Постановление Администрации Новгородской области от 06.07.2005 № 231

                        Российская Федерация
                АДМИНИСТРАЦИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

                           ПОСТАНОВЛЕНИЕ
             от 6 июля 2005 г. № 231  Великий Новгород

                                   Утратилo силу - Постановление
                                 Администрации Новгородской области
                                       от 08.06.2011 г. N 239

  О Порядке подготовки служебных писем и организации контроля за
                       служебной перепиской

   (В редакции Постановления Администрации Новгородской области
                      от 13.02.2006 г. N 69)


ПОСТАНОВЛЯЮ:
     1. Утвердить  прилагаемый Порядок подготовки служебных писем и
организации контроля за служебной перепиской (далее - Порядок).
     2. Заместителям  Главы администрации, руководителям комитетов,
управлений    области,   работникам   Администрации   области   при
подготовке  и  оформлении  служебных писем строго руководствоваться
вышеуказанным Порядком.
     3. Считать  утратившим силу распоряжение Администрации области
от  06.04.2000  №  238-рг  "О  порядке подготовки служебных писем и
организации контроля за служебной перепиской".
     4. Опубликовать    постановление    в   газете   "Новгородские
ведомости".


     Губернатор области          М.М.Прусак



                                                 Утвержден
                                       постановлением Администрации
                                       области от 06.07.2005 № 231

                              ПОРЯДОК
  подготовки служебных писем и организации контроля за служебной
                            перепиской

   (В редакции Постановления Администрации Новгородской области
                      от 13.02.2006 г. N 69)

     1. Общие положения
     1.1.   Порядок   подготовки   служебных  писем  и  организации
контроля  за  служебной  перепиской (далее - Порядок) подготовлен в
соответствии  с  требованиями  ГОСТ  Р  6.30-2003  "Унифицированные
системы         документации.        Унифицированная        система
организационно-распорядительной    документации.    Требования    к
оформлению   документов"  и  подлежит  применению  при  организации
работы  в  Администрации  области,  отделах, комитетах, управлениях
области.
     1.2.  Служебное  письмо  является самым распространенным видом
деловой  переписки.  Особенности  содержания  служебного  письма во
многом  зависят  от  того,  для  какой  цели оно составлено. Однако
существуют общие требования к его содержанию и оформлению.

     2. Требования, предъявляемые к подготовке служебных писем
     2.1. Оформление служебных писем (далее - писем)
     2.1.1.  Письмо изготавливается на специальном бланке для писем
формата А4 (210 x 298 мм).
     Каждый  лист  письма,  оформленный  как  на  бланке, так и без
него, должен иметь поля не менее:
     35 мм - левое;
     10 мм - правое;
     20 мм - верхнее;
     20 мм - нижнее.
     2.1.2.  Название  вида  документа в письмах не указывается, за
исключением гарантийного письма.
     Гарантийное   письмо,   устанавливающее   или   подтверждающее
обязательства  партнеров  по каким-либо сделкам, чаще всего оплату,
должно  иметь название "Гарантийное письмо", подписи руководителя и
главного  бухгалтера,  печать.  На  остальных  письмах  на  подпись
руководителя печать организации не ставится.
     2.1.3.    Письмо   составляется   и   подписывается   в   двух
экземплярах,   после   регистрации  первый  экземпляр  направляется
адресату,   второй   (с  визой  исполнителя)  -  хранится  в  деле.
Приложения к письму должны быть завизированы исполнителем.
     2.1.4.  Обязательными реквизитами бланка письма являются: герб
Новгородской  области; наименование организации, являющейся автором
письма,  которое должно соответствовать наименованию, закрепленному
в  учредительных  документах;  справочные  данные  об  организации,
которые  включают  в себя почтовый адрес, номера телефонов, факсов,
счетов   в   банке,   адрес   электронной   почты   и   др.;  дата;
регистрационный  номер  письма;  ссылка  на регистрационный номер и
дату  входящего  письма, на который должен быть дан ответ; адресат;
заголовок  к  тексту;  текст; отметка о наличии приложений; подпись
руководителя; отметка об исполнителе.
     2.1.5.   Адресатом  могут  быть  организации,  их  структурные
подразделения,  должностные  или физические лица. На угловом бланке
письма   реквизит   "Адресат"   располагается  на  одном  уровне  с
названием организации - автора письма.
     Наименование   организации  и  ее  структурного  подразделения
указывается в именительном падеже, например:
                  Министерство здравоохранения и
                  социального развития
                  Российской Федерации

                  Федеральная  служба по труду и
                  занятости
     При  адресовании  письма должностному лицу адресат указывается
в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией, например:
                  Председателю комитета
                  государственной гражданской службы
                  Новгородской области

                  Д.Г.Завидовскому
     Если  письмо  отправляется  в несколько однородных организаций
или  в несколько структурных подразделений одной организации, то их
следует называть обобщенно, например:
                  Комитеты, управления области
     Допускается  центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по
отношению к самой длинной строке, например:
                  Заместителю Главы администрации,
                  управляющему Делами
                  Администрации области

                  А.В.Земляку
     В  письме  не  должно  быть  указано  более четырех адресатов.
Слово   "Копия"  перед  вторым,  третьим,  четвертым  адресатом  не
печатается.   При   большем   количестве   адресатов  (более  пяти)
составляется список рассылки письма.
     В  состав  реквизита "Адресат" при необходимости может входить
почтовый   адрес,   который   оформляется   в   последовательности,
установленной    Правилами    оказания    услуг   почтовой   связи,
утвержденными  Постановлением Правительства Российской Федерации от
15 апреля 2005 года № 221.
     Если  письмо  адресуется организации, с которой нет постоянной
переписки,  указывается  ее  наименование,  затем  почтовый  адрес,
например:
                  Аппарат полномочного представителя
                  Президента Российской Федерации в
                  Северо-Западном федеральном округе

                  Васильевский остров, 3-я линия, д. 12,
                  Санкт-Петербург, 199004
     При  адресовании письма физическому лицу указывается фамилия и
инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
                  Попову С.И.

                  Большая Московская ул., д. 12, кв. 7,
                  Великий Новгород, 173009
     2.1.6.  Заголовок  к  тексту  письма  включает  в себя краткое
содержание  письма,  состоит  из одной фразы, отвечает на вопросы о
чем? (о ком?), должен быть максимально кратким и точным.
     Если  в  тексте  отражено несколько вопросов, заголовок должен
формулироваться обобщенно.
     В  конце заголовка точка не ставится. Заголовок печатается без
кавычек и не подчеркивается.
     2.1.7.  Если  письмо  является  ответным,  то  в бланке письма
указывается  ссылка  на  регистрационный  номер  и  дату письма, на
которое дается ответ.
     2.1.8.  Отметка  о  наличии  приложения,  названного  в тексте
письма, оформляется следующим образом:
     Приложение: на 2 л. в 2 экз.
     Если  письмо  имеет  приложение,  не  названное  в  тексте, то
указывается  его наименование, количество листов и экземпляров, при
наличии нескольких приложений, они нумеруются, например:
Приложение: 1.   Копия  письма  Администрации  Новгородской области
                 от 21.03.2005 N 633/12И-16 на 1 л. в 1 экз.
            2.   Копия  письма  Министерства регионального развития
                 Российской  Федерации от 03.03.2005 N 745-МП/40 на
                 2 л. в 1 экз.
     Если   приложения   сброшюрованы,   то  количество  листов  не
указывается.
     Если  к  письму  прилагается  другой  документ,  также имеющий
приложение,  отметка  о  наличии  приложения  оформляется следующим
образом:
Приложение:      письмо   Росархива  от  05.06.2003  №  02-6/072  и
                 приложение к нему, всего на 3 л.
     Если  приложение  направляется  не  всем  указанным  в  письме
адресатам, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
     Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
     2.1.9.  В  состав  реквизита  "Подпись"  входят:  наименование
должностного   лица,   подписавшего  письмо  (полное,  если  письмо
оформлено  не  на  бланке  организации,  и сокращенное - на письме,
оформленном   на   бланке),  личная  подпись,  расшифровка  подписи
(инициалы, фамилия) например:
Первый заместитель
Главы администрации
Новгородской области          личная подпись           А.С.Бойцов
     или, если письмо оформлено на бланке:
Первый заместитель
Главы администрации           личная подпись           А.С.Бойцов
     При  оформлении  письма  на бланке должностного лица должность
этого лица в подписи не указывается.
     При  подписании  письма  несколькими  должностными  лицами  их
подписи   располагаются   одна  под  другой  в  последовательности,
соответствующей   занимаемой   должности.   Письмо  оформляется  на
бланке, например:
Заместитель Главы администрации,
управляющий Делами
Администрации области         личная подпись           А.В.Земляк

Заведующая отделом по бухгалтерскому учету,
главный бухгалтер управления Делами
Администрации области         личная подпись           Р.И.Попова
     При  подписании письма несколькими лицами равных должностей их
подписи  располагаются  на  одном  уровне.  Письмо  оформляется  на
чистом  листе  бумаги,  указываются  полные наименования должностей
лиц, подписавших письмо, например:
Губернатор                            Председатель
Новгородской области                  Новгородской областной Думы
М.М.Прусак                            А.А.Бойцев
     2.1.10.   Отметка  об  исполнителе  располагается  на  лицевой
стороне  первого  листа  письма  в левом нижнем углу над инициалами
машинистки,  датой  печатания,  номером  бланка и включает фамилию,
имя, отчество исполнителя письма и номер его телефона, например:
     Иванов Петр Федорович
     731-750
     гс 11.04.2005
     б-0073
     Исполнителем   может   быть   только  руководитель,  а  в  его
отсутствие - лицо, его замещающее.
     2.2.   Требования,  предъявляемые  к  содержанию  и  процедуре
подготовки письма
     2.2.1.    Текст   письма   должен   быть   четким,   логичным,
последовательным,  убедительным  и  корректным  по  форме, обладать
полнотой  информации,  не  должен  допускать различного толкования.
Факты   и   события   должны   излагаться  достоверно,  объективно,
лаконично,  ясно.  Для  упрощения  операций  по  обработке  писем и
ускорения   их   исполнения   не   рекомендуется   в  одном  письме
рассматривать  два  и  более различных вопросов, письмо должно быть
однопредметным  по  содержанию.  Объем  письма  не должен превышать
двух  страниц,  в исключительных случаях допускаются письма объемом
до пяти страниц машинописного текста.
     Текст,  как  правило,  состоит  из двух частей. В первой части
указывают  причины,  основания,  цели, во второй - решения, выводы,
просьбы, предложения, рекомендации.
     В письмах используют следующие формы изложения:
     от  первого  лица  множественного  числа  ("просим направить",
"направляем" и т.д.);
     от  первого  лица единственного числа ("прошу решить", "считаю
необходимым" и т.д.);
     от  третьего  лица единственного числа ("Администрация области
считает", "не возражает" и т.д.).
     2.2.2. В письмах, направляемых в вышестоящие органы, комитеты,
управления   области,   областные   организации,   в  Администрации
городского   округа   и   муниципальных   районов  области,  должны
излагаться только те вопросы, которые действительно требуют решения
именно этих органов. (В    редакции   Постановления   Администрации
Новгородской области от 13.02.2006 г. N 69)
     2.2.3.  При подготовке проекта письма, затрагивающего интересы
других  комитетов,  управлений, автор проекта должен предварительно
согласовать  с ними все вопросы. Визируется проект письма на втором
экземпляре,  остающемся  в  дальнейшем  на хранении в ведомственном
архиве  Администрации  области,  при  этом  указывается  должность,
личная    подпись,   расшифровка   подписи   визирующего   и   дата
визирования.  При  наличии разногласий ставится подпись визирующего
с  записью:  "Замечания прилагаются", "С прилагаемыми замечаниями".
Замечания,  подписанные  визирующим лицом, прикладываются к проекту
письма.
     2.2.4.     Согласованный    проект    письма    представляется
организацией-разработчиком   советнику   Губернатора   области  или
консультанту  (помощнику) заместителя Главы администрации области в
соответствии   с   распределением  должностных  обязанностей  между
Губернатором  области  и заместителями Главы администрации области,
который  проверяет  правильность  составления  и оформления проекта
письма,   при   необходимости   редактирует   текст,   обеспечивает
перепечатку  на  номерной  бланк  и передает на подпись Губернатору
области или заместителю Главы администрации области.
     2.2.5. Письма, направляемые Президенту Российской Федерации, в
Государственную   Думу  и  Совет  Федерации  Федерального  Собрания
Российской  Федерации,  Правительство Российской Федерации, в адрес
Главы  городского  округа  и  Глав  муниципальных  районов области,
подписываются только Губернатором области. (В              редакции
Постановления        Администрации       Новгородской       области
от 13.02.2006 г. N 69)
     Письма,  направляемые  в федеральные министерства, федеральные
службы   и   федеральные   агентства,   иные   федеральные   органы
исполнительной  власти,  а  также  в  комитеты, управления области,
областные    организации,   Администрации   городского   округа   и
муниципальных  районов  области, Главе городского округа, отдельным
Главам  муниципальных  районов  области, подписываются Губернатором
области, заместителями Главы администрации области в соответствии с
возложенными на них обязанностями. (В     редакции    Постановления
Администрации Новгородской области от 13.02.2006 г. N 69)
     2.2.6.   Не   разрешается   внесение  каких-либо  исправлений,
дополнений  в  подписанные  письма.  Датой письма является дата его
подписания.
     2.2.7.  Проверка правильности оформления письма, регистрация и
отправка   его  адресату  осуществляется  специалистами  управления
делопроизводства  и  архива аппарата Администрации области (далее -
управление делопроизводства и архива).

     3. Организация контроля за служебной перепиской
     3.1.  Контроль  за исполнением поручений Президента Российской
Федерации,  письмами федеральных министерств, служб, агентств, иных
федеральных  органов,  поручений  и  резолюций Губернатора области,
заместителей Главы администрации области
     3.1.1.   Поступившие   в   Администрацию   области   поручения
Президента    Российской    Федерации,   Правительства   Российской
Федерации,  служебные  письма  из  федеральных  министерств, служб,
агентств   (далее   -   документы   федеральных   органов   власти)
регистрируются   в   управлении   делопроизводства   и   архива   и
рассматриваются    Губернатором    области,   заместителями   Главы
администрации области.
     3.1.2.  Советник  Губернатора области, консультанты, помощники
заместителей  Главы администрации области готовят проекты резолюций
для  руководителей, содержащие указания об исполнителях, поручениях
и сроках исполнения.
     3.1.3.   Контролю   подлежат  требующие  исполнения  документы
федеральных органов власти:
     в   тексте   которых   содержатся   поручения,   указания  или
рекомендации в адрес органов государственной власти области;
     по   которым   имеются  соответствующие  конкретные  резолюции
Губернатора области, заместителей Главы администрации области.
     На   таких   документах   проставляются  штампы  "контроль"  и
"подлежит возврату вместе с ответом".
     3.1.4.  Документы  федеральных органов власти, поставленные на
контроль,   передаются   на   рассмотрение   Губернатору   области,
заместителям Главы администрации области.
     3.1.5.  Исполнители,  в  адрес которых направлены документы со
штампом  "контроль",  в течение 10 рабочих дней со дня их получения
разрабатывают   и   направляют   в   адрес   Губернатора   области,
заместителей  Главы  администрации  области предложения или проекты
ответов   по   реализации   указаний,   рекомендаций  и  поручений,
содержащихся в документе или резолюции.
     Предложения   должны   содержать   конкретную   информацию  по
документу,   сведения   о   принятых   и  рекомендуемых  мерах,  об
исполнителях и сроках.
     При  отсутствии  необходимости принятия Администрацией области
дополнительных  мер,  исполнители готовят мотивированные заключения
в адрес руководителя, давшего поручение.
     3.1.6.   При  направлении  контрольного  документа  нескольким
лицам   исполнитель,   указанный  в  резолюции  первым,  организует
подготовку  соответствующих предложений для принятия окончательного
решения,  обобщает их и представляет на подпись Губернатору области
или заместителю Главы администрации области.
     3.1.7.  Контроль за своевременным представлением исполнителями
предложений   по   исполнению   документов   Президента  Российской
Федерации,    Правительства   Российской   Федерации   осуществляют
советник  Губернатора области, консультанты, помощники заместителей
Главы администрации области и управление делопроизводства и архива.
     3.1.8.  Исполнение  контрольных документов федеральных органов
власти   осуществляется   в   указанные  в  них  сроки.  Если  срок
исполнения  документов  не  определен, то он устанавливается в один
месяц   и   исчисляется   с   даты   их  регистрации  в  управлении
делопроизводства   и   архива.   Документы   с   пометкой  "срочно"
исполняются в течение трех рабочих дней.
     3.1.9.  Решение  о  продлении срока исполнения документа может
быть  принято  только  тем  должностным  лицом,  которое установило
первоначальный   срок  исполнения.  Если  по  объективным  причинам
возникает  необходимость  продления  срока  исполнения контрольного
документа,  исполнитель  резолюции Губернатора области, заместителя
Главы  администрации  области готовит мотивированное предложение об
изменении  срока  его  исполнения.  Письмо  за подписью Губернатора
области,  заместителя Главы администрации области не позднее чем за
три  дня  до  истечения  установленного  срока направляется в адрес
федерального  органа  власти.  Копия  письма  остается в управлении
делопроизводства   и   архива,   где   в  регистрационную  карточку
обязательно   вносятся   сведения   о  продлении  срока  исполнения
контрольного документа.
     Изменение  срока  исполнения контрольного документа с пометкой
об   этом   в   регистрационной   карточке  допускается  по  устной
договоренности   исполнителя   с  должностным  лицом,  установившим
первоначальный срок исполнения.
     3.1.10.   При  уходе  в  отпуск  или  отъезде  в  командировку
исполнитель   обязан   передать   неисполненные  документы  другому
исполнителю   и  поставить  об  этом  в  известность  руководителя,
обеспечивающего  контроль.  Не  переданные  исполнителем  документы
считаются   неисполненными.  При  увольнении  исполнитель  передает
неисполненные  документы  своему  непосредственному руководителю по
акту.
     3.1.11.  Управление  делопроизводства  и  архива ежемесячно на
первое   число  представляет  сведения  по  исполнению  контрольных
документов  в  приемные  Губернатора  области,  заместителей  Главы
администрации области.
     3.2. Контроль за исполнением служебных писем
     3.2.1.  Организацию  контроля  за своевременным рассмотрением,
исполнением   и   продлением   сроков  исполнения  служебных  писем
осуществляют  советник Губернатора области, консультанты, помощники
заместителей    Главы    администрации    области    и   управление
делопроизводства и архива.
     3.2.2.   Контроль   за   письмами   организуется   так,  чтобы
Губернатор   области,   заместители  Главы  администрации  области,
исполнители  могли  в  любой  момент  получить необходимую полную и
достоверную информацию о ходе их исполнения.
     3.2.3.  Необходимость  постановки  на контроль служебных писем
определяется при ознакомлении с их текстом.
     3.2.4.   Контроль   осуществляется   с   помощью   электронной
регистрационной  карточки.  Текущий  контроль  начинается с момента
регистрации  письма в управлении делопроизводства и архива. Письмо,
в котором определен срок исполнения, сразу же ставится на контроль.
     3.2.5.  Советник  Губернатора области, консультанты, помощники
заместителей   Главы   администрации   области,  подготовив  проект
резолюции,  передают  письмо  на  рассмотрение  руководителю, затем
возвращают его в управление делопроизводства и архива.
     3.2.6.  Управление  делопроизводства и архива рассылает письмо
на исполнение.
     3.2.7.  Поступивший  от  исполнителей  ответ  регистрируется в
управлении   делопроизводства   и  архива,  где  в  регистрационную
карточку  вносится  фактическая  дата  возврата  письма.  Переписка
передается   в  приемную  Губернатора  области,  заместителя  Главы
администрации   области   для  получения  заключения  о  дальнейшем
прохождении   письма   (снятие   с   контроля,   списание  в  дело,
возвращение на доработку).
     3.2.8.   Сроки   исполнения   писем   исчисляются  со  дня  их
регистрации  в  управлении делопроизводства и архива и, если они не
определены в тексте письма, следующие:
     безотлагательно   исполняются   не  требующие  дополнительного
изучения  и  проверки  запросы,  заявления  и  письма членов Совета
Федерации,  депутатов  Государственной  Думы  Федерального Собрания
Российской Федерации, телеграммы и телефонограммы;
     до 3 дней - телеграммы, требующие дополнительной проверки;
     до  10 дней - письма органов законодательной власти, требующие
ответа;  запросы,  заявления  и  письма  депутатов  областной Думы;
письма  организаций,  учреждений  с резолюцией Губернатора области,
заместителей Главы администрации области;
     до  30  дней  -  поручения  Президента  Российской  Федерации,
Правительства  Российской  Федерации,  которые  требуют исполнения;
запросы,  заявления  и  письма  членов  Совета Федерации, депутатов
Государственной  Думы  Федерального  Собрания Российской Федерации,
требующие   дополнительного   изучения   и  проверки;  рекомендации
постоянных комиссий областной Думы.
     3.2.9.  Письмо  считается  исполненным  и  может  быть снято с
контроля,  когда  решены по существу все поставленные в нем вопросы
и  направлены ответы заинтересованным лицам. Промежуточный неточный
ответ,  а  также  запрос  по  исполняемому  письму не могут служить
основанием для признания его исполненным.
     3.2.10.   Контроль  за  прохождением  и  исполнением  писем  в
вышестоящих  органах  осуществляют  Губернатор области, заместители
Главы   администрации   области,   советник   Губернатора  области,
консультанты,  помощники  заместителей Главы администрации области,
исполнители.
     3.2.11.  Управление  делопроизводства  и архива систематически
анализирует  состояние  исполнения  служебных  писем  и еженедельно
делает напоминания по неисполненным письмам.