Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях (утв. приказом главархива ссср от 12.10.1988 n 71)

- 55 ¦
¦подлинники, мик-¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦рофильмы страхо-¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦вого фонда; ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦микрофиши ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Кинодокументы ¦+12 ¦50 +/- 5 ¦не выше +15 ¦40 - 55 ¦
¦(ч/б) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Фотодокументы ¦+15...+20 ¦40 +/- 5 ¦+15...+25 ¦30 - 60 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Фонодокументы ¦+18 +/- 2 ¦60 +/- 5 ¦не выше +20 ¦40 - 70 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Документы на ма-¦+18 +/- 2 ¦60 +/- 5 ¦- ¦- ¦
¦шинных носителях¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----------------+------------+----------+------------+-----------
4.1.16. В качестве средств измерения и регулирования температурно-влажностного режима, а также измерения напряженности магнитного поля рекомендуется использовать приборы, указанные в прил. 2 к ГОСТ СИБИД 7.50-84.
Проверку измерительных приборов проводят по аспирационному психрометру МВ-4М не реже одного раза в три месяца.
4.1.17. Температура и влажность воздуха контролируются не реже двух раз в неделю, результаты измерений по каждому из приборов (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в журналах по установленной форме <*>.
--------------------------------
<*> Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986. Прил. 7 к п. 5.1.17.
4.1.18. Контрольно-измерительные приборы (термометр и гигрометр) следует монтировать на одном щитке и устанавливать в каждом хранилище в главных проходах на стеллажах вдали от отопительной и вентиляционной систем на расстоянии 1,4 +/- 0,1 м от пола из расчета: при комнатной системе - один щиток на комнату, при многоярусной - один на ярус.
4.1.19. Температурно-влажностный режим в закрытых шкафах, боксах, сейфах контролируется с помощью самопишущих приборов.
Проветривание закрытых шкафов и сейфов проводится не реже одного раза в неделю.
4.1.20. Для долговременного хранения документов в СНТД должны применяться коробки, папки, тубусы, шкафы и стеллажи закрытого типа с соблюдением необходимого светового режима.
Освещение хранилищ и рабочих помещений СНТД может быть естественным и искусственным. Естественное освещение допускается при условии использования на окнах светорассеивателей.
Не допускается освещение документов прямым солнечным светом.
Для искусственного освещения используются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Допускается использование люминесцентных ламп типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
Освещенность в соответствии с ГОСТ 7.50-84 и ОСТ 55.6-85 не должна превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 30 лк, на рабочих столах - 100 лк. Предельно допустимая освещенность на поверхности документов - 50 лк.
Освещенность измеряется люксметром типа Ю-16.
4.1.21. В хранилищах и рабочих помещениях СНТД должен соблюдаться необходимый санитарно-гигиенический режим хранения и защиты документов от биоповреждений. Не реже одного раза в месяц должен проводиться санитарный день.
4.1.22. Помещения хранилищ должны содержаться в порядке, исключающем возможность накопления пыли, появления плесени, насекомых, грызунов.
Для защиты документов от пыли необходимо проводить систематическую влажную уборку. Полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей протирают водными растворами формалина (2-процентным) или катамина АБ (4 - 5-процентным) не реже одного раза в месяц. Не реже одного раза в год должно проводиться обеспыливание хранилищ, стеллажей, средств хранения с помощью электропылесосов.
4.1.23. В воздухе помещений хранилищ среднесуточная концентрация вредных примесей не должна превышать санитарные нормы, установленные Министерством здравоохранения СССР. Оценка количества вредных примесей осуществляется по ГОСТ ССБТ 12.1.014-84. При отсутствии приборов, позволяющих определить количество вредных примесей на месте, следует обращаться в лабораторию коммунальной гигиены санитарно-эпидемиологической станции. Содержание пыли в воздухе не должно превышать 0,15 мг/куб. м.
4.1.24. В помещениях, предназначенных для хранения документов на магнитных носителях, напряженность магнитных полей не должна превышать 400 А/м в соответствии с РД 50-524-84.
4.1.25. Не допускается временное размещение или хранение документов в хранилище на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.
В хранилище запрещается временное размещение или хранение документов, пораженных биологическими вредителями.
Запрещается пропитывать основу технических документов на калечных носителях машинным маслом, керосином, скипидаром.
4.1.26. Для предупреждения биологических и механических повреждений документов необходимо проводить периодический просмотр документов (в начале и конце отопительного сезона), в первую очередь документов, длительно хранящихся без использования, а также документов, поступающих на хранение. Особое внимание уделяют документам, находящимся в помещениях с неустойчивым режимом хранения.
4.1.27. При обнаружении в хранилище биологических вредителей должны приниматься необходимые меры по обработке документов, средств хранения, помещений.
При массовом поражении документов проводят общую дезинфекцию и дезинсекцию хранилищ и находящихся в них документов силами санэпидемстанций.
4.1.28. Механические повреждения документов контролируют в ходе текущей работы с документами, проверок их наличия и состояния, мероприятий по п. 4.1.30. Степень повреждения оценивают визуально, выделяя при этом документы, подлежащие предупредительному ремонту, и документы, подлежащие реставрации. Ремонт могут выполнять работники СНТД с учетом рекомендаций, данных в прил. 1 к ГОСТ 7.50-84. Реставрацию документов должны осуществлять только специалисты.
4.1.29. Помещения для хранения научно-технической документации оборудуют стационарными или передвижными металлическими стеллажами, а также специальными металлическими шкафами с выдвижными ящиками и сейфами. В качестве специального оборудования могут использоваться стационарные отсеки - боксы с металлическими перегородками и полками.
Допускается оборудование хранилищ деревянными стеллажами и шкафами, обработанными огнезащитным составом.
4.1.30. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам, имеющим оконные проемы и элементы отопительной системы, так, чтобы расстояние до окон и источников тепла было не менее 0,6 м.
Стеллажи и элементы конструкций помещений разделяют проходами. Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются с соблюдением следующих норм: ширина главных проходов между рядами стеллажей или шкафов - 1,2 м; расстояние между стеллажами, между стеной и стеллажом, параллельным стене, - 0,75 м; расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 0,45 м; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа должно быть не менее 0,15 м, в цокольных этажах - не менее 0,3 м.
4.1.31. Номенклатура и размеры оборудования, а также расстояние между полками стеллажей (шкафов) определяются с учетом применяемых систем и средств хранения, особенностей и размеров документов и требований к их размещению.
4.1.32. Для контроля за состоянием документов на пленочной основе должно быть предусмотрено следующее необходимое оборудование: монтажный стол, микроскоп, аппараты для чтения микрофильмов и прослушивания звукозаписей.
Для размещения справочных картотек и каталогов научно-технических документов устанавливаются картотечные шкафы.
4.2. Размещение документов в хранилище
4.2.1. Все поступающие в СНТД документы размещаются в соответствующих хранилищах или отдельных изолированных частях хранилищ, специализированных на хранении подлинников или копий научно-исследовательских и технических документов на кальке, бумажной, пленочной и другой основе, в порядке их поступления.
Подлинники аннулированных и замененных по "извещениям об изменениях" конструкторских документов хранят в бюро (группе) подлинников отдельно от действующих подлинников.
Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно.
В необходимых случаях составляется план (схема) размещения документов в хранилищах.
4.2.2. Хранение подлинников технических документов осуществляется в соответствии с ГОСТ ЕСКД 2.501-88, ГОСТ СПДС 21.203-78, ГОСТ ЕСПД 19.601-78, ГОСТ ЕСПД 19.602-78, ГОСТ СТД АСУ 24.402-80 и ОСТ 55-6-85. Допускается хранить подлинники в пределах индекса изделия без учета формата.
Подлинники (кальки), выполненные на листах формата А1 и более, хранят в свернутом виде на скалках. Допускается хранить подлинники, выполненные на листах формата А1, в развернутом виде. Складывать подлинники не разрешается.
Кинодокументы могут храниться на стеллажах ДЖЭ4.393-001 или в металлических шкафах.
Микрофильмы и кинодокументы рекомендуется хранить с соблюдением требований ОСТ 55.1-84 в горизонтальном положении в металлических коробках, которые размещаются в металлических шкафах или на стеллажах.
Микрофиши устанавливаются в ящики (кассеты) и хранятся в вертикальном положении в шкафах в соответствии со СТ СЭВ 372-76.
Фотодокументы хранятся в вертикальном положении на ребре в соответствующей упаковке (контейнеры, банки, коробки, папки, обложки, конверты) и с соблюдением требований ОСТ 55.2-84; размещаются в выдвижных шкафах, ящиках картотечного типа, сейфах, на полках с закрывающимися дверцами.
Коробки с фонодокументами на магнитной ленте шириной 6,25 мм размещаются на стеллажах, изготовленных из неферромагнитного материала, в вертикальном положении с соблюдением требований ОСТ 55.3-84.
Документы на машинных носителях хранятся в соответствии с ГОСТ 19.601-78, ГОСТ 19.602-78, ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88 и ГОСТ 28388-89.
Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах.
4.2.3. Расстановка средств хранения на полках стеллажей и шкафов и плотность их заполнения документами должны обеспечивать свободное перемещение коробок, размещение документов в них.
Зазор между полкой стеллажа и коробкой должен быть не менее 0,02 м.
4.2.4. Все помещения хранилищ, а также стеллажи, шкафы, полки, коробки или контейнеры нумеруются. Коробки нумеруются в соответствии с учетными документами СНТД. Помещение рекомендуется нумеровать буквенными индексами; стеллажи, шкафы, полки - арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - сверху вниз слева направо.
4.3. Порядок выдачи документов из хранилищ,
транспортировка и упаковка документов
4.3.1. Научно-технические документы выдаются из хранилищ для использования (см. разд. 7); для проведения архивных работ; для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию, обработке документов с целью обеспечения их сохранности.
Перед выдачей каждой единицы хранения или документа из хранилища и при возвращении в хранилище проверяется их соответствие учетным документам.
4.3.2. Подлинники научно-технических документов для использования, как правило, из хранилищ не выдаются.
Выдача подлинников осуществляется только в случаях, предусмотренных в п. 7.2.1 настоящих Правил. В остальных случаях выдаются копии научно-технических документов.
Выдача микрофильма-подлинника для использования допускается ГОСТ 13.1.101-79 в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с обязательной регистрацией в карточках учета.
Подлинники документов на машинных носителях выдаются только для изготовления дубликатов (ГОСТ 24.402-80, Р 50-75-88, ГОСТ 28388-89).
4.3.3. Документы, как правило их копии, выдаются из хранилищ на срок, не превышающий 10 дней, - для сотрудников организации, в отдельных случаях на 3 месяца - для сотрудников других организаций, подчиненных тому же министерству.
По истечении установленных сроков при необходимости задержать документы пользователи должны представить их в СНТД для перерегистрации с одновременной проверкой их сохранности.
4.3.4. При получении документов пользователи обязаны проверить их состояние, комплектность и расписаться в получении.
При возвращении документов сотрудники СНТД обязаны проверить их состояние, комплектность и погасить расписку пользователя в его присутствии.
4.3.5. При выездах в командировки на срок свыше 2 недель, уходе в отпуск или увольнении сотрудники организации обязаны сдать в СНТД полученные ими экземпляры документов.
4.3.6. Выдача документов из хранилищ регистрируется в соответствующих книгах и карточках учета движения НТД (Прил. 2): для рабочего использования сотрудниками СНТД; для использования в других подразделениях данной организации; для выдачи во временное пользование другим организациям.
4.3.7. Выдача документов из хранилищ производится на основании:
- разрешения руководителя организации;
- заказа на снятие светокопий;
- заказа на выдачу документов в помещение для работы сотрудников, в читальный зал (Прил. 3);
- акта приема-передачи НТД во временное пользование (Прил. 4);
- заказов на проведение работ по микрофильмированию, реставрации документов и др.
4.3.8. Выдача документов во временное пользование в другие организации оформляется актом, составленным в двух экземплярах, на основании гарантийного письма организации-получателя.
Направление единиц хранения (документов) для реставрационно-восстановительных работ в другие организации оформляется заказом по форме акта о выдаче дел во временное пользование.
Приемо-сдаточные акты хранятся в СНТД передающей и принимающей организаций вместе с гарантийными письмами.
4.3.9. При возвращении документов, выданных во временное пользование другим организациям, проверяется наличие и физическое состояние каждого листа документа. В приемо-сдаточном акте и гарантийном письме делается отметка о получении документов, проставляется дата и подпись лица, принявшего эти документы.
4.3.10. При утрате или повреждении документов заведующий (начальник) СНТД в присутствии представителя организации, использовавшей материалы, составляет акт в трех экземплярах. Один экземпляр акта направляется руководителю организации, которой были переданы во временное пользование документы, для принятия мер к розыску утраченных или восстановлению поврежденных документов; второй экземпляр акта направляется руководителю организации - держателя подлинника; третий экземпляр акта остается в организации, предоставившей документы во временное пользование. В инвентарной

Постановление совмина ссср от 05.10.1988 n 1167 о деятельности на территории ссср международного фонда за выживание и развитие человечества  »

Документы СССР »