|
Расширенный поиск
Постановление Мэра г. Калининграда от 27.02.2001 № 580РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Постановление Мэра г. Калининграда от 15.04.2003 г. N 824 О регламенте мэрии города Калининграда (В редакции Постановлений Мэра г. Калининграда от 13.03.2001 г. N 744; от 18.04.2001 г. N 1205; от 09.08.2001 г. N 2442) В целях обеспечения условий для повышения эффективности деятельности мэрии города Калининграда, совершенствования взаимодействия должностных лиц, структурных подразделений мэрии, администраций районов города, повышения уровня обоснованности принимаемых решений; организационного, документационного и информационного обеспечения муниципальных служащих и граждан, и в связи с изменениями, внесенными в структуру мэрии, ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Регламент мэрии города Калининграда в новой редакции согласно приложениям N 1 и N 2. 2. Первым вице-мэрам, вице-мэрам, руководителям комитетов, управлений, отделов и должностным лицам мэрии, главам администраций районов: - ознакомить под личную роспись всех муниципальных служащих и других работников с Регламентом. Главам администраций районов в срок до 10 марта внести изменения и дополнения в Регламенты администраций районов. 3. Возложить персональную ответственность за соблюдение требований Регламента на управляющего делами мэрии Донских Л.П. 4. Утвержденный настоящим постановлением Регламент мэрии г. Калининграда ввести в действие с 1 марта 2001 года. 5. Признать утратившим силу с 1 марта 2001 года постановление мэра г. Калининграда от 01.03.1999 г. N 636 "О Регламенте мэрии г. Калининграда". 6. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами мэрии Л. Донских. от 27 февраля 2001 г. N 580 Мэр города Калининграда Ю.А. Савенко Приложение N 1 к постановлению мэра города Калининграда от 27 февраля 2001 г. N 580 РЕГЛАМЕНТ мэрии города Калининграда (В редакции Постановлений Мэра г. Калининграда от 13.03.2001 г. N 744; от 18.04.2001 г. N 1205; от 09.08.2001 г. N 2442) 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. В соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным Законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Уставом города, мэрия города Калининграда является исполнительным органом городского самоуправления и действует под непосредственным руководством мэра города. 1.2. Регламент является основополагающим нормативным документом, регулирующим деятельность мэрии, определяющим порядок организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности мэрии. 1.3. Регламент мэрии утверждается мэром города. 1.4. Мэрия города осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией РФ, законодательными и иными нормативными актами Российской Федерации, Калининградской области, Уставом города, решениями городского Совета и мэра города, настоящим Регламентом. 1.5. Мэрия города в интересах населения и в пределах своей компетенции решает вопросы обеспечения жизнедеятельности города, функционирования социальной сферы, социально - экономического развития города, координации всех видов деятельности на территории города, не противоречащих действующему законодательству. 1.6. Мэрия города в интересах населения в установленном законом порядке вправе осуществлять международную, в том числе внешнеэкономическую деятельность. Координацию международной деятельности осуществляет управление международных связей в соответствии с регламентом деятельности органов местного самоуправления г. Калининграда по реализации международных связей, утвержденным постановлением мэра города, и другими правовыми актами. 1.7. Мэр руководит деятельностью мэрии на принципах единоначалия. Исполнительные функции мэр осуществляет путем издания распорядительных документов. Порядок подготовки распорядительных документов и их исполнение определяется настоящим Регламентом. Гербовые печати главы города и мэра, а также факсимильная подпись мэра хранятся в сейфе управляющего делами мэрии. Порядок применения печатей и факсимильной подписи мэра на распорядительных документах определяется распоряжением мэра. 1.8. В случае отсутствия мэра его полномочия осуществляет первый вице-мэр - председатель комитета городского хозяйства, либо по распоряжению мэра одно из должностных лиц мэрии. 1.9. Первые вице-мэры, вице-мэры, главы администраций районов, управляющий делами, председатели комитетов, руководители самостоятельных управлений и отделов осуществляют руководство комитетами, управлениями и отделами в соответствии с распределением обязанностей, установленных мэром, утвержденной мэром структурой мэрии и положением "О районных администрациях". 1.10. Структура мэрии и штатное расписание утверждаются мэром города. 1.11. Положения о комитетах, управлениях, отделах мэрии и их организационная структура утверждаются мэром города. Должностные инструкции и функциональные обязанности муниципальных служащих и технических работников разрабатываются руководителем соответствующих структурных подразделений и утверждаются мэром, как правило, одновременно с положениями о структурных подразделениях. Копии утвержденных должностных инструкций и функциональных обязанностей муниципальных служащих и технических работников направляются в отдел кадров мэрии. Комитеты, управления, отделы мэрии с правом юридического лица могут иметь свои гербовые печати и угловые штампы. Эскизы печатей и штампов согласовываются в юридическом отделе мэрии. Комитеты, управления, отделы мэрии без права юридического лица могут иметь печати и штампы для внутреннего пользования, эскизы которых должны быть согласованы в юридическом отделе мэрии. Юридический отдел ведет учет утвержденных эскизов печатей и штампов. Ответственность за сохранность и порядок применения печатей и штампов несут руководители соответствующих структурных подразделений. 1.12. Руководители комитетов, управлений, отделов издают приказы по внутриорганизационным вопросам. Главы администраций районов издают постановления и распоряжения. Председатель комитета муниципального имущества по вопросам, связанным с управлением муниципальным имуществом, издает распоряжения. 1.13. Мэр вправе отменять приказы руководителей комитетов, управлений и отделов мэрии, а также постановления и распоряжения глав администраций районов, если они не соответствуют действующему законодательству и настоящему Регламенту, правовым актам мэра. 1.14. Размер расходов на содержание мэрии утверждается городским Советом по представлению мэра города. 1.15. Информация о работе мэрии, организационно - распорядительные документы, а также правовые акты мэра, затрагивающие интересы граждан, при необходимости, доводятся до сведения населения через печать, радио и телевидение информационно - аналитическим управлением по согласованию с управляющим делами мэрии. 2. СТРУКТУРА МЭРИИ (приложение N 2) 2.1. Структура мэрии и штатное расписание определяется мэром города в пределах бюджетных средств, утвержденных городским Советом. 3. ОБЩИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 3.1. Ответственность за организацию делопроизводства в аппарате и структурных подразделениях мэрии возлагается на управляющего делами мэрии. 3.2. В мэрии установлена смешанная система делопроизводства, при которой централизованно: 3.2.1. В общем отделе мэрии осуществляется: - регистрация и выпуск в свет распорядительных документов мэра и договоров, подписанных мэром города; - прием, регистрация поступающей и отправка исходящей корреспонденции, регистрация документов, адресованных мэру, контроль и анализ хода их исполнения, формирование дел и их хранение, а также методическая и координационная работа по вопросам организации документационного обеспечения в аппарате мэрии; - регистрация писем граждан, адресованных мэру; - регистрация и контроль исполнения поручений мэра, управляющего делами по письмам граждан; - регистрация граждан на прием к мэру по личным вопросам; 3.2.2. В отделе кадров мэрии осуществляется: - регистрация и выпуск распорядительных документов по личному составу мэрии; - регистрация и выпуск распорядительных документов по главам администраций районов и директорам муниципальных предприятий; - оформление и регистрации распорядительных документов и удостоверений на командировки работников мэрии в пределах Российской Федерации. 3.2.3. В управлении информационных ресурсов мэрии осуществляется: - ведение электронной базы "Нормативно - правовые акты органов местного самоуправления г. Калининграда"; - информационное обслуживание по запросам должностных лиц мэрии, городского Совета в части предоставления информации, подготовки обзоров по законодательным и нормативным актам РФ, Калининградской области, органов местного самоуправления города Калининграда, муниципальных образований области, других регионов РФ; - прием и передача в общий отдел информации, поступившей по электронной почте; - координация работы по внедрению и дальнейшей эксплуатации автоматизированной системы документооборота мэрии. 3.2.4. В контрольно - ревизионном отделе мэрии осуществляется: - учет и постановка на контроль поручений мэра по постановлениям и распоряжениям администрации области, решениям областной Думы и городского Совета в части, касающейся мэрии города; - учет постановлений и распоряжений мэра, подлежащих контролю; - учет поручений мэра, высказанных на аппаратных совещаниях. 3.2.5. Управляющий делами мэрии осуществляет: - подготовку проектов поручений по исполнению документов, поступивших в адрес мэра; - координацию и контроль за организацией документооборота в мэрии; - подведение итогов работы по исполнению документов в отделах, управлениях, комитетах мэрии и администрациях районов каждую пятницу в 10.00 часов с участием представителей вышеперечисленных структур. 3.2.6. В юридическом отделе осуществляется: - анализ проектов распорядительных документов мэра на предмет соответствия их действующему законодательству; - учет и ведение реестра утвержденных эскизов печатей и штампов и уничтожение в установленном порядке пришедших в негодность печатей и штампов; - систематизация поступивших новых законодательных актов РФ, области. 3.2.7. В управлении по экономике и инвестиционной политике мэрии осуществляется: - учет и контроль договоров по муниципальным заказам на проведение дорожных и строительных работ, работ, связанных с содержанием, обеспечением и ремонтом жилого фонда, на поставку топлива и медикаментов, продовольственных товаров; - подготовка докладов мэру города об итогах проведенных конкурсов и выполнения заключенных договоров по муниципальным заказам. 3.2.8. Учет и контроль за исполнением договорных обязательств осуществляет структурное подразделение мэрии, заключившее договор, либо структурное подразделение, установленное мэром. Порядок заключения договоров, учет и контроль за их исполнением производится в соответствии с постановлениями мэра города от 19.05.99 г. N 1705 с учетом вышеназванного пункта Регламента. Договоры, заключаемые с юридическими лицами на сумму свыше 500 тыс. рублей, должны быть предварительно переданы на рассмотрение отдела информационной безопасности и подписываются сторонами после его заключения. 3.2.9. В архивном отделе осуществляется: - комплектование и учет архивных документов структурных подразделений мэрии и города. 3.3. Децентрализовано: в комитетах, управлениях, отделах осуществляется регистрация, рассмотрение, контроль исполнения и справочная работа по документам и письмам организаций и граждан, адресованным в эти структуры непосредственно, и прием граждан по личным вопросам. 3.4. Требования данного Регламента распространяются на все служебные документы мэрии несекретного характера и обязательны для всех сотрудников мэрии. Секретное делопроизводство возлагается на отдел мобилизационной подготовки мэрии и осуществляется в соответствии с действующими нормативными актами. 3.5. Нарушение требований данного Регламента влечет дисциплинарную ответственность сотрудников мэрии. 4. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ МЭРИИ ГОРОДА 4.1. Мэрия осуществляет свою работу в соответствии с утвержденными мэром города основными направлениями деятельности по социально - экономическому развитию города на год и координационным планом мероприятий на месяц. 4.2. Комитеты, управления и отделы мэрии по согласованию с соответствующими первыми вице-мэрами, вице-мэрами и должностными лицами представляют предложения в координационный план мероприятий на месяц в организационный отдел ежемесячно до 25 числа. Организационный отдел обобщает предложения и представляет их управляющему делами для рассмотрения и доклада мэру. Еженедельно в пятницу до 13.00 часов организационным отделом уточняется координационный план мероприятий на неделю и в тот же день до 16.00 часов направляется мэру, первым вице-мэрам, вице-мэрам, управляющему делами, структурным подразделениям и должностным лицам мэрии. 4.3. Основные направления деятельности, план мероприятий после утверждения мэром в течение 3-х дней рассылаются первым вице-мэрам, вице-мэрам, должностным лицам, всем комитетам, управлениям, отделам мэрии и главам администраций районов для исполнения и использования в работе. Контроль за выполнением основных направлений деятельности мэрии осуществляется первым вице-мэром по вопросам развития города. 4.4. Отчеты о выполнении месячных планов представляются в организационный отдел в 3-дневный срок после отчетного месяца. 4.5. Организационный отдел осуществляет подготовку отчетов о реализации основных направлений деятельности мэрии и координационного плана за прошедший месяц на основании информации, представляемой комитетами, управлениями и отделами, и 5-го числа следующего квартала направляет отчеты мэру города. 5. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Виды распорядительных документов: 5.1.1. Распорядительными документами мэрии являются постановления, распоряжения, приказы и поручения. ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, принимаемый мэром для решения наиболее важных, оперативных и стратегических вопросов социально - экономического развития и обеспечения жизнедеятельности города в соответствии с компетенцией мэрии, определенной Уставом города, требующий координации деятельности различных структурных подразделений мэрии, муниципальных предприятий и других организаций. (Образец оформления прилагается). РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, принимаемый мэром по вопросам организационной деятельности комитетов, управлений и отделов мэрии, районных администраций, муниципальных предприятий и других организаций и направлен на решение вопросов оперативного характера в пределах компетенции, определенной Уставом города. (Образец оформления прилагается). ПРИКАЗ - распорядительный документ, издаваемый руководителями структурных подразделений мэрии и управляющим делами в пределах их компетенции по вопросам организации работы аппарата и т.д. (Образец оформления прилагается). ПОРУЧЕНИЕ - распорядительный документ мэра, первых вице-мэров, вице-мэра и управляющего делами по решению срочных вопросов руководства хозяйственной деятельностью на территории города, его социально - экономического развития, а также организационного, материально - технического обеспечения деятельности мэрии. (Образец оформления прилагается). 5.1.2. Постановления и распоряжения мэра вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено самим актом или действующим законодательством. Регистрация постановлений и распоряжений мэра осуществляется общим отделом в день их подписания. В момент регистрации общий отдел делает на оборотной стороне первого листа документа отметку о времени регистрации. 5.1.3. Постановления мэра, затрагивающие права всего населения города, вступают в силу с момента их опубликования, если иное не определено самим постановлением. 5.1.4. Постановления мэра города, принятые в пределах его компетенции, обязательны для исполнения всеми юридическими и физическими лицами, расположенными на территории города, независимо от форм собственности. 5.2. Порядок подготовки проектов постановлений и распоряжений мэра города: 5.2.1. Право внесения проектов постановлений и распоряжений мэра предоставляется должностным лицам, структурным подразделениям мэрии, администрациям районов города, юридическим лицам, депутатам городского Совета депутатов Калининграда, гражданам, проживающим в г. Калининграде. При этом ведущим подразделением мэрии, организующим подготовку и первоочередное согласование проекта, является комитет, управление, отдел, наиболее близкий по своим функциональным обязанностям к существу рассматриваемого в проекте вопроса. 5.2.2. При необходимости проект должен быть сопровожден справкой, в которой автором проекта обосновывается необходимость принятия постановления или распоряжения, проводятся расчеты и ссылки на нормативные документы. На лицевой стороне проекта (внизу) указывается автор документа, наименование структурного подразделения, подготовившего документ, и контактный телефон. 5.3. Порядок согласования: 5.3.1. Проекты распорядительных документов должны быть согласованы лицом, вносящим проект распорядительного документа: - с первым вице-мэром (председателем комитета городского хозяйства); - с должностными лицами структурных подразделений мэрии, в компетенции которых находится данный вопрос; - с главами администраций районов, в компетенции которых находится данный вопрос, а также указанными в проекте в качестве исполнителей; - с юридическим отделом мэрии; - с контрольно - ревизионным отделом проекты распорядительных документов, подлежащих контролю; - с управляющим делами мэрии; - с организациями, учреждениями, предприятиями, указанными в проекте в качестве исполнителей. Проекты распорядительных документов по отводу земельных участков под строительство объектов должны быть согласованы с заместителем председателя комитета городского хозяйства по строительству. Согласование проектов постановлений и распоряжений с управляющим делами осуществляется в последнюю очередь непосредственно перед передачей проекта мэру города для последующего подписания. Проекты распорядительных документов по вопросам социально-экономического развития и экономики города должны быть согласованы с советником мэра по экономическим вопросам. (Дополнен - Постановление Мэра г. Калининграда от 13.03.2001 г. N 744) 5.3.2. Срок рассмотрения проектов распорядительных документов, представленных на согласование, не должен превышать одного рабочего дня. Для проектов распорядительных документов нормативно - правового характера и регламентирующих земельные отношения - до 3-х дней. 5.3.3. Распорядительный документ после согласования визируется (личной подписью) на обратной стороне последнего листа предлагаемого проекта постановления или распоряжения, где указывается должность, фамилия, подпись должностного лица, согласующего проект и дата согласования. 5.3.4. Замечания структурных подразделений и заинтересованных организаций, не учтенные исполнителем, излагаются на обратной стороне постановления или распоряжения. По замечаниям, имеющим принципиальное значение, структурное подразделение делает подробное обоснование своего заключения и прилагает к проекту распорядительного документа. 5.3.5. Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа, изменений не влечет за собой повторного визирования. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, ответственный исполнитель должен заново согласовать проект. 5.3.6. Обеспечение качества составления и оформления проектов распорядительных документов, ответственность за точность их содержания и правильность согласования, а также соответствие внесенных изменений и дополнений в проект по замечаниям согласующих организаций и структурных подразделений возлагается на руководителей структурных подразделений мэрии, подведомственных организаций, администраций районов, представивших проект. 5.3.7. Проект постановления об утверждении актов государственных приемочных комиссий при приемке домов - новостроек и зданий всех ведомств готовится: - управлением архитектуры и градостроительства мэрии - если строение является нежилым; - управлением жилищно - коммунального хозяйства мэрии - если строение является жилым или объектом коммунального назначения. Проекты постановлений визируются в соответствии с пунктом 5.3.1, а также председателем комитета по земельным ресурсам и землеустройству. 5.3.8. Проекты постановлений о результатах ревизий финансово - хозяйственной деятельности мэрии, комитетов, управлений, отделов администраций районов, муниципальных предприятий, организаций и учреждений, а также предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности, проведенных специалистами контрольно - ревизионного отдела, готовит контрольно - ревизионный отдел мэрии, визирует их в соответствии с пунктом 5.3.1. 5.3.9. Согласованные в установленном порядке проекты постановлений и распоряжений передаются мэру на подпись. 5.3.10. Каждый из указанных проектов должен иметь краткий заголовок, отражающий основное содержание документа. 5.3.11. Проекты постановлений должны иметь лаконичную констатирующую часть, содержащую краткое описание ситуации и причин, вызвавших ее, ссылки на нормативные документы, которая должна завершиться словом "постановляю". 5.3.12. Проекты распоряжений, как правило, могут и не иметь констатирующей части, а состоять из последовательно пронумерованных пунктов, начинающихся с глаголов в повелительном наклонении, например: "разрешить", "утвердить", "установить" и т.п. 5.3.13. Проекты постановлений и распоряжений могут иметь приложения, которые должны быть завизированы автором проекта или руководителем структурного подразделения - исполнителя этого проекта на оборотной стороне последнего листа. 5.3.14. Пункты проектов, имеющих целью установить поручения тем или иным исполнителям, должны содержать точное и полное наименование отдела, управления, комитета и т.п., сроки исполнения поручений. 5.3.15. В завершающем пункте проекта обязательно определяется подразделение мэрии или должностное лицо, на которое возлагается организация контроля за исполнением постановления или распоряжения. 5.3.16. В постановлениях и распоряжениях, которые должны быть доведены до сведения населения, должен быть пункт, поручающий информационно - аналитическому управлению довести его до сведения населения через средства массовой информации, а также другим структурным подразделениям мэрии для доведения до населения непосредственно. 5.3.17. В целях контроля правильности оформления и предотвращения дублирования с ранее принятыми распорядительными документами, в проекты постановлений и распоряжений, по которым были приняты ранее аналогичные решения, если они исполнены, необходимо включать пункты, в которых ранее принятое решение или его часть по вносимому проекту постановления или распоряжения объявляются утратившими силу либо отмененными. 5.3.18. Проекты постановлений и распоряжений о приватизации или сдаче в аренду подвальных помещений и центров досуга населения, задействованных для обеспечения мероприятий гражданской обороны по эвакуации и защите населения, подлежат обязательному визированию у начальника управления по делам ГО и ЧС города. 5.3.19. Если по проекту распорядительного документа имеются замечания первых вице-мэров, вице-мэров, управляющего делами, юридического, контрольно - ревизионного или общего отделов мэрии, то документ возвращается на доработку исполнителю. В этом случае проводится повторное согласование (визирование). 5.4. Порядок оформления: 5.4.1. Подписанные мэром постановления и распоряжения с необходимыми визами должностных лиц, реестром рассылки и электронной копией документов передаются исполнителем в течение дня в общий отдел мэрии для регистрации. 5.4.2. Внесение каких-либо исправлений в принятые (подписанные) постановления и распоряжения запрещено. 5.4.3. Присвоение постановлениям и распоряжениям порядкового номера производится в раздельных журналах по единой в течение года нумерации. 5.4.4. Дата вступления в силу указанных видов документов определяется п. 5.1.2 настоящего Регламента. 5.4.5. Подписанные распорядительные документы тиражируются общим отделом мэрии в соответствии с реестром рассылки, содержащим список отделов, управлений, комитетов мэрии, администрации районов, которые обеспечивают исполнение документа и контроль, а также организации, которым записаны поручения. Каждый экземпляр рассылаемого документа должен быть заверен гербовой печатью и подписью управляющего делами мэрии. В число обязательных адресатов реестра включаются первый вице-мэр, вице-мэры, управляющий делами мэрии, контрольно - ревизионный отдел, юридический отдел, горсовет и управление информационных ресурсов. Общий отдел тиражирует документы только для руководства, аппарата мэрии и районных администраций. Для подразделений и подведомственных служб документы тиражирует исполнитель. Рассылка производится общим отделом в 3-дневный срок, для первых вице-мэров, вице-мэров, управляющего делами и контрольно - ревизионного отдела - в течение дня со времени поступления документа на регистрацию. 5.4.6. В реестре рассылки исполнитель документа обязан указать почтовый адрес организации, куда рассылается документ, подписывает реестр и указывает дату. 5.4.7. Замена разосланных документов или их отдельных частей в случаях обнаружения орфографических или технических ошибок может быть произведена только с разрешения управляющего делами. В этом случае исполнителем ранее разосланные экземпляры отзываются и аннулируются, о чем общий отдел делает запись в журнале регистрации. 5.4.8. С целью формирования автоматизированной базы правовых актов органов местного самоуправления, проекты постановлений и распоряжений готовятся в электронном виде, с использованием персональных ЭВМ. 5.4.9. Реквизиты, которыми заполняются при формировании проекты документов в электронном виде, заносятся в поля по стандартной форме. 5.4.10. В общем отделе электронная копия документа дополняется регистрационным номером и датой, после чего, по технологии, описанной в приложении к постановлению N 343 от 09.03.1995 г., не позднее 3-х дней после его регистрации, документ передается в управление информационных ресурсов и включается в автоматизированную базу "Нормативно - правовые акты органов местного самоуправления г. Калининграда". 5.4.11. Ежемесячно оформленные протоколы изданных постановлений мэра направляются общим отделом в областную администрацию и прокуратуру Центрального района города Калининграда; распоряжения мэра - только в прокуратуру Центрального района города Калининграда. 5.4.12. Постановления и распоряжения мэра могут быть опубликованы полностью в печати по согласованию с мэром. 5.4.13. Постановления и распоряжения мэра, принятые для обеспечения жизнедеятельности города, направляются в информационно - аналитическое управление для доведения до населения через средства массовой информации. 6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ РЕШЕНИЙ ГОРОДСКОГО СОВЕТА ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА ПО ВОПРОСАМ, ВЫНОСИМЫМ ДЛЯ РАССМОТРЕНИЯ МЭРИЕЙ ГОРОДА 6.1. Вопросы для обсуждения на заседании городского Совета с проектами решений вносятся только мэром. 6.2. Инициатор внесения вопроса составляет справку по данному вопросу с обоснованием необходимости рассмотрения его, готовит проект решения. На обратной стороне первой страницы проекта указывается каким лицом, отделом, управлением подготовлен проект, список приглашенных на обсуждение лиц, адреса рассылки решений, ставится подпись и дата. Ниже указывается перечень председателей постоянных комиссий, городского Совета и должностных лиц, с которыми, в зависимости от содержания, согласовывается проект решения. 6.3. Проекты решений до рассмотрения постоянными комиссиями визируются первым вице-мэром, вице-мэрами, начальником соответствующего отдела или управления мэрии, юридическим отделом мэрии. Возражения и поправки со стороны указанных должностных лиц записываются на обороте проекта или оформляются отдельной запиской и не могут препятствовать дальнейшему рассмотрению проекта. Материалы направляются в городской Совет депутатов с сопроводительным письмом за подписью мэра через общий отдел мэрии. 6.4. В случае необходимости разработки нормативно - правового акта, утверждаемого решением городского Совета, по инициативе мэрии, заинтересованное структурное подразделение мэрии за подписью руководителя представляет на рассмотрение мэра справку с обоснованием необходимости принятия нормативно - правового акта. Распоряжением мэра подготовка проектов нормативно - правовых актов возлагается на одно или несколько структурных подразделений мэрии с учетом их функции и компетенции, а при необходимости привлекаются другие специалисты, эксперты, ученые. В распоряжении указывается срок подготовки проекта, должностное лицо, ответственное за его подготовку. Копия распоряжения представляется председателю городского Совета, который передает ее для контроля в соответствующую постоянную комиссию. 6.5. Подготовка проектов нормативно - правовых актов на основании решения городского Совета о разработке нормативно - правового акта производится структурными подразделениями мэрии в соответствии с распоряжением мэра. 6.6. Проекты нормативно - правовых актов, а также решений городского Совета по вопросам, выносимым мэрией, направляются в городской Совет депутатов с сопроводительным письмом за подписью мэра через общий отдел мэрии. 6.7. Письмо с согласованным в соответствии с Регламентом мэрии проектом вместе с дискетой общим отделом мэрии передаются в аппарат городского Совета. 6.8. Структурные подразделения мэрии по вопросам, заблаговременно внесенным в план работы городского Совета, принимают участие в работе очередных заседаний постоянных комиссий. В ходе обсуждения могут вноситься поправки, предложения, рекомендации, которые должны быть отражены в решениях комиссии. Выписка из протокола заседания комиссии по этому вопросу прилагается к проекту и справке. Инициатор внесения вопроса своевременно представляет материалы на заседание комиссии. 6.9. Проекты решений по внеплановым, срочным вопросам должны представляться в аппарат городского Совета не менее чем за 2 недели до заседания городского Совета для обсуждения в постоянных комиссиях и комитетах на внеочередных заседаниях с согласия председателей комиссий. 6.10. За неделю до заседания городского Совета подготовленные и согласованные проекты решений, справки к ним и выписки из решений комиссий представляются главе местного самоуправления - главе города, который определяет проект повестки дня. Все проекты решений, поступившие позднее, включаются в проект повестки дня только с визой главы местного самоуправления - главы города и всех необходимых согласований. 6.11. Вопросы, подготовленные с нарушением установленного порядка, главой города - мэром могут не рассматриваться и в проект повестки дня заседания городского Совета не включаться. В течение недели до заседания городского Совета аппарат городского Совета оформляет повестку дня, согласованную главой города, и список приглашенных, тиражирует проекты решений для депутатов городского Совета. 7. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В МЭРИИ 7.1. Виды контролируемых документов 7.1.1. В мэрии контролю подлежит исполнение: - поручений мэра по исполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов вышестоящих органов и должностных лиц (Указы, распоряжения и поручения Президента России, Законы Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства России, постановления и решения областной Думы, постановления и распоряжения главы администрации области, решения городского Совета); - постановлений и распоряжений мэра; - поручений мэра, первых вице-мэров, вице-мэров и управляющего делами; - поручений руководителей структурных подразделений мэрии по исполнению служебных документов и писем граждан (резолюции); - поручений по критическим выступлениям в адрес мэрии в средствах массовой информации. 7.1.2. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (сроки исполнения) и качественным (полнота и точность ответов) исполнением документов и поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом руководства. 7.1.3. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение распорядительных документов возлагается на должностных лиц мэрии, председателей комитетов, начальников управлений, отделов мэрии и глав администраций районов в соответствии с распределением обязанностей. 7.2. Контрольные службы 7.2.1. Контроль исполнения распорядительных документов мэрии, как правило, возлагается на структурное подразделение или должностное лицо, которому это поручено и зафиксировано в самом документе. Контрольно - аналитическую деятельность по исполнению вышеназванных распорядительных документов мэрии осуществляют соответствующие подразделения мэрии: управляющий делами, контрольно - ревизионный отдел, общий отдел, юридический отдел и информационно - аналитическое управление. В том случае, если в документе не указано должностное лицо, которому поручен контроль исполнения, то это означает, что контроль исполнения осуществляют подразделения мэрии в соответствии с распределением функциональных обязанностей. 7.2.2. На управляющего делами возлагается: - контроль за соблюдением настоящего Регламента должностными лицами, структурными подразделениями мэрии и администрациями районов; - контроль за состоянием трудовой и исполнительской дисциплины в аппарате, структурных подразделениях мэрии; - контроль за своевременной подготовкой материалов к совещанию мэра. 7.2.3. На контрольно - ревизионный отдел возлагается: - методическое руководство по вопросам организации контроля за ходом исполнения распорядительных документов мэрии; - контроль за исполнением распорядительных документов городского Совета в части выполнения поручений, данных органам исполнительной власти; - контроль за исполнением поручений мэра по распоряжениям и постановлениям главы администрации области; - контроль за выполнением постановлений и распоряжений мэра; - контроль за сроками подготовки проектов распоряжений и постановлений мэра, если было дано соответствующее поручение мэром; - контроль за сроками выполнения распорядительных документов вышестоящих органов власти в части поручений исполнительным органам городского самоуправления; - обеспечение организации контроля за выполнением протоколов совещаний; - организация контроля за исполнением поручений мэра по входящим документам и по результатам аппаратных совещаний; - контроль за выполнением поручений, данных мэром по итогам приема руководителей предприятий, учреждений, организаций города. 7.2.4. На общий отдел мэрии возлагается: - контроль за исполнением поручений мэра, управляющего делами по письмам организаций и граждан; - контроль за исполнением поручений, высказанных мэром на личном приеме граждан. 7.2.5. На юридический отдел возлагается: - контроль за соблюдением действующего законодательства при оформлении договоров и распорядительных документов, вносимых на подпись мэру города; - контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, области и за ходом исполнения Указов Президента и постановлений и распоряжений Правительства России в части, касающейся органов местного самоуправления. 7.2.6. На информационно - аналитическое управление возлагается: - контроль за своевременным поступлением ответов от должностных лиц на критические выступления, высказанные в адрес мэрии в СМИ. 7.3. Сроки исполнения распорядительных документов 7.3.1. Сроки исполнения распорядительных документов мэрии (постановлений, распоряжений, поручений) указываются в тексте самих документов. При указании времени исполнения поручения в днях, отсчет ведется с даты подписания поручения. В случаях, если в распорядительных документах не указывается срок исполнения, то контрольный срок исполнения определяется в один месяц, и информация по нему представляется по истечении месяца. 7.3.2. Увеличение сроков исполнения либо снятие с контроля постановлений и распоряжений мэра осуществляется на основании мотивированной письменной информации, представляемой на имя мэра, управляющего делами, начальника контрольно - ревизионного отдела. 7.3.3. Сроки исполнения заданий, установленных в приказах и поручениях руководителями структурных подразделений, могут изменяться только этими руководителями самостоятельно, а также курирующими их первыми вице-мэрами, вице-мэрами. 7.3.4. Поручения мэра на запросы из областной администрации, областной Думы должны исполняться в срок, указанный в поручении, запросе, или в месячный срок со дня его подписания или поступления в мэрию. 7.4. Система контроля 7.4.1. Система контроля в аппарате и его отделах обеспечивает постоянный контроль и безусловное исполнение в установленные сроки заданий, содержащихся в нормативных документах. Система контроля предусматривает активное участие в работе по исполнению документов всех структурных подразделений мэрии. В общую систему контроля входят: - мэрия города; - администрации районов, которые принимают постановления и распоряжения и осуществляют контроль за ходом их исполнения, периодически заслушивают доклады о ходе исполнения распорядительных документов. 7.4.2. Контрольно - ревизионный отдел мэрии города, осуществляющий контроль за ходом исполнения документов в соответствии с п. 7.2.3, обеспечивает руководителей и исполнителей информацией о поручениях: - срок исполнения которых истекает в предстоящем периоде (ежемесячно); - исполнение которых возложено на тот или иной отдел, комитет, управление (по мере необходимости); - не исполненных своевременно, или исполненных с нарушением срока по мере необходимости (ежеквартально). Анализирует информацию, поступающую от исполнителей, о результатах исполнения поручений, находящихся на контроле. На основании этих сведений оценивается уровень исполнительской дисциплины в мэрии города. Полученные сведения представляются руководству мэрии и учитываются при решении вопросов поощрения по итогам работы за квартал, аттестации и оценки деятельности должностных лиц и структурных подразделений мэрии. 7.4.3. Мэр, первые вице-мэры, вице-мэры, председатели комитетов, управляющий делами, начальники управлений и отделов, главы администраций районов организуют работу по исполнению исполнительно - распорядительных документов в закрепленных за ними организациях и подразделениях мэрии, анализируют состояние исполнения документов и принимают меры по повышению исполнительской дисциплины. Управляющий делами информирует аппарат мэрии о состоянии трудовой и исполнительской дисциплины на аппаратных совещаниях. 7.4.4. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за исполнение документов и организуют контроль исполнения в подчиненных им организациях, периодически анализируют состояние исполнения документов и принимают меры по выполнению заданий в установленные сроки. 7.4.5. В комитетах, управлениях и отделах мэрии приказами назначаются работники, ответственные за контроль и исполнение документов и ведение делопроизводства (заведующие приемных или др. ответственные лица по усмотрению руководителя). 7.5. Организация работы по контролю за исполнением распорядительных документов 7.5.1. Постановка на учет: - по одному экземпляру постановлений и распоряжений мэра города вместе с приложениями, подлежащими контролю исполнения, общий отдел направляет исполнителям, указанным в рассылке, и в контрольно - ревизионный отдел. В контрольно - ревизионном отделе на постановления и распоряжения мэра, требующие контроля, заводятся карточки, один экземпляр который передается исполнителю, что является основанием для заведения контрольного дела; - копии постановлений и распоряжений администрации области, подлежащие контролю исполнения, с резолюцией мэра города направляются общим отделом исполнителям и в контрольно - ревизионный отдел. 7.5.2. Контроль хода исполнения, порядок переноса сроков: - контроль за сроками исполнения постановлений и распоряжений осуществляется контрольно - ревизионным отделом совместно с работниками комитетов, управлений и отделов мэрии, администраций районов, ответственными за контроль исполнения; - в случаях, когда исполнение документа или поручения возложено на двух или более исполнителей, ответственность за исполнение несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Он обязан обеспечить исполнение документа или поручения в установленные сроки. Исполнителю предоставляется право привлекать для исполнения документа других должностных лиц и организации. Замена исполнителя или передача исполнения документа, поручения другому лицу или организации может быть осуществлена только с разрешения управляющего делами или по письменному указанию должностного лица, поручившего исполнять документ, с обязательной отметкой в журнале учета документов в общем отделе мэрии. 7.5.3. Все поручения должны быть исполнены в указанные сроки: - о нарушении сроков представления документов, докладов и информации контрольно - ревизионный отдел незамедлительно информирует управляющего делами мэрии и докладывает мэру лично; - предупреждение исполнителю о приближении или наступлении сроков исполнения документов осуществляется специалистами контрольно - ревизионного и общего отделов; - в случае нарушения срока исполнения поручения к информации прилагается объяснение руководителя соответствующего структурного подразделения на имя мэра города и по его резолюции может быть установлен новый срок исполнения. Если при рассмотрении представляемых материалов не принято решение о переносе срока или снятии задания с контроля, документы возвращаются исполнителю для принятия мер по исполнению. 7.6. Снятие с контроля 7.6.1. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем задачи и вопросы. Исполненный распорядительный документ снимается с контроля на основании подробной информации о проделанной работе структурным подразделением мэрии, с резолюцией руководителя, подписавшего документ или давшего по нему поручение "Снять с контроля. В дело". 7.6.2. Распорядительные документы снимаются с контроля мэром города, а в его отсутствие - исполняющим обязанности мэра. 7.6.3. Отметка об исполнении делается на самом документе, в журнале регистрации документов и в карточке контроля. 7.6.4. Контрольно - ревизионный отдел ежеквартально доводит до должностных лиц комитетов, управлений и отделов мэрии, администрации районов сведения о распорядительных документах, снятых с контроля. 7.7. Организация контроля исполнения документов в структурных подразделениях мэрии 7.7.1. Работа по контролю исполнения распорядительных документов и поручений руководства мэрии включает: - рабочие планы по выполнению распорядительных документов соответствующих отделов и управлений мэрии; - непосредственно проверку хода и качества исполнения; - обобщение результатов контроля и представление руководителям структурных подразделений необходимой информации для принятия мер по обеспечению своевременного и качественного исполнения решений соответствующими организациями; - представление руководителям мэрии сведений о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях для анализа и разработки мероприятий по ее улучшению; - подготовку материалов для снятия решения с контроля. 7.7.2. На каждый контролируемый документ оформляется дело, куда подшиваются: - копия документа; - рабочий план по его выполнению; - справки, информации, отражающие ход исполнения документов (постановления, распоряжения, решения) и результаты проверок исполнения документа. Рабочие планы составляются по главным вопросам для организации поэтапного контроля, обеспечивающего систематическую проверку промежуточных сроков и качества исполнения документа. Рабочие планы утверждаются руководителями структурных подразделений мэрии. 7.7.3. Обобщение результатов контроля производится на основании: - результатов проверок хода выполнения документов на местах; - докладов исполнителей (устных и письменных). Обобщенные материалы вместе с предложениями по обеспечению исполнения документов представляются соответствующему руководителю в установленные им сроки, при необходимости принятия экстренных мер - немедленно. 7.7.4. Состояние исполнительской дисциплины в структурных подразделениях мэрии анализируется ежемесячно и принимаются меры воздействия к нарушителям исполнительской дисциплины. По результатам анализа разрабатываются планы мероприятий по повышению исполнительской дисциплины, которые после утверждения руководителем доводятся до соответствующих исполнителей. 7.7.5. При поступлении от исполнителя ходатайства о переносе срока снятия с контроля документа руководитель структурного подразделения обязан: - изучить причины неисполнения; - затребовать от исполнителей в случае необходимости дополнительные материалы, подтверждающие необходимость удовлетворения ходатайства о продлении срока исполнения; - доложить руководителю вышестоящего структурного подразделения предложения по решению данного вопроса; - направить в контрольно - ревизионный отдел справку с визой вице-мэров, глав администраций районов о продлении срока исполнения постановлений, распоряжений и поручений в общий отдел по письмам организаций. 7.7.6. Для снятия с контроля исполненного распорядительного документа, исполнитель готовит справку, докладывает первому вице-мэру, вице-мэру или управляющему делами, после чего первый вице-мэр, вице-мэр, управляющий делами или начальник контрольно - ревизионного отдела докладывают мэру, который решает вопрос о снятии документа с контроля. 7.7.7. По исполненным решениям контролируемый документ, справка о его исполнении с резолюцией мэра и материалы, характеризующие ход исполнения, направляются в контрольно - ревизионный отдел, где документ снимается с контроля, о чем делаются специальные отметки в учетных документах. 7.8. Организация ревизионной деятельности в мэрии 7.8.1. Контрольным органом мэра является контрольно - ревизионный отдел мэрии, который по его поручению выполняет функции контроля в пределах полномочий, установленных Положением о контрольно - ревизионном отделе, и проводит ревизии финансово - хозяйственной деятельности муниципальных предприятий и учреждений и структурных подразделений мэрии. 7.8.2. Ревизии финансово - хозяйственной деятельности комитетов, управлений, отделов мэрии, администраций районов, муниципальных предприятий и учреждений районов, муниципальных предприятий и учреждений города осуществляются на основании "Порядка проведения и оформлений ревизий финансово - хозяйственной деятельности муниципальных учреждений, организаций, предприятий и хозрасчетных отделов управлений и комитетов" и планов, утвержденных мэром города. Периодичность проведения ревизий установлена не реже 1 раза в 2 года. Рекомендации по итогам проведенных проверок и ревизий обязательны для принятия мер по устранению выявленных нарушений в финансово - хозяйственной деятельности. 7.8.3. По итогам проведенной ревизии по требованию мэра города руководители проверяемых структур мэрии и муниципальных предприятий и учреждений обязаны представить письменное объяснение по фактам, выявленным в ходе проведенных проверок и ревизий, в установленный мэром срок. По материалам проверок и ревизий мэр издает постановления и распоряжения, которые находятся на контроле в контрольно - ревизионном отделе. Руководители структурных подразделений мэрии и муниципальных предприятий и учреждений обязаны в установленные мэром сроки представлять информацию об устранении нарушений и принятых мерах по материалам проверок и ревизий в контрольно - ревизионный отдел для доклада мэру. 7.8.4. Ответственность за реализацию материалов проверок и ревизий возлагается на руководителей структурных подразделений мэрии и муниципальных предприятий, учреждений города. Контроль за устранением выявленных нарушений возлагается на контрольно - ревизионный отдел мэрии. 8. ПОРЯДОК РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ 8.1. Прием, доставка и отправка корреспонденции 8.1.1. Прием и отправка корреспонденции, адресованной мэру и подписанной мэром, осуществляется общим отделом мэрии. 8.1.2. В структурных подразделениях мэрии осуществляется прием и отправка документов и корреспонденции, адресованной непосредственно этим структурам и их руководителям. 8.1.3. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные дни и праздничные дни, принимается дежурными в приемной мэра и диспетчерской службой мэрии с последующей передачей в общий отдел мэрии. 8.1.4. Работники общего отдела распределяют полученную почту по адресатам: - почта мэра; - почта первых вице-мэров; - почта вице-мэров; - почта управляющего делами; - почта структурных подразделений. 8.1.5. Организация доставки входящих, исходящих и внутренних документов в аппарате мэрии осуществляется общим отделом мэрии. 8.1.6. Документы, требующие срочного решения, с грифами "Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы и телеграммы доставляются мэру немедленно, через управляющего делами. 8.1.7. Входящие и исходящие документы передаются из общего отдела в структурные подразделения мэрии под роспись в реестрах или разносных книгах. Ответственные лица за ведение делопроизводства в структурных подразделениях мэрии ежедневно получают корреспонденцию для комитетов, управлений и отделов в общем отделе мэрии с 16.00 до 17.00 час. под роспись в разносной книге. 8.2. Регистрация документов 8.2.1. Регистрация документов мэрии осуществляется: - адресованных мэру - в общем отделе; - адресованных первым вице-мэрам и вице-мэрам - через секретарей приемных первых вице-мэров и вице-мэров; - поступивших по электронной почте - в управлении информационных ресурсов; 8.2.2. Прием телефонограмм, телефаксов, адресованных мэру, первым вице-мэрам и вице-мэрам, производится секретарями приемных и дежурными диспетчерской службы мэрии с регистрацией в специальных журналах. 8.2.3. Зарегистрированные документы, как правило, в тот же день направляются адресатам: - адресованные мэру - через управляющего делами; - адресованные первым вице-мэрам, вице-мэрам и управляющему делами - через секретарей приемных первых вице-мэров, вице-мэров, управляющего делами; - поступившие без указания конкретного адресата - по принадлежности в соответствии с функциональными обязанностями структурных подразделений. 8.3. Оформление резолюций 8.3.1. На документы, адресованные мэру, управляющий делами и помощник мэра готовят проекты его резолюций по их исполнению. 8.3.2. Резолюции оформляются на бланках установленного образца. 8.3.3. В проект резолюции должны входить следующие элементы: - исполнитель (с указанием Ф.И.О.); - содержание поручения; - срок исполнения; - дата подписания поручения; - подпись лица, дающего поручение. 8.3.4. Кроме мэра, давшего поручение по исполнению документа, резолюции имеет право подписывать от своего имени должностное лицо, официально его замещающее. 8.3.5. Право подписи на резолюциях от имени и по поручению руководителей имеют: - от имени мэра - первый вице-мэр, управляющий делами; - от имени первых вице-мэров, вице-мэров - должностные лица, которым это право предоставлено. 8.3.6. Право, предоставленное должностным лицам от имени руководителей, давать поручения по исполнению документов, должно быть зафиксировано в соответствующих нормативных документах (положениях, должностных инструкциях). 8.3.7. На документах, адресованных первым вице-мэрам, вице-мэрам, помощники готовят проекты его резолюции по их исполнению, а также контролируют их исполнение. 8.4. Исполнение документов 8.4.1. Рассмотрение документа (ознакомление с содержанием документа и подготовка резолюции) должно производиться ежедневно, но не более двух дней с момента регистрации в общем отделе мэрии. 8.4.2. Все документы с резолюциями мэра регистрируются в общем отделе мэрии и направляются исполнителям. 8.4.3. Срок исполнения документов не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации документа в аппарате мэрии. Исключение составляют документы по следующим вопросам: - предоставление жилой площади в Калининграде; - приватизация муниципальной собственности и аренда нежилых помещений; - отвод земельных участков, выделяемых под коллективное садоводство; - экономико - правовое регулирование земельных отношений на территории города и лесопаркового пояса, в том числе отвод земельных участков под застройку; - качество архитектурных и градостроительных проектов и их реализация в городе; Срок исполнения поручения по этим проблемам составляет не более 2-х месяцев (за исключением документов, поступивших из вышестоящих организаций, либо по которым срок рассмотрения установлен поручением). Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то исполнитель по согласованию с руководителем подразделения мэрии, давшим поручение об исполнении, или с вышестоящей организацией, установившей срок исполнения, готовит справку с обоснованием необходимости продления срока и не позднее, чем за 2 дня до истечения срока исполнения, представляет ее в общий отдел мэрии. Для служебных документов - срок исполнения может быть увеличен в зависимости от сложности и хода решения вопроса, для писем граждан не более, чем на один месяц (с уведомлением об этом заявителя). Информации по депутатским запросам подписываются мэром или лицом, его замещающим. Ответы направляются в 2-недельный срок. Ответы по запросам и представлениям прокуратуры направляются за подписью мэра или лица, его замещающего, в 10-дневный срок. 8.4.4. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа является лицо, указанное в резолюции первым. 8.4.5. Соисполнители, не позднее чем за пять дней до истечения срока исполнения документа, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя. Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов. 8.4.6. Ответы из организаций по исполнению документов, зарегистрированных в общем отделе мэрии, должны направляться в тот отдел, где осуществляется контроль за ходом исполнения документа. 8.4.7. Справки (информации) о ходе и результатах исполнения поручений мэра должны подписываться руководителями структурных подразделений мэрии, которым даны поручения, или лицам, исполняющим их обязанности, и представляться в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания. Оригиналы документов, направленные исполнителю, возвращаются в общий отдел мэрии вместе со справками о результатах исполнения. 8.4.8. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие в мэрию, могут быть даны как в письменной, так и в устной форме (если такая форма ответа устраивает заявителя). При устном ответе делается запись об этом на письме заявителя. Ответы на служебные документы даются, как правило, в письменном виде. 8.5. Порядок оформления исходящих документов 8.5.1. Все исходящие и большинство внутренних служебных документов оформляются на бланках установленного образца. 8.5.2. На каждом документе (за исключением письма) должно быть указано наименование вида документа (справка, информация, акт и т.п.). 8.5.3. В любом документе ниже реквизитов указывается адресат (в состав реквизита входит почтовый адрес, заголовок, кратко и четко отражающий основное содержание документа, виза исполнителя и номер его служебного телефона). 8.5.4. Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четверым адресатом не указывается. 8.5.5. Документы следует адресовать, как правило, в учреждение или его структурное подразделение. Должностному лицу документ может адресоваться в тех случаях, когда точно известно, что он должен быть рассмотрен этим лицом. 8.5.6. Документ, составленный на основании другого документа, должен иметь ссылку на него, с указанием вида документа, даты и номера исходящего. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименование необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. 8.5.7. На документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы, почтовый адрес не проставляется. Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым адресатам. 8.5.8. На документах, направляемых частному лицу, вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия, инициалы адресата. 8.6. Служебные документы подписываются: 8.6.1. Направляемые в органы государственной власти - мэром. Направляемые в другие организации - мэром, первыми вице-мэрами, вице-мэрами, а также руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции. 8.6.2. Докладные записки, справки и другие внутренние документы справочного характера - руководителем структурного подразделения или исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий. Подписываются первый и второй экземпляры направляемого в адрес и оставляемого в деле документа. При направлении в несколько адресов подписываются все экземпляры. Каждый отправляемый документ визируется на втором экземпляре исполнителем с указанием даты. 8.6.3. За своевременную подготовку, содержание и правильное оформление документа несет ответственность исполнитель. Подготовленные проекты документов, согласованные исполнителем с соответствующими должностными лицами и учреждениями, подписываются у мэра, первого вице-мэра или вице-мэра. 8.6.4. Подписанные мэром документы передаются исполнителем (ответственным за ведение делопроизводства) в общий отдел для регистрации и отправки. Лицо, ответственное за отправку документов, проверяет правильность их оформления и наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки. 8.6.5. Исходящие документы, подписанные руководством подразделений мэрии, которым предоставлено право переписки, регистрируются в соответствующем подразделении. 9. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 9.1. Письменные обращения граждан регистрируются в общем отделе мэрии и представляются через управляющего делами для рассмотрения мэру. Мэр дает поручения по рассмотрению писем граждан. Рассмотрение вопросов поручается соответствующему структурному подразделению мэрии. Сроки рассмотрения не должны превышать законодательно установленных сроков. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более, чем на один месяц, о чем сообщается заявителю. 9.2. Обращения граждан не направляются для рассмотрения организациям и должностным лицам, действия которых обжалуются. 9.3. Письма граждан снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме. 9.4. Прием граждан осуществляется должностными лицами согласно разработанному графику, а в отдельных случаях - по мере необходимости. Помощники первых вице-мэров, вице-мэров ведут запись граждан на личный прием к первым вице-мэрам, вице-мэрам, а также осуществляют контроль за исполнением поручений, высказанных на приеме. 9.5. Порядок приема граждан в структурных подразделениях мэрии и администрациях районов определяется их руководителями. 9.6. Анализ работы с обращениями граждан, выдача информации руководству мэрии, контроль за сроками рассмотрения возлагается на начальника общего отдела мэрии. 9.7. Специалисты общего отдела мэрии имеют право запрашивать от отделов и управлений мэрии, администраций районов, подведомственных мэрии учреждений, организаций и предприятий материалы, необходимые при рассмотрении обращений граждан. 10. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОЙ РАБОТЫ 10.1. Мэр города формирует мэрию города. 10.2. Кандидатуры первых вице-мэров, вице-мэров, глав администраций районов назначаются мэром города с последующим утверждением городским Советом. После утверждения с указанными должностными лицами заключается контракт на период полномочий мэра города. 10.3. Другие муниципальные служащие и работники по техническому обеспечению мэрии назначаются на должность и освобождаются от нее мэром города. 10.4. Наложение дисциплинарных взысканий и поощрение работников мэрии является компетенцией мэра. 10.5. Должностные лица администраций районов назначаются на должность и освобождаются от них главами администраций районов. Заместители глав районных администраций назначаются на должности и освобождаются от них по согласованию с мэром города. 10.6. Оформление приема на работу муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению мэрии осуществляется отделом кадров согласно личному заявлению на имя мэра с резолюцией о согласии должностного лица соответствующего подразделения, с предъявлением паспорта, трудовой книжки, военного билета, диплома об образовании и справки из органов налоговой службы о своем имущественном положении, с предыдущей работы о доходах и декларации об имущественном положении. Лица, принимаемые на работу, знакомятся с должностными инструкциями под роспись. 10.7. Увольнение производится согласно личному заявлению работника мэрии с резолюцией должностного лица структурного подразделения или на основании действующего законодательства. В структурных подразделениях с правом юридического лица руководителем соответствующего структурного подразделения. 10.8. Отпуска муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению планируются в комитетах, управлениях, отделах и представляются в отдел кадров мэрии до 20 декабря текущего года. График отпусков муниципальных служащих и других работников мэрии составляется отделом кадров и представляется на утверждение мэру города до 30 декабря текущего года. Отпуск муниципальным служащим и другим работникам мэрии предоставляется на основании личных заявлений и графика отпусков по согласованию с руководителем структурного подразделения. В структурных подразделениях с правом юридического лица график отпусков составляется самостоятельно, кроме отпусков руководителей. 10.9. Удостоверение, пропуск работникам мэрии оформляется при приеме на работу с предъявлением фотокарточки размером 3 x 4 см с уголком, а при увольнении с работы они сдаются в отдел кадров. В случае утери удостоверения, работник мэрии наказывается в дисциплинарном порядке и ему выписывается новое удостоверение. 10.10. Больничные листы муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению мэрии, оформленные в структурном подразделении, подписанные ведущим табель должностным лицом, сдаются в отдел кадров мэрии, где учитываются и передаются под роспись в бухгалтерию для оплаты не позднее пяти дней перед выдачей аванса и заработной платы, кроме структурных подразделений с правом юридического лица. 10.11. Для оформления пенсии работник мэрии за 15 дней до пенсионного возраста обращается в отдел кадров, имея при себе паспорт, где пишет заявление и знакомится со своим стажем. Отделом кадров оформляются документы на работника мэрии и передаются в отделы назначения и выплаты государственных пенсий и пособий для назначения пенсии, кроме структурных подразделений с правом юридического лица. 10.12. Учеба муниципальных служащих мэрии для повышения квалификации планируется отделом кадров по представлению должностных лиц мэрии. 10.13. Контроль подготовки резерва кадров должностных лиц мэрии осуществляется отделом кадров по представлению начальников отделов, управлений, председателей комитетов. 10.14. Планирование и проведение аттестации муниципальных служащих мэрии проводится отделом кадров в соответствии с Положением об аттестации. 11. КОМАНДИРОВКИ РАБОТНИКОВ МЭРИИ 11.1. Командировки муниципальным служащим мэрии планируются отделами, управлениями, комитетами мэрии. 11.2. Командировочное удостоверение, в бланке которого четко формируется цель выезда, оформляется отделом кадров и подписывается мэром или вице-мэром на основании распоряжения мэра. 11.3. Письменный отчет о результатах командировки, утвержденный руководителем соответствующего структурного подразделения, сдается в отдел кадров в 3-дневный срок. 11.4. Зарубежные командировки планируются в управлении международных связей в соответствии с планом международной деятельности мэрии. Распоряжения о загранкомандировке готовятся управлением международных связей, подписываются мэром. Отчет о зарубежной командировке сдается в управление международных связей в соответствии с регламентом по реализации международных связей. 12. ПОРЯДОК ПРИЕМА - ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЕЙ, А ТАКЖЕ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ МЭРИИ 12.1. При смене руководителей, а также в случае реорганизации структурного подразделения мэрии прием - передача документов, помещений, инвентаря и оборудования производится по акту. 12.2. При ликвидации структурного подразделения без передачи его функций другому подразделению документы, относящиеся к архивному фонду области, передаются в архивный отдел мэрии; документы временного хранения и с неистекшими сроками - в архив вышестоящей организации, подлинники документов, подтверждающих трудовой стаж и заработную плату работников (если заводились в делопроизводстве), передаются в объединенный городской архив по личному составу при архивном отделе мэрии. При приеме - передаче документов проводится проверка их наличия и состояния. Документы передаются на государственное хранение в упорядоченном, обработанном виде, в соответствии с составленными описями дел. В состав комиссии по приему - передаче документов включаются представители общего и архивного отделов мэрии. 13. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ АППАРАТА МЭРИИ 13.1. Совещания аппарата мэрии проводятся под руководством мэра 2 и 4 понедельник месяца в 9.00 часов. (В редакции Постановлений Мэра г. Калининграда от 18.04.2001 г. N 1205; от 09.08.2001 г. N 2442) 13.2. Совещания под руководством мэра готовятся управляющим делами мэрии, оповещение аппарата и других участников совещания по поручению управляющего делами возлагается на организационный отдел. 13.3. В аппаратном совещании участвуют первые вице-мэры, вице-мэры и должностные лица, установленные мэром. Оформление поручений по итогам аппаратного совещания осуществляет управляющий делами. 13.4. Контроль за выполнением поручений, данных на аппаратных совещаниях, осуществляется контрольно - ревизионным отделом. 13.5. Для решения оперативных вопросов: - ежедневно, с 9.00 до 10.00 час., мэр проводит оперативное совещание с участием первых вице-мэров, вице-мэров, управляющего делами, начальников контрольно - ревизионного и юридического отделов и отдела кадров; (В редакции Постановлений Мэра г. Калининграда от 18.04.2001 г. N 1205; от 09.08.2001 г. N 2442) - еженедельно по вторникам с 11.00 до 12.00 час. мэр проводит оперативные совещания с главами администраций районов; (В редакции Постановлений Мэра г. Калининграда от 18.04.2001 г. N 1205; от 09.08.2001 г. N 2442) - еженедельно по вторникам с 17.00 до 19.00 час. - прием мэром депутатов горсовета - "час депутата". (В редакции Постановлений Мэра г. Калининграда от 18.04.2001 г. N 1205; от 09.08.2001 г. N 2442) 14. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА 14.1. Порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел мэрии, формирование дел в подразделениях и передача их в архивы структурных подразделений и архивный отдел мэрии определяется Положением об архивах отделов, управлений и комитетов мэрии города. 14.2. Документы, находящиеся на хранении в ведомственном архиве мэрии, представляются сотрудникам мэрии для работы общим отделом в помещении общего отдела. 14.3. Если документы, находящиеся на хранении в ведомственном архиве мэрии, требуются для других организаций, то они выдаются по письменному запросу этой организации для просмотра в общем отделе. Выписка из этих документов заверяется в общем отделе. 14.4. В ведомственный архив мэрии поступают документы постоянного хранения через 2 года после завершения делопроизводством от следующих отделов: общего, контрольно - ревизионного, юридического, организационного, бухгалтерии. Хранение документов, подтверждающих трудовой стаж и заработную плату сотрудников мэрии, осуществляют соответственно отдел кадров и бухгалтерия. 14.5. Дела постоянного хранения и по личному составу аппарата управления мэрии через 2 года после завершения их делопроизводством передаются в ведомственный архив. Передача документов производится в установленном порядке. 14.6. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в ведомственный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях. По истечению срока хранения в структурных подразделениях мэрии согласно номенклатуре дел, дела подлежат уничтожению в установленном порядке по акту. 15. ВЫПОЛНЕНИЕ МАШИНОПИСНЫХ РАБОТ 15.1. Общий отдел выполняет машинописные работы для мэра, сотрудников аппарата управления мэрии. 15.2. На документе, сдаваемом в печать, необходимо указывать: - дату; - количество экземпляров; - полностью написанную фамилию исполнителя, с утверждением руководителя; - форму бланка и отметку "срочно", если есть необходимость. 15.3. Принимаются в печать документы, написанные разборчиво, чернилами (за исключением написанных зелеными, красными чернилами или карандашом). 15.4. Машинописные работы, сданные в общий отдел после 17.00, считаются принятыми для печати на следующий день. 15.5. Сверка отпечатанного материала производится: предварительно - оператором ЭВМ общего отдела, окончательно - исполнителем, подготовившим документ. Исправления в напечатанный материал во всех экземплярах вносятся на пишущей машинке или на электронном техническом средстве. 15.6. Все документы печатаются только с разрешения начальника общего отдела, за исключением документов мэра. Очередность машинописных работ определяется начальником общего отдела или его заместителем. 15.7. Срочные материалы принимаются к исполнению немедленно и исполняются в первую очередь. 16. КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ 16.1. Копирование материалов служебного характера в общем отделе производится по заказам, подписанным мэром, управляющим делами, руководителями структурных подразделений мэрии за исключением тех отделов, где имеется множительная техника. В верхнем левом углу первой страницы исполнитель указывает количество экземпляров, свою фамилию, номер телефона, дату и время сдачи на копирование. 16.2. На копирование передаются первые экземпляры (оригиналы) материалов, отвечающие необходимым техническим требованиям и стандартам. 16.3. Копирование документов осуществляется с 9.00 до 11.00; с 16.00 до 18.00. 16.4. Хозрасчетные муниципальные предприятия, комитеты, управления и отделы, имеющие множительную технику, тиражируют постановления и распоряжения самостоятельно и сдают их в общий отдел для оформления и рассылки. 17. ОФОРМЛЕНИЕ ТЕЛЕГРАММ И ТЕЛЕФАКСОВЫХ СООБЩЕНИЙ 17.1. Право подписи телеграмм и телефаксовых сообщений имеет мэр, первые вице-мэры, вице-мэр, управляющий делами, а также руководители подразделений, имеющие право переписки. 17.2. Подписанные мэром телеграммы и телефаксовые сообщения передаются исполнителем в общий отдел мэрии для регистрации. 17.3. Если телеграмма или телефаксовое сообщение являются ответом на контрольный документ, то исполнитель обязан приложить этот документ для отметки в общем отделе. 17.4. Передача по телефаксу мэрии документов от других организаций осуществляется с письменного разрешения мэра, вице-мэра или управляющего делами. ОБРАЗЦЫ оформления распорядительных документов (Образец) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от ____ ______________ 200__г. N _____ г. Калининград Заголовок Текст постановления. Мэр города (подпись) (фамилия, инициалы) (при наличии приложений) Приложение к постановлению мэра города Калининграда от ____ ________ 200__ г. N ____ (образец) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ГЛАВА ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от ____ ______________ 200__г. N _____ г. Калининград Заголовок Текст постановления. Глава города Калининграда (подпись) (фамилия, инициалы) (при наличии приложений) Приложение к постановлению главы города Калининграда от ____ ________ 200__ г. N ____ (образец) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА РАСПОРЯЖЕНИЕ от ____ ______________ 200__г. N ___-р г. Калининград Заголовок Текст распоряжения. Мэр города (подпись) (фамилия, инициалы) (при наличии приложений) Приложение к распоряжению мэра города Калининграда от ____ _________ 200__г. N ____ (образец) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ГЛАВА ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА РАСПОРЯЖЕНИЕ от ____ ______________ 200__г. N _____ г. Калининград Заголовок Текст распоряжения. Глава города Калининграда (подпись) (фамилия, инициалы) (при наличии приложений) Приложение к распоряжению главы города Калининграда от "____"______ 200__г. N ____ (образец) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МЭРИЯ ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА КОМИТЕТ ПО СОЦИАЛЬНЫМ ВОПРОСАМ ПРИКАЗ от ____ _______________ 200__г. N _____ г. Калининград Наименование приказа. Преамбула (в соответствии с чем издается приказ) заканчивается словами ПРИКАЗЫВАЮ: Приказная часть. Вице-мэр, председатель комитета по социальным вопросам (подпись) (фамилия, инициалы) (образец) РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МЭР ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА ПОРУЧЕНИЕ Текст (Подпись) ____ ____________ 200__ г. Приложение N 2 к постановлению мэра города Калининграда от 27 февраля 2001 г. N 580 СТРУКТУРА МЭРИИ ГОРОДА КАЛИНИНГРАДА Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
