Постановление Администрации города Новгорода Новгородской области от 12.04.1993 № 27

                        Российская Федерация
                  Администрация города Новгорода

                           ПОСТАНОВЛЕНИЕ
               от 12 апреля 1993 г. № 27  г. Новгород

 О создании архива документов по личному составу при Администрации
                              города

     Во  исполнение постановления Администрации области от 17.07.92
№  138  "О  сохранности  документов  по личному составу в интересах
социально-правовой    защиты    граждан"   и   в   соответствии   с
распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.92 № 1992
ПОСТАНОВЛЯЮ:
     1.    Создать  при  Администрации  города  до  01.05.93  архив
документов  по  личному  составу  для  централизованного хранения и
эффективного   использования  документов  по  личному  составу  как
ликвидируемых,  реорганизуемых  и  приватизируемых  объектов, так и
действующих  без  изменения государственных учреждений, предприятий
и организаций.
     2.   Финансирование  осуществлять  из  средств  на  содержание
Администрации    города    с    последующим   привлечением  средств
организаций-источников комплектования архива.
     3.  Управляющему  делами  А.М.  Мамедову  до 01.05.93 выделить
помещение  не  менее  15  кв.м.  для хранения документов и ввести в
штатное  расписание  единицу  -  ведущий  специалист  -  заведующий
архивом.
     4.    Отделу   предпринимательской  деятельности  комитета  по
управлению  имуществом  Администрации города направлять заведующему
архивом информацию о ликвидации предприятий.
     5.    Руководителям    предприятий,    независимо    от   форм
собственности,    с   целью  защиты  социальных  прав  граждан  при
ликвидации,    реорганизации,    приватизации   объекта  передавать
документы по личному составу в упорядоченном состоянии в архив.
     6.   Утвердить  прилагаемый  перечень  документов,  подлежащих
приему в архив.
     7.  Утвердить  прилагаемое  Положение  об архиве документов по
личному составу при Администрации города.
     8.    Архивному    отделу  Администрации  города  осуществлять
организационно-методическое   руководство  и  контроль  за  работой
архива.
     9.    Контроль   за  выполнением  постановления  возложить  на
управляющего делами А.М.Мамедова.
     
     
     Глава администрации          В.Н.Иванов
     
     
     
                                                 УТВЕРЖДЕНО
                                       постановлением Администрации
                                       города от 12.04.93 № 27

                             ПОЛОЖЕНИЕ
 об архиве документов по личному составу при Администрации города

     1. Общие положения.
     1.1.   Архив  документов  по  личному  составу  создается  при
Администрации  города.  Далее  - "Архив"., в целях наиболее полного
удовлетворения  социально-правовых  интересов  граждан, обеспечения
сохранности    и    использования  документов  по  личному  составу
учреждений,  организаций  и  предприятий  города. Далее вместо слов
"учреждения,    организации    и    предприятия"   употребляется  -
"учреждения"., в том числе Администрации города.
     1.2.    Архив    распространяет  свои  функции  на  учреждения
городского звена.
     1.3.    Правовой   основой  для  образования  архива  являются
распорядительные   документы  правительства  Российской  Федерации,
Администрации города и области.
     1.4.  В  своей  работе архив руководствуется законодательством
Российской    Федерации,    распорядительными  документами  местных
органов           исполнительной        власти,        действующими
нормативно-методическими    документами   Роскомархива,  учреждений
Государственной архивной службы, а также положением об архиве.
     1.5.     Организационно-методическое    руководство    архивом
осуществляет архивный отдел Администрации города.
     1.6.  Архив содержится за счет бюджета Администрации города, а
также  средств,  получаемых по договорам от учреждений за хранение,
использование  документов и другие услуги. По решению Администрации
города  архив  может  выполнять различные платные услуги. За выдачу
справок   социально-правового  характера,  подтверждающих  трудовой
стаж, плата не взимается.
     1.7.  Штатная  численность  работников  архива устанавливается
Администрацией,  исходя  из возложенных на архив задач и функций, а
также объема выполняемых работ.
     1.8.  Список  источников  комплектования  архива  утверждается
Администрацией    по  согласованию  с  соответствующим  учреждением
Государственной архивной службы.
     2. Состав документов архива.
     В состав документов архива могут входить:
     2.1.    Документы    по  личному  составу  ликвидированных  (в
отсутствие  правоприемника и вышестоящего по подчиненности органа),
приватизируемых  реорганизуемых  (с изменением формы собственности)
учреждений;
     2.2.    Законченные  делопроизводством  документы  по  личному
составу     действующих    учреждений,    являющихся    источниками
комплектования архива на договорной основе;
     2.3.    Научно-справочный    аппарат,  раскрывающий  состав  и
содержание    документов    архива    (описи  каталоги,  картотеки,
указатели, обзоры, архивные справки), а также учетные документы;
     2.4.  Архив может по договоренности с учреждением принимать на
хранение  и другие документы, в том числе, связанные с обеспечением
социально-правовой защиты граждан.
     3. Основные задачи и функции архива.
     3.1.    Основными    задачами    архива  являются  обеспечение
сохранности  документов  по  личному  составу  и их использованию в
целях социально-правовой защиты граждан.
     3.2.  Архив  в  соответствии  с  возложенными на него задачами
осуществляет следующие функции:
     3.2.1.      Выявляет    и    ведет    учет    ликвидированных,
приватизированных,      реорганизуемых    (с    изменением    формы
собственности) организаций;
     3.2.2.  Составляет  и  ведет  список  действующих организаций,
являющихся источниками комплектования архива;
     3.2.3.  Осуществляет  в  соответствии с требованиями "Основных
правил  работы  ведомственных  архивов" прием документов по личному
составу    от  ликвидированных,  приватизированных,  реорганизуемых
организаций  и  действующих  учреждений - источников комплектования
архива;
     3.2.4.    Обеспечивает    сохранность    документов    архива,
систематически проводит проверки наличия дел;
     3.2.5.    Ведет    учет    хранящихся   в  архиве  документов,
представляет  в  архивный отдел Администрации города статистические
сведения о них согласно установленным формам;
     3.2.6.  Создает,  совершенствует и пополняет научно-справочный
аппарат к хранящимся в архиве документам;
     3.2.7.  Осуществляет  использование  документов,  хранящихся в
архиве:
     исполняет  запросы  организаций,  заявления граждан о трудовом
стаже и по другим вопросам социально-правового характера;
     информирует    заинтересованные    организации   о  составе  и
содержании документов архива;
     выдает    в   установленном  порядке  документы  во  временное
пользование;
     3.2.8.    Проводит   работу  по  установлению  местонахождения
документов  по личному составу не принятых в архив и информирует об
этом заинтересованные учреждения, граждан;
     3.2.9.  Проводит  экспертизу  ценности  принятых  на  хранение
документов    по    личному    составу,  их  отбор  и  передачу  на
государственное хранение в установленном порядке;
     3.2.10.  Контролирует сохранность, правильность формирования в
дела  и  оформление  документов  по личному составу в организациях,
расположенных на территории города, района;
     3.2.11.   Оказывает  помощь  и  дает  консультации  работникам
учреждений,  являющихся  источниками  комплектования,  по  вопросам
организации  документов  по  личному составу в делопроизводстве, их
подготовке к передаче на централизованное хранение;
     3.2.12.    При    необходимости    осуществляет   упорядочение
документов по личному составу по договорам с организациями;
     3.2.13.        Принимает        участие        в    разработке
нормативно-методических  пособий по вопросам организации документов
по  личному  составу  в  делопроизводстве,  использования  в  целях
социально-правовой защиты граждан;
     3.2.14.  Совместно  с  архивным  отделом проводит семинары для
работников,  ответственных  за  делопроизводство  и  архив, отделов
кадров    и    бухгалтерий   по  вопросам  обеспечения  сохранности
документов по личному составу и подготовки их к передаче в архив.
     4. Права архива.
     Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
     4.1.  Заключать  договоры  с заинтересованными организациями о
централизованном  хранении, использовании и упорядочении документов
по личному составу;
     4.2.   Контролировать  выполнение  учреждениями  установленных
правил    организации    документов    по    личному    составу   в
делопроизводстве и их хранения;
     4.3.  Требовать  от  руководителей  организаций  своевременной
оплаты за услуги, оказанные архивом в соответствии с договором;
     4.4.  Запрашивать  от  учреждений  - источников комплектования
сведения, необходимые для работы архива;
     4.5.  Привлекать  в необходимых случаях в качестве экспертов и
консультантов  специалистов  учреждений - источников комплектования
архива, работников Государственной архивной службы;
     4.6.  Вносить  на  рассмотрение  руководителей местных органов
исполнительной    власти  предложения,  направленные  на  улучшение
условий  сохранности,  упорядочения  и  использования документов по
личному составу.
     5. Руководство архивом.
     5.1.    Архив    документов  по  личному  составу  возглавляет
заведующий,  назначаемый  и освобождаемый от должности руководством
администрации по согласованию с архивным отделом;
     5.2.  Заведующий  архивом  организует  деятельность  архива  и
несет  персональную  ответственность  за  выполнение возложенных на
архив задач;
     5.3.  Заведующий  архивом  осуществляет  работу  в  контакте и
деловом сотрудничестве с учреждениями, государственными архивами.



                                                 УТВЕРЖДЕНО
                                       постановлением Администрации
                                       города от 12.04.93 № 27

                             ПЕРЕЧЕНЬ
     документов, подлежащих приему в архив по личному составу

     1. Приказы и распоряжения по личному составу.
     2.  Лицевые счета или расчетные ведомости на выдачу заработной
платы.
     3. Личные карточки уволенных работников.
     4. Личные дела.
     5. Списки работников с полными анкетными данными.
     6.    Журналы   и  книги  регистрации  приема,  перемещения  и
увольнения личного состава.
     7.    Протоколы    заседаний  государственных  экзаменационных
комиссий.
     8. Личные дела и списки учащихся.
     9. Наградные дела.
     10. Карточки персонального учета депутатов.
     11. Документы по тарификации.
     12.  Протоколы  заседаний  и  постановлений  аттестационных  и
квалификационных комиссий.