Указ Президента Республики Адыгея от 08.10.1997 № 247

                                    Утратил силу - Указ Президента
                                         Республики Адыгея
                                       от 18.05.2005 г. N 46

                     ПРЕЗИДЕНТ РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ

                               У К А З

                     от 8 октября 1997 года N 247
                              г. Майкоп

                 О ФОРМЕ И ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
              ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ РЕСПУБЛИКИ АДЫГЕЯ


     В целях унификации порядка и форм ведения личных  дел  в  органах
государственной  власти  Республики  Адыгея и администрациях городов и
районов Республики Адыгея

                        п о с т а н о в л я ю:

     1. Утвердить Положение о  форме  и  порядке  ведения  личных  дел
государственных служащих Республики Адыгея согласно приложению.

     2. Руководителям   органов   государственной   власти  Республики
Адыгея,  главам администраций городов и районов Республики Адыгея до 1
января  1998  года завершить переоформление личных дел государственных
служащих Республики Адыгея.

     3. Настоящий Указ вступает в силу со дня его подписания.


     Президент Республики Адыгея          А. ДЖАРИМОВ



     ПРИЛОЖЕНИЕ
     к Указу Президента
     Республики Адыгея
     от 8 октября 1997 года  N 247


              Положение о форме и порядке ведения личных
                     дел государственных служащих
                          Республики Адыгея


     1. Положение о форме и порядке ведения личных дел государственных
служащих  Республики  Адыгея  определяет  порядок  и  форму  ведения в
органах государственной  власти  Республики  Адыгея  и  администрациях
городов   и  районов  Республики  Адыгея  личных  дел  государственных
служащих Республики Адыгея.
     2. Личное   дело  государственного  служащего  Республики  Адыгея
(далее  -  личное  дело)  является  основным  документом,   содержащим
сведения  о  прохождении  государственным  служащим  Республики Адыгея
(далее - государственный служащий) государственной службы.
     3. Личные  дела  оформляются  и  ведутся  кадровой службой органа
государственной власти Республики Адыгея, администрации города, района
Республики   Адыгея   по   форме  согласно  приложениям  к  настоящему
Положению.
     При переводе    государственного   служащего   на   новое   место
государственной  службы  личное  дело  передается   на   новое   место
государственной службы.
     Ведение нескольких  личных   дел   на   одного   государственного
служащего не допускается.
     Государственный служащий имеет  право  на  ознакомление  в  любое
время со всеми материалами своего личного дела,  а также с документами
до внесения их в его личное дело.
     Государственный служащий  имеет  право  потребовать  приобщения к
личному делу своих объяснений.
     4. Форма  титульной обложки личного дела приведена в приложении N
1.
     Личное дело состоит из четырех частей.
     Первая часть  содержит:
     анкету  (приложение N 2),
     послужной список  государственного  служащего  Республики  Адыгея
(приложение N 3),
     личный листок государственного служащего (приложение N 4),
     а также  документы,  подтверждающие  стаж государственной службы,
включая ее отдельные периоды;
     вторая часть содержит:
     личное заявление о приеме  на  государственную  службу,  трудовую
книжку,
     копии документов, подтверждающих профессиональное образование,
     справки из    органов    государственной   налоговой   службы   о
представлении  сведений  об  имущественном  положении   и   полученных
доходах, медицинское заключение о состоянии здоровья,
     заключение по результатам испытательного срока,
     свидетельство о сдаче квалификационного экзамена,
     результаты аттестаций, служебные характеристики,
     прочие документы,   связанные   с  оформлением  данного  лица  на
государственную службу и ее прохождением,
     материалы, связанные  с военной службой в органах внутренних дел,
в таможенных органах,  в  органах  налоговой  полиции,  на  должностях
прокурорских работников, а также в службах аналогичных государственных
структур СССР и стран-участниц СНГ,
     третья часть   содержит   документы,   относящиеся   к   трудовой
деятельности  конкретного  лица  до  поступления  на   государственную
службу,
     четвертая часть  содержит  заключения  по  материалам   служебных
проверок,  связанных  с нарушениями государственным служащим служебной
дисциплины.   Указанные   документы    хранятся    в    личном    деле
государственного  служащего  не  более  1  года  со  дня совершения им
дисциплинарного проступка.
     На второй  внутренней  стороне  обложки подклеивается конверт,  в
котором хранится трудовая  книжка,  копия  диплома  (свидетельства  об
образовании).
     5. Послужной список личного дела является документом,  содержащим
основные  биографические  данные государственного служащего и данные о
его  трудовой   деятельности.   Он   составляется   кадровой   службой
государственного органа на основании анкеты, трудовой книжки, приказов
и других документов.
     Внесение в   послужной  список  данных,  не  предусмотренных  его
формой, не допускается.
     С оформленным    послужным   списком   государственный   служащий
знакомится под расписку.  После этого послужной  список  подписывается
руководителем  кадровой  службы  государственного органа с приложением
гербовой печати.
     6. При   составлении  и  последующем  ведении  послужного  списка
необходимо руководствоваться следующим:
     в раздел  8  заносятся  данные  о  выполняемой  работе  с  начала
трудовой деятельности (исключая государственную службу,  в  том  числе
военную службу, службу в органах внутренних дел, в таможенных органах,
в органах налоговой полиции,  на должностях прокурорских работников, а
также   службу   в   аналогичных  государственных  структурах  СССР  и
стран-участниц СНГ) и обучении в образовательных учреждениях.
     Подтверждение отдельных   периодов  трудовой  деятельности  может
производиться на основании оформленных по установленной форме  справок
предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности;
     в разделе  9  в  хронологическом  порядке   производятся   записи
сведений  о  прохождении  государственной службы,  в том числе военной
службы,  службы в органах внутренних  дел,  в  таможенных  органах,  в
органах  налоговой полиции,  на должностях прокурорских работников,  а
также  службы  в  аналогичных  государственных   структурах   СССР   и
стран-участниц СНГ.
     Основаниями для внесения записей в раздел 9 являются  нормативные
правовые  акты  Российской Федерации и субъектов Российской Федерации,
приказы руководителей государственных органов (их аппаратов), трудовая
книжка, военный билет.
     В случае   увольнения    государственного    служащего    записи,
произведенные   в   разделе   9,   заверяются   подписью  руководителя
государственного органа или его заместителя и гербовой печатью;
     в разделе   10   отражаются   результаты  конкурса  на  замещение
вакантной   государственной   должности,   испытания   при   замещении
государственной должности, аттестации.
     Рекомендации конкурсной (аттестационной) комиссии  и  сведения  о
результатах  испытания записываются в строгом соответствии с принятыми
решениями;
     раздел 11  содержит  сведения  о  сдаче  государственным служащим
квалификационных экзаменов и  результатах  аттестаций  для  присвоения
квалификационных разрядов;
     в раздел 12 в хронологическом порядке заносятся периоды службы, в
течение   которых   государственный   служащий   выполняет   служебные
обязанности в местностях с особыми условиями,  для которых  установлен
особый правовой режим, дающий право на льготы при исчислении стажа для
пенсии, установление надбавок к заработной плате и так далее;
     раздел 13  содержит  сведения  о  ранениях и травмах,  полученных
государственным служащим при прохождении им государственной службы;
     раздел 14   содержит   сведения   о  присвоении  государственному
служащему  знаков  отличия   Российской   Федерации,   о   награждении
государственного   служащего   государственными  наградами  Российской
Федерации  и  Республики  Адыгея,  о   присвоении   почетного   звания
Российской   Федерации,   Республики   Адыгея  и  бывшего  Союза  ССР,
иностранных государств и иных поощрениях;
     в разделе   15   записываются   выезды  за  границу  в  служебные
командировки в период прохождения государственной службы  с  указанием
цели поездки;
     в разделе  16  записываются  данные  о  работе   государственного
служащего на выборных должностях;
     в разделе  17  указываются  фамилия,  имена,  отчества  и   место
жительства родителей государственного служащего;
     в разделе  18  указывается  семейное  положение  государственного
служащего, а затем записываются данные членов его семьи;
     в разделе 19 вписывается адрес,  по которому постоянно  проживает
государственный служащий, и его домашний телефон;
     в разделе 20  указываются  данные  паспорта  или  документа,  его
заменяющего.
     7. Послужной список личного дела  должен  вестись  на  протяжении
всего периода прохождения государственной службы.
     В случае  изменения  данных,  изложенных   в   послужном   списке
государственного служащего,  государственный служащий сообщает об этом
в письменной форме в кадровую службу государственного органа.
     Анкета, представленная     кандидатом    при    поступлении    на
государственную службу,  приобщается к материалам первого раздела  его
личного дела.
     8. Документы,  находящиеся во второй,  третьей и четвертой частях
личного   дела,   а   также   в  конверте,  нумеруются  и  вносятся  в
соответствующие описи по форме согласно приложению N 5.
     Каждый документ    записывается    отдельно   с   указанием   его
наименования, количества листов и даты приобщения к материалам личного
дела.
     При передаче личных дел в  другие  государственные  органы  описи
документов,  находящихся  в  отдельных частях личного дела и конверте,
заверяются работниками кадровой службы государственного органа.
     9. Оформление,   уточнение   отдельных  периодов  государственной
службы  и  выверка  личного  дела,  а  также  обновление   необходимых
материалов    и    документов   об   изменениях   в   учетных   данных
государственного    служащего    осуществляется    кадровой    службой
государственного органа.
     10. Изъятие документов из личного дела,  а также хранение  в  нем
документов, не предусмотренных настоящим Положением, не допускаются.
     Изъятие документов  может  быть  произведено   в   исключительных
случаях    лишь    с    разрешения    руководителя   кадровой   службы
государственного органа (его аппарата).
     Вмеcто изъятого  документа  в  соответствующую часть личного дела
вкладывается справка с указанием  причин  изъятия  документа  и  визой
руководителя  кадровой  службы государственного органа (его аппарата),
разрешившего изъятие документа.
     11. Учет  и ответственность за хранение личных дел возлагаются на
кадровую службу государственного органа.
     Учет личных  дел  производится  в инвентарной книге (приложение N
6).
     Инвентаризация личных  дел  (сверка  наличия  дел  с  записями  в
инвентарной книге) проводится не реже одного раза в два  года,  о  чем
составляется  соответствующий  акт.  Выдача  личных дел для временного
пользования производится по  алфавитной  карточке  (приложение  N  7),
находящейся в каждом личном деле,  в которой расписывается получатель,
или указывается, когда выслано личное дело.
     При возвращении  личного  дела в контрольной карточке указывается
дата возвращения.
     Право выдачи  (пересылки) личных дел предоставляется руководителю
кадровой службы государственного органа (его аппарата).  При  переводе
государственных   служащих  на  новое  место  службы  их  личные  дела
высылаются к новому месту службы не позднее 5  суток  со  дня  издания
приказа о переводе.  В инвентарной книге, алфавитной карточке делается
запись с указанием когда,  куда и при каком исходящем  номере  выслано
личное дело.
     12. При  прекращении  государственной  службы   личное   дело   в
трехмесячный срок передается на архивное хранение. При этом в раздел 9
послужного   списка   вносится   запись   об   основании   прекращения
государственной  службы  с  номером  и  датой издания соответствующего
приказа.



     ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
     к Положению о форме и
     порядке ведения личных
     дел государственных
     служащих Республики Адыгея


            (Государственный герб Республики Адыгея)


                Р Е С П У Б Л И К А   А Д Ы Г Е Я

                           ЛИЧНОЕ ДЕЛО

                   государственного служащего


            ________________________________________
                            (фамилия)

            ________________________________________
                         (имя, отчество)



                                      Личное дело N _____________


              (оборотная сторона титульного листа)
                     Место для фотокарточки



-----------------------------------------------------------------
      N      ¦Фамилия, имя, отчество¦   Дата    ¦Отметка о снятии
личного дела ¦                      ¦поступления¦   с учета
-----------------------------------------------------------------



     ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
     к Положению о форме и порядке
     ведения личных дел государственных
     служащих Республики Адыгея



                             АНКЕТА
                  (заполняется собственноручно)


     1. Фамилия__________________________________________________
     Имя_________________________________________________________
     Отчество____________________________________________________
     2. Если изменяли фамилию, имя или
     отчество, то укажите их, а также
     когда, где и по какой причине
     изменяли ___________________________________________________
     3. Год, число, месяц и место рождения
     (село, деревня, город, район, область
     край, республика)___________________________________________
     4. Гражданство (если изменяли, то
     укажите, когда и по какой причине)
     ____________________________________________________________
     5. Профессиональное образование,
     когда и какие учебные заведения
     окончили, номера дипломов___________________________________
     Специальность по диплому____________________________________
     Квалификация по диплому_____________________________________
     6. Ученая степень, ученое звание,
     когда присвоены, номера дипломов____________________________
     7. Какими иностранными языками и
     языками народов Российской Феде-
     рации владеете и в какой степени
     (читаете и можете объясняться,
     владеете свободно)__________________________________________
     8. Были ли за границей, где, когда
     и с какой целью_____________________________________________
     9. Выполняемая  работа  с   начала   трудовой   деятельности
(включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях,
военную службу,  работу по совместительству,  предпринимательскую
деятельность).
     При заполнении   данного   пункта    необходимо    именовать
учреждения,  организации и предприятия так,  как они назывались в
свое время,  военную службу записывать с  указанием  должности  и
номера воинской части.

-----------------------------------------------------------------
                ¦  Должность с указанием     ¦ Местонахождение
  Месяц и год   ¦  учреждения, организации,  ¦ учреждения,
----------------¦  предприятия (независимо   ¦ организации,
поступ- ¦       ¦  от собственности и        ¦ предприятия
ления   ¦ ухода ¦  ведомственной             ¦
        ¦       ¦  принадлежности)           ¦
-----------------------------------------------------------------

     10. Ваши близкие родственники

-----------------------------------------------------------------
Степень      ¦Фамилия,     ¦Год, место ¦Место работы¦ Адрес места
родства      ¦имя, отчество¦рождения   ¦должность   ¦ жительства
             ¦             ¦           ¦            ¦
-----------------------------------------------------------------
     11. Отношение к воинской обязанности и воинское звание
   ______________________________________________________________
     12. Домашний адрес и номер телефона
   ______________________________________________________________
   ______________________________________________________________
     13. Паспорт или документ, его заменяющий
   ______________________________________________________________
   ______________________________________________________________
                (номер, серия, кем и когда выдан)

     14. Дополнительные  сведения (поощрения,  участие в выборных
органах,  а также другая информация,  которую оформляемый  желает
сообщить о себе)
   ______________________________________________________________
   ______________________________________________________________
   ______________________________________________________________
   ______________________________________________________________

                                         Подпись_________________
     _________________
     (дата заполнения)

     Данные о   трудовой   деятельности,    учебе    оформляемого
соответствуют  документам,  удостоверяющим  личность,  записям  в
трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе.


     М.П.                             ___________________________
                                      (подпись, фамилия работника
                                      кадровой службы)

"______"________________19____года



     ПРИЛОЖЕНИЕ N 3
     к Положению о форме и
     порядке ведения личных
     дел государственных служащих
     Республики Адыгея


                        Послужной список
                   государственного служащего
                        Республики Адыгея

   ______________________________________________________________
                            (фамилия)

   ______________________________________________________________
                        (имя и отчество)

------------------------------------------------------------------
Квалификационный                 ¦          Основание
разряд                           ¦(наименование нормативного
                                 ¦правового акта, приказа руководи-
                                 ¦теля государственного органа,
                                 ¦дата и номер)
---------------------------------+--------------------------------
1. Число, месяц и год рождения   ¦
                                 ¦
2. Место рождения:               ¦
(в соответствии                с ¦
административно-территориальным  ¦
делением,  действующим на момент ¦
заполнения)                      ¦
                                 ¦
3. Образование:                  ¦
(общее, среднее     специальное, ¦
высшее, высшее с аспирантурой)   ¦
                                 ¦
4. Какое  учебное  заведение   и ¦
когда окончил,  специальность по ¦
образованию (указывается  полное ¦
название  учебного  заведения  и ¦
год его окончания, специальность ¦
указывается   в  соответствии  с ¦
дипломом о  среднем  специальном ¦
или высшем образовании)          ¦
                                 ¦
5. Какими иностранными языками и ¦
языками    народов    Российской ¦
Федерации   и  в  какой  степени ¦
владеет (читает и  переводит  со ¦
словарем,    читает    и   может ¦
объясняться, владеет свободно)   ¦
                                 ¦
6. Ученая   степень   и   ученое ¦
звание, когда и кем присвоены    ¦
                                 ¦
7. Повышение квалификации (где и ¦
когда проходил)                  ¦
                                 ¦
-----------------------------------------------------------------

     8. Данные   о   трудовой   деятельности  до  поступления  на
государственную службу (в том числе  обучение  в  образовательных
учреждениях)
-----------------------------------------------------------------
С какого      ¦ По какое       ¦ Место работы     ¦  Должность
времени       ¦ время          ¦ (название        ¦
(число, месяц,¦ (число, месяц, ¦ предприятия,     ¦
год)          ¦ год)           ¦ организации,     ¦
              ¦                ¦ учреждения и     ¦
              ¦                ¦ его место        ¦
              ¦                ¦ нахождения)      ¦
-----------------------------------------------------------------

     9. Данные  о  государственной службе,  в том числе о военной
службе,  службе в органах внутренних дел, в таможенных органах, в
органах налоговой полиции, на должностях прокурорских работников,
а также о службе в аналогичных государственных структурах СССР  и
стран-участниц СНГ

-----------------------------------------------------------------
С какого   ¦По какое   ¦Занимаемая¦ Место службы   ¦ Чей приказ,
времени    ¦время      ¦должность ¦ (наименование  ¦   дата
(число,    ¦(число,    ¦          ¦ государственно-¦ и номер
месяц, год)¦месяц, год)¦          ¦ го органа и его¦ приказа
           ¦           ¦          ¦ структурных    ¦
           ¦           ¦          ¦ подразделений) ¦
-----------------------------------------------------------------

     10. Результаты  испытаний,  аттестаций  по   государственной
должности
-----------------------------------------------------------------
Время      ¦Основание для      ¦ Выводы по результатам испытаний,
проведения ¦проведения испы-   ¦         аттестации
           ¦тания, аттестации  ¦ Высказанные рекомендации
-----------------------------------------------------------------

     11. Результаты   сдачи   государственных    квалификационных
экзаменов или аттестации для присвоения квалификационных разрядов

-----------------------------------------------------------------
Время       ¦По какому ква- ¦Результаты квалификационного
проведения  ¦лификационному ¦экзамена или аттестации
            ¦разряду        ¦
-----------------------------------------------------------------

     12. Выполнение служебных обязанностей в местностях с особыми
условиями
-----------------------------------------------------------------
Наименование местности ¦С какого¦По какое     ¦Основание (кем
                       ¦времени ¦время (число,¦издан, дата и
                       ¦(число, ¦год)         ¦номер)
                       ¦год)    ¦             ¦
-----------------------------------------------------------------

     13. Сведения о травмах (ранениях) государственных  служащих,
полученных при прохождении государственной службы
-----------------------------------------------------------------
         Характер травм (ранений)            ¦          Год
-----------------------------------------------------------------

     14. Сведения о поощрениях государственного служащего
-----------------------------------------------------------------
Чем награжден (поощрен) и за что  ¦          Основание
                                  ¦  (наименование документа, кем
                                  ¦  издан, дата и номер)
-----------------------------------------------------------------

     15. Пребывание за границей в служебных командировках
-----------------------------------------------------------------
Где и с какой целью   ¦ С какого времени    ¦ По какое время
                      ¦ (число, месяц, год) ¦ (число, месяц, год)
-----------------------------------------------------------------

     16. Данные о работе государственного  служащего  на  выборных
должностях
-----------------------------------------------------------------
Наименование органа  ¦   Избран          ¦  Снял полномочия
                     ¦(число, месяц, год)¦  (число, месяц, год)
---------------------+-------------------------------------------
                     ¦
   17. Фамилия, имя и¦
       отчество отца,¦
       матери        ¦
-----------------------------------------------------------------

     18. Семейное положение:
-----------------------------------------------------------------
Фамилия, имя,        ¦Степень¦Число, месяц, год и ¦Основание
отчество членов семьи¦родства¦место рождения      ¦(свидетельство
государственного     ¦       ¦                    ¦о браке или
служащего            ¦       ¦                    ¦рождении)
---------------------+-------------------------------------------
   19. Домашний адрес¦
       и телефон     ¦
-----------------------------------------------------------------
   20. Паспорт или документ, ¦
       его заменяющий (номер,¦
       серия, кем и когда    ¦
       выдан)                ¦
-----------------------------------------------------------------

     Послужной список составлен "____"________________года

_________________________________________________________________
кто составил (указать  должность,  наименование  государственного
органа, инициалы и фамилия)

     Руководитель кадровой службы
_________________________________________________________________
(наименование государственного   органа,  должность,  инициалы  и
фамилия)

     М.П.

     Расписка в подтверждении  Дата_________________года______
     правильности записанных   Дата_________________года______
     сведений:                 Дата_________________года______
                               Дата_________________года______



     ПРИЛОЖЕНИЕ N 4
     К Положению о форме и
     порядке ведения личных
     дел государственных служащих
     Республики Адыгея


                          Личный листок
                   государственного служащего


     Предоставляется к назначению на должность:__________________
     ____________________________________________________________
     1. Фамилия, имя, отчество___________________________________
     2. Квалификационный разряд__________________________________
     3. Должность________________________________________________
     4. Место службы_____________________________________________
     5. Число, месяц и год
     рождения____________________________________________________
     6. Семейное положение_______________________________________
     7. Место рождения___________________________________________
     8. Профессиональное
     образование_________________________________________________
     9. Какое учебное  заведение
     и когда окончил
     (специальность) по
     образованию_________________________________________________
     10. Какими     иностранными
     языками и  языками  народов
     Российской  Федерации  и  в
     какой степени владеет_______________________________________
     11. Ученая степень и ученое
     звание______________________________________________________
     12. Паспорт или документ,
     его заменяющий (номер,
     серия, кем и когда выдан)___________________________________
     13. Государственные награды
     ____________________________________________________________
     14. Особые условия службы___________________________________



     ПРИЛОЖЕНИЕ N 5
     к Положению о форме и
     порядке ведения личных дел
     государственных служащих
     Республики Адыгея


                        Опись документов

-----------------------------------------------------------------
Наименование документа ¦ Количество листов   ¦Подписи работников
                       ¦                     ¦кадровой службы
-----------------------------------------------------------------



     ПРИЛОЖЕНИЕ N 6
     к Положению о форме и
     порядке ведения личных дел
     государственных служащих
     Республики Адыгея


                        Инвентарная книга
          по учету личных дел государственных служащих


_________________________________________________________________
              наименование государственного органа



     ПРИЛОЖЕНИЕ N 7
     к Положению о форме и
     порядке ведения личных дел
     государственных служащих
     Республики Адыгея


                       АЛФАВИТНАЯ КАРТОЧКА
                       личного дела N_____

     1. Фамилия__________________________________________________
     2. Имя и отчество___________________________________________
     3. Год рождения_____________________________________________
     4. Место рождения___________________________________________
     5. Место работы_____________________________________________


                            _____________________________________
                            (подпись лица, заполнившего карточку)


     "______"_________года

               (оборотная сторона алфавитной карточки)
     ____________________________________________________________


              Пометка о снятии с учета личного дела

     Личное дело выслано в_______________________________________
                         (наименование государственного (органа)

     ____________________________________________________________

     Дата отправки личного дела "_____"_________________года

                                     _________________
                                         (подпись)