Руководство по качеству испытательной лаборатории галс (утв. гимс г. москвы 05.02.97)
и срок его хранения. В комплекте каждого
дела должен находиться лист учета
периодических проверок.
5.3.
Ответственность за периодические проверки
дел возлагается распоряжением
руководителя ИЛ на персонал ИЛ. Проверки
производятся не реже одного раза в год.
По результатам периодических проверок
определяются дела, подлежащие хранению, и
дела, подлежащие уничтожению, определяется
также правомерность и соответствие
нахождения документов в данном деле.
5.4.
В каждой папке предусматривается опись
находящихся в ней документов в порядке их
направления в дело.
5.5. Документы из дел
выдаются персоналу ИЛ только по указанию
руководителя ИЛ.
6. Порядок хранения дел и
архива
6.1. Все дела хранятся в специально
выделенных для этого местах.
Место
хранения дела определяется номенклатурой
дел и перечнем.
6.2. Законченные дела
хранятся в архиве ИЛ в течение
установленного срока хранения.
6.3.
Ответственность за ведение и хранение дел в
архиве ИЛ несет специально назначенное для
этого лицо.
6.4. В обязанность лиц,
несущих ответственность за ведение и
хранение дел, входит обеспечение защиты
этих дел от доступа неуполномоченных лиц и
обеспечение доступа уполномоченного
персонала ИЛ к делам, исключающее
повреждение или утрату документов из
дел.
Исключение утраты документов
обеспечивается применением карточек -
заместителей для дел и карточек -
заместителей для документов, выдаваемых из
дел.
Дела и документы из дел персоналу
ИЛ выдаются специально уполномоченными на
это лицами.
6.5. Все документы, принятые
на хранение в архив, регистрируются в
журнале дел, хранящихся в архиве ИЛ.
6.6.
Установленный срок хранения документов и
дел ИЛ - 5 лет.
7. Требования к окружающим
условиям
7.1. Помещения для хранения
документов располагаются в помещениях
ГИМС.
7.2. Помещения для хранения
оборудуются стеллажами и, где необходимо,
запирающимися шкафами и сейфами.
7.3. В
помещениях для хранения поддерживаются
необходимые температурные, влажностные и
санитарно - гигиенические режимы,
обеспечивающие надлежащую сохранность
документов.
7.4. Лица, ответственные за
хранение документов, постоянно
осуществляют надзор за состоянием
документов и за соблюдением условий
хранения.
Ежегодно производится
выборочный просмотр сохранности
документов.
8. Распределение
ответственности
8.1. Руководитель ИЛ:
-
проводит анализ документов, поступивших в
адрес ИЛ;
- определяет ответственных
исполнителей и сроки отработки
документов;
- принимает решение о
направлении отработанных документов в
дело;
- определяет ответственных лиц за
разработку и ведение номенклатуры дел и
перечня дел, за периодические проверки
ведения и хранения дел.
8.2.
Ответственные исполнители:
-
отрабатывают документы в установленные
сроки;
- ведут дела в соответствии с
перечнем дел;
- разрабатывают и подают
предложения по изменению номенклатуры и
перечня дел.
8.3. Руководитель группы
качества:
- в отсутствие руководителя ИЛ
выполняет его функции по п. 8.1;
- с учетом
предложений структурных подразделений ИЛ
ежегодно разрабатывает номенклатуру дел и
перечень дел, ведущихся в ИЛ;
-
организует регистрацию входящих и
исходящих документов, ведение и хранение
соответствующих журналов и дел ИЛ.
8.4.
Секретарь - делопроизводитель отвечает за
доставку, рассылку, регистрацию и подшивку
в дела документов, сохранность документов и
дел.
9. Отчетные документы
9.1.
Номенклатура дел ИЛ.
9.2. Перечень дел, не
вошедших в номенклатуру дел ИЛ.
9.3. Листы
периодических проверок дел.
Руководитель
ИЛ "Галс"
В.П.
Шевчук
Приложение
к Порядку
управления
отчетными
документами
Форма номенклатуры
дел
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель ИЛ "Галс"
_________ В.П. Шевчук
"___"_________ 199_
г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ИЛ "ГАЛС"
ЗА 199 __
Г.
----T------T------------T-----------T----------T----------¬
¦N ¦Индекс¦Наименование¦Количество ¦Срок
¦Примечание¦
¦п/п¦дел ¦дел
¦дел (томов)¦хранения ¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦ ¦и ст. ¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦ ¦по перечню¦ ¦
+---+------+------------+-----------+----------+----------+
¦ 1 ¦
2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+---+------+------------+-----------+----------+----------+
L---+------+------------+-----------+----------+-----------
Читайте также
|
