|
Расширенный поиск
Постановление Главы администрации городского округа "Город Калининград" от 29.10.2009 № 1913РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА "ГОРОД КАЛИНИНГРАД" ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Постановление Администрации городского округа "Город Калининград" от 10.07.2012 г. N 1222 от 29 октября 2009 г. N 1913 г. Калининград Об утверждении Административного регламента исполнения муниципальной функции по приему, рассмотрению письменных и устных обращений граждан и юридических лиц в администрации городского округа "Город Калининград" На основании протокола заседания комиссии по проведению административной реформы в городском округе "Город Калининград" от 30.07.2009 N 10, руководствуясь Постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)", ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Административный регламент исполнения муниципальной функции по приему, рассмотрению письменных и устных обращений граждан и юридических лиц в администрации городского округа "Город Калининград" (приложение). 2. Административному управлению администрации городского округа "Город Калининград" (В.М. Горбань) довести настоящий Административный регламент до структурных подразделений администрации городского округа и обеспечить контроль его исполнения. 3. Управляющему делами администрации городского округа "Город Калининград" С.В. Воропаеву обеспечить опубликование настоящего Постановления в средствах массовой информации, на официальном сайте администрации городского округа "Город Калининград" www.klgd.ru, направление Постановления в Министерство по развитию территории и взаимодействию с органами местного самоуправления Калининградской области для внесения в региональный регистр муниципальных нормативных правовых актов. 4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на управляющего делами администрации городского округа "Город Калининград" С.В. Воропаева. Глава администрации Ф.Ф. Лапин Приложение к Постановлению главы администрации городского округа "Город Калининград" от 29 октября 2009 г. N 1913 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ исполнения муниципальной функции по приему, рассмотрению письменных и устных обращений граждан и юридических лиц в администрации городского округа "Город Калининград" I. Общие положения 1. Наименование функции 1.1. Наименование функции: "Прием, рассмотрение письменных и устных обращений граждан и юридических лиц" в администрации городского округа "Город Калининград" (далее - администрация городского округа). 1.2. Настоящий Административный регламент (далее - Регламент) устанавливает требования к условиям исполнения последовательности данной муниципальной функции (далее - функция) и к административным действиям должностных лиц по исполнению данной функции. 1.3. Регламент оказания услуги по приему, рассмотрению письменных и устных обращений граждан и юридических лиц в администрации городского округа разработан в целях повышения исполнительской дисциплины должностных лиц и сотрудников, усиления контроля за качеством и сроками рассмотрения обращений граждан и юридических лиц. 2. Нормативно-правовые акты, регулирующие предоставление функции Исполнение функции по приему, рассмотрению письменных и устных обращений граждан и юридических лиц осуществляется в соответствии с: - Конституцией Российской Федерации; - Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; - Уставом городского округа "Город Калининград"; - Регламентом администрации городского округа "Город Калининград", утвержденным Постановлением главы администрации городского округа "Город Калининград" от 15.10.08 N 1650; - Инструкцией по делопроизводству администрации городского округа "Город Калининград", утвержденной Распоряжением главы администрации городского округа "Город Калининград" от 31.12.08 N 517-р. 3. Наименование органа-исполнителя, исполняющего функцию 3.1. Исполнение муниципальной функции осуществляется структурными подразделениями администрации городского округа "Город Калининград", муниципальными учреждениями и иными организациями, учредителями которых является администрация городского округа "Город Калининград". 3.2. Исполнителями функции являются специалисты (сотрудники) структурных подразделений администрации городского округа. 3.3. Учет, контроль, организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан и юридических лиц осуществляются в соответствующих отделах администрации городского округа. 3.4. Почтовый адрес для направления обращений и номера телефонов для получения справочной информации: - администрация городского округа "Город Калининград"; - г. Калининград, пл. Победы, 1; - тел. 92-31-22; 92-33-20; 91-63-43; - официальный сайт www.klgd.ru. 3.5. Запись на личный прием к главе администрации городского округа осуществляет советник отдела оперативного обеспечения аппарата управления администрации городского округа: - прием проводится один раз в месяц; - номер телефона для получения информации 92-31-45. 4. Порядок информирования о правилах исполнения функции 4.1. Информирование граждан об исполнении функции осуществляется должностными лицами либо сотрудниками администрации городского округа: - при непосредственном обращении граждан в администрацию городского округа; - с использованием средств почтовой, телефонной связи, официального сайта администрации www.klgd.ru, справочно-правовых систем "Консультант+" и "Гарант", информационных систем общего пользования; - посредством размещения информационных материалов и ответов гражданам и юридическим лицам на их обращения в системах общего пользования (на официальном сайте администрации www.klgd.ru), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов по отдельным проблемам. 4.2. Информирование об исполнении функции осуществляется в ходе личного приема либо с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования ежедневно в рабочие дни с 9 до 13 часов и с 14 до 18 часов, в предпраздничные дни - с 9 до 13 часов и с 14 до 17 часов. 4.3. При ответах на устные (по телефону или лично) обращения граждан или юридических лиц должностные лица либо сотрудники подробно и корректно информируют обратившихся о порядке и сроках исполнения функции, основаниях для отказа в рассмотрении, а также предоставляют иную интересующую их информацию по вопросам исполнения функции. 4.4. Информация о наименованиях, местах нахождения структурных подразделений администрации городского округа или администраций районов городского округа, о контактных телефонах и адресах электронной почты подразделений администрации городского округа, о требованиях к письменным обращениям, обращениям, направляемым по электронной почте, размещается на официальном сайте администрации городского округа www.klgd.ru. II. Требования к порядку исполнения функции 1. Требования к письменным обращениям граждан и юридических лиц В обязательном порядке в обращении гражданина указываются: - наименование структурного подразделения администрации городского округа, кому направляется обращение, либо Ф.И.О. должностного лица, либо его должность; - свои Ф.И.О., почтовый адрес; - излагается суть предложения, заявления или жалобы; - личная подпись и дата обращения. В обращении юридического лица указываются: - наименование структурного подразделения администрации городского округа, кому направляется обращение, либо Ф.И.О. должностного лица, либо его должность; - исходящий номер и дата; - излагается суть обращения; - должность, подпись, Ф.И.О. 2. Результат исполнения функции Результатом исполнения функции является: - принятие решений по рассмотренным обращениям заявителей с направлением ответов в установленные действующим законодательством сроки; - ответ на вопросы, поставленные в обращении, в соответствии с действующим законодательством; - направление (переадресация) обращения должностным лицам, в компетенцию которых входит решение вопросов, информирование граждан и юридических лиц о причинах, по которым невозможно дать ответ по существу вопросов, поставленных в обращении; - оставление обращения без ответа в соответствии с действующим законодательством. III. Административные процедуры 1. Описание последовательности административных действий при исполнении функции Исполнение функции включает в себя следующие административные процедуры: - прием и первичная обработка письменных обращений граждан и юридических лиц; - регистрация, подготовка проектов резолюций по исполнению обращений; - направление письменных обращений юридических лиц на рассмотрение главе администрации, физических лиц - первому заместителю, заместителям главы администрации городского округа по принадлежности; - организация личного приема граждан и юридических лиц; - контроль подготовки ответов на обращения граждан и юридических лиц; - предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений; - выдача копий (по письменным запросам) распорядительных документов (постановления, распоряжения) главы администрации городского округа осуществляется отделом организации документооборота административного управления администрации городского округа - с письменного указания управляющего делами администрации городского округа, приказов председателя комитета - с письменного указания председателя комитета администрации городского округа. 2. Прием и первичная обработка письменных и устных обращений граждан и юридических лиц 2.1. Основанием для начала исполнения функции является получение письменного или устного обращения гражданина или юридического лица к главе администрации городского округа, его заместителям, управляющему делами, председателям комитетов, начальникам управлений, руководителям администраций районов городского округа для рассмотрения. Прием обращений осуществляется следующими способами: - с использованием почтовой связи; - с использованием фельдъегерской службы; - с использованием факсимильной связи; - с использованием сети Интернет посредством электронной почты; - с использованием телеграфной связи; - непосредственно гражданином или юридическим лицом; - нарочным. 2.2. Обращения в адрес главы администрации городского округа поступают в отдел организации документооборота администрации городского округа, руководителям структурных подразделений, в их службу регистрации и учета поступающих обращений. Сотрудник отдела, ответственный за прием документов: - проверяет правильность адресования и целостность упаковки корреспонденции и возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма; - вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов и указанные в тексте письма приложения; - получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее специфический запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю. Сотрудник, ответственный за прием документов, при приеме письменного обращения непосредственно от гражданина только в том случае, если в нем указаны фамилия гражданина и почтовый адрес, ставит на копии обращения штамп о принятии обращения с указанием даты его поступления и номера телефона для справок. 3. Регистрация поступивших письменных обращений и подготовка проектов резолюций 3.1. Регистрация письменных обращений юридических и физических лиц в администрации осуществляется с использованием электронной системы электронного документооборота (далее - СЭД). 3.2. Первичная обработка и регистрация обращений (проверка правильности адресования корреспонденции, прочтение и определение содержания вопросов, проверка истории обращений и присвоение им регистрационных номеров) юридических лиц осуществляется в течение одного рабочего дня, граждан - в течение трех дней с момента поступления. 3.3. Регистрация обращений производится путем присвоения порядкового номера с проставлением штампа в правом нижнем углу письменного обращения (при наличии места) или ином месте, обеспечивающем его прочтение. 3.4. Сотрудник, составляющий аннотацию обращения: - прочитывает обращение, определяет его тематику и тип, определяет поставленные в нем вопросы; - проверяет обращение на повторность, при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской; - регистрирует обращение с СЭД. Обращение регистрируется, но не рассматривается по существу, если: - обращение того же лица (группы лиц) и по тем же вопросам было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятого решения; - текст обращения не поддается прочтению; - ответ на обращение не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну; - обращение, в котором обжалуется судебное решение; - в обращении содержатся оскорбления, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. В этих случаях лицу, направившему обращение, направляется ответ с указанием одной из перечисленных причин. Если в обращении не указаны фамилия заявителя или его почтовый адрес, такое обращение остается без ответа. Однако если в нем содержатся сведения о противоправных деяниях, а также о лице, причастном к нему, то оно подлежит направлению в соответствующий государственный орган в зависимости от его компетенции с информацией об этом заявителя. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу. Не считается повторным обращение, поступившее от одного и того же заявителя, но по разным вопросам. 3.5. Обращения юридических лиц, поступившие в адрес главы администрации, зарегистрированные в СЭД, направляются начальнику административного управления для написания проектов резолюций и передачи на доклад главе администрации. Обращения физических лиц, поступившие в адрес главы администрации городского округа, с проектами резолюций, которые готовит заместитель начальника отдела организации документооборота административного управления, передаются первому заместителю, заместителям главы администрации городского округа по принадлежности. 4. Рассмотрение письменных обращений граждан и юридических лиц 4.1. Основанием для начала административной процедуры по рассмотрению обращения является поступление обращения к главе администрации, его заместителям, управляющему делами, председателям комитетов, начальникам управлений, руководителям администраций районов городского округа. 4.2. Обращение, поступившее должностному лицу в соответствии с его компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению. 4.3. Если рассмотрение обращения поручено главой администрации городского округа нескольким структурным подразделениям или должностным лицам, ответственность за исполнение несет руководитель структурного подразделения или должностное лицо, указанное в резолюции первым. 4.4. Соисполнители не позднее чем за три дня до истечения срока рассмотрения обращения предоставляют ответственному исполнителю информацию для обобщения и подготовки проекта ответа заявителю. 4.5. Замена исполнителя или передача обращения для рассмотрения другому должностному лицу может быть осуществлена только с разрешения или указания главы администрации городского округа или должностного лица, давшего поручение, с обязательной отметкой в контрольной карточке структурного подразделения ответственного сотрудника за регистрацию обращений граждан и юридических лиц. 4.6. При рассмотрении обращений граждан и юридических лиц необходимо: - рассматривать и отвечать по существу на все вопросы, поставленные в обращении; - в случаях необходимости запрашивать нужные документы, проводить проверки, комиссионные обследования с выездом на место, принимать другие меры для решения вопросов; - результаты комиссионных обследований оформлять соответствующими актами; - сообщать гражданам и юридическим лицам в письменной форме о решениях, принятых по обращениям; - указывать номер и дату регистрации обращения; - кратко излагать содержание обращения; - при невозможности своевременного рассмотрения вопроса в установленный законодательством срок изложить причины задержки и срок окончательного рассмотрения (для снятия обращения с контроля - дополнительно сообщить об окончательных результатах рассмотрения); - указать виновных должностных лиц, чьи действия послужили причиной для возникновения обращения. 4.7. В ответах на письменные обращения граждан и юридических лиц не допускается: - взаимоисключающая по содержанию информация; - формальный подход к решению поставленных в обращении вопросов; - отсутствие информации о мерах, принятых с целью устранения выявленных недостатков; - отсутствие информации о результатах рассмотрения хотя бы одного из поставленных в обращении вопросов; - отсутствие информации о продлении сроков рассмотрения (если такое имеется) с сообщением об этом обратившемуся лицу. 4.8. При необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, исполнителем подготавливается запрос в соответствующие организации, который должен содержать: - данные об обращении, по которому запрашивается информация; - вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация; - вид запрашиваемой информации; - срок, в течение которого необходимо представить информацию по запросу. 4.9. В исключительных случаях при наличии оснований срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней. Максимальный срок рассмотрения обращения - 60 дней. 4.10. В случае, если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель осуществляет контроль полноты и правильности подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдение ими установленных сроков, формирует окончательный ответ по обращению с учетом поступивших материалов от соисполнителей. 4.11. По итогам рассмотрения обращений граждан и юридических лиц исполнитель готовит проект ответа, визирует его у руководителя соответствующего структурного подразделения администрации городского округа и не менее чем за два дня до истечения контрольного срока исполнения представляет его на подпись главе администрации городского округа или должностному лицу, давшему поручение о рассмотрении обращения. 4.12. В случае, если обращение поступило из органов государственной и региональной власти области, окружного Совета депутатов города Калининграда, ответ направляется в их адрес и автору обращения (в зависимости от резолюции). 4.13. В случае нарушения срока исполнения обращения ответственный исполнитель представляет должностному лицу, давшему поручение, письменное объяснение причин, после чего по его резолюции может быть установлен новый срок исполнения обращения. Если решение о переносе срока исполнения обращения не принято, обращение возвращается исполнителю для принятия незамедлительных мер по его исполнению, а обращение считается не исполненным в срок. 4.14. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Считается исполненным и снятым с контроля обращение, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной форме. 4.15. Решение о снятии с контроля либо о продлении срока подготовки ответа на обращение, поступившего непосредственно в администрацию городского округа, принимает глава администрации или первый заместитель главы администрации, а по обращениям, поступившим из Правительства Калининградской области, областной Думы, окружного Совета депутатов и др., - лицо, подписавшее поручение на рассмотрение обращения. 5. Работа с обращениями, поставленными на контроль 5.1. Решение о постановке обращения на контроль принимается главой администрации, первым заместителем, заместителями главы администрации, председателями комитетов (по их компетенции), управляющим делами администрации городского округа. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением на рассмотрение проставляется штамп "Контроль". 5.2. В случае, если в ответе на обращение указывается, что вопрос будет решен в течение определенного периода, такое обращение ставится на дополнительный контроль, о чем направляется уведомление заявителю с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса. 5.3. Контроль соблюдения сроков рассмотрения обращений осуществляет отдел организации документооборота административного управления администрации, или сотрудник структурного подразделения администрации, ответственный за делопроизводство, или должностное лицо, в обязанностях которого это указано. 6. Организация личного приема граждан в администрации городского округа "Город Калининград" 6.1. Прием граждан в администрации осуществляется главой администрации, его заместителями, управляющим делами, председателями комитетов, начальниками управлений, главами администраций районов городского округа. 6.2. Глава администрации личный прием граждан проводит ежемесячно. 6.3. Организацию по проведению личного приема граждан главой администрации городского округа осуществляет отдел оперативного обеспечения администрации городского округа. 6.4. Должностные лица ведут личный прием граждан и юридических лиц в установленные дни в соответствии с графиком личного приема на текущий месяц. 6.5. График личного приема граждан на следующий календарный месяц ежемесячно до 30-го числа месяца согласовывается отделом организации документооборота административного управления с первым заместителем, заместителями главы администрации, председателями комитетов, начальниками управлений и руководителями районных администраций городского округа и передается на подпись управляющему делами администрации городского округа "Город Калининград". 6.6. В графике личного приема граждан должны быть указаны дата, время и место проведения личного приема должностными лицами, номер телефона для осуществления предварительной записи на личный прием. 6.7. График личного приема размещается на официальном сайте администрации городского округа www.klgd.ru в сети Интернет, публикуется в газете "Гражданин", в информационном терминале, установленном по адресу: пл. Победы, 1. 6.8. Запись граждан на личный прием к должностным лицам в структурных подразделениях администрации городского округа осуществляется специалистами, выполняющими эту работу, с момента размещения графика приема на официальном сайте администрации www.klgd.ru в сети Интернет, в информационном терминале, установленном по адресу: пл. Победы, 1. В рабочие дни запись производится с 9.00 до 13.00 часов и с 14.00 до 18.00 часов, в предпраздничные дни - с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 17.00 часов по адресам и телефонам, указанным в графике личного приема граждан. 6.9. Запись на повторный личный прием производится не ранее получения ответа на предыдущее обращение. Необходимость повторного личного приема определяется соответствующим должностным лицом, осуществляющим первичный прием, исходя из содержания ответа на предыдущее обращение. 6.10. Гражданину или юридическому лицу может быть отказано в личном приеме, если он находится в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, при проявлении им агрессии либо неадекватного поведения. 6.11. На личном приеме гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении его обращения, если ранее ему был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов. 6.12. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях оформляется перечень поручений, на основании которых дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов. 6.13. Результаты личного приема главы администрации фиксируются в регистрационной карточке и вносятся в журнал приема граждан по личным вопросам в СЭД советником отдела оперативного обеспечения администрации, отвечающим за организацию личного приема главы администрации, в структурных подразделениях - сотрудником, отвечающим за личный прием руководителя. 6.14. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность, сотруднику, отвечающему за организацию личного приема. 7. Предварительная запись физических и юридических лиц на личный прием 7.1. Основанием для предварительной записи на личный прием к главе администрации, его заместителям, председателям комитетов, управляющему делами, начальникам управлений, руководителям районных администрации является устное или письменное обращение о записи на личный прием. 7.2. Предварительная запись на личный прием к главе администрации физических лиц осуществляется советником отдела оперативного обеспечения аппарата управления, юридических лиц - начальником отдела оперативного обеспечения, на личный прием к заместителям главы, председателям комитетов, управляющему делами, начальникам управлений, руководителям администраций районов - помощниками или уполномоченными лицами (далее - ответственные сотрудники). 7.3. Ответственный сотрудник структурного подразделения администрации делает запись в журнале записи на личный прием по форме, в которую должны быть внесены следующие сведения: порядковый номер, дата, фамилия, имя, отчество обратившегося, его адрес, контактный телефон, содержание вопроса, и выдает листок уведомления о записи на личный прием по форме (приложение N 5). 7.4. При поступлении устного обращения по наиболее сложным вопросам для рассмотрения на личном приеме ответственный сотрудник, отвечающий за организацию личного приема, вправе рекомендовать обратившемуся представить письменное заявление с изложением сути вопроса с целью его предварительного изучения в ходе подготовки к проведению личного приема. Информация о поступлении письменного заявления отражается в журнале записи на личный прием и приобщается к материалам личного приема. 7.5. Ответственный сотрудник не вправе отказать обратившемуся в записи на личный прием к должностному лицу, за исключением, если заявленный вопрос не относится к компетенции должностного лица. Ответственный сотрудник должен рекомендовать (по согласованию с должностным лицом) обратиться к иному должностному лицу, в компетенцию которого входит рассмотрение данного вопроса. 8. Организация личного приема граждан ответственным сотрудником 8.1. В ходе подготовки к личному приему граждан ответственный сотрудник осуществляет сбор информации по заявленным гражданами вопросам с целью всестороннего их изучения. 8.2. При необходимости получения дополнительной информации по изложенным в обращениях вопросам ответственный сотрудник вправе направить запросы в структурные подразделения администрации и администрации районов городского округа "Город Калининград" (в соответствии с их компетенцией). 8.3. На основе анализа поступившей информации ответственный сотрудник осуществляет формирование учетных дел обратившихся граждан и список граждан для проведения личного приема. Список граждан на личный прием формируется ответственным сотрудником из журнала предварительной записи на личный прием и включает в себя следующую информацию о гражданине: Ф.И.О., почтовый адрес, контактный телефон, краткое содержание вопроса по форме (приложение N 1), а также информацию о приглашенных для участия в личном приеме должностных лицах, руководителях иных органов и организаций, в компетенции которых находятся изложенные в обращении вопросы (далее - приглашенные должностные лица). Каждому гражданину определяется время приема. Учетные дела обратившихся граждан должны содержать: письменное обращение (при наличии), представленную соответствующими органами и организациями информацию по существу заявленного гражданином вопроса, подборку всех имеющихся материалов по предыдущим обращениям (при повторных обращениях граждан). Список граждан (приложение N 6), записавшихся на личный прием к главе администрации, в срок не позднее трех дней до начала личного приема передается советником отдела оперативного обеспечения администрации главе администрации городского округа, в структурных подразделениях администрации - должностному лицу, которое будет проводить личный прием. 8.4. Согласованные с должностным лицом, ведущим личный прием, списки в срок не позднее двух дней до начала проведения личного приема граждан возвращаются должностному лицу, организующему личный прием, для заполнения карточки учета личного приема граждан должностным лицом администрации городского округа "Город Калининград" по форме (приложение N 2) и оповещения граждан в соответствии с указанным в списке временем приема. 8.5. Приглашение граждан на личный прием осуществляется ответственным сотрудником не позднее одного дня до назначенной даты приема по телефону или телеграммой (при отсутствии номера контактного телефона гражданина). 8.6. Извещения приглашенным лицам для участия в личном приеме направляются ответственным сотрудником, в том числе с использованием факсимильной связи, электронной почты или по телефону, не позднее одного дня до начала личного приема. 8.7. Приглашенные должностные лица подтверждают свое присутствие на личном приеме, известив ответственного сотрудника письменно или по телефону не позже чем за день проведения личного приема граждан. По результатам полученных подтверждений корректируется список приглашенных лиц. 9. Проведение личного приема граждан должностным лицом 9.1. Ответственный сотрудник, обеспечивающий организацию личного приема граждан должностным лицом, перед началом приема проверяет у гражданина документ, удостоверяющий его личность, делает отметку о прибытии гражданина и приглашенного должностного лица в списке. 9.2. Граждане ожидают личного приема в помещении, оборудованном столами и стульями, и обеспечиваются писчей бумагой, ручками, питьевой водой, стаканами. 9.3. Прибывшие на прием граждане приглашаются в кабинет в порядке, установленном в списке очередности, вместе с приглашенными должностными лицами. 9.4. Должностное лицо, осуществляющее личный прием, выслушивает устное обращение гражданина, при необходимости - пояснения приглашенных должностных лиц, к компетенции которых относится рассматриваемый вопрос, и дает соответствующее поручение, которое фиксируется в контрольно-регистрационной карточке. 9.5. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем производится запись в контрольно-регистрационной карточке. 9.6. При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приема должностное лицо дает соответствующее поручение о подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов (приложению N 3). 9.7. Во время личного приема гражданин имеет право передать должностному лицу письменное обращение. Принятое на личном приеме письменное обращение также подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений. 9.8. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ранее ему был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов. 9.9. Запись поручений осуществляется: - в ходе личного приема граждан главой администрации городского округа - советником отдела оперативного обеспечения аппарата управления, администрации городского округа; - в ходе личного приема граждан первым заместителем, заместителями главы администрации, управляющим делами, председателями комитетов, начальниками управлений - присутствующими на личном приеме помощниками или уполномоченными лицами. Для записи поручений по итогам рассмотрения вопросов граждан допускается использование диктофона. 9.10. Результаты личного приема граждан отражаются в контрольно-регистрационной карточке, в которой указывается краткое содержание вопроса заявителя, поручения должностного лица, осуществляющего личный прием, с указанием Ф.И.О. исполнителя. 9.11. Подготовка поручений по итогам личного приема граждан главой администрации осуществляется советником главы администрации отдела оперативного обеспечения. Подготовку поручений по итогам личного приема первого заместителя, заместителя главы администрации, председателя комитета, управляющего делами, начальника управления администрации, руководителя районной администрации осуществляют их помощники или уполномоченные лица. 9.12. В срок не позднее трех дней со дня проведения личного приема граждан оформленные поручения передаются для согласования и утверждения должностным лицом, проводившим прием. 9.13. После утверждения поручения регистрируются в установленном порядке в СЭД в группе документов "Личный прием" с присвоением индивидуального номера, определяемого в соответствии с инструкцией по делопроизводству в администрации городского округа, с указанием срока исполнения каждого поручения и направляются исполнителям. 9.14. Подготовка и регистрация поручений по итогам проведения личного приема граждан первым заместителем, заместителями главы администрации, управляющим делами, председателями комитетов, начальниками управлений осуществляется помощниками или уполномоченными лицами в порядке, установленном настоящим Административным регламентом. Поручения направляются исполнителям за подписью соответствующего заместителя главы администрации. 9.15. Гражданину по его устному (письменному) запросу может быть выдана выписка из общего списка поручений по итогам рассмотрения его вопроса на личном приеме. 10. Контроль за исполнением поручения по итогам личного приема граждан 10.1. Контроль за качеством и своевременностью исполнения поручений по итогам личного приема граждан (далее - поручения) осуществляется сотрудниками, на которых возложена эта функция. Контроль сроков исполнения осуществляется с использованием СЭД. 10.2. Поступившая от исполнителей информация об исполнении (продлении) поручения анализируется сотрудником, на которого возложена эта обязанность, и направляется на рассмотрение должностному лицу. 10.3. Должностное лицо, проводившее прием, изучает представленную информацию и принимает решение. 10.4. Все решения, принятые должностным лицом по итогам рассмотрения обращения гражданина на личном приеме, отчет исполнителей, снятие поручения с контроля, продление срока исполнения поручения, направление ответа гражданину фиксируются в СЭД. 10.5. Решение об окончании рассмотрения обращения принимает должностное лицо, проводившее прием граждан по личным вопросам. 10.6. Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий ответ гражданину. 10.7. Ответственный (за отправку корреспонденции) сотрудник направляет гражданину в установленном порядке подписанный ответ. По желанию гражданина ответ на обращение может быть получен им лично, отправлен почтовой связью либо электронной почтой. 10.8. Дата исполнения поручения и краткий отчет о его исполнении заносятся в регистрационную карточку СЭД на основании доклада исполнителя сотрудником, осуществляющим учет. 10.9. Отчет исполнителей по обращению гражданина, копия ответа, направленная гражданину, контрольно-регистрационная карточка, а также все документы, связанные с рассмотрением обращения, подшиваются в учетное дело гражданина. 10.10. Сформированное дело помещается в папку для хранения в архиве текущего делопроизводства и располагается в соответствии с порядковым номером. 10.11. В архивы структурных подразделений администрации городского округа поступают документы постоянного срока хранения через два года после завершения делопроизводства. 10.12. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно), хранящиеся в архивах структурных подразделений или в структурных подразделениях, по истечении срока хранения согласно номенклатуре дел подлежат уничтожению по акту в установленном порядке. 11. Аналитическая работа по результатам рассмотрения письменных обращений в администрации городского округа 11.1. Аналитическая работа (полугодовые и годовые) по результатам рассмотрения письменных обращений, поступивших на имя главы администрации, осуществляется отделом организации документооборота административного управления администрации городского округа. Аналитическая работа в структурных подразделениях администрации, администрациях районов городского округа организуется их руководителями. 11.2. Результаты аналитической работы представляются управляющему делами администрации для размещения на официальном сайте администрации городского округа "Город Калининград" www.klgd.ru. 12. Порядок и формы контроля исполнения муниципальной функции 12.1. Контроль полноты и качества исполнения функции включает в себя: проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие соответствующих решений и подготовку ответов на обращения. 12.2. Текущий контроль исполнения функции осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения Регламента администрации городского округа "Город Калининград", настоящего Административного регламента. Периодичность осуществления текущего контроля исполнения функции устанавливается главой администрации городского округа. 12.3. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных обращений, поступивших в адрес главы администрации городского округа, осуществляются отделом организации документооборота административного управления в адрес первого заместителя, заместителей главы администрации, управляющего делами, председателей комитетов, начальников управлений соответствующими службами этих подразделений администрации городского округа. 12.4. Контроль за исполнением функции, ответственность за своевременность, объективность и полноту рассмотрения письменных обращений сотрудниками в администрации городского округа "Город Калининград" возлагается на руководителей структурных подразделений. 13. Рассмотрение устных обращений граждан во внерабочее время 13.1. Устные обращения граждан в вечернее и ночное время, а также в выходные и праздничные дни принимаются оперативным дежурным администрации городского округа. 13.2. Оперативный дежурный принимает необходимые меры по обращению, о чем производит соответствующую запись в журнале устных обращений. На устные обращения граждан, как правило, сразу дается ответ или разъяснение в устной форме. В отдельных случаях, ввиду сложного характера поставленных вопросов либо необходимости дополнительной проверки изложенных в них фактов, дежурные ставят в известность должностных лиц администрации городского округа (по компетенции поставленных вопросов). 13.3. Информация, поступившая из оперативно-диспетчерской службы Правительства Калининградской области, требующая срочного решения вопроса, передается на исполнение в аварийные службы либо в администрации районов городского округа для принятия мер. 13.4. Первый заместитель главы администрации рассматривает устные обращения граждан и юридических лиц, поступившие в администрацию городского округа в вечернее и ночное время, праздничные дни, дает поручения на исполнение обращений соответствующим должностным лицам структурных подразделений администрации городского округа, в компетенции которых находится рассмотрение вопроса. 13.5. По обращениям, связанным с обеспечением безопасности граждан, соответствующие меры принимаются незамедлительно. 14. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения 14.1. Информацию о ходе рассмотрения обращения ведут сотрудники структурного подразделения администрации, рассматривающие и исполняющие обращение. Справки предоставляются при личном обращении или посредством справочного телефона, указанного на листе уведомления структурного подразделения администрации, по форме (приложение N 4). 14.2. Информация предоставляется по следующим вопросам: - о получении письменного обращения и направлении его на рассмотрение в структурное подразделение; - об отказе в рассмотрении письменного обращения; - о продлении срока рассмотрения письменного обращения; - о результатах рассмотрения обращения. 14.3. При получении запроса по телефону сотрудник администрации городского округа, ответственный за организацию работы с обращениями граждан и юридических лиц: - называет наименование структурного подразделения администрации городского округа, в которое позвонил абонент; - представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество; - предлагает абоненту представиться; - выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса; - вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса; - при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время. Во время разговора сотрудник должен произносить слова четко, не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой телефонный аппарат. 15. Порядок обжалования действий (бездействия), осуществляемых в ходе оказания услуги по приему, рассмотрению письменных и устных обращений граждан и юридических лиц Гражданин или юридическое лицо вправе обратиться и обжаловать полученный ответ либо принятое решение по результатам рассмотрения его обращения к вышестоящему должностному лицу администрации городского округа: - главе администрации - на первого заместителя, заместителя главы администрации, управляющего делами; - первому заместителю, заместителю главы администрации - на председателя комитета или начальника управления; - начальнику управления - на начальника отдела; - начальнику отдела - на сотрудников отдела. Гражданин или юридическое лицо могут обратиться в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации. 16. Ответственность должностных лиц при исполнении муниципальной функции 16.1. Ответственность должностных лиц и сотрудников при исполнении функции предусматривается их должностными инструкциями в соответствии с Регламентом администрации городского округа, законодательством Российской Федерации и Калининградской области. 16.2. Качество работы с обращениями граждан и юридических лиц является одним из критериев оценки эффективности выполнения муниципальными служащими своих обязанностей, что указано в их должностных инструкциях. 16.3. Сотрудник администрации городского округа, ответственный за регистрацию обращений, несет персональную ответственность за соблюдение порядка приема и правильность учета обращений. 16.4. Сведения, содержащиеся в обращении, а также персональные данные гражданина могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, исполняющего функцию. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни гражданина без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в орган государственной власти или иному должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов. 16.5. В случае утраты письменного обращения, зарегистрированного в установленном порядке в администрации городского округа "Город Калининград", решение о назначении служебного расследования, порядке и сроках его проведения принимается управляющим делами администрации. 16.6. При отсутствии исполнителя (отпуск, командировка, болезнь и т.д.) письменное обращение передается на исполнение другому сотруднику по указанию непосредственного руководителя. 16.7. Нарушение настоящего Административного регламента, неправомерный отказ в приеме обращений граждан и юридических лиц, а также преследование гражданина или юридического лица в связи с подачей заявлений и жалоб либо за содержащуюся в них критику влекут за собой ответственность в соответствии с действующим законодательством. Приложение N 1 к Административному регламенту Журнал учета граждан на прием по личным вопросам |——————|—————————————|————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————|——————————| | N | Дата | ФИО, адрес, | Краткое | Дата | Результат |Приме- | |п/п |записи на |контактный телефон |содержание |проведения |рассмотрения |чание | | |прием |заявителя |вопроса |приема |вопроса | | |——————|—————————————|————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————|——————————| | | | | | | | | |——————|—————————————|————————————————————————|——————————————|——————————————|—————————————————|——————————| Приложение N 2 к Административному регламенту КАРТОЧКА УЧЕТА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН ДОЛЖНОСТНЫМ ЛИЦОМ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА "ГОРОД КАЛИНИНГРАД" N ________ от "___" ________ 20__ г. Дата приема "___" ___________ 20__ г. Время приема __________ Ф.И.О ______________________________________________________________________ Адрес ________________________________________________________________ Телефон ______________________________________________________________ Документ, удостоверяющий личность ____________________________________ Краткое содержание вопроса: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ На приеме присутствовали: ____________________________________________ ______________________________________________________________________ Поручения по итогам приема: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Результат приема: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Подпись должностного лица, ведущего прием Приложение N 3 к Административному регламенту N Л\П УТВЕРЖДАЮ Число, месяц 20__ г. Глава администрации городского округа "Город Калининград" ________________ Ф.Ф. Лапин Поручения главы администрации городского округа "Город Калининград" по итогам приема граждан по личным вопросам (число, месяц 20__ года) 1. Содержание поручения Ответственные: Ф.И.О, должность исполнителя Срок исполнения: (число, месяц 20__ года) 2. Содержание поручения Ответственные: Ф.И.О, должность исполнителя Срок исполнения: (число, месяц 20__ года) Управляющий делами администрации городского округа "Город Калининград" С.В. Воропаев подпись Исполнитель телефон Приложение N 4 к Административному регламенту УВЕДОМЛЕНИЕ О ПРИЕМЕ ПИСЬМЕННОГО ОБРАЩЕНИЯ Отдел организации документооборота административного управления администрации городского округа "Город Калининград" Входящий N ____________________ от "____" ____________ 20___ г. N контактного телефона ________ Приложение N 5 к Административному регламенту УВЕДОМЛЕНИЕ О ЗАПИСИ НА ПРИЕМ ПО ЛИЧНЫМ ВОПРОСАМ Отдел оперативного обеспечения администрации городского округа "Город Калининград" Дата приема "____"__________ 20___ г. Время приема ______ час. _______ мин. N контактного телефона ______________ Приложение N 6 к Административному регламенту СПИСОК граждан на прием по личным вопросам к должностному лицу администрации городского округа "Город Калининград" число, месяц, год, время начала приема |————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————| | Ф.И.О., | Краткое содержание | Ф.И.О., | |домашний адрес |вопроса |должность сотрудника | | | |приглашенного на прием | |————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————| | | | | |————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————| | | | | |————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————| | | | | |————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————| | | | | |————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————| | | | | |————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————| | | | | |————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————| | | | | |————————————————————————|—————————————————————————————|——————————————————————————————————| Должность сотрудника составившего список подпись Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Октябрь
|
