Приказ министра обороны рф от 23.05.1999 n 170 (ред. от 27.05.2004) об утверждении инструкции по делопроизводству в вооруженных силах российской федерации
ПРИКАЗ
от 23 мая 1999 г. N 170
ОБ
УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
(в ред. Приказа
Министра обороны РФ от 27.05.2004 N 158)
1.
Утвердить и с 1 июля 1999 г. ввести в действие
Инструкцию по делопроизводству в
Вооруженных Силах Российской Федерации
(Приложение N 1 к настоящему Приказу).
2.
Заместителям Министра обороны Российской
Федерации, главнокомандующим видами
Вооруженных Сил Российской Федерации,
командующим войсками военных округов,
флотами, армиями и флотилиями, командующему
Воздушно-десантными войсками, начальникам
главных и центральных управлений
Министерства обороны Российской Федерации,
командирам соединений и воинских частей,
начальникам (руководителям) организаций
Вооруженных Сил Российской Федерации:
обеспечить изучение и выполнение
Инструкции по делопроизводству в
Вооруженных Силах Российской Федерации в
войсках (силах) и органах военного
управления;
привести свои
распорядительные акты по делопроизводству
в соответствие с настоящей Инструкцией.
3. Считать не действующими в Вооруженных
Силах Российской Федерации с 1 июля 1999 г.
Приказы и нормы Приказов Министра обороны
СССР согласно Перечню (Приложение N 2 к
настоящему Приказу).
4. Контроль за
выполнением настоящего Приказа возложить
на Управление делами Министерства обороны
Российской Федерации.
5. Приказ
разослать до отдельной роты.
Министр
обороны
Российской Федерации,
Маршал Российской Федерации
И.СЕРГЕЕВ
Приложение N 1
к
Приказу Министра обороны
Российской
Федерации
от 23 мая 1999 г. N
170
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ
РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
(в ред. Приказа Министра
обороны РФ от 27.05.2004 N 158)
I. Общие
положения
1. Настоящая Инструкция
определяет порядок приема, учета,
подготовки, оформления, размножения
(тиражирования), контроля исполнения,
хранения, использования и отправки
служебных документов в органах военного
управления, объединениях, соединениях,
воинских частях и организациях (далее
именуются воинские части) Вооруженных Сил
Российской Федерации (далее именуются
Вооруженные Силы).
2. Особенности
ведения делопроизводства определяются:
при подготовке проектов документов для
представления Президенту Российской
Федерации и Правительству Российской
Федерации, а также при подготовке проектов
приказов и директив Министра обороны
Российской Федерации - соответствующими
инструкциями <*>;
--------------------------------
<*> Приказ Министра обороны Российской
Федерации 1997 г. N 450.
при рассмотрении
предложений, заявлений, жалоб и писем -
главой 5 Дисциплинарного устава
Вооруженных Сил Российской Федерации и
инструкцией по этому вопросу <*>;
--------------------------------
<*> Приказ Министра
обороны 1988 г. N 160.
по секретной переписке и
правилам ведения секретного
делопроизводства - Наставлением по защите
государственных секретов в Вооруженных
Силах <*>.
--------------------------------
<*>
Приказ Министра обороны 1990 г. N 010.
3.
Основным методом руководства и управления
войсками (силами) является личное общение
должностных лиц воинских частей
непосредственно, с использованием средств
связи, электронно-вычислительной техники и
других технических средств.
Служебную
переписку следует применять лишь в случаях
действительной необходимости, когда нет
условий для осуществления личного общения,
невозможно использовать технические
средства связи или когда действующим
законодательством предусмотрено
составление письменного документа.
4.
Работа со служебными документами в
воинских частях регулируется
законодательством Российской Федерации,
приказами Министра обороны Российской
Федерации и настоящей Инструкцией.
5.
Служебная переписка по различным вопросам
служебной деятельности ведется между
воинскими частями по подчиненности,
воинскими частями, не подчиненными друг
другу, а также с гражданскими организациями
и гражданами.
Ведение служебной
переписки между подразделениями воинской
части, между отделами и службами в армии, на
флотилии и ниже, а также внутри управлений,
направлений, отделов и служб
запрещается.
6. Служебная переписка в
Вооруженных Силах ведется на русском
языке.
7. Служебная переписка с
учреждениями и гражданами (подданными)
иностранных государств, а также с
представительствами Российской Федерации
за границей ведется через Главное
управление международного военного
сотрудничества Министерства обороны
Российской Федерации и Управление внешних
сношений Министерства обороны Российской
Федерации.
8. Служебная переписка с
должностными лицами министерств обороны
(вооруженных сил) иностранных государств
ведется через Главное управление
международного военного сотрудничества
Министерства обороны Российской Федерации,
главные управления Генерального штаба
Вооруженных Сил Российской Федерации и
Управление внешних сношений Министерства
обороны Российской Федерации.
9.
Служебная переписка с учреждениями и
организациями иностранных государств,
международными организациями, ведающими
обеспечением безопасности мореплавания и
изучением морей и океанов, по вопросам
безопасности судоходства и
организационно-техническим вопросам,
касающимся гидрографии, океанографии,
морской картографии и навигационного
оборудования морей, ведется Главным
управлением навигации и океанографии
Министерства обороны Российской Федерации
непосредственно.
10. Служебную переписку
с организациями и гражданами государств -
участников Содружества Независимых
Государств по вопросам трудовых отношений
может вести непосредственно Управление
труда и заработной платы гражданского
персонала Вооруженных Сил.
11. Командиры
(начальники) воинских частей несут
ответственность за организацию
делопроизводства и обязаны:
а)
определять порядок работы со служебными
документами в воинской части;
б) знать
фактическое состояние делопроизводства и
принимать необходимые меры по сокращению
служебной переписки, запрещая ведение
переписки по таким вопросам, которые могут
быть разрешены путем личного общения или
путем переговоров по техническим средствам
связи и информационным системам, если
действующим законодательством не
предусмотрено составление письменного
документа;
в) правильно организовать
ведение делопроизводства, постоянно
содержать его в готовности к выполнению
поставленных задач, контролировать работу
подчиненных органов и должностных лиц,
отвечающих за ведение делопроизводства;
г) своевременно доводить до личного
состава поступающие служебные документы,
контролировать их учет и исполнение;
д)
обеспечивать готовность к спасению
служебных документов в случае пожара,
стихийных бедствий и других чрезвычайных
ситуаций;
е) организовывать и
систематически проводить с личным составом
воинских частей занятия по изучению
требований настоящей Инструкции,
обеспечивать необходимые условия для
правильной организации и ведения
делопроизводства, выделять для этого
помещения и материально-технические
средства, осуществлять контроль за
выполнением этих требований;
ж)
требовать от подчиненных своевременного
исполнения полученных документов
(поручений, указаний);
з) принимать меры
по совершенствованию делопроизводства,
качественному подбору личного состава для
работы со служебными документами,
обеспечению книгами, журналами, бланками,
предусмотренными настоящей Инструкцией,
внедрению оргтехники и автоматизированных
технологий обработки служебной
информации;
и) обеспечивать правильное
пользование действительными и условными
наименованиями воинских частей при
изготовлении и отправке служебных
документов, обращая особое внимание на
правильность ведения переписки с
гражданскими учреждениями и
организациями;
к) своевременно
организовывать работу по отбору и
уничтожению служебных документов с
истекшими сроками хранения <*>, не нужных
для практической работы, не подлежащих
архивному хранению и не имеющих
исторической и научной ценности, и
освобождать от этих документов
делопроизводства воинских частей;
--------------------------------
<*> Приказ Министра
обороны Российской Федерации 1997 г. N 033.
л)
принимать практические меры по наведению
должного порядка в делопроизводстве;
м)
обеспечивать своевременную сдачу в архивы
служебных документов с постоянными и
длительными (10 лет и более) сроками
хранения. Не допускать уничтожения
служебных документов, подлежащих сдаче в
архивы.
12. Запрещается требовать от
подчиненных представления сведений и
документов, не предусмотренных табелями
срочных донесений, приказами и директивами
Министра обороны Российской Федерации и
директивами Генерального штаба
Вооруженных Сил.
13. Военнослужащие и
лица гражданского персонала, работающие со
служебными документами, обязаны:
а)
знать и строго выполнять требования,
установленные настоящей Инструкцией;
б)
быть бдительными, не допускать нарушений,
которые могут привести к разглашению
сведений служебного характера или утрате
служебных документов, а также пресекать
действия (бездействие) других лиц, могущих
привести к таким последствиям;
в)
знакомить со служебными документами других
лиц и передавать служебные документы
другим исполнителям только с разрешения
своего непосредственного начальника;
г)
передавать служебные документы из одного
отдела (службы) в другой только через лицо,
ведущее делопроизводство, под расписку в
соответствующих журналах учета.
Допускается передача служебных документов
военнослужащим и лицам гражданского
персонала для временного пользования под
расписку в реестре. В этом случае
исполнитель обязан получить служебные
документы обратно под расписку в этом же
реестре. Подписи за получение служебных
документов необходимо расшифровывать;
д) давать справки по служебным документам и
сообщать сведения, содержащиеся в них,
лицам, не имеющим отношения к этим
документам, только с разрешения командира
(начальника) воинской части или начальника
штаба воинской части;
е) немедленно
сообщать своему непосредственному
начальнику об утрате или недостаче
служебных документов, удостоверений,
пропусков, ключей от помещений, хранилищ,
сейфов, в которых хранятся служебные
документы, личных печатей, а также о фактах
обнаружения излишних и неучтенных
служебных документов;
ж) при убытии из
воинской части в связи с освобождением от
занимаемой должности (увольнение с военной
службы или работы, перевод к новому месту
службы или работы), при убытии в отпуск, на
лечение, в командировку своевременно сдать
все числящиеся за ним служебные документы и
издания лицу, ведущему делопроизводство;
з) своевременно сдавать в
делопроизводство документы, надобность в
которых миновала;
и) предъявлять все
числящиеся за ними служебные документы и
издания представителям делопроизводства
по их требованию.
14. Лицам, работающим со
служебными документами, запрещается:
а)
сообщать устно или письменно служебные
сведения о характере выполняемой работы,
проводимых воинской частью мероприятиях,
действительные наименования и пункты
дислокации воинских частей лицам, не
имеющим по роду военной службы (работы)
отношения к этим сведениям;
б)
обращаться куда-либо с личными просьбами,
изложенными на бланках с наименованием
воинской части;
в) самовольно провозить
и пересылать за границу Российской
Федерации служебные документы, не
подлежащие продаже в торговой сети и
опубликованию в открытой печати. В
необходимых случаях эти документы могут
быть высланы через соответствующие
воинские части в установленном порядке;
г) изготавливать блокноты, записные книжки,
тетради, бланки, визитные карточки, не
предусмотренные настоящей Инструкцией, с
наименованием воинской части или воинской
должности командира (начальника);
д)
вести разговоры, связанные с содержанием
служебных документов, в присутствии
посторонних лиц.
15. Изготовление
бланков, книг и журналов, предусмотренных
настоящей Инструкцией, и обеспечение ими
воинских частей возлагаются на Центральное
вещевое управление Министерства обороны
Российской Федерации, Главное техническое
управление Военно-Морского Флота и
соответствующие органы в округах, группах
войск и на флотах. Заявки на обеспечение
бланками, книгами и журналами направляются
по подчиненности ежегодно к 1 августа
текущего года.
В исключительных случаях
(при отсутствии централизованного
снабжения) изготовление и закупку
указанного имущества осуществляют
воинские части.
16. Непосредственная
ответственность за организацию
делопроизводства и контроль за его
ведением возлагаются на начальника штаба
воинской части, а где эта должность штатом
не предусмотрена, - на одного из
заместителей командира (начальника)
воинской части.
17. Общее руководство по
организации и ведению служебной переписки
и делопроизводства в Вооруженных Силах
осуществляется Управлением делами
Министерства обороны Российской
Федерации.
18. Работа со служебными
документами в воинских частях в нерабочее
время допускается только с разрешения
командира (начальника) воинский части или
начальника штаба воинской части.
19.
Работа со служебными документами и
хранение их за пределами служебных
помещений воинских частей, как правило,
запрещаются. Такую работу вправе разрешить
командир (начальник) воинской части или
начальник штаба воинской части.
Несекретные служебные издания (кроме
изданий с пометкой "Для служебного
пользования") военнослужащие и лица
гражданского персонала могут брать с
разрешения непосредственного начальника
для работы в домашних условиях на срок не
более 10 суток.
20. Несекретные служебные
издания (кроме изданий с пометкой "Для
служебного пользования") могут выдаваться
для самостоятельной работы офицерам запаса
и в отставке с разрешения командира
(начальника) воинской части или начальника
штаба воинской части через
делопроизводство под расписку в карточке
выдачи.
21. Офицеры запаса и в отставке
могут знакомиться с несекретными
служебными документами и изданиями с
разрешения командира (начальника) воинской
части или начальника штаба воинской
части.
22. При регистрации в гостиницах,
санаториях, домах отдыха, на туристских
базах и т.п. военнослужащие указывают
фамилию, имя, отчество, год и место рождения,
серию, номер, дату выдачи паспорта
гражданина Российской Федерации или
служебного паспорта и орган, выдавший этот
паспорт, а при отсутствии паспорта - серию,
номер, дату выдачи удостоверения личности
(военного билета) и воинскую часть, выдавшую
его.
23. Военнослужащие при переписке с
гражданскими учреждениями и организациями,
при записях в книгах жалоб и предложений
предприятий бытового обслуживания, в
книгах отзывов указывают почтовые адреса
по месту жительства или пребывания без
указания принадлежности
