действующим законодательством Российской Федерации.
2.4. Организации, выступающие в качестве источников
комплектования государственных и муниципальных архивов Республики
Калмыкия, ежегодно к 30 декабря отчетного года составляют и
представляют в соответствующие государственные и муниципальные архивы
паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря отчетного года.
На основании представленных паспортов государственные и
муниципальные архивы Республики Калмыкия составляют учетные документы
«Сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской
Федерации в организациях – источниках комплектования федерального
государственного архива, государственного архива субъекта Российской
Федерации, муниципального архива по состоянию на 1 декабря отчетного
года», которые представляют в уполномоченный орган 1 раз в 3 года.
На основании указанных сведений уполномоченный орган составляет
сводный учетный документ «Сводные сведения о состоянии хранения
документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях -
источниках комплектования государственных архивов субъекта Российской
Федерации и муниципальных архивов по состоянию на 1 декабря отчетного
года» и направляет их в Росархив 1 раз в 3 года не позднее 15 февраля
года, следующего за отчетным.
Утвержден
постановлением Правительства
Республики Калмыкия
от 27 июня 2011 г. N 190
Порядок
отнесения и включения архивных документов
в Государственный реестр уникальных
и особо ценных архивных документов
Республики Калмыкия и его ведение
1. Государственный реестр уникальных и особо ценных архивных
документов Республики Калмыкия (далее - Государственный реестр) -
государственная система регистрации и учета уникальных и особо ценных
архивных документов Республики Калмыкия.
2. Ведение Государственного реестра возлагается на
уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в
области архивного дела (далее – уполномоченный орган).
3. Уполномоченный орган создает постоянно действующую комиссию,
для рассмотрения вопросов об отнесении и включении архивных документов
в Государственный реестр (далее - Комиссия).
4. Должностные лица уполномоченного органа обеспечивают
подготовку материалов по отнесению и включению архивных документов в
Государственный реестр на рассмотрение Комиссии.
5. Выявление уникальных и особо ценных архивных документов
проводится в плановом порядке на основании отраслевых
научно-методических разработок и осуществляется в хронологической
последовательности, начиная с документов XVIII века и до 1918 года. За
более поздние годы рассматриваются архивные документы лишь по
отношению к самым бесспорным документальным ценностям и раритетам.
6. Отнесение архивных документов к категории уникальных и особо
ценных архивных документов Республики Калмыкия определяются следующими
критериями.
Обязательными критериями отнесения к категории особо ценных
архивных документов Республики Калмыкия являются:
время создания документа;
ценность содержащейся в документе информации;
юридическая сила, подлинность документа;
значение фондообразователя;
авторство (и адресат) документа;
наличие палеографических, художественных и других особенностей;
величина страховой оценки документа (денежная страховая
стоимость документа).
Обязательными критериями отнесения к уникальным архивным
документам Республики Калмыкия являются:
древность документов (до 1918 г.);
подлинность;
бесспорность культурно-исторической значимости;
публичность;
высокая материальная ценность;
отношение документа к историческому событию;
отношение документа к исторической личности;
юридическое значение документа;
художественные и оформительские особенности.
7. Для отнесения и включения архивных документов в
Государственный реестр ежегодно к 1 сентября заявитель представляет в
Комиссию следующие документы:
заявление в произвольной форме;
лист учета и описания уникального и (или) особо ценного
документа на бумажном носителе (2 экз.) и в электронном виде (1 экз.)
согласно приложению к настоящему Порядку.
Заявитель может предоставить экспертные заключения об
уникальности и (или) особой ценности документа. Экспертные заключения
об уникальности и (или) особой ценности документа готовят не менее 2-х
экспертов и каждый подготавливает свое заключение.
Документы регистрируются в день подачи документов в журнале
регистрации.
Комиссия принимает решение об отказе в рассмотрении вопроса о
включении документов в Государственный реестр в случае непредставления
всех необходимых документов, указанных в абзацах втором, третьем
настоящего пункта.
Решение об отказе в рассмотрении вопроса о включении документов
в Государственный реестр направляется Заявителю письменно в течение 10
рабочих дней с момента регистрации поступивших документов.
Результатом обращения Заявителя является решение Комиссии о
включении или об отказе во включении уникального и (или) особо ценного
документа в Государственный реестр.
Решение Комиссии оформляется протоколом заседания Комиссии.
Протокол подписывается Председателем и секретарем Комиссии.
В случае принятия решения о включении в Государственный реестр,
Заявителю в течение 5-ти рабочих дней с момента принятия Комиссией
решения направляется выписка из протокола заседания Комиссии и один
экземпляр листа учета и описания уникального и (или) особо ценного
документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером
по Государственному реестру.
В случае принятия решения об отказе во включении в
Государственный реестр, Заявителю направляется мотивированный ответ и
возвращаются оба экземпляра листа учета и описания уникального и (или)
особо ценного документа на бумажном носителе и в электронном виде в
течение 5-ти рабочих дней с момента принятия Комиссией решения.
Срок рассмотрения документов и принятия решения о включении
документов в Государственный реестр не может превышать 6 месяцев со
дня регистрации документов.
8. Уникальные и особо ценные архивные документы, находящиеся в
государственной, муниципальной собственности, представляются для
отнесения и включения в Государственный реестр в обязательном порядке.
9. Уникальные и особо ценные архивные документы, принадлежащие
общественным организациям, иным негосударственным юридическим лицам, а
также частным лицам, включаются в Государственный реестр на
добровольной основе при наличии заявления от собственников
(владельцев), за исключением случаев, предусмотренных в пункте 10
настоящего порядка.
10. В случае если заявленные к вывозу за пределы Российской
Федерации архивные документы не отнесены к уникальным и (или) особо
ценным архивным документам, уполномоченным органом осуществляется
процедура отнесения и включения в Государственный реестр независимо от
согласия собственника архивного документа.
11. Государственное учреждение «Государственный архив
электронной документации Республики Калмыкия» ведет электронную базу
данных Государственного реестра.
12. Информация об уникальных и особо ценных архивных документах
Республики Калмыкия, содержащаяся в Государственном реестре, является
общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных
документов, включенных в состав негосударственной части архивных
документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики
Калмыкия, доступ к которым осуществляется с согласия собственников.
Приложение
к Порядку отнесения и включения
архивных документов в Государственный
реестр уникальных и особо ценных архивных
документов Республики Калмыкия и его ведение,
утвержденному постановлением Правительства
Республики Калмыкия от 27 июня 2011 г. N 190
Лист учета и описания уникального документа
Лист учета и описания уникального документа
Регистрационный
номер___________________________________________________
Дата включения документа в Государственный реестр
_________________________
1. Описание документа:
Название (заголовок)
документа____________________________________________
______________________________________________________________________
_
Самоназвание
документа__________________________________________________
______________________________________________________________________
_
Вид документа
__________________________________________________________
Автор документа
________________________________________________________
Дата (время создания) документа
___________________________________________
Век
____________________________________________________________________
Ориентировочная дата
____________________________________________________
Язык
документа__________________________________________________________
Аннотация
______________________________________________________________
______________________________________________________________________
__
Историческая
справка_____________________________________________________
______________________________________________________________________
__
Наличие драгоценных металлов и
камней____________________________________
______________________________________________________________________
_
Палеографические
особенности____________________________________________
______________________________________________________________________
_
Печати________________________________________________________________
_
______________________________________________________________________
_
Художественные особенности оформления
документа_________________________
______________________________________________________________________
_
2. Физическое состояние документа
Материальный
носитель__________________________________________________
Размеры_______________________________________________________________
_
Физическое
состояние____________________________________________________
Сведения о
реставрации___________________________________________________
3. Место хранения документа
Место хранения документа
________________________________________________
Адрес места хранения документа
___________________________________________
Архивный шифр: фонд № ____, оп. № ____, ед.хр. № _____, ед.уч. № ____,
лл. ____
4. Служебная информация
Кем представлен документ:
_______________________________________________
Протокол ЭПК от ________________________ года №
________________________
